8 tips til at gennemføre en gennemgang for medarbejdere effektivt i 2024

Employee reviews are a critical aspect of any organization’s human resource management. These reviews provide an opportunity for organizations to assess their employees’ performance, provide feedback, and set goals for improvement. 

Men at gennemføre en vellykket gennemgang for medarbejdere can be a challenging task. Therefore, in this blog post, we’ll explore some useful tips and examples to help you have a helpful review for employees. 

Flere arbejdstip med AhaSlides

• Evaluering af medarbejdernes præstationer
• Arbejdsmål Eksempler til evaluering
• Eksempler på præstationsevaluering
• Self appraisal examples

Indholdsfortegnelse

• Hvad er en medarbejderanmeldelse?
• Tips til effektiv gennemførelse af en gennemgang for medarbejdere
• Nøgleforsøg 

Hvad er en anmeldelse for medarbejdere?

An employee review is a process in which an employer evaluates an employee’s performance over a period of time. It is an opportunity for organizations to share feedback about their employee, set goals, and identify employees’ areas for improvement.

In addition, an employee review is critical for assisting employees in growing and developing in their roles, along with allowing employers to check that their team is meeting the organization’s goals.

Gennemgangen kan også være med til at skabe et positivt og produktivt arbejdsmiljø ved at tilskynde til åben kommunikation og en kultur med løbende forbedringer.

Tips til effektiv gennemførelse af en gennemgang for medarbejdere

Her er nogle praktiske tips til at hjælpe dig med at udføre en effektiv gennemgang for medarbejderen:

1/ Define clear objectives and expectations – Review For Employee

Ved at sætte klare mål og forventninger kan du og medarbejderen fokusere på, hvad gennemgangen sigter mod at opnå. Dette kan være med til at sikre, at anmeldelsen er til gavn for begge sider. 

Her er nogle trin til, hvordan du opstiller klare mål for anmeldelsen:

Definer formålet med anmeldelsen

You need to start by answering the question “What is the purpose of this review?”. Is it to evaluate employee performance over a specific period (3 months, 6 months, year-end), to identify areas for improvement, or to set goals for the future? Or all of the above? Communicate with employees so they can understand what the review is for.

Skitser specifikke mål

Once you’ve defined the purpose of the review, outline the specific goals you want to achieve. These goals should be aligned with the goals of the organization and SMART (specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound).

For eksempel: an employee’s performance review will have purpose and specific objectives like: 

Purpose: To evaluate the employee’s performance over the past six months and identify areas for improvement.

Specifikke mål:

• Review the employee’s performance over the past six months, including sales targets, customer satisfaction ratings, etc.
• Identificer områder, hvor medarbejderen har udmærket sig, og områder, hvor de kan have brug for yderligere støtte.
• Giv konstruktiv feedback på forbedringsområder og samarbejd med medarbejderen for at sætte handlingsrettede mål for de næste 6 måneder.

2/ Prepare in advance – Review For Employee

Once you have determined the objective of the employee review, you need to prepare information and data to have a comprehensive picture of the employee’s performance.

• Gennemgå medarbejder jobbeskrivelser: Gennemgå medarbejderjobbeskrivelser for at sikre, at din evaluering stemmer overens med deres ansvar og mål.

• Dataindsamling: Indsaml alle relevante medarbejderdata, såsom produktivitetsmålinger, månedlige rapporter, tidsregistreringer og kundefeedback. Disse oplysninger vil hjælpe dig med at identificere medarbejdernes styrker og svagheder, der skal forbedres.

• Gennemgå tidligere anmeldelser: View previous employee reviews to determine where they’ve improved and where issues are recurring.

• Få feedback fra andre: Talk to your employees’ colleagues, subordinates, or customers to gain insight into their performance.

• Sæt dagsorden: Opret en dagsorden for gennemgangen, skitser de nøgleområder, du vil diskutere, og send den til medarbejderen, så de kan forberede sig.

• Aftal tid og sted: Sørg for at planlægge nok tid til at dække alt, hvad der skal diskuteres. Og gennemgangen skal foregå på et behageligt og roligt sted, fri for forstyrrelser eller afbrydelser.

3/ Provide specific examples – Review For Employee

By providing specific examples and specific information during the review, you can help employees understand exactly what they’re doing well and what they need to improve on. You can respond as follows:

Brug specifikke eksempler

I stedet for at generalisere kan du bruge specifikke eksempler til at illustrere medarbejdersucceser og forbedringsområder. 

• For example, if you want to highlight an employee’s excellent communication skills, give specific examples of how they communicated effectively while speaking to customers, or collaborating with colleagues in other departments. 

Brug specifikke data

Når det er muligt, skal du bruge data til at understøtte din feedback. 

• For example, if you’re discussing with an employee about his sales record, you could provide specific numbers to compare. Such as their sales record is higher than the previous month, or the number of new customers they brought in, or their conversion rate.

Undgå tvetydigt sprog

Undgå at bruge tvetydigt sprog, når du giver feedback. 

• Instead of saying, “You need to be more productive,” give specific examples of where employees could be more productive and how they could improve, such as “You should use a time management tool to avoid missing deadlines”

4/ Provide constructive feedback – Review For Employee

Ved at give konstruktiv feedback kan du hjælpe medarbejderne til at vokse og udvikle sig i deres roller. Dette er en guide til at give konstruktiv feedback:

• Fokuser på adfærd, ikke personen: Remember that focusing on your employees’ behaviors and actions, rather than their personality or personality, helps keep your feedback constructive and avoids any conflicts, personal attacks, or criticism.

• Brug en støttende og respektfuld tone: At føle sig støttet og respekteret vil hjælpe med at opretholde et positivt arbejdsforhold mellem dig og dine medarbejdere. Derudover sikrer det, at medarbejderne føler sig godt tilpas og motiverede til at forbedre sig.

• Giv specifik feedback: Som nævnt ovenfor, vær specifik, når du giver feedback, og giv eksempler for at illustrere din pointe.

• Angiv handlingsrettede trin: Angiv handlingsrettede trin til forbedring, så medarbejderne ved, hvilke specifikke trin de skal tage for at forbedre deres præstationer.

• Slut med en positiv tone: End the feedback on a positive note, highlighting the employee’s strengths and potential for improvement. It helps employees maintain motivation and a positive attitude toward change.

5/ Develop an action plan – Review For Employee

Efter at have identificeret områder for forbedring eller sat nye mål, skal du og medarbejderen blive enige om en handlingsplan for dem. En handlingsplan skal have følgende oplysninger:

• Identificer specifikke handlinger: Nedbryd målene i specifikke handlinger, som medarbejderen kan tage for at nå dem. Disse handlinger er med til at give klarhed og fokus, hvilket gