I dagens digitale tidsalder er færdighederne hos administrere fjernteam er blevet essentielle for enhver leder. Uanset om du er nybegynder eller ønsker at forbedre dine eksisterende færdigheder, vil vi i dette blogindlæg udforske praktiske tips, værktøjer og eksempler til effektiv styring af eksterne teams, så du kan fremme samarbejde, opretholde motivationen og opnå bemærkelsesværdige resultater i et virtuelt miljø.
Indholdsfortegnelse
- Hvad betyder det at administrere eksterne teams?
- Hvad er udfordringerne ved at styre fjernteams?
- Tips til effektiv styring af eksterne teams (med eksempler)
- Afsluttende tanker
- Ofte stillede spørgsmål
Tips til bedre engagement
Få din medarbejder engageret
Start meningsfuld diskussion, få nyttig feedback og uddan din medarbejder. Tilmeld dig for at tage gratis AhaSlides skabelon
🚀 Grab Free Quiz☁��
Hvad betyder det at administrere eksterne teams?
Glem dagene med hjørnebåse og fælles kafferunder. Fjernteams kan være spredt over kontinenter, deres ansigter stråler gennem videoopkald fra solbeskinnede caféer på Bali til hyggelige stuer i London. Dit job som deres maestro er at holde musikken harmonisk, alle synkroniseret og rammer deres kreative højder, selv med kilometervis af virtuel plads imellem dem.
Det er helt sikkert en unik udfordring. Men med de rigtige værktøjer og den rette tankegang kan det at lede eksterne teams være en symfoni af produktivitet og samarbejde. Du vil blive en mester i virtuel kommunikation, en cheerleader for spredte sjæle og en teknologigeni, der kan fejlfinde enhver tidszoneforveksling.
Hvad er udfordringerne ved at styre fjernteams?
At lede fjernteams kommer med sine egne udfordringer, der kræver gennemtænkte løsninger. Disse udfordringer omfatter:
1/ Håndtering af ensomhed
En bemærkelsesværdig undersøgelse af Organisationspsykolog Lynn Holdsworth afdækkede et bemærkelsesværdigt aspekt ved fuldtidsfjernarbejde – en svimlende stigning på 67 % i følelser af ensomhed sammenlignet med traditionelle kontormiljøer. Denne følelse af isolation kan have vidtrækkende konsekvenser og påvirke teammoral og individuel trivsel.
2/ Etablering af meningsfulde forbindelser
Ifølge Jostle og Dialactics forskning61 % af medarbejderne udtrykker, at de føler sig mindre forbundet med kolleger på grund af fjernarbejde, 77 % rapporterer betydeligt reducerede sociale interaktioner (eller slet ingen) med kolleger, og 19 % angiver, at fjernarbejde har ført til følelser af eksklusion.
Denne hindring påvirker potentielt deres motivation og engagement. Det er afgørende at opbygge en følelse af tilhørsforhold og fremme regelmæssig interaktion.
3/ Håndtering af forskellige tidszoner
Det kan være ret vanskeligt at koordinere arbejdet, når teammedlemmer er spredt ud over forskellige tidszoner. At finde ud af, hvornår man skal planlægge møder, og sikre, at alle samarbejder i realtid, kan føles som at løse et komplekst puslespil.
4/ Sørg for, at arbejdet bliver gjort, og hold dig produktiv
Når man arbejder eksternt uden direkte supervision, kan det være svært for nogle teammedlemmer at forblive fokuserede og ansvarlige. Det bliver ekstremt vigtigt at sætte forventninger og måle præstationer.
5/ Værdsættelse af forskellige kulturer
Med teammedlemmer fra forskellige baggrunde er der forskellige måder at arbejde, kommunikere og fejre helligdage på. At være opmærksom på disse forskelle er nøglen til at skabe et imødekommende og inkluderende miljø.
6/ At finde den rette balance mellem tillid og kontrol
Det er en stor udfordring at beslutte, hvor meget frihed teammedlemmer skal give til at arbejde selvstændigt kontra tæt overvågning i fjernarbejdssituationer.
7/ At opretholde en sund balance mellem arbejde og privatliv
Fjernarbejde kan nogle gange udviske grænserne mellem arbejde og privatliv, hvilket kan føre til en følelse af overvældelse. Omhyggelig styring er afgørende for at sikre en sund balance og forebygge udbrændthed.
