Event Management Company | 10 tips til at spare tid, penge og stress

Det kan føles overvældende at planlægge det perfekte arrangement, og det er dér event management virksomheder kom ind.

Uanset om du drømmer om dit livs bryllup, skal holde en jubilæumsfest eller skal arrangere en firmakonference, kan et eventbureau forvandle din vision til en oplevelse, folk ikke vil glemme.

Fortsæt med at læse artiklen for at finde ud af, hvad et eventbureau præcist er, deres rolle, plus tips til at vælge det bedste, og hvilke røde flag du skal undgå.

Indholdsfortegnelse

• Oversigt
• Hvad er et eventmanagementfirma?
• Hvad er funktionen af ​​et event management selskab?
• Hvordan vælger man det bedste eventbureau?
• Hvad skal man undgå, når man gennemgår forslag til eventstyring?
• Hvad er eksempler på events, som et eventbureau kan planlægge?
• Takeaways

Oversigt

Hvad er et Event Management Company?

Når du planlægger en begivenhed af enhver skala, fra et bryllup til et firmamøde, kan et event management-firma sikre, at alt kører problemfrit.

Eventplanlæggere arbejder tæt sammen med kunderne for at forstå deres behov, mål og budget. Derefter udarbejder de en omfattende eventplan, der er skræddersyet til kundens vision, så kunderne har ro i sindet og kan være sikre på, at deres eventvision bliver en mindeværdig realitet.

Hvad er funktionen af ​​et event management selskab?

Der er mange mål for event management selskab, såsom at organisere en fremragende begivenhed, der opfylder alle krav fra kunder. Et event management selskabs primære funktion er at planlægge, koordinere og udføre vellykkede arrangementer på vegne af deres kunder. De håndterer al logistik og detaljer, så kunderne kan fokusere på at nyde deres arrangement i stedet for at bekymre sig om organisationen.

Nogle nøglefunktioner i en begivenhedsarrangørvirksomhed inkluderer👇

#1 – Konceptualiser og planlæg eventet – De arbejder sammen med klienter for at forstå visionen, målene og budgettet for arrangementet og udarbejder derefter en omfattende plan for at realisere denne vision.

#2 – Sikr dig lokalet og forhandle kontrakter – De undersøger potentielle steder, sammenligner muligheder baseret på beliggenhed, plads, faciliteter, pris og tilgængelighed, sikrer den bedste og forhandler kontrakter på vegne af klienten.

#3 – Koordinere leverandører og forhandlere – De identificerer, udvælger, booker og administrerer alle nødvendige leverandører såsom cateringfirmaer, fotografer, dekoratører, udlejningsfirmaer osv. for at sikre, at alt forløber gnidningsløst.

#4 – Administrer eventbudgettet – De udarbejder et budget, holder styr på udgifter og leder efter måder at spare penge på, samtidig med at kundens mål nås.

#5 – Opret tidslinjer og tidsplaner – De udvikler detaljerede tidsplaner og beredskabsplaner for at sikre, at arrangementet forløber som planlagt.

#6 – Planlægning af underholdning – De arrangerer eventuelle forestillinger, talere eller aktiviteter som en del af eventprogrammet.

#7 – Dekoration og skiltning – De bestiller de nødvendige dekorationer, linned, blomster, scene og skiltning.

#8 – Ansæt og administrer eventpersonale – De finder, booker og administrerer alt midlertidigt personale, der er nødvendigt for at hjælpe med at afvikle arrangementet.

#9 – Udfør eventplanen fejlfrit – På dagen for arrangementet fører de tilsyn med opsætningen, administrerer alle leverandører, foretager fejlfinding af problemer og sikrer, at programmet forløber som planlagt.

#10 – Opfølgning efter arrangementet – De håndterer opgaver som returnering af udstyr, betaling af fakturaer, afsendelse af takkekort, evaluering af succeser og områder til forbedring.

Tips til bedre begivenheder

• Event Management
• Interaktivt museum
• Event design

Sådan vælger du det bedste event management selskab?

Det kan tage tid at finde det bedste event management-firma, men med disse realistiske tips vil de være lige ved din hoveddør🚪

#1 – Oplevelse – Overvej virksomheder, der med succes har afholdt mange arrangementer af samme størrelse og omfang som din. De vil have en god forståelse af processen og vide, hvordan man håndterer almindelige problemer, der opstår.

#2 – Portefølje – Gennemgå eksempler på tidligere arrangementer, som virksomheden har planlagt og administreret. Kig efter kvalitet, kreativitet og sans for detaljer, der matcher din vision.

#3 – Referencer – Bed om og tjek referencer fra tidligere kunder for at bekræfte, at virksomheden lever op til sine løfter og håndterer problemer professionelt.

#4 – Specialisering – Nogle virksomheder fokuserer på firmaarrangementer, mens andre specialiserer sig i bryllupper. Vælg et firma, der har erfaring og de nødvendige ressourcer, der er skræddersyet til din specifikke arrangementstype.

#5 – Hold – Mød nøglemedlemmerne af eventstyringsteamet, der skal planlægge og udføre dit arrangement. Vurder deres professionalisme, lydhørhed og forståelse for dine behov og vision.

#6 – Kontrakt og prisfastsættelse – Sammenlign flere tilbud (mindst 3) for at få de bedste kontraktvilkår og priser. Sørg for, at arbejdsomfanget er klart, og at du forstår alle gebyrer.

#7 – Omdømme – Tjek anmeldelser, priser (hvis nogen), virksomhedens status i eventbranchens organisationer og hvor længe den har eksisteret som indikatorer for legitimitet og kvalitet.

#8 – Kommunikation – Virksomheden bør lytte omhyggeligt til dine behov, besvare alle dine spørgsmål og reagere hurtigt på anmodninger. God kommunikation er nøglen til et vellykket arbejdsforhold.

