Flyer til kickoff-møde for negleprojekt i 8 trin (+gratis skabelon!)

Selv de mest disciplinerede virksomheder kan nogle gange føle, at deres projekter går på afveje. Problemet er oftest forberedelse . Løsningen? Et velstruktureret og fuldt interaktivt projektopstartsmøde!

Mere end blot pomp og pragt, et veludført kickoff-møde kan virkelig få noget smukt i gang. Her er 8 trin til at afholde et projektkickoff-møde, der skaber begejstring og får alle på samme bølgelængde.

Opstartstid!

Hvad er et projektstartmøde?
Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?
8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde
Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon

Mødetips at huske

Du skal have en dagsorden for et kickoff-møde på forhånd. Det er meget vigtigt at sende en tidlig e-mail til kickoff-projektet! Så lad os se på et par eksempler på dagsordener til kickoff-møder!

Opstartssessionen bør være kort og præcis, med masser af spil og aktiviteter, da det er her, AhaSlides er meget praktisk! Se flere tips hos os nedenfor:

Alternativ tekst

Kickstart samtalen.

Få værdifuld input fra dit team og dine kunder under projektets kickoff-møde. Brug live-afstemninger, spørgsmål og svar og værktøjer til idéudveksling med denne gratis skabelon!

🚀 Se skabelonen

Hvad er et projektstartmøde?

Som der står på dåsen, er et projektkickoff-møde et møde, hvor du kickstarter dit projekt.

Normalt er et projekt kickoff møde det første møde mellem den klient, der har bestilt et projekt, og den virksomhed, der vil bringe det ud i livet. Begge sider vil sætte sig ned sammen og diskutere grundlaget for projektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé og helt frem til virkeliggørelse.

Generelt set er der to typer af kickoff-møder, man skal være opmærksom på:

Ekstern projektopstart – Et udviklingsteam sidder sammen med nogen fra uden for virksomheden, ligesom en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbejdsprojekt.
Intern PKM – Et hold fra inden for virksomheden sætter sig sammen og diskuterer planen for et nyt internt projekt.

Selvom begge disse typer kan have forskellige resultater, er proceduren stort set den samme. Der er i bund og grund ingen del af en ekstern projektstart, der ikke er en del af en intern projektstart – den eneste forskel vil være, hvem du holder den for.

Mere engagement i dine forsamlinger

Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?

Formålet med Kickoff-møder bør være tydeligt og tydeligt! Det kan virke simpelt nok at kickstarte et projekt blot ved at tildele en masse opgaver til de rigtige personer, især i dagens Kanban-tavle-besatte arbejdsplads. Dette kan dog føre til, at teams konstant farer vild.

Husk, bare fordi I er på samme side, betyder det ikke, at I er på samme bølgelængde.

Kernen i et projektopstartsmøde er en ærlig og åben dialog mellem en klient og et team. Det er ikke en række meddelelser om, hvordan projektet skal fungere, men en samtale om planer, forventninger og mål, der er nået frem til gennem uhæmmet debat.

Her er nogle af fordelene ved at afholde et projekt kickoff-møde:

Det får alle forberedt - "Giv mig seks timer til at fælde et træ, og jeg vil bruge de første fire på at slibe øksen." Hvis Abraham Lincoln levede i dag, kan du være sikker på, at han ville bruge de første 4 ud af 6 projekttimer på et projektopstartsmøde. Det skyldes, at disse møder indeholder alle de nødvendige skridt til at få ethvert projekt ud på højre fod.
Det involverer alle nøgleaktører – Kickoff-møder kan ikke startes, medmindre alle er til stede: ledere, teamledere, kunder og alle andre med en interesse i projektet. Det er så nemt at miste overblikket over, hvem der har ansvaret for hvad, uden den klarhed, der er på et kickoff-møde, hvor man kan finde ud af det hele.
Det er åben og samarbejdsvillig – Som sagt er projektstartmøder debatter. De bedste engagerer alle deltagere og bringe de bedste ideer ud af alle.

Mere engagement i dine forsamlinger

8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde

Så hvad er der præcist inkluderet i dagsordenen for et projektstartmøde? Vi har indsnævret det til de 8 trin nedenfor, men du skal altid huske, at der ikke er nogen fast menu for denne type møde.

Brug disse 8 trin som en vejledning, men glem aldrig, at den endelige dagsorden ligger hos dig!

Trin #1 – Introduktioner og isbrydere

Naturligvis er den eneste måde at starte et kickoff-møde på ved at gøre deltagerne fortrolige med hinanden. Uanset længden eller omfanget af dit projekt, skal kunder og teammedlemmer være på fornavn med hinanden, før de kan arbejde effektivt sammen.

