Dit hjerte springer, mens du forestiller dig de værst tænkelige scenarier:
❗️ En højttaler bliver syg minutter før han går på scenen.
❗️ Dit spillested mister pludselig strøm på begivenhedsdagen.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.De mavepirrende tanker holder dig vågen om natten.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
En simpel tjekliste for hændelsesrisikostyring can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
Indholdsfortegnelse
- Oversigt
- Hvad er risikostyringen af en begivenhed?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Hændelsesrisikostyringstjekliste
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- Ofte stillede spørgsmål
Oversigt
| Hvad er hændelsesrisiko? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Eksempler på hændelsesrisiko? | Ekstremt vejr, fødevaresikkerhed, brand, forstyrrelser, sikkerhedstrusler, økonomisk risiko,... |
Hvad er risikostyringen af en begivenhed?
Hændelsesrisikostyring involverer at identificere potentielle risici eller problemer, der kan true en hændelse, og derefter indføre processer og forholdsregler for at mindske disse risici. Dette hjælper begivenhedsarrangører med at have beredskabsplaner klar til at minimere forstyrrelser og komme sig hurtigt, hvis der opstår problemer. En tjekliste for hændelsesrisikostyring bruges også til at sikre, at enhver potentiel trussel krydses.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Identificer risici – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a brainstorming værktøj at holde ideerne intakte.
Har du brug for nye måder at brainstorme på?
Brug brainstormingværktøjet på AhaSlides til at generere flere ideer på arbejdet, og når du organiserer begivenheder!
🚀 Tilmeld dig gratis☁️
Tips til bedre engagement
Hændelsesrisikostyringstjekliste
Hvad er de generelle punkter, som en tjekliste til hændelsesrisikostyring skal dække? Søg inspiration med vores tjekliste for begivenhedsrisici nedenfor.
#1 – Venue
☐ Kontrakt underskrevet
☐ Tilladelser og licenser opnået
☐ Plantegning og opsætning bekræftet
☐ Forplejning og tekniske krav specificeret
☐ Backup-sted identificeret og på standby
#2 – Weather
☐ Overvågning og underretningsplan for hårdt vejr
☐ Telt eller alternativ ly til rådighed, hvis det er nødvendigt
☐ Der er truffet foranstaltninger til at flytte arrangementet indendørs, hvis det er nødvendigt
#3 – Technology
☐ A/V og andet teknisk udstyr testet
☐ IT-supportkontaktoplysninger indhentet
☐ Papirudskrifter af materialer, der er tilgængelige som backup
☐ Beredskabsplan for internet eller strømafbrydelse
#4 – Medical/Safety
☐ Førstehjælpskasser og AED til rådighed
☐ Nødudgange tydeligt markeret
☐ Personale uddannet i nødprocedurer
☐ Sikkerheds-/politiets kontaktoplysninger ved hånden
#5 – Speakers
☐ Bios og fotos modtaget
☐ Alternative højttalere valgt som backup
☐ Talerberedskabsplan kommunikeret
#6 – Attendance
☐ Minimum fremmødetærskel bekræftet
☐ Afbestillingspolitik kommunikeret
☐ Refusionsplan på plads, hvis arrangementet aflyses
#7 – Insurance
☐ Generel ansvarsforsikring gældende
☐ Forsikringsbevis opnået
#8 – Documentation
☐ Kopier af kontrakter, tilladelser og licenser
☐ Kontaktoplysninger til alle leverandører og leverandører
☐ Eventprogram, dagsorden og/eller rejseplan
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Roller tildelt personale og frivillige
☐ Sikkerhedskopier kan udfyldes ved udeblivelse
☐ Uddannelse i nødprocedurer og beredskabsplaner gennemført
#10 – Food and Beverage
☐ Hav sikkerhedskopier til rådighed for alle letfordærvelige forsyninger
☐ Alternative madmuligheder tilberedt i tilfælde af forsinket/forkert bestilling/gæster med allergi
☐ Ekstra papirprodukter, redskaber og serveringsartikler er tilgængelige
#11 – Waste and Recycling
☐ Affaldsspande og genbrugscontainere uddeles
☐ Roller tildelt til at indsamle affald under og efter begivenheden
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Medarbejder udpeget til at håndtere deltagerklager
☐ En protokol til at løse problemer og tilbyde refusion/kompensation, hvis det er nødvendigt
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Evakueringsruter og mødesteder forberedt
☐ Få personalet placeret i nærheden af udgange
#14 – Lost Person Protocol
☐ Personale med ansvar for mistede børn/ældre/handicappede udpeget
☐ Kontaktoplysninger til forældre/værger til mindreårige indhentet
#15 – Incident Reporting
☐ Hændelsesrapporteringsskema oprettet til personale til at dokumentere eventuelle nødsituationer
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Risikoidentifikation – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Risikovurdering– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Risikoreduktion – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Risikoovervågning – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Risikorapportering – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Hvad er en tjekliste i Event Management?
En tjekliste i event management refererer til en liste over emner eller opgaver, som begivenhedsarrangører bekræfter er blevet forberedt, arrangeret eller planlagt forud for en begivenhed.
En omfattende tjekliste for risikostyring hjælper med at sikre, at intet vigtigt bliver overset, mens du arrangerer alle de nødvendige detaljer for at gennemføre en begivenhed.
Tjeklister er nyttige til event management, fordi de:
• Give klarhed og struktur – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Tilskynd til grundig forberedelse – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Forbedre kommunikationen – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Støtte konsistens – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Afslør huller eller svagheder – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Lettere overdragelser – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
Med disse ekstramateriale i din tjekliste for event-risikostyring er du godt forberedt til slagmarken! Forberedelse forvandler potentielt kaos til rolig selvtillid. Så føj hvert element til din liste. Kryds dem af én efter én. Se denne tjekliste omforme bekymring til magt. For jo mere du forventer, jo bedre risici vil overgive sig til din omhyggelige planlægning og forberedelse.
Ofte stillede spørgsmål
Har du et spørgsmål? Vi har svarene.
