10 أنواع من الاجتماعات في مجال الأعمال مع أفضل الممارسات

الاجتماعات في مجال الأعمال مألوفة لمن يشغلون مناصب قيادية مثل مديري المشاريع أو الأدوار العليا داخل الشركة. هذه التجمعات ضرورية لتعزيز التواصل وتشجيع التعاون وتعزيز النجاح داخل المنظمة. 

However, not everyone may be aware of these meetings’ definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.

• ما هو اجتماع العمل؟
• أنواع الاجتماعات في الأعمال
• كيفية إجراء اجتماعات في الأعمال
• الوجبات السريعة الرئيسية 

ما هو اجتماع العمل؟

اجتماع العمل هو اجتماع للأفراد الذين يجتمعون لمناقشة واتخاذ القرارات بشأن مواضيع محددة تتعلق بالأعمال. قد تتضمن أغراض هذا الاجتماع إطلاع أعضاء الفريق على المشاريع الحالية أو التخطيط للجهود المستقبلية أو حل المشكلات أو اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة بأكملها. 

يمكن عقد اجتماعات العمل شخصيًا، واقعيأو مزيج من الاثنين ويمكن أن يكون رسميًا أو غير رسمي.

الهدف من اجتماع العمل هو تبادل المعلومات ومواءمة أعضاء الفريق واتخاذ القرارات التي تساعد الشركة على تحقيق أهدافها.

أنواع الاجتماعات في الأعمال

هناك عدة أنواع من الاجتماعات في مجال الأعمال ، ولكن الأنواع الثمانية الشائعة تشمل:

1 / اجتماعات الفريق الشهرية

Monthly team meetings are regular meetings of a company’s team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).

توفر اجتماعات الفريق الشهرية فرصة وإرشادات لأعضاء الفريق لتبادل المعلومات والأفكار ومناقشة تقدم المشروع والتأكد من أن الجميع يعملون نحو نفس الهدف. 

These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team’s work.

An اجتماع شامل هو مجرد اجتماع يضم جميع موظفي الشركة ، وبعبارة أخرى ، اجتماع شهري للفريق. إنه اجتماع عادي - ربما مرة واحدة في الشهر - وعادة ما يديره رؤساء الشركة.

2 / اجتماعات الوقوف

ال الوقوف اجتماع، المعروف أيضًا باسم الاجتماع اليومي أو اجتماع سكروم اليومي ، هو نوع من الاجتماعات القصيرة ، لا تستغرق عادةً أكثر من 15 دقيقة ، وتعقد يوميًا لإعطاء الفريق تحديثات سريعة حول تقدم المشروع ، أو عبء العمل المكتمل ، والتخطيط العمل اليوم.

At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team’s common goals. 

3 / اجتماعات تحديث الحالة

تركز اجتماعات تحديث الحالة على توفير التحديثات من أعضاء الفريق حول تقدم مشاريعهم ومهامهم. قد تحدث بشكل متكرر أكثر من الاجتماعات الشهرية ، مثل الاجتماعات الأسبوعية. 

الغرض من اجتماعات تحديث الحالة ، بالطبع ، هو توفير رؤية شفافة للتقدم المحرز في كل مشروع وتحديد أي تحديات قد تؤثر على نجاح المشروع. لن تنشغل هذه الاجتماعات بقضايا مثل المناقشة أو حل المشكلات.

For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a ‘اجتماع في دار البلدية‘, A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!

4 / اجتماعات حل المشكلات

هذه اجتماعات تدور حول تحديد وحل التحديات أو الأزمات أو المشكلات التي تواجهها المنظمة. غالبًا ما تكون غير متوقعة وتحتاج إلى جلب أفراد من أقسام أو فرق مختلفة للتعاون وإيجاد حلول لمشاكل محددة.

في هذا الاجتماع ، سيتبادل هؤلاء الحاضرون وجهات نظرهم ، ويحددون بشكل مشترك الأسباب الجذرية للمشاكل ، ويقدمون الحلول المحتملة. لكي يكون هذا الاجتماع فعالًا ، يجب تشجيعهم على المناقشة بصراحة وصدق ، وتجنب اللوم ، والتركيز على العثور على إجابات.

