كيفية استضافة اجتماع مجلس المدينة الأكثر جاذبية في عام 2024 | أفضل النصائح + الدليل

هل تعلم أن جزءًا كبيرًا من سبب فوز بيل كلينتون بحملته الرئاسية عام 1992 كان نجاحه؟ لقاءات مفتوحة?

لقد تدرب على إلقاء هذه الاجتماعات باستمرار، مستخدمًا موظفيه كمشاهدين وهميين ومضاعفين لخصومه. وفي نهاية المطاف، أصبح مرتاحًا جدًا للتنسيق الذي أصبح معروفًا به إلى حد كبير، وقاده نجاحه في الإجابة على الأسئلة بنجاح إلى المكتب البيضاوي.

Now, we’re not saying that you’ll be winning any presidential elections with a town hall meeting, but you’ll be winning your employees’ hearts. This kind of meeting helps keep the entire company up to speed by addressing specific questions from your team in a يعيش Q & A.

Here’s your ultimate guide to throwing a town hall meeting in 2024.

• ما هو اجتماع مجلس المدينة؟
• تاريخ موجز لاجتماعات دار البلدية
• 5 فوائد تاون هول
• 3 أمثلة على اجتماع قاعة المدينة الكبرى
• 11 نصائح لمدينتك

ما هو اجتماع مجلس المدينة؟

إذن ، ماذا يحدث في اجتماعات مجلس المدينة للشركات؟ اجتماع مجلس المدينة هو ببساطة اجتماع مخطط على مستوى الشركة يتم التركيز فيه تجيب الإدارة على أسئلة الموظفين.

وبسبب ذلك ، تتمركز دار البلدية بشكل كبير حول جلسة الاسئلة والاجوبة، مما يجعله إصدارًا أكثر انفتاحًا وأقل صيغة من ملف اجتماع شامل.

المزيد من نصائح العمل حول

• الاجتماعات في الأعمال
• 6 اجتماع المأجورون
• اجتماع كل الأيدي

تاريخ موجز لاجتماعات دار البلدية

The first town hall meeting was held in 1633 in Dorchester, Massachusetts strictly to settle townspeople’s concerns. Given its success, the practice quickly spread throughout New England and became the foundation for American Democracy.

Since then, traditional town hall meetings have become popular in many democracies as a way for politicians to meet with constituents and discuss legislation or regulations. And since then, despite the name, they’ve moved far from any town hall to meeting rooms, schools, المنصات الرقمية وبعده.

Town hall meetings have also played a key role in presidential campaigns. Jimmy Carter was famous for holding “meet the people” tours in small towns with strong local government. Bill Clinton held televised town hall meetings to answer questions and Obama also held some online town halls from 2011.

5 فوائد اجتماعات قاعة المدينة

1. مفتوح كما يحصل: نظرًا لأن روح الاجتماع المفتوح للأعمال هو جلسة الأسئلة والأجوبة، فيمكن للمشاركين طرح الأسئلة التي يريدونها والحصول على تعليقات فورية من القادة. إنه يثبت أن القادة ليسوا مجرد صناع قرار مجهولي الهوية، بل هم بشر ورحيمون.
2. كل شيء مباشر: أوقف طاحونة الشائعات في المكتب من خلال توفير معلومات مباشرة من الإدارة. أن تكون شفافًا قدر الإمكان هو أفضل طريقة لضمان عدم سماع أي شخص لأي معلومات خاطئة من أي مكان آخر.
3. خطوبة موظففي ممارسة اللياقة البدنية: 2018 الدراسة وجدت أن 70% من الموظفين الأمريكيين لم يكونوا منخرطين بشكل كامل في العمل، بما في ذلك 19% ممن كانوا منعزلين عن العمل. الأسباب الرئيسية المذكورة هي عدم ثقة الإدارة العليا، وضعف العلاقات مع المدير المباشر، وعدم الفخر بالعمل في الشركة. تسمح اجتماعات مجلس المدينة للموظفين المنعزلين بالشعور بالنشاط والأهمية في كيفية عمل الشركة، وهو ما يفعل العجائب لتحفيزهم.
4. تقوية العلاقات: اجتماع مجلس المدينة هو فرصة للجميع للاجتماع واللحاق ، ليس فقط فيما يتعلق بالعمل ، ولكن أيضًا فيما يتعلق بالحياة الشخصية. تصبح الإدارات المختلفة أيضًا أكثر دراية بعمل وأدوار بعضها البعض ويمكنها الوصول إلى التعاون.
5. تعزيز القيم: أكد على قيم وثقافات منظمتك. ضع أهدافًا مشتركة وأعد ما تحاول هذه الأهداف تحقيقه بالفعل.

3 أمثلة على اجتماع قاعة المدينة الكبرى

إلى جانب الاجتماعات السياسية، وجدت الاجتماعات العامة طريقها عبر كل منظمة من مختلف القطاعات.

