我們正處於一個數字通信需求日益增長的時代，儘管人們渴望人際互動，但它確實產生了一些積極的成果。
其中之一就是公司數位化能力的提升，因為它們被迫將業務轉移到線上並保持效率。
儘管面對面的互動仍然是最重要的，但數字化入職由於其便利性而一直是許多組織的普遍做法。
什麼是數位化入職？它有哪些功能？為什麼它可能適合您的企業？讓我們在本文中一一探討。
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更好參與的技巧
什麼是數字化入職？
想要加快吸引新客戶、客戶或用戶的速度嗎？ 那麼數字化入職就是必經之路。
數字化引導意味著利用技術的力量歡迎人們在線使用您的產品或服務。
新用戶無需使用冗長的紙質表格和麵對面的會議，而是可以在舒適的沙發上使用任何設備完成整個入職流程。
它涉及身份驗證，例如使用前置攝像頭進行面部掃描、語音識別或生物指紋。
客戶還需要使用政府頒發的身份證件、護照或電話號碼透露他們的個人數據。
遠距入職有哪些好處？
遠端入職為客戶和組織帶來了許多好處。讓我們來看看具體有哪些好處：
對於客戶
• 更快的體驗－客戶可以透過數位表格和文件快速輕鬆地完成入職任務。
• 便利－客戶可隨時隨地透過任何裝置完成入職流程。無需遵守辦公時間，確保輕鬆便捷的體驗。
• 熟悉的技術－大多數客戶已經習慣使用數位工具和互聯網，因此整個過程感覺熟悉且直觀。
• 個人化體驗－數位工具可根據客戶的特定需求和角色客製化入職體驗。
• 更省心－客戶無需列印、簽署和提交紙本文件。所有相關的入職資訊均在一個線上入口網站中整理並可存取。
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對於組織
• 提高效率－數位入職簡化並自動化任務，節省時間和資源。
• 降低成本－透過消除對紙張、列印、郵寄和麵對面會議的需求，可以顯著降低成本。
• 更高的完成率－數位表格確保所有必填欄位都已填寫，從而減少錯誤和不完整的入職培訓。
• 提高合規性－數位工具可以自動執行與合規性相關的任務，滿足公司營運所在某些國家的 KYC、CDD 和 AML 義務，並提供審計追蹤。
• 更好的資料存取－所有客戶資料都被捕獲並儲存在集中式系統中，以便於存取和報告。
• 改進的追蹤－可以自動追蹤任務和文檔，以確保一切都按時完成。
• 分析－數位工具提供分析以識別瓶頸、改善流程和衡量客戶滿意度。
如何建立虛擬入職？
這些步驟將使您更了解如何為客戶規劃和執行有效的虛擬入職解決方案：
第一步——明確目標和範圍。確定您希望透過數位化客戶註冊流程實現的目標，例如速度、便利性、降低成本等。明確註冊過程中需要完成哪些步驟。
#2 – 收集文件和表格。收集所有相關的客戶協議、問卷、同意書、政策等，這些都需要在入職過程中填寫。
第三點－建立線上表單。將紙本表單轉換為客戶可在線上填寫的可編輯電子表單。確保所有必填欄位都清楚標示。
第四點－設計新用戶註冊入口網站。建立一個直覺易用的門戶，方便客戶存取註冊資訊、文件和表格。門戶導航應簡潔明了，引導客戶完成每個步驟。
#5 – 啟用電子簽名。整合電子簽名解決方案，以便客戶在註冊過程中可以對所需文件進行電子簽名。這樣就無需列印和郵寄文件。
#6 – 自動化任務和工作流程。利用自動化功能觸發後續任務、向客戶發送文檔，並提醒他們完成清單上的任何未完成事項。
#7 – 啟用身份驗證。實施驗證工具，在客戶註冊過程中以數位方式確認客戶身份，以確保安全性和合規性。
#8 – 提供全天候存取和支援。確保客戶可以隨時透過任何裝置完成註冊流程。此外，如果客戶有任何疑問或問題，也應提供支援。
#9 – 收集回饋。在客戶完成入職培訓後，向他們發送問卷，收集如何改善數位體驗的回饋意見。根據這些回饋意見進行迭代改進。
第十條－清楚傳達變更訊息。事先向客戶解釋數位化入職流程的具體操作方式。根據需要提供指導材料和培訓影片。
雖然每個組織可能有特定的需求，但關鍵是確保收集正確的表格/文檔，設計直觀的門戶和工作流程，並且客戶擁有有效完成入職任務所需的支持。
數字化入職與傳統入職有何不同？
| 傳統入職培訓 | 數字化入職 | |
| 速度和效率 | 使用紙質入職 | 使用在線表格、電子簽名和電子文檔上傳 |
| 方便 | 需要親自到辦公室 | 可以在任何地點、任何時間完成 |
| 費用 | 需要支付紙質表格、印刷、郵資和員工的更高成本 | 消除與打印和存儲物理文書相關的成本 |
| 效率 | 手動驗證過程中可能會出現錯誤 | 通過自動數據捕獲降低錯誤和延遲的風險 |
什麼是數字化入職示例？