5 / اجتماعات صنع القرار

تهدف هذه الاجتماعات إلى اتخاذ قرارات مهمة تؤثر على اتجاه المشروع أو الفريق أو المنظمة بأكملها. عادة ما يكون الحاضرون أفرادًا يتمتعون بسلطة وخبرة اتخاذ القرار اللازمتين.

سيحتاج هذا الاجتماع إلى تزويده مسبقًا بجميع المعلومات ذات الصلة ، والتي تحتاج إلى أصحاب المصلحة. بعد ذلك ، لضمان تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع ، يتم وضع إجراءات المتابعة مع وقت الانتهاء. 

6 / اجتماعات العصف الذهني

تركز اجتماعات العصف الذهني على توليد أفكار جديدة ومبتكرة لعملك. 

The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another’s ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.

7 / اجتماعات الإدارة الاستراتيجية

اجتماعات الإدارة الإستراتيجية are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization’s long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

خلال هذه الاجتماعات ، تتم مراجعة المنظمة وتقييمها ، وكذلك القدرة على المنافسة أو تحديد فرص جديدة للنمو والتحسين.

8 / اجتماعات انطلاق المشروع

A اجتماع انطلاق المشروع هو اجتماع يمثل البداية الرسمية لمشروع جديد. فهو يجمع الأشخاص الرئيسيين من فريق المشروع ، بما في ذلك مديرو المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة من الإدارات الأخرى ، لمناقشة الأهداف والغايات والجداول الزمنية والميزانيات.

كما أنه يوفر فرصة لمدير المشروع لإنشاء قنوات اتصال واضحة ، وتحديد التوقعات ، وضمان فهم أعضاء الفريق لأدوارهم ومسؤولياتهم.

هذه بعض أكثر أنواع الاجتماعات شيوعًا في مجال الأعمال ، ويمكن أن يتغير التنسيق والهيكل اعتمادًا على حجم ونوع المنظمة.

9 / لقاءات تعريفية

An اجتماع تمهيدي هي المرة الأولى التي يلتقي فيها أعضاء الفريق وقادتهم رسميًا لتحديد ما إذا كان الأفراد المعنيون يرغبون في بناء علاقة عمل والالتزام تجاه الفريق في المستقبل.

يهدف هذا الاجتماع إلى منح أعضاء الفريق الوقت للبقاء معًا للتعرف على خلفية كل مشارك واهتماماته وأهدافه. بناءً على تفضيلاتك وتفضيلات فريقك ، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية ، اعتمادًا على سياقات مختلفة.

10/ اجتماعات قاعة المدينة

نشأ هذا المفهوم من الاجتماعات المحلية في مدينة نيو إنجلاند حيث يلتقي السياسيون بالناخبين لمناقشة القضايا والتشريعات.

اليوم اجتماع في دار البلدية هو اجتماع مخطط له على مستوى الشركة حيث تجيب الإدارة على أسئلة الموظفين مباشرة. يسمح بالتواصل المفتوح والشفافية بين القيادة والموظفين. يمكن للموظفين طرح الأسئلة والحصول على ردود فعل فورية.

إجابة الكل الأسئلة المهمة

Don’t miss a beat with AhaSlides’ أداة مجانية للأسئلة والأجوبة. كن منظمًا وشفافًا وقائدًا عظيمًا.

كيفية إجراء اجتماعات في الأعمال

لكي احظى باجتماع جيد، أولاً ، يجب عليك إرسال ملف البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع.