Tips til effektiv styring af eksterne teams (med eksempler)
Det kan være både givende og udfordrende at lede fjernteams. For at hjælpe dig med at navigere i denne nye arbejdsmetode, er her nogle praktiske tips sammen med eksempler:
1/ Klar kommunikation er nøglen
Når man leder eksterne teams, fungerer klar kommunikation som hjørnestenen for succes. Når teammedlemmer er spredt på forskellige lokationer, bliver behovet for effektiv kommunikation endnu mere afgørende. Her er, hvad du kan gøre for at sikre, at alle er på samme bølgelængde:
- Brug forskellige kommunikationsværktøjer: Udnyt en kombination af kommunikationsværktøjer til at fremme forskellige typer interaktioner. Videoopkald, e-mails, chatplatforme og projektstyringsværktøjer er alle værdifulde ressourcer.
- Regelmæssige video-check-ins: Planlæg regelmæssige videoopkald for at efterligne følelsen af et personligt møde. Disse sessioner kan bruges til at diskutere projektopdateringer, afklare tvivl og sikre, at alle er enige. For eksempel kan du oprette et ugentligt videoopkald, hvor hvert teammedlem deler sine fremskridt, udfordringer og kommende opgaver.
- Problemløsning i realtid: Opfordr teammedlemmer til at bruge chatværktøjer til at søge hurtige afklaringer, dele opdateringer og samarbejde om umiddelbare opgaver. Dette hjælper med at holde tingene i gang, selvom folk befinder sig i forskellige tidszoner.
💡 Check ud: Statistik over fjernarbejde
2/ Fastlæg forventninger og mål
Definer opgaver, deadlines og forventede resultater tydeligt. Dette sikrer, at alle kender deres rolle og ansvar. Her er nogle tips:
- Opdel arbejdet: Opdel de store opgaver i mindre, og forklar hvem der skal udføre hver del. Dette hjælper alle med at forstå deres rolle.
- Fortæl dem, hvornår de skal være færdige: Sæt deadlines for hver opgave. Dette hjælper alle med at administrere deres tid og få tingene gjort til tiden.
- Vis det endelige mål: Forklar, hvordan du ønsker, at det endelige resultat skal se ud. Dette hjælper dit team med at forstå, hvad de arbejder hen imod.
3/ Fremme autonomi
Stol på dine teammedlemmer til at styre deres arbejde selvstændigt. Dette styrker deres selvtillid og ansvarlighed. Sådan kan du give dit eksterne team friheden til at håndtere deres arbejde på egen hånd.
- Tro på dem: Vis at du stoler på dit team til at få tingene gjort. Dette hjælper dem med at føle sig mere selvsikre og ansvarlige.
- Arbejde i deres egen tid: Lad teammedlemmerne selv vælge, hvornår de vil arbejde. Hvis en person for eksempel er mest produktiv om morgenen, så lad dem arbejde der. Så længe de afslutter deres opgaver til tiden, er det fint.
4/ Regelmæssig feedback og vækst
Giv konstruktiv feedback for at hjælpe teammedlemmer med at forbedre sig og udvikle sig.
- Giv nyttige råd: At lade dine teammedlemmer vide, hvad de gør godt, og hvor de kan forbedre sig, er vigtigt for deres professionelle udvikling. Det hjælper dem med at identificere deres styrker og svagheder og med at sætte mål for forbedring. Konstruktiv feedback kan også motivere teammedlemmer til at arbejde hårdere og nå deres fulde potentiale.
- Tal om mål: Hav regelmæssige samtaler om, hvad de ønsker at lære eller opnå.
- Månedlige feedbacksessioner: Planlæg møder hver måned for at tale om, hvordan de klarer sig. Diskuter deres styrker, og foreslå måder, hvorpå de kan blive endnu bedre.
- Vær åben for at modtage feedback. Husk at alle konstant lærer og udvikler sig. Vær åben for feedback fra dine teammedlemmer, og vær villig til at foretage ændringer efter behov.
5/ Empati og støtte
Anerkend at hver persons situation er unik. Vis forståelse og empati for de vanskeligheder, de måtte støde på ud over arbejdet. Sådan kan du gøre dette:
- Vær medfølende: Forstå, at dine teammedlemmer har liv uden for arbejdet. De har måske familieforpligtelser eller personlige anliggender, de skal tage sig af.
- Lyt og lær: Vær opmærksom på deres udfordringer og bekymringer. Lyt til, hvad de går igennem, og prøv at forstå deres perspektiv.
- Fleksibel arbejdstid: Hvis nogen for eksempel har brug for at tage sig af deres familie eller har andre forpligtelser, så lad dem ændre deres arbejdstider nogle gange. På den måde kan de håndtere deres ansvar, mens de stadig får deres arbejde gjort.
6/ Fremme virtuel binding
Skab muligheder for teammedlemmer til at skabe kontakt på et personligt plan. Dette kan være gennem virtuelle kaffepauser, teambuilding-spil eller deling af personlige anekdoter.
