Hvad er en god e-mail med mødeinvitation eksempel?
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
En mødeinvitation er vigtig for at afvikle officielle møder effektivt og problemfrit. Der er masser af måder at sende mødeinvitationer på. I denne artikel fokuserer vi på at håndtere e-mails med mødeinvitationer, den mest bekvemme og populære metode til at invitere folk til at deltage i dine møder.
Indholdsfortegnelse
- Hvad er mødeinvitationsmail?
- Hvorfor er mødeinvitationsmail vigtig?
- Skriv e-mail til mødeinvitationer trin for trin
- Typer af mødeinvitationsmail og eksempler
- The Bottom Line
Hurtige mødeskabeloner med AhaSlides
Start på få sekunder.
Få hurtige skabeloner med AhaSlides. Tilmeld dig gratis, og tag hvad du vil have fra skabelonbiblioteket!
🚀 Få gratis skabeloner ☁️
Hvad er mødeinvitationsmail?
En central del af forretningsaktiviteter, en mødeinvitations-e-mail er en skriftlig besked med en demonstration af formålet med mødet og en anmodning om, at folk deltager i mødet efter den specifikke dato og sted, plus mere detaljerede vedhæftede filer, hvis de har. Det kan skrives i formelle eller uformelle stilarter afhængigt af mødernes karakteristika. De skal være skrevet i en passende tone og stil for at opfylde forretnings-e-mail-etikette.
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
Hvorfor er mødeinvitationsmail vigtig?
Brug af e-mail-invitationer giver en masse fordele. Fordelene ved e-mailinvitationer er angivet nedenfor:
- Den forbinder direkte til kalendere. Når modtagere accepterer en invitation, føjes den tilbage til deres virksomhedskalender, og du får en påmindelse på samme måde som andre begivenheder, der er noteret i kalenderen.
- Det er praktisk og hurtigt. Dine modtagere kan nå e-mailen umiddelbart efter du har klikket på send-knappen. Da det går direkte til modtageren, kan du, hvis e-mailadressen er forkert, få meddelelsen med det samme og hurtigt gå efter yderligere løsninger.
- Det er tidsbesparende. Du kan sende gruppe-e-mails med tusindvis af e-mailadresser på samme tid.
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
Skriv en e-mail med en mødeinvitation Trin for Trin
En god mødeinvitationsmail er vigtig og som regel påvirker det en e-mail levering sats.
Der er etiketter og principper, som alle skal adlyde for at udfylde en forretningsmødeinvitations-e-mail med hensyn til modtagerne. Du kan lære, hvordan du skriver en standard mødeinvitations-e-mail ved at følge disse trin:
Trin 1: Skriv en stærk emnelinje
Det er en kendsgerning, at 47 % af e-mail-modtagerne læser e-mails igennem, som har en klar og kortfattet emnelinje. Det første indtryk er vigtigt. Dette kan sikre, at modtagere føler en følelse af uopsættelighed eller vigtighed, hvilket fører til en højere åbningsrate.
- Kort, målrettet. Vær faktuel, ikke gådefuld.
- Du kan bede om bekræftelse på fremmøde i emnelinjen som et tegn på, at det haster.
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- Tilføj tid, hvis du vil understrege det tidsfølsomme problem
For eksempel: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
Trin 2: Start med en hurtig introduktion
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- Gør din introduktion behagelig eller relateret til arbejdet
- Mind deltagerne om, hvis de skal afslutte nogle opgaver eller tage noget med til mødet.
For eksempel Hej teammedlem, jeg glæder mig til at se dig ved den nye produktlancering næste mandag.
Trin 3: Del tid og sted
Du bør inkludere det nøjagtige tidspunkt for mødet. Du bør også fortælle dem, hvordan og hvor mødet finder sted, enten personligt eller online, og tilbyde retningslinjer eller platformslinks, hvis de har brug for dem.
- Tilføj tidszonen, hvis nogen medarbejdere arbejder i forskellige områder af verden
- Angiv en forventet varighed af mødet
- Når du instruerer anvisninger, skal du være så detaljeret som muligt eller vedhæfte en kortlægningsvejledning
For eksempel: Vær med fredag den 6. oktober kl. 1 i mødelokale 00 på anden sal i administrationsbygningen.
Trin 4: Skitsér mødedagsordenen
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
For eksempel, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8-00: Introduktion til projektet
- 9:30-11:30: Præsentationer fra Howard (IT), Nour (markedsføring) og Charlotte (salg)
Trin 5: Bed om et svar
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
For eksempel: Svar venligst senest [dato] til [e-mailadresse eller telefonnummer]
Trin 6: Tilføj en professionel e-mail-signatur og branding
En virksomheds e-mail-signatur skal kombinere det fulde navn, stillingens titel, firmanavnet, kontaktoplysninger, personlige websteder og andre hyperlinkede adresser.
