هل سبق لك حضور اجتماعات تعريفية ناجحة ؟
إذا كنتَ عضوًا في فريق عمل جديد متعدد التخصصات أو فريق مشروع جديد، فقد يكونون من أقسام أو شركات أخرى قد لا تعرفها أو لم تعمل بها من قبل، وترغب في التأكد من استعدادك للالتزام واستثمار مهاراتك وأفكارك في الفريق - خاصةً إذا كان هذا الفريق يتمتع بأداء عالٍ. لذلك، من الضروري عقد اجتماع يجمع زملاء العمل الجدد.
ومع ذلك ، ليس هناك ما يدعو للدهشة إذا كنت تشعر بالإحراج والتوتر قليلاً لأن حتى المحترفين الأكثر خبرة لديهم التوتر عند عقد اجتماع أولي مع فريق جديد. إذا كنت قائدًا وتقلق بشأن الفشل في استضافة اجتماعات تمهيدية حول الإنتاجية.
ستمنحك هذه المقالة دليلاً كاملاً وأمثلة ونصائح حول ما يجعل الاجتماعات التمهيدية ناجحة.
في هذه المقالة سوف تتعلم
- ما هو الاجتماع التمهيدي؟
- ما هو الهدف من اللقاء التمهيدي؟
- كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
- نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- الوجبات السريعة الرئيسية
مزيد من النصائح من AhaSlides
ما هو اللقاء التعريفي؟
إن الاجتماع التمهيدي أو اجتماع التعريف له نفس المعنى تمامًا عندما يتعلق الأمر بالتعريف بالفريق عندما يكون هذا هو أول لقاء رسمي بين أعضاء الفريق وقادتهم، لتحديد ما إذا كان الأفراد المعنيون يرغبون في بناء علاقة عمل والالتزام بالفريق في المستقبل.
يهدف هذا البرنامج إلى منح أعضاء الفريق وقتًا للتواصل معًا للتعرف على خلفية كل مشارك واهتماماته وأهدافه. بناءً على تفضيلاتك وتفضيلات فريقك، يمكنك تنظيم اجتماعات تعريفية رسمية أو غير رسمية.
يتضمن جدول أعمال الاجتماع التمهيدي القياسي ما يلي:
- قدم هدف الاجتماع
- قدم القادة وكل عضو
- مناقشة لوائح الفريق والعمل والمزايا والعلاجات…
- حان الوقت للعب بعض الألعاب
- قم بإنهاء الاجتماعات واتخاذ إجراءات المتابعة
عرض تقديمي مباشر مجاني لاجتماعاتك التمهيدية.
احصل على قوالب مجانية لاستضافة اجتماعك التمهيدي للحصول على المزيد من المرح مع زملائك الجدد. اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مباشرة مجانية ☁️
ما هو الهدف من الاجتماعات التمهيدية؟
لا تنظر إلى اللقاءات التعريفية على أنها مجرد فرصة. استغل هذا الوقت لبناء علاقات حقيقية، واكتساب رؤى فريدة، ووضع إطار عمل مثالي للعمل الجماعي. اجتماعات التعارف مفيدة لما يلي:
- تعزيز العمل الجماعي وتماسك الفريق
الهدف الأول للاجتماعات التمهيدية هو جلب الغرباء إلى زملائهم المقربين. إذا لم تكن قد رأيت بعضكما البعض من قبل ولا تعرف الكثير عنهما ، فسيكون هناك نقص في التماسك والاتصال ، مما قد يؤثر على روح الفريق والإنتاجية. عندما يتمكن الأشخاص من مناقشة قواعد الفريق وتوحيدها ، والمكافآت المناسبة ، والعقاب ، أو معرفة أن قادتهم أشخاص عادلون ومخلصون ، فإن زملائهم في الفريق متواضعون ، وموثوقون ، ومتعاطفون ، وأكثر من ذلك ، سيتم بناء إرادة الثقة وبيئة عمل إيجابية بين فريق.
- كسر التوتر والإحراج
من المرجح أن تنخفض الإنتاجية إذا كان الموظفون يعملون في بيئة عمل مضغوطة. كما أنه ليس من الجيد أن يخيف الموظفون قائدهم بدلاً من أن يستلهموا منه. يمكن أن تساعد الاجتماعات التمهيدية الفرق الجديدة على الشعور بثقة أكبر لمشاركة أفكارهم وآرائهم. كما أنهم يبدأون بسهولة في تكوين صداقات والتواصل وتقليل الإحراج لمزيد من التعاون. على سبيل المثال، لا يتردد أحد أعضاء الفريق في التحدث علنًا وطلب المساعدة عندما يكون غير قادر على الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في هيكلة ومواءمة المعايير والممارسات
يُعدّ التركيز على القواعد واللوائح جزءًا أساسيًا من الاجتماعات التعريفية الأولى. فعدم توضيحها بشكل عادل ومباشر في بداية العمل الجماعي قد يُؤدي إلى نشوب نزاعات وسوء تفاهم بين أعضاء الفريق. في المقابل، إذا تمكنت من جعل الفريق يلتزم بالمعايير والممارسات ، فسيتحقق ترشيد استخدام الموارد بفضل فعالية الفريق وكفاءته، مما يُعزز في الوقت نفسه الرضا الوظيفي لدى أعضاء الفريق المتماسك.
كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
يمكن أن تتبع الاجتماعات التمهيدية عملية تخطيط الاجتماعات القياسية التي تتضمن العناصر الخمسة : الهدف ، والتخطيط ، والإعداد ، والمشاركة ، والتقدم . وبناءً على الوقت المتاح، وعدد المشاركين، وخلفية فريقك، والموارد المتاحة، يمكنك تنظيم اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية. الانطباع الأول مهم للغاية، فكلما كانت اجتماعاتك منظمة ومدروسة، زاد تقدير أعضاء فريقك للاحترام والثقة.
- الهدف
يتعلق الأمر بتحديد الأهداف للاجتماعات. كن واضحًا وموجزًا عند إدراج أهداف الاجتماعات حتى تتمكن بسهولة من إعادة التركيز على الجميع إذا تم تشتيت انتباه المشارك بسبب أنشطة غير ذات صلة. يمكنك التفكير في هيكلة الأهداف من خلال ترتيب هرم الأهداف الذي يحدد كل مجموعة من الأهداف على مستويات مختلفة.
- التخطيط
أول ما ينبغي على قادة الفرق الجدد فعله هو التخطيط للتفاصيل أو وضع جدول أعمال. عندما يكون لديك مرجع، فإن محاولة تذكر كل شيء بنفسك تخفف من التوتر. يمكنك إنشاء نموذج باستخدام عرض شرائح عبر برنامج PowerPoint أو بطاقات تذكير مكتوبة بخط اليد.
- التحضير
يتضمن هذا الجزء بعض الأنشطة مثل إعداد النص التقديمي للاجتماع ومراجعة جدول الأعمال قبل بدء الاجتماع الرسمي. سيكون من الأسهل عليك التحدث بجميع المعلومات الأساسية والتركيز على جدول الأعمال بدعم من ملاحظات المتحدث أو النص عندما تضيع عقلك فجأة.
- مشاركة
لا تنسَ تشجيع الأعضاء الجدد على طرح الأسئلة والمشاركة في الأنشطة التفاعلية خلال الاجتماعات. إذا بدا الآخرون مترددين، فاطلب منهم إبداء آرائهم. تأكد من إتاحة الفرصة لجميع أعضاء الفريق للتعبير عن آرائهم، وليس فقط التركيز على الأعضاء المنفتحين. يمكنك تنظيم استطلاع رأي مباشر ليتمكن بعض الانطوائيين من مشاركة آرائهم مباشرةً.
- التقدّم
يجب عليك اختتام اجتماعك بملخص وإبلاغ الإجراءات الخاصة بالخطوات التالية. ولأن المتابعة بعد الاجتماع تعد جزءًا بالغ الأهمية، يمكنك التفكير في اتخاذ قرار نهائي وتوثيقه.
نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- استخدم أداة عرض تفاعلية
هل تشعر بالخجل أو الإحراج في اليوم الأول؟ يمكنك جعل اجتماعاتك التمهيدية أكثر متعةً بمئة مرة باستخدام أداة عروض تقديمية تفاعلية مثل AhaSlides!
A
هناك عشرات الطرق للقيام بذلك، لكننا نوصي بهذا المخطط التفصيلي لكسر الجمود بسرعة:
- ابدأ بشريحة مقدمة.
- قم بإضفاء الإثارة على الأشياء من خلال اختبارات قصيرة عن نفسك باستخدام النقاط ولوحة المتصدرين.
- اختتم بشريحة الأسئلة والأجوبة في النهاية حيث يمكن للجميع طرح الأسئلة التي كانوا يتساءلون عنها عنك.
