Dit hjerte springer, mens du forestiller dig de værst tænkelige scenarier:
❗️ En højttaler bliver syg minutter før han går på scenen.
❗️ Dit spillested mister pludselig strøm på begivenhedsdagen.❗️ Eller værst af alt – nogen kommer til skade til dit arrangement.De mavepirrende tanker holder dig vågen om natten.
Men selv de mest kaotiske begivenheder kan håndteres – hvis du planlægger omhyggeligt og systematisk på forhånd.
En simpel tjekliste for hændelsesrisikostyring kan hjælpe dig med at identificere, forberede dig på og afbøde potentielle problemer, før de afsporer dit arrangement. Lad os finde ud af de 10 uundværlige ting på tjeklisten for at forvandle bekymring til en veludviklet handlingsplan.
Indholdsfortegnelse
- Oversigt
- Hvad er risikostyringen af en begivenhed?
- Hvad er de 5 trin til risikostyring som eventplanlægger?
- Hændelsesrisikostyringstjekliste
- 5 elementer i risikostyring?
- Tjekliste i eventhåndtering
- Takeaways
- Ofte stillede spørgsmål
Oversigt
| Hvad er hændelsesrisiko? | Uventede og uforudsete problemer, som kan have en negativ indvirkning på arrangørerne og virksomhedens brand. |
| Eksempler på hændelsesrisiko? | Ekstremt vejr, fødevaresikkerhed, brand, forstyrrelser, sikkerhedstrusler, økonomisk risiko,... |
Hvad er risikostyringen af en begivenhed?
Hændelsesrisikostyring involverer at identificere potentielle risici eller problemer, der kan true en hændelse, og derefter indføre processer og forholdsregler for at mindske disse risici. Dette hjælper begivenhedsarrangører med at have beredskabsplaner klar til at minimere forstyrrelser og komme sig hurtigt, hvis der opstår problemer. En tjekliste for hændelsesrisikostyring bruges også til at sikre, at enhver potentiel trussel krydses.
Hvad er de 5 trin til risikostyring som eventplanlægger?
Vi ved, at det er stressende som eventplanlægger med alle de muligheder, der kan opstå. For at undgå at tænke for meget, kan du følge vores 5 enkle trin til at lave en perfekt risikostyringsplan for events:
• Identificer risici – Brainstorm alle mulige ting, der kan gå galt ved dit arrangement. Overvej faktorer som problemer med stedet, dårligt vejr, teknologiske fejl, aflysninger af talere, madproblemer, skader, lavt fremmøde osv. Tænk bredt og læg det på en brainstorming værktøj at holde ideerne intakte.
Har du brug for nye måder at brainstorme på?
Brug brainstormingværktøjet på AhaSlides til at generere flere ideer på arbejdet, og når du organiserer begivenheder!
🚀 Tilmeld dig gratis☁️
Tips til bedre engagement
Hændelsesrisikostyringstjekliste
Hvad er de generelle punkter, som en tjekliste til hændelsesrisikostyring skal dække? Søg inspiration med vores tjekliste for begivenhedsrisici nedenfor.
#1 – Sted
☐ Kontrakt underskrevet
☐ Tilladelser og licenser opnået
☐ Plantegning og opsætning bekræftet
☐ Forplejning og tekniske krav specificeret
☐ Backup-sted identificeret og på standby
#2 – Vejr
☐ Overvågning og underretningsplan for hårdt vejr
☐ Telt eller alternativ ly til rådighed, hvis det er nødvendigt
☐ Der er truffet foranstaltninger til at flytte arrangementet indendørs, hvis det er nødvendigt
#3 – Teknologi
☐ A/V og andet teknisk udstyr testet
☐ IT-supportkontaktoplysninger indhentet
☐ Papirudskrifter af materialer, der er tilgængelige som backup
☐ Beredskabsplan for internet eller strømafbrydelse
#4 – Medicinsk/Sikkerhed
☐ Førstehjælpskasser og AED til rådighed
☐ Nødudgange tydeligt markeret
☐ Personale uddannet i nødprocedurer
☐ Sikkerheds-/politiets kontaktoplysninger ved hånden
#5 – Højttalere
☐ Bios og fotos modtaget
☐ Alternative højttalere valgt som backup
☐ Talerberedskabsplan kommunikeret
#6 – Fremmøde
☐ Minimum fremmødetærskel bekræftet
☐ Afbestillingspolitik kommunikeret
☐ Refusionsplan på plads, hvis arrangementet aflyses
#7 – Forsikring
☐ Generel ansvarsforsikring gældende
☐ Forsikringsbevis opnået
#8 – Dokumentation
☐ Kopier af kontrakter, tilladelser og licenser
☐ Kontaktoplysninger til alle leverandører og leverandører
☐ Eventprogram, dagsorden og/eller rejseplan
#9 – Personale/Frivillige
☐ Roller tildelt personale og frivillige
☐ Sikkerhedskopier kan udfyldes ved udeblivelse
☐ Uddannelse i nødprocedurer og beredskabsplaner gennemført
#10 – Mad og drikkevarer
☐ Hav sikkerhedskopier til rådighed for alle letfordærvelige forsyninger
☐ Alternative madmuligheder tilberedt i tilfælde af forsinket/forkert bestilling/gæster med allergi
☐ Ekstra papirprodukter, redskaber og serveringsartikler er tilgængelige
#11 – Affald og genbrug
☐ Affaldsspande og genbrugscontainere uddeles
☐ Roller tildelt til at indsamle affald under og efter begivenheden
#12 – Procedurer for håndtering af klager
☐ Medarbejder udpeget til at håndtere deltagerklager
☐ En protokol til at løse problemer og tilbyde refusion/kompensation, hvis det er nødvendigt
#13 – Nødevakueringsplan
☐ Evakueringsruter og mødesteder forberedt
☐ Få personalet placeret i nærheden af udgange
#14 – Protokol for mistede personer
☐ Personale med ansvar for mistede børn/ældre/handicappede udpeget
☐ Kontaktoplysninger til forældre/værger til mindreårige indhentet
#15 – Hændelsesrapportering
☐ Hændelsesrapporteringsskema oprettet til personale til at dokumentere eventuelle nødsituationer
Hvad er de fem elementer i risikostyring?
