Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Free Template!)

Selv de mest disciplinerede virksomheder derude kan nogle gange føle deres projekter komme på afveje. Oftere end ikke er problemet et af forberedelse. Løsningen? En velstruktureret og fuldt interaktiv projekt kickoff-møde!

Mere end blot pomp og ceremoni kan et veludført kickoff-møde virkelig få noget smukt ud på højre fod. Her er 8 trin til at afholde et projekt kickoff-møde, der skaber spænding og får alle på samme side.

Opstartstid!

Hvad er et projektstartmøde?
Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?
8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde
Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

Alternativ tekst

Kick-Start the Conversation.

Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!

🚀 See the template

Hvad er et projektstartmøde?

Som det står på dåsen, er et projekt kickoff-møde et møde, hvor du starter dit projekt.

Normalt er et projekt kickoff møde det første møde mellem den klient, der har bestilt et projekt, og den virksomhed, der vil bringe det ud i livet. Begge sider vil sætte sig ned sammen og diskutere grundlaget for projektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé og helt frem til virkeliggørelse.

Generelt er der 2 former af kickoff-møder at være opmærksom på:

External Project Kickoff – Et udviklingsteam sidder sammen med nogen fra uden for virksomheden, ligesom en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbejdsprojekt.
Internal PKM – Et hold fra inden for virksomheden sætter sig sammen og diskuterer planen for et nyt internt projekt.

Mens begge disse typer kan have forskellige resultater, proceduren er stort set det samme. Der er i det væsentlige ingen del of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

Mere engagement i dine forsamlinger

Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the samme bord doesn’t mean you’re on the samme side.

Kernen i det er et projekt kickoff-møde et ærligt og åbent Dialog between a client and a team. It’s ikke en række meddelelser om, hvordan projektet fungerer, men a samtale om planer, forventninger og mål nået med uhæmmet debat.

Her er nogle af fordelene ved at afholde et projekt kickoff-møde:

Det får alle forberedt - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain alle de nødvendige skridt til at få ethvert projekt ud på højre fod.
Det involverer alle nøgleaktører – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
Det er åben og samarbejdsvillig – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage alle deltagere og bringe de bedste ideer ud af alle.

Mere engagement i dine forsamlinger

8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s ingen fast menu til denne type møde.

Brug disse 8 trin som en guide, men glem aldrig, at den endelige dagsorden ligger hos dig!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Naturligvis er den eneste måde at starte et kickoff-møde på ved at gøre deltagerne fortrolige med hinanden. Uanset længden eller omfanget af dit projekt, skal kunder og teammedlemmer være på fornavn med hinanden, før de kan arbejde effektivt sammen.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of personlighed og lette stemningen forud for projektets kickoff.

Prøv denne: Dreje hjulet 🎡

Lav nogle enkle introduktionsemner på en spinnerhjul, og få derefter hvert teammedlem til at dreje det og svare på det emne, hjulet lander på. Sjove spørgsmål opfordres til, men sørg for at holde det mere eller mindre professionelt!

Et spinderhjul, der skal bruges som isbryder.

Vil du have mere som dette? 💡 We’ve got 10 isbrydere til ethvert møde lige her.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Skitsere al korrespondance between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Dette kan være skærmbilleder af e-mails, tekster, referater fra tidligere møder eller andre ressourcer, der tilføjer enhver form for kontekst for din virksomhed og din klient. Gør det nemt for alle at visualisere ved at lave en tidslinje.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep i detaljerne i hvorfor dette projekt bliver startet i første omgang.

Dette er et afgørende skridt, da det giver et klart overblik over de smertepunkter, som projektet søger at løse, hvilket er noget, som både hold og klienter altid skal være i spidsen for deres sind.

protip 👊

Stadier som dette er modne til diskussion. Spørg dine kunder og dit team til at fremsætte deres ideer til, hvorfor de mener, at dette projekt blev drømt om.

Hvis det er relevant, skal du altid prøve at kanalisere kundens stemme i dette afsnit. Samarbejd med kunden for at finde eksempler fra den virkelige verden på forbrugere, der nævner smertepunkter, som dit projekt forsøger at løse. Deres meninger bør forme, hvordan dit team griber projektet an.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the forbi of the project, now it’s time to look at the fremtiden.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Spørg dine kickoff-mødedeltagere ‘what will success look like?’ Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshed?

No matter the goal, it should always be…

opnåelige – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you faktisk har en chance for at opnå.
Målbar – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
Tidsindstillet – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the hovedfakturering på kickoff-mødedagsordenen og skulle have mest opmærksomhed.

Tjek denne infografik om, hvad du skal medtage i din arbejdserklæring:

Infografik, der forklarer de 6 mini-trin, der er involveret i at annoncere en erklæring om arbejde på et projekt kickoff-møde.

Husk, at erklæringen om arbejde ikke handler så meget om diskussion som resten af projektets kickoff-møde-dagsorden. Dette er virkelig tiden til, at et projekt blot fører til læg handlingsplanen til det kommende projekt, gem derefter diskussionen til næste punkt på mødet.

Ligesom resten af dit kickoff-møde er din erklæring om arbejde super variabel. Det specifikke ved din erklæring om arbejde vil altid afhænge af projektets kompleksitet, teamets størrelse, de involverede dele osv.

Vil du vide mere? 💡 Tjek dette omfattende artikel om udarbejdelse af en erklæring om arbejde.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it direkte efter din arbejdserklæring.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

Det er organiseret – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
Det er modereret – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
Det er anonym – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Som vi sagde før handler et projekt kickoff-møde om at være så åben og ærlig som muligt. Det er hvordan du bygger en følelse af tillid med din klient fra start.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get alle involveret i den potentielle problemdiskussion.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about hvad, hvornår, hvem og hvordan disse indtjekninger vil ske.

Check-in er en ret fin balance mellem gennemsigtighed og indsats. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be åben og gennemsigtig.

Sørg for at få disse spørgsmål besvaret inden mødets afslutning:

Hvad? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
Hvornår? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
Hvem? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
Hvordan? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a levende afstemning for at nedbringe mulighederne for at etablere den bedst mulige indtjekningsformel.

Vil du vide mere? 💡 Tjek nogle bedste praksis for at tjekke ind hos dine kunder.

Undersøg effektivt med AhaSlides

Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon

Med dit ekspertplanlagte kickoff-møde, der bare venter på at sprænge nogle sind i bestyrelseslokalet, kan det sidste touch være lidt af interaktion at bringe det hele sammen.

Vidste du det kun 29% af virksomhederne føler sig forbundet med deres kunder (Gallup)? Disengagement er en epidemi på B2B-niveau, og det kan få kickoff-møder til at føles som en flad, uinspirerende proces gennem formaliteterne.

Det kan virkelig være at engagere dine kunder og teams gennem interaktive slides øge deltagelsen og øg opmærksomhedsspændene.

AhaSlides har en arsenal af værktøjer herunder live afstemninger, Q&A og brainstorming dias, og endda live quizzer og spil til at tænde dit projekt på den rigtige måde.

Klik nedenfor for at få fat i en gratis skabelon uden download til dit kickoff-møde. Skift alt, hvad du vil, og præsenter det uden omkostninger!

Grib skabelonen

Klik nedenfor for at oprette en gratis AhaSlides-konto og begynde at skabe dine egne engagerende møder gennem interaktivitet!

Opret din egen

tags: Forretningsmøde