#9 – Fleksibilitet – De bedste virksomheder er villige til at tilpasse deres tjenester baseret på dit budget og dine præferencer i stedet for at holde sig stift til en standardskabelon.

#10 – Gennemsigtighed – Insister på fuld gennemsigtighed i budgetter, kontrakter, tidslinjer og planer. Undgå virksomheder, der er hemmelighedsfulde eller nægter at dele detaljer.

#11 – Krisehåndtering – Hvordan håndterer de uventede problemer, der opstår? En virksomhed med stærk erfaring inden for krisestyring vil hjælpe med at undgå katastrofer.

#12 – Innovation – Er de åbne for nye ideer og løsninger til at nå dine mål på kreative måder? Progressive virksomheder fremmer nye resultater.

#13 – Forsikring – Har de den nødvendige forsikring, herunder ansvarsforsikring, til dit arrangement? Dette beskytter dig mod risici og krav.

#14 – Værdier – Stemmer deres forretningstilgang og virksomhedsværdier overens med din organisations kultur? Kulturel tilpasning fører til gensidig forståelse.

#15 – Teknologi – Er de teknologikyndige og følger de altid op på bedste praksis i branchen? Udnytter de teknologi som projektstyringssoftware til at holde planer organiserede og på sporet? Teknologi forbedrer effektiviteten.

Se efter et event management-firma med relevant erfaring og en dokumenteret track record, et godt omdømme og den fleksibilitet, kommunikation og gennemsigtighed, der er nødvendig for at eksekvere din unikke vision og overgå dine forventninger til din særlige begivenhed.

Hvad skal man undgå, når man gennemgår forslag til eventstyring?

Der er visse røde flag, du skal holde øje med i nogle event management virksomheder. At undgå det ville undvige en kugle i henrettelsesfasen senere.

• Uklart eller generelt sprog – Forslag, der ikke specifikt omhandler dine eventmål, budgetkrav eller tidsplan, er et rødt flag. Pas på virksomheder, der bruger generisk sprog i stedet for at tilpasse deres forslag.

• Uklart eller udefineret arbejdsområde – Undgå virksomheder, der ikke klart specificerer præcis, hvilke tjenester de vil levere, og hvilke opgaver der er udelukket fra deres tilbud. Omfanget bør være detaljeret og omfattende.

• For høje ekstra gebyrer – Vær opmærksom på forslag med ekstra gebyrer, der ikke er eksplicit angivet, såsom brændstoftillæg, administrationsgebyrer eller gebyrer for betalingsbehandling. Disse skal alle være gennemsigtige og klart forklaret.

• Afvisning af at besvare spørgsmål – Hvis en virksomhed undgår at besvare dine spørgsmål om planlægningsdetaljer, kontrakter eller prissætning, betyder det sandsynligvis, at de skjuler noget. Gennemsigtighed er vigtig for at opbygge tillid.

Hvad er eksempler på events, som et eventbureau kan planlægge?

• Bryllupper – Planlægning og afvikling af bryllupper er en kerneydelse for mange eventbureauer. De håndterer alle aspekter af planlægningen, lige fra valg af lokale til invitationer og koordinering på dagen.

• Konferencer og messer – Eventfirmaer kan organisere store virksomhedsarrangementer som konferencer, seminarer, topmøder, produktlanceringer og messer. De håndterer tilmelding, koordinering af talere, logistik omkring lokaler, catering og tilmelding.

• Produktlanceringer – Eventmanagere kan skabe medrivende og spændende events for at afsløre nye produkter eller tjenester for offentligheden. De planlægger aktiviteter, demonstrationer og salgsfremmende elementer som f.eks. levende afstemninger og quizzer at skabe begejstring.

• Fundraisers og velgørenhedsarrangementer – Non-profit arrangementer som velgørenhedsballer, løb/gåture og donationer er en anden almindelig begivenhedstype, der administreres af eventfirmaer. De fokuserer på at maksimere fremmøde og indsamlede midler.

• Firmafester – Eventfirmaer hjælper med planlægning og afvikling af firmafester, sommerudflugter, pensionsfestligheder og andre typer sociale arrangementer for medarbejderne. De arrangerer aktiviteter og catering.

• Prisuddelinger og gallaer – Planlægning af prisuddelinger, gallamiddage og selskabsfester er en anden specialitet for nogle full-service event management-firmaer. De håndterer dekorationer, bordplaner, gavekurve og taler.

• Produktdemonstrationer – For virksomheder, der planlægger at fremvise en produktlinje, kan eventplanlæggere designe interaktive demonstrationer, prøvekørsler, smagsprøver og andre effektive måder at præsentere produktet for potentielle kunder.

Eventbureauer planlægger events i forskellige størrelser og typer, lige fra intime bryllupper til store firmakonferencer, fundraising-arrangementer, fester, produktlanceringer og mere – stort set alle planlagte events, hvor professionel koordinering og logistik er nødvendig for at nå en kundes mål.

Takeaways

At hyre et professionelt eventbureau forvandler en grundlæggende vision til en oplevelse, som folk ikke vil holde op med at tale om i årevis.

Deres ledelse frigør dig fra logistiske hovedpiner, så du fuldt ud kan udfylde rollen som en elskværdig vært. Forestil dig eventlokalet perfekt indrettet, med begejstrede gæster, der nyder lækker catering og fantastisk underholdning – mens du slentrer gennem lokalet og har tid til at mingle med alle. Vidunderligt, ikke sandt?

Vil du gøre dit arrangement mere interaktivt? Prøve AhaSlides for at få adgang til en række isbrydere, afstemninger og quizzer, der løfter sessionen til et andet niveau.