Selvom en simpel introduktion som en "gå rundt om bordet" er nok til at gøre folk bekendt med navne, kan en isbryder tilføje et ekstra lag af personlighed og lette stemningen inden projektets kickoff.

Prøv denne: Dreje hjulet 🎡

Læg nogle enkle introduktionsemner på et spinnerhjul , og få derefter hvert teammedlem til at dreje det og besvare det emne, hjulet lander på. Sjove spørgsmål er velkomne, men sørg for at holde det mere eller mindre professionelt!

Et spinderhjul, der skal bruges som isbryder.

Vil du have mere af den slags? 💡 Vi har 10 isbrydere til ethvert møde lige her.

Trin #2 – Projektbaggrund

Med formaliteterne og festlighederne overstået, er det tid til at komme i gang med den iskolde start. For at kunne starte mødet med succes, bør du have en klar dagsorden for kick-off-mødet!

Som alle gode historier gør, er det bedst at starte fra begyndelsen. Lav en oversigt over al korrespondance mellem dig og dine kunder, så alle involverede i projektet er fuldt ud opdateret på, hvad der er sket indtil videre.

Dette kan være skærmbilleder af e-mails, tekster, referater fra tidligere møder eller andre ressourcer, der tilføjer enhver form for kontekst for din virksomhed og din klient. Gør det nemt for alle at visualisere ved at lave en tidslinje.

Trin #3 – Projektefterspørgsel

Ud over baggrunden for korrespondancen, bør du dykke dybt ned i detaljerne om, hvorfor dette projekt overhovedet bliver skudt i gang.

Dette er et afgørende skridt, da det giver et klart overblik over de smertepunkter, som projektet søger at løse, hvilket er noget, som både hold og klienter altid skal være i spidsen for deres sind.

protip 👊

Faser som denne er modne til diskussion. Bed dine kunder og dit team om at fremlægge deres idéer til, hvorfor de mener, at dette projekt blev udtænkt.

Hvis det er relevant, bør du altid forsøge at kanalisere kundens stemme i denne sektion. Samarbejd med klienten for at finde eksempler fra den virkelige verden på forbrugere, der nævner smertepunkter, som dit projekt forsøger at afhjælpe. Deres meninger bør forme, hvordan dit team griber projektet an.

Trin #4 – Projektmål

Så du har set på projektets fortid , nu er det tid til at se på fremtiden.

At have direkte mål og en klar definition af succes for dit projekt vil virkelig hjælpe dit team med at arbejde hen imod det. Ikke nok med det, det vil vise din klient, at du tager arbejdet seriøst og har tilsvarende stor interesse i, hvordan det går.

Spørg deltagerne i dit kickoff-møde : "Hvordan vil succes se ud?" Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshed?

Uanset målet, skal det altid være…

opnåelige – Overanstreng jer ikke. Kend jeres grænser og sæt et mål, I kan faktisk har en chance for at opnå.
Målbar – Underbyg dit mål med data. Sigt mod et specifikt tal, og følg dine fremskridt i retning af det.
Tidsindstillet – Giv dig selv en slutdato. Gør alt, hvad du kan, for at nå dine mål inden den deadline.

Trin #5 – Arbejdsbeskrivelsen

En arbejdsbeskrivelse (SoW) er et dybdegående dyk ned i projektets detaljer og hvordan det skal udføres, når man sætter "kickoff-mødets" kernepunkt. Det er den vigtigste dagsorden på kickoff-mødet og bør tiltrække sig det meste af din opmærksomhed.

Tjek denne infografik om, hvad du skal medtage i din arbejdserklæring:

Infografik, der forklarer de 6 mini-trin, der er involveret i at annoncere en erklæring om arbejde på et projekt kickoff-møde.

Husk, at arbejdsbeskrivelsen ikke handler så meget om diskussion som resten af dagsordenen for projektets kickoff-møde. Dette er i virkeligheden tidspunktet for en projektleder til blot at lægge handlingsplanen for det kommende projekt og derefter gemme diskussionen til næste punkt på mødet.

Ligesom resten af dit kickoff-møde er din arbejdsbeskrivelse meget variabel . Detaljerne i din arbejdsbeskrivelse vil altid afhænge af projektets kompleksitet, teamets størrelse, de involverede dele osv.

Vil du vide mere? 💡 Se denne omfattende artikel om at udarbejde en arbejdsbeskrivelse.