يتطلب إجراء اجتماعات فعالة في مجال الأعمال تخطيطًا وتحضيرًا دقيقين لضمان أن يكون الاجتماع مثمرًا ويحقق أهدافه المرجوة. يمكن أن تساعدك النصائح التالية في إدارة اجتماعات عمل مثمرة:

1 / تحديد الغرض والأهداف

يعد تحديد الغرض من اجتماع العمل وأهدافه أمرًا بالغ الأهمية لضمان أن يكون الاجتماع مثمرًا ويحقق النتيجة المرجوة. يحتاجون إلى ضمان ما يلي:

• الغرض. تأكد من أن الاجتماع له غرض لمناقشة مواضيع محددة أو اتخاذ قرارات أو تقديم تحديثات. تحتاج إلى تحديد سبب أهمية الاجتماع والنتيجة المتوقعة.
• أهداف. أهداف اجتماع العمل هي نتائج محددة وقابلة للقياس تريد تحقيقها بنهاية الاجتماع. يجب أن تتماشى مع الغرض العام للاجتماع مع الجدول الزمني ، ومؤشرات الأداء الرئيسية ، وما إلى ذلك.

على سبيل المثال ، يجب أن يكون لاجتماع لمناقشة إطلاق منتج جديد أهداف تتوافق مع الهدف العام لزيادة المبيعات أو تحسين حصة السوق.

2 / إعداد جدول أعمال الاجتماع

A جدول أعمال الاجتماع بمثابة خارطة طريق للاجتماع وتساعد في الحفاظ على تركيز المناقشة وعلى المسار الصحيح.

لذلك ، من خلال إعداد جدول أعمال فعال ، يمكنك التأكد من أن اجتماعات العمل منتجة ومركزة وأن الجميع على دراية بما يجب مناقشته وما يمكن توقعه وما يجب تحقيقه. 

3 / ادعُ المشاركين المناسبين

ضع في اعتبارك من يجب أن يحضر الاجتماع بناءً على دوره والمواضيع التي سيتم مناقشتها. ادعُ فقط أولئك الذين يحتاجون إلى الحضور لضمان سير الاجتماع بسلاسة. تتضمن بعض العوامل التي يجب مراعاتها للمساعدة في اختيار الحضور المناسبين الملاءمة ومستوى الخبرة والسلطة.

4 / تخصيص الوقت بشكل فعال

Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn’t go overtime.

Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting’s energy and interest.

5 / جعل الاجتماعات أكثر تفاعلية وانخراطًا

اجعل اجتماعات العمل أكثر تفاعلية وانخراطًا من خلال تشجيع جميع المشاركين على التحدث ومشاركة أفكارهم وأفكارهم. وكذلك استخدام الأنشطة التفاعلية مثل استطلاعات الرأي الحية or جلسات العصف الذهني وتساعد العجلات الدوارة على إبقاء المشاركين منخرطين ومركزين في المناقشة.

أو استخدم AhaSlides مكتبة قوالب مسبقة الصنع لنقول وداعا للاجتماعات المملة والعيون المزججة.

تحقق من: 20+ المرح عبر الإنترنت ألعاب كسر الجليد لمشاركة أفضل ، أو 14 مصدر إلهام ألعاب للاجتماعات الافتراضية، مع أفضل 6 اجتماع المتسللين يمكنك أن تجدها في عام 2024!

6 / محضر الاجتماع

مع الأخذ محضر الاجتماع أثناء اجتماع العمل مهمة مهمة تساعد في توثيق المناقشات الرئيسية والقرارات المتخذة أثناء الاجتماع. كما أنه يساعد في تحسين الشفافية ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة قبل الذهاب إلى الاجتماع التالي.

7 / متابعة بنود العمل

من خلال متابعة بنود العمل ، يمكنك التأكد من أن القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع موضع التنفيذ وأن الجميع واضح بشأن مسؤولياتهم.

And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better – you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪

الوجبات السريعة الرئيسية 

نأمل مع هذا المقال من الإنهيارات، يمكنك تمييز أنواع الاجتماعات في مجال الأعمال وأغراضها. أيضًا باتباع هذه الخطوات وأفضل الممارسات ، يمكنك المساعدة في ضمان أن تكون اجتماعات عملك فعالة ومركزة وتحقق النتائج المرجوة.

يمكن أن يساعد إجراء اجتماعات العمل بفعالية في تحسين الاتصال والتعاون والنجاح داخل المنظمة وهو عنصر أساسي في إدارة الأعمال الناجحة.

الأسئلة الشائعة