1. At دائرة مدارس فيكتور سنترال في نيويورك ، تُعقد اجتماعات البلدية حاليًا عبر الإنترنت لمناقشة طرح التخطيط الاستراتيجي والميزانية القادمة. تتم مناقشة الركائز الثلاث للثقافة والتعلم والتعليم ودعم الطلاب والفرص.
2. At هوم ديبوت، تلتقي مجموعة من الزملاء بأحد أعضاء الإدارة وتناقش الأشياء التي تسير على ما يرام داخل المتجر والأشياء التي تحتاج إلى تحسين. إنها فرصة لنكون صادقين بشأن المشكلات التي تحدث في المتجر والتي قد لا تلاحظها الإدارة.
3. At شركة فيتنام لتطوير التقنيات، وهي شركة فيتنامية عملت فيها شخصيًا، تُعقد اجتماعات مجلس المدينة ربع سنوي وسنوي لمناقشة الإيرادات وأهداف المبيعات بالإضافة إلى الاحتفال بالعطلات. لقد وجدت أن الموظفين أكثر تماسكًا وتركيزًا بعد كل اجتماع.

11 نصائح لاجتماع مجلس المدينة الخاص بك

Firstly, you need a few town hall questions to ask! Nailing a town hall meeting is no easy task. It’s hard to find the right balance of giving information and answering questions, all while trying to keep your crew as engaged as possible.

These 11 tips will help you hold the best town hall meeting possible, whether it’s live or online…

نصائح عامة حول اجتماعات مجلس المدينة

Tip #1 – Develop an agenda

يعد وضع جدول الأعمال بشكل صحيح أمرًا مهمًا للغاية من أجل الوضوح.

1. ابدأ دائمًا بترحيب قصير و كاسحة الجليد. We’ve got a few ideas for that هنا.
2. لديك قسم ذكرت فيه تحديثات الشركة للفريق وإعادة التأكيد على أهداف محددة.
3. اترك وقتًا للأسئلة والأجوبة. الكثير من الوقت. حوالي 40 دقيقة في اجتماع مدته ساعة جيدة.

أرسل جدول الأعمال قبل الاجتماع بيوم واحد على الأقل حتى يتمكن الجميع من الاستعداد ذهنيًا وتدوين الأسئلة التي يريدون طرحها.

Tip #2 – Make it interactive

يمكن أن يؤدي العرض التقديمي الممل والثابت إلى إيقاف الأشخاص عن اجتماعك بسرعة ، مما يترك لك بحرًا من الوجوه الفارغة عندما يتعلق الأمر بقسم الأسئلة والأجوبة. لمنع حدوث ذلك بأي ثمن ، يمكنك تضمين عرضك التقديمي باستخدام استطلاعات رأي الاختيار من متعدد وسحب الكلمات وحتى الاختبارات القصيرة باستخدام حساب مجاني على AhaSlides!

Tip #3 – Use technology

If you’re flooded with questions, which you probably will be, you’ll benefit from an online tool to keep everything organised. Many live Q&A tools let you categorise questions, mark them as answered and pin them for later, while they let your team upvote each other’s questions and ask anonymously without fear of judgment.

إجابة الكل الأسئلة المهمة

لا تفوت أي لحظة مع AhaSlides أداة مجانية للأسئلة والأجوبة. كن منظمًا وشفافًا وقائدًا عظيمًا.

Tip #4 – Promote inclusivity

تأكد من أن المعلومات الواردة في اجتماع مجلس المدينة مناسبة لكل مشارك إلى حد ما. إنهم ليسوا موجودين لسماع المعلومات التي يمكنك مناقشتها على انفراد مع الأقسام الفردية.

Tip #5 – Write a follow-up

After the meeting, send an email with a recap of all the questions you answered, as well as any other questions you didn’t have time to address live.

نصائح لايف تاون هول الاجتماع

• ضع في اعتبارك ترتيبات جلوسك – U-shape, Boardroom or Circled – which is the best arrangement for your town hall meeting? You can check out the pros and cons of each in هذا المقال.
• إحضار الوجبات الخفيفة: لزيادة المشاركة النشطة في الاجتماع، يمكنك أيضًا إحضار وجبات خفيفة ومشروبات مناسبة للعمر إلى الاجتماع. تعتبر هذه المجاملة مفيدة، خاصة خلال الاجتماعات الطويلة، عندما قد يصاب الأشخاص بالجفاف والجوع ويحتاجون إلى تعزيز الطاقة ليشعروا بالانخراط الكامل.
• اختبار التكنولوجيا: If you’re using technology of any description, test it out first. Preferably have a backup for each piece of software you’re using as well.

اجتماع قاعة المدينة الافتراضية تنويهات

• تأكد من وجود اتصال جيد – You don’t want your speech to be interrupted by a bad network connection. It frustrates your stakeholders and you lose points when it comes to professionalism.
• اختر منصة اتصال موثوقة – This one is a no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Your choice. Just make sure it is something that most people can access and download without a premium fee.
• Record the meeting – Some participants may not be able to attend at the scheduled time, so going virtual is a plus. Make sure to record your screen during the meeting so people can watch it later.

💡 احصل على مزيد من النصائح حول كيفية استضافة أفضل الأسئلة والأجوبة عبر الإنترنت لجمهورك!

الأسئلة الشائعة