Trin #6 – Spørgsmål og svar-sektion

Selvom du måske føler dig tvunget til at vente med din spørgerunde til slutningen, vil vi faktisk anbefale at holde den direkte efter din opgavebeskrivelse.

Et så intenst segment vil helt sikkert give anledning til spørgsmål fra både din klient og dit team. Da størstedelen af mødet er så frisk i alles erindring, er det bedst at smede, mens jernet er varmt.

Brug af interaktiv præsentationssoftware til at afholde dine spørgsmål og svar kan hjælpe med at holde alt kørende problemfrit, især hvis dit projektstartmøde har et højt fremmødetal ...

Det er organiseret – Spørgsmålene er arrangeret efter popularitet (gennem opvoter) eller efter tid og kan markeres som 'besvaret' eller fastgøres øverst.
Det er modereret – Spørgsmål kan godkendes og afvises, før de vises på skærmen.
Det er anonym – Spørgsmål kan indsendes anonymt, hvilket betyder, at alle har en stemme.

Trin #7 – Potentielle problemer

Som vi sagde før, handler et projektopstartsmøde om at være så åben og ærlig som muligt. Det er sådan, du opbygger tillid til din klient fra starten.

Med det for øje er det bedst at diskutere de potentielle problemer, som projektet kan støde på undervejs. Ingen beder dig om at forudsige fremtiden her, blot for at lave en foreløbig liste over barrierer, du kan støde på.

Da du, dit team og din klient griber dette projekt an med forskellige interesser, er det ideelt at involvere alle i diskussionen af det potentielle problem.

Trin #8 – Indtjekning

Regelmæssig kontakt med din klient er en anden måde at styrke tilliden mellem begge parter. På dit projektopstartsmøde har du et par spørgsmål at besvare om hvad, hvornår, hvem og hvordan disse kontakter vil finde sted.

Indtjekning er en fin balancegang mellem gennemsigtighed og indsats . Selvom det er rart at være så åben og transparent som muligt, skal du håndtere dette inden for rammerne af, hvor tilgængelig du rent faktisk vil være for at være åben og transparent.

Sørg for at få disse spørgsmål besvaret inden mødets afslutning:

Hvad? – Præcis i hvilke detaljer har klienten brug for opdateringer? Har de brug for at vide om hver eneste lille detalje i fremskridtet, eller er det kun de store godkendelser, der betyder noget?
Hvornår? – Hvor ofte skal dit team opdatere din klient? Skal de fortælle om, hvad de har lavet hver dag, eller bare opsummere, hvad de har klaret i slutningen af ugen?
Hvem? – Hvilket teammedlem vil være den, der skal være kontaktperson for klienten? Vil der være et medlem fra hvert team i hver fase, eller kun én enkelt korrespondent gennem hele projektet?
Hvordan? – Hvordan skal klienten og korrespondenten holde kontakten? Almindeligt videoopkald, e-mail eller et løbende opdateret live-dokument?

Som det er tilfældet med de fleste punkter på dagsordenen for et projektopstartsmøde, er det bedst at diskutere dem offentligt. For et stort team og en stor gruppe af kunder kan det være nemmere at lave en live-afstemning for at udvælge mulighederne og fastlægge den bedst mulige afstemningsformel.

Vil du vide mere? 💡 Se nogle bedste fremgangsmåder til at tjekke ind med dine kunder.

Undersøg effektivt med AhaSlides

Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon

Med dit professionelt planlagte kickoff-møde, der bare venter på at imponere nogle i bestyrelseslokalet, kan den sidste detalje være lidt interaktion for at få det hele på plads.

Vidste du, at kun 29 % af virksomheder føler sig forbundet med deres kunder ( Gallup )? Afbrydelse af engagement er en epidemi på B2B-niveau, og det kan få kickoff-møder til at føles som en flad og uinspirerende proces gennem formaliteterne.

Det kan virkelig være at engagere dine kunder og teams gennem interaktive slides øge deltagelsen og øg opmærksomhedsspændene.

AhaSlides har en arsenal af værktøjer herunder live afstemninger, Q&A og brainstorming dias, og endda live quizzer og spil til at tænde dit projekt på den rigtige måde.

Klik nedenfor for at få fat i en gratis skabelon uden download til dit kickoff-møde. Skift alt, hvad du vil, og præsenter det uden omkostninger!

Grib skabelonen

Klik nedenfor for at oprette en gratis AhaSlides-konto og begynde at skabe dine egne engagerende møder gennem interaktivitet!

Opret din egen

tags: Forretningsmøde