Du kan nemt tilpasse din signatur med gmail.
For eksempel:
Jessica Madison
Regional Chief Marketing Officer, Inco-branchen
555-9577-990
Der er tonsvis af gratis e-mailsignaturskaber, der sparer dig tid og kræfter, som f.eks Min signatur.
Typer af mødeinvitationsmail og eksempler
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. E-mail til den formelle mødeindkaldelse
Den formelle mødeindkaldelses-e-mail bruges til store møder, der normalt finder sted en til tre gange om året. Det er et stort formelt møde, så din e-mail skal være skrevet i en formel skrivestil. De vedhæftede bilag er nødvendige for at gøre det mere klart for deltageren, hvordan man deltager i mødet, hvordan man finder lokationen og detaljeret dagsorden.
Formelle møder omfatter:
- Ledelsesmøde
- Udvalgsmøde
- Bestyrelsesmøde
- Shareholders’ meeting
- Strategimøde
Eksempel 1: Shareholders’ invitation e-mail skabelon
Emnelinje: Vigtigt. Du er inviteret til den ordinære generalforsamling. [Tid]
[Modtagerens navn]
[Firmanavn]
[Jobtitel]
[Virksomhedsadresse]
[Dato]
Kære aktionærer,
Vi er glade for at kunne invitere til den ordinære generalforsamling, som afholdes d [Tid], [Adresse]
Den ordinære generalforsamling er en enestående lejlighed til information, udveksling og diskussion mellem [Firmanavn] og alle vores aktionærer.
Det er også muligheden for at udtrykke jer og stemme for at spille en aktiv rolle i at træffe større beslutninger for [Firmanavn], uanset hvor mange aktier du ejer. Mødet vil dække følgende vigtige dagsordener:
Dagsorden 1:
Dagsorden 2:
Dagsorden 3:
Dagsorden 4:
Du finder instruktioner om, hvordan du deltager i dette møde, dagsordenen og teksten til de beslutninger, der skal forelægges til godkendelse i vedhæftede dokument nedenfor
Jeg vil gerne takke dig på vegne af bestyrelsen for dit bidrag og din loyalitet over for [Firmanavn] og jeg ser frem til at byde dig velkommen til mødet d [Dato]
Bedste henviser,
[Navn]
[Positionens titel]
[Firmanavn]
[Virksomhedsadresse og websted]
Eksempel 2: Strategimøde invitation e-mail skabelon
[Modtagerens navn]
[Firmanavn]
[Jobtitel]
[Virksomhedsadresse]
[Dato]
Emne linje: Projekt Lancering Marketingkampagne Møde: 2
På vegne af [firmanavn], jeg vil gerne invitere dig til at deltage i et forretningsmøde, som afholdes kl [Navn på konferencesal, bygningens navn] [Dato og tid]. Mødet varer i d [Varighed].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
Dagsorden 1:
Dagsorden 2:
Dagsorden 3:
Dagsorden 4:
Dette forslag betragtes af hele vores team som et af de mest afgørende. Til din yderligere reference har vi vedhæftet et dokument til dette brev, som giver dig mere detaljerede oplysninger, så du kan finde det bekvemt at forberede dig til mødet på forhånd.
Vi ser alle frem til at have en samtale med dig for at diskutere, hvad vi kan gøre mere for at få dette forslag til at lykkes. Indsend venligst spørgsmål eller anbefalinger til mødet inden [Deadline] til mig direkte ved at svare på denne e-mail.
Hav en god dag forude.
Takke dig,
Varm hilsen,
[Navn]
[Positionens titel]
[Firmanavn]
[Virksomhedsadresse og websted]
#2. E-mail til den uformelle mødeinvitation
Med formel mødeinvitations-e-mail, hvis blot mødet med underledelsesniveau staver eller medlemmer i teamet. Det er meget nemmere for dig at tænke på, hvordan du skriver korrekt. Du kan skrive under uformel stil med en venlig og glad tone.
Uformelle møder omfatter:
- Brainstorming møde
- Problemløsningsmøde
- Kurser
- Check-in møde
- Teambuilding møde
- Kaffechat
Eksempel 3: E-mail-skabelon til indtjekning af mødeinvitationer
Emnelinje: Haster. [Projekt navn] opdateringer. [Dato]
Kære hold,
Hilsener!
Det har været hyggeligt og morsomt at have tid til at arbejde sammen med dig vedr [Projekt navn]. Men for at kunne fortsætte med vores planer effektivt, mener jeg, at tiden er inde til, at vi rapporterer om de fremskridt, der er gjort, og jeg vil sætte pris på muligheden for at møde dig kl. [Beliggenhed] at drøfte sagen nærmere kl [Dato og tid].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [Link] for at fortælle mig, om du vil være i stand til at klare det.