باستخدام منصة العرض التفاعلية AhaSlides، يمكنك إنشاء مقدمة مقنعة تجعل الناس يطيرون إلى القمر🚀جرب هذا النموذج هنا:
- ابدأ المقدمة بـ "نحن""
يعمل الفريق على تعزيز التعاون بين أعضائه لتحقيق أهداف مشتركة، لا لإظهار مواهبهم الشخصية. لذلك، من المهم التأكيد على ثقافة "نحن". حاول استخدام ضمير المتكلم "نحن" بدلاً من ضمير المتكلم "أنا" قدر الإمكان في شرائحك التقديمية وفي جميع الاجتماعات، باستثناء المقدمة الشخصية. هذا يُشجع الفريق في النهاية على التعاون بكفاءة أكبر، لأنهم يدركون أنهم يتشاركون رؤية متماسكة، ويكرسون أنفسهم للعمل من أجل الفريق أكثر من أنفسهم.
- ترفيه عن زملائك في الفريق
كيف تبدأ الاجتماعات التعريفية بأكثر الطرق إثارة؟ بما أن جميع الأعضاء جدد على بعضهم البعض، يمكنك كمضيف البدء ببعض الأنشطة الترفيهية السريعة. كما يمكنك تنظيم لعبتين أو ثلاث، واختبارات قصيرة، وجلسات عصف ذهني لإتاحة الفرصة للآخرين لمشاركة شخصياتهم ومواهبهم وأفكارهم؛ والتواصل والعمل مع الآخرين لتعزيز تماسك الفريق وثقافة مكان العمل والتواصل. على سبيل المثال، يمكنك تجربة بعض الألعاب مثل " دائرة التقدير" ، و "البحث عن الكنز" ، و"هل تفضل..."
- إدارة الوقت
عادةً ما تستغرق الاجتماعات عالية الإنتاجية ما بين 15 و45 دقيقة، وخاصةً الاجتماعات التمهيدية التي يُنصح بضبط مدتها إلى 30 دقيقة. هذا وقت كافٍ ليتعرف أعضاء الفريق الجدد على بعضهم البعض، ويقدموا أنفسهم بإيجاز، ويتعاونوا مع بعضهم البعض في بعض أنشطة بناء الفريق البسيطة والممتعة. كما يجب تحديد وقت محدد لكل قسم لضمان عدم نفاد وقتك بينما لا يزال لديك الكثير لتفعله.
الوجبات السريعة الرئيسية
من المفيد لفريقك بدء العمل الجماعي مع فريق جديد من خلال عقد اجتماعات تعريفية. قد يكون تنظيم الاجتماع الأول صعبًا ومربكًا. أثناء التحضير، لا تتردد في طلب المساعدة حتى لو كنت خبيرًا في برنامج PowerPoint. يمكنك بالتأكيد تسهيل عملك وتوفير الوقت باستخدام AhaSlides.
الأسئلة الشائعة
ما الذي تتحدث عنه في اللقاء التعريفي؟
١. كسر الجمود - ابدأ بسؤال أو نشاط مرح لكسر الجمود يُساعد على تهدئة روع الحاضرين. اجعله خفيفًا!
2. الخلفية المهنية - اطلب من كل شخص مشاركة رحلته المهنية حتى الآن، بما في ذلك الأدوار والخبرات السابقة.
3. المهارات والاهتمامات - بالإضافة إلى مهارات العمل، اكتشف هوايات أعضاء الفريق أو اهتماماتهم أو مجالات خبرتهم خارج نطاق العمل من الساعة 9 صباحًا إلى 5 مساءً.
٤. هيكل الفريق - حدّد الأدوار والمسؤوليات على مستوى الإدارة العليا. وضّح آلية عمل الفريق معًا.
٥. الأهداف والأولويات - ما هي أهداف الفريق والمنظمة للأشهر الستة إلى الاثني عشر القادمة؟ كيف تساهم الأدوار الفردية؟
كيف تنظم اجتماعًا تمهيديًا؟
إليك إحدى الطرق لتنظيم اجتماعك التمهيدي:
1. الترحيب وكسر الجمود (5-10 دقائق)
2. المقدمات (10-15 دقيقة)
3. خلفية الفريق (5-10 دقائق)
4. توقعات الفريق (5-10 دقائق)
5. أسئلة وأجوبة (5 دقائق)
ماذا تقول عند افتتاح الاجتماع؟
فيما يلي بعض الاقتراحات لما يجب قوله عند افتتاح الاجتماع التمهيدي:
.1. الترحيب والمقدمات:
أهلاً بالجميع، وشكرًا لانضمامكم إلينا اليوم. نحن متحمسون لبدء فعالياتنا.
2. انطلاقة كاسحة الجليد:
حسنًا، دعنا نخفف التوتر بسؤال بسيط لكسر الجمود...
3. معاينة الخطوات التالية:
"بعد اليوم سوف نتابع بنود العمل ونبدأ في التخطيط لعملنا"
المرجع: Indeed ، BetterUp ، LinkedIn