Her er en række aktiviteter, du kan deltage i for at bringe dit team tættere sammen og styrke jeres sammenhold:
- 14 inspirerende spil til virtuelle møder
- 10 gratis online teambuilding-spil, der vil fjerne din ensomhed
- 11+ Team Bonding-aktiviteter irriterer aldrig dine kolleger
7/ Anerkendelse og hepping for succes
Det er afgørende at få dit eksterne team til at føle sig værdsat for deres præstationer.
- Læg mærke til deres hårde arbejde: Vær opmærksom på den indsats, dine teammedlemmer lægger i deres opgaver. Dette viser dem, at deres arbejde er vigtigt.
- Sig "Fantastisk arbejde!": Selv en lille besked kan betyde meget. At sende en hurtig e-mail eller en besked med en virtuel "high-five"-emoji viser, at du hepper på dem.
- Fejr milepæle: For eksempel, når et teammedlem afslutter et vanskeligt projekt, kan du sende en lykønskning-e-mail. Du kan også dele deres præstation under teammøder.
8/ Vælg de rigtige værktøjer
Det er afgørende at give dit eksterne team den rette teknologi til problemfrit teamwork. Sådan kan du give dem essentielle fjernarbejdsværktøjer:
- Strategiske softwarevalg: Mulighed for software og teknologi, der strømliner samarbejdet og øger produktiviteten. Dette sikrer, at dit team kan arbejde effektivt sammen, uanset hvor de er.
- Præcision i projektledelse: Overvej for eksempel at bruge projektledelsesplatforme som Trello eller Asana. Disse værktøjer hjælper med opgavedelegering, fremskridtssporing og opretholdelse af klar kommunikation i teamet.
- Forbedrer interaktion med AhaSlides: Ud over projektstyringsværktøjer kan du bruge AhaSlides til at forbedre forskellige aspekter af dit teams fjernarbejde. Brug det til dynamiske skabeloner der engagerer og fanger dit publikum. Inkorporer interaktive funktioner som levende afstemninger, quizzer, ord skyog Spørgsmål og svar for at fremme deltagelse under møder. Derudover kan du bruge AhaSlides til teambuilding-aktiviteter, hvilket skaber en følelse af sjov og kammeratskab i jeres virtuelle interaktioner.
- Guidet bekendtgørelse: Sørg for, at dine teammedlemmer er velbevandrede i de værktøjer, du introducerer. Tilbyd vejledninger, træning og support for at sikre, at alle effektivt kan bruge softwaren.
Tjek AhaSlides-skabeloner til hybrid teambuilding
Afsluttende tanker
Husk, at det er afgørende at forstå hvert enkelt teammedlems behov, fremme samarbejde og anerkende præstationer for at opbygge et stærkt og samlet fjernteam. Med de rigtige strategier på plads kan du lede dit team til at opnå bemærkelsesværdige resultater, uanset hvor de befinder sig.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan leder man et fjernteam effektivt?
– Kommunikation er nøglen. Overkommuniker ved hjælp af forskellige værktøjer som Slack, videoopkald, interne fora osv. Vær hurtig til at svare.
– Frem samarbejde gennem projektstyringsværktøjer som Asana og Trello til opgavedelegering og sporing. Inkluder alle medlemmer i løkken.
– Opbyg tillid gennem gennemsigtighed. Vær tydelig omkring forventninger, ta problemstillinger op åbent og giv anerkendelse/kredit offentligt.
– Foretag regelmæssige check-ins via individuelle videoopkald for at sikre velbefindende og få statusopdateringer.
– Brug interaktive projektplanlægningsapps som Miro til at brainstorme visuelt og involvere teamet.
– Fremme ansvarlighed med klare tidslinjer og deadlines på en kommunikationsplatform.
– Træn teamet i samarbejdsværktøjer og -processer for at optimere produktiviteten i virtuelt arbejde.
– Planlæg ugentlige/månedlige møder med alle parter for at afstemme mål, dele opdateringer og besvare spørgsmål.
Hvordan styrer man performance i eksterne teams?
Her er nogle effektive måder at styre præstationen i eksterne teams:
– Sæt klare og målbare OKR'er/KPI'er, der er afstemt med virksomhedens mål for teams og enkeltpersoner.
– Diskuter mål og forventninger under onboarding og regelmæssige 1:1-opfølgninger for at sikre klarhed over rollen.
– Brug projektstyrings- og tidsregistreringsværktøjer til objektivt at overvåge arbejdsfremskridt.
– Fremme gennemsigtighed gennem daglige stand-ups/check-ins om arbejdsstatus og forhindringer.
– Anerkend og ros godt arbejde offentligt for at motivere teamet. Giv konstruktiv feedback privat.
Reference: Forbes