Send mig venligst din bekræftelse hurtigst muligt.
Varm hilsen,
[Navn]
[Jobtitel]
[Firmanavn]
Eksempel 4: Team building invitation e-mail skabelon
Kære teammedlemmer,
Dette er for at informere dig om, at [Afdelingsnavn] arrangerer en Teambuilding møde for alle vores medarbejdere medlemmer på [Dato og tid]
For yderligere faglig udvikling er det ekstremt vigtigt, at vi vokser sammen, og det kan kun ske, hvis vi arbejder som et team, så vores kompetencer og talenter kan udnyttes til at skabe bedre præstationer. Det er grunden til, at vores afdeling bliver ved med at promovere forskellige teambuilding-aktiviteter hver måned.
Kom og deltag i begivenheden, så vi kan lytte til din stemme om, hvordan vi kan forbedre os for at give dig bedre støtte. Der vil også være et par stykker teambuilding spil sammen med drikkevarer og lette forfriskninger vil selskabet sørge for.
Vi ser frem til at have sjove øjeblikke ved denne teambuilding-event, som er arrangeret for at hjælpe hver enkelt af os med at vokse. Hvis du tror, du ikke er i stand til at deltage i dette møde, bedes du informere [Koordinatornavn] at [Telefonnummer]
Med venlig hilsen
[Navn]
[Jobtitel]
[Firmanavn]
#3. E-mail med invitation til gæstetaler
En e-mail med invitation til gæstetalere bør indeholde oplysninger, der er relevante for taleren med hensyn til mødet og talemuligheden. Det er vigtigt, at foredragsholderen ved, hvordan de kan bidrage til dit arrangement, og hvilke fordele de kan modtage for at være en del af dit arrangement.
Eksempel 5: E-mail-skabelon til gæstetalerinvitation
Kære [Højttaler],
Vi håber, at denne besked finder dig godt! Vi kontakter os i dag med en fantastisk talemulighed for din fordybelse. Vi vil gerne bede dig om at være vores ærede taler for [Mødenavn], en begivenhed med fokus på [Beskrivelse af formålet med og målgruppen for din begivenhed]. Hele [Mødenavn] team er inspireret af dine præstationer og føler, at du ville være den perfekte ekspert til at henvende dig til vores publikum af ligesindede fagfolk.
[Mødenavn] vil finde sted i [Mødested, inklusive by og stat] on [Datoer]. Vores arrangement forventes at være vært for op til ca [Antal deltagere anslået#]. Vores mål er at [Meeting’s objectives].
Vi tror på, at du er en fantastisk taler, og din stemme ville være en kritisk tilføjelse til den samtale givet dit omfattende arbejde [Ekspertområde]. Du kan overveje at præsentere dine ideer op til [Varighed] minutter, der er relateret til området [Mødeemne]. Du kan sende dit forslag inden [deadline] følg [linket], så vores team kan lytte til dine ideer og bestemme detaljerne i din tale på forhånd.
Under alle omstændigheder, hvis du ikke er i stand til at deltage, beder vi dig ydmygt om at kontakte os via [link]. Tak for din tid og omtanke, vi ser frem til at høre et positivt svar fra dig.
Bedst,
[Navn]
[Jobtitel]
[Kontakt information]
[Virksomhedens webstedsadresse]
#4. E-mail med invitation til webinar
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
Tips: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
Eksempel 6: Webinar invitation e-mail skabelon
Emnelinje: Tillykke! Du inviteres til [Webinarnavn]
Kære [Candidate_Name],
[Firmanavn] er så glad for at arrangere et webinar for [Webinar emne] på [Dato] hos [Tid], sigter mod at [[Webinar formål]
Det vil være en god mulighed for dig at optjene enorme fordele fra dine inviterede eksperter inden for [Webinar-emner] og få gratis gaver. Vores team er så begejstrede for din tilstedeværelse.
Bemærk: Dette webinar er begrænset til [Antal mennesker]. For at gemme din plads skal du tilmelde dig [Link], og del det gerne med dine venner.
Jeg håber at se dig der!
Hav en god dag,
[Dit navn]
[underskrift]
The Bottom Line
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
Hvis du også leder efter andre løsninger til din virksomhed, kan du finde AhaSlides er et godt præsentationsværktøj med mange fantastiske funktioner til at understøtte dine webinar-begivenheder, teambuilding-aktiviteter, konference og mere.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan skriver man en mail til en mødeaftale?
Nøglepunkter, der skal inkluderes i din e-mail med mødeaftaler:
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
Hvordan sender jeg en invitation til teammøde via e-mail?
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
Hvordan laver jeg en e-mailinvitation?
Her er de vigtigste ting at inkludere i en kort e-mailinvitation:
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