現在很多公司都在使用數位入職流程，讓新進員工或新客戶無需繁瑣的文書工作和漫長的等待就能輕鬆上手。這不僅方便所有相關人員，還能節省時間！
• 金融服務－銀行、抵押貸款機構、保險公司和投資公司使用數位化流程進行新帳戶開立和客戶身份驗證。這包括收集KYC（了解你的客戶）資訊、驗證身分和簽署電子協議。
• 醫療保健提供者－醫院、診所和醫療網路使用數位入口網站接收新病患。這涉及收集人口統計和保險資訊、病史和知情同意書。數位工具簡化了這項流程。
• 電商公司－許多線上零售商使用數位系統快速吸引新客戶。這包括建立客戶檔案、設定帳戶、提供數位優惠券/促銷活動以及提供訂單追蹤詳情。
• 電信－手機、網路和有線電視公司通常會提供新用戶數位入職入口網站。用戶可以在線上查看套餐、輸入帳戶和帳單信息，並管理服務選項。
• 旅遊和飯店公司－航空公司、飯店和度假租賃管理公司採用數位化解決方案來引導新客人和客戶，包括預訂、填寫個人資料、簽署豁免條款和提交付款資訊。
• 教育機構－學校、學院和培訓公司利用數位入口網站進行學生和學習者的入職培訓。學生可以透過數位方式在線申請、提交文件、註冊課程、設置付款計劃並簽署入學協議。
總而言之，引入新客戶、客戶、患者、學生或訂戶的組織可以使用數字工具來簡化流程。 數字化員工入職提供的更快速度、更高效率和更低成本的優勢也適用於客戶入職。
值得一試的數位入職平台
新員工入職的數位平台需要直覺、易於導航、易於使用並與現有工作流程整合。 考慮到這一點，以下是我們對企業喜愛的主流數位入職平台的建議：
- BambooHR – 全套 HRIS，配備強大的入職工具，如清單、簽名、文件等。與人力資源流程緊密整合。
- Lessonly – 專注於提供入職期間的合規性和軟技能培訓。提供引人入勝的影片課程和行動裝置無障礙功能。
- UltiPro－大型人力資源、薪資和福利管理平台。入職模組可自動完成文書工作和簽收。
- Workday – 強大的雲端 HCM 系統，適用於人力資源、薪資和福利管理。入職工具包包含篩選文件和新進員工的社交功能。
- Greenhouse－招募軟體，附有入職工具，例如錄用通知、資歷檢查和新員工調查。
- Coupa－採購到付款平台包括一個用於無紙化人力資源任務和指導新員工工作的入職模組。
- ZipRecruiter – 除了發布職位之外，其 Onboard 解決方案還旨在透過清單、指導和回饋來留住新員工。
- Sapling－專門的入職和參與平台，旨在為新員工提供高度直覺的體驗。
- 啊哈幻燈片 – 一個互動式簡報平台，透過有趣且易於使用的即時投票、測驗、問答功能等，使培訓不再那麼枯燥。
底線
數字化入職工具和流程使公司能夠簡化新客戶體驗並提高效率。 從開設新銀行賬戶到電子商務註冊，再到患者健康門戶網站，數字表格、電子簽名和文件上傳正在成為大多數客戶入職的常態。
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常見問題
虛擬入職有效嗎？
是的，如果採用適當的技術，虛擬入職可以顯著改善體驗，同時通過便利性、效率和準備來降低成本。 組織必須評估其特定需求和資源，以確定在多大程度上利用虛擬入職工具。
入職有哪兩種類型？
There are two main types of onboarding �� operational and social. Operational onboarding focuses on the logistics of getting new hires set up including completing paperwork, issuing employee tools, and explaining work procedures. Social onboarding concentrates on making new hires feel welcome and integrated into the company culture through activities like introductions, assigning mentors, company events, and connecting them with employee groups.
如何進行線上入職？
進行有效的線上入職培訓有幾個步驟：為新員工建立線上帳戶並指派入職前任務。 讓新員工填寫電子表格、使用電子簽名並以數位方式上傳文件。 自動將新員工資訊傳送至相關部門。 提供清單儀表板來追蹤進度。 促進線上培訓並舉行虛擬會議以複製個人互動。 提供技術支援以協助新員工。 入職完成後發送狀態更新。