Risiko er ikke bare uheld – det er en del af ethvert foretagende. Men med den rigtige risikostyringsplan for events kan du tæmme det kaos, som risikoen skaber, og vende trusler til muligheder. De fem tilgange til risikostyring omfatter:
• Risikoidentifikation – Tænk på små ting som tekniske fejl ... helt op til total katastrofe. At liste risici får dem ud af dit hoved og ned på papir, hvor du kan konfrontere dem.• Risikovurdering– Vurder hver risiko for at forstå, hvilken der udgør den største trussel. Overvej: Hvor sandsynligt er det, at dette sker? Hvilken skade kan opstå, hvis det sker? Prioritering af risici skal fokusere din indsats på de problemer, der virkelig betyder noget.• Risikoreduktion – Hav planer for at kæmpe imod! Overvej måder at reducere risikoen for, at en risiko opstår, mindske enhver påvirkning, hvis den sker, eller begge dele. Jo mere du kan afbøde risici på forhånd, jo mindre vil de forstyrre dig.• Risikoovervågning – Når dine indledende planer er på plads, skal du være årvågen. Hold øje med tegn på, at nye risici opstår, eller at gamle risici ændrer sig. Juster dine strategier efter behov for at holde trit med det udviklende trusselsbillede.• Risikorapportering – Del risici og planer med dit team. At involvere andre i processen skaber opbakning, afdækker svagheder, du måske har overset, og fordeler ansvaret for at håndtere risici.Hvad er en tjekliste i Event Management?
En tjekliste i event management refererer til en liste over emner eller opgaver, som begivenhedsarrangører bekræfter er blevet forberedt, arrangeret eller planlagt forud for en begivenhed.
En omfattende tjekliste for risikostyring hjælper med at sikre, at intet vigtigt bliver overset, mens du arrangerer alle de nødvendige detaljer for at gennemføre en begivenhed.
Tjeklister er nyttige til event management, fordi de:
• Give klarhed og struktur – De udarbejder en ordre med detaljer om alt, hvad der skal gøres, så intet går tabt.
• Tilskynd til grundig forberedelse – At markere punkter motiverer arrangørerne til at sikre, at alle arrangementer og forholdsregler rent faktisk er på plads, inden arrangementet begynder.
• Forbedre kommunikationen – Holdene kan opdele og tildele punkter på tjeklisten for at sikre, at alle forstår deres roller og ansvar.
• Støtte konsistens – Brug af den samme tjekliste til tilbagevendende arrangementer hjælper med at opretholde standarder og finde områder til forbedring hver gang.
• Afslør huller eller svagheder – Ukontrollerede punkter fremhæver glemte ting eller kræver mere planlægning, så du kan håndtere dem, før der opstår problemer.
• Lettere overdragelser – At give tjeklisten til nye arrangører hjælper dem med at forstå alt, hvad der blev gjort for at planlægge tidligere succesfulde arrangementer.
Takeaways
Med disse ekstramateriale i din tjekliste for event-risikostyring er du godt forberedt til slagmarken! Forberedelse forvandler potentielt kaos til rolig selvtillid. Så føj hvert element til din liste. Kryds dem af én efter én. Se denne tjekliste omforme bekymring til magt. For jo mere du forventer, jo bedre risici vil overgive sig til din omhyggelige planlægning og forberedelse.
Ofte stillede spørgsmål
Har du et spørgsmål? Vi har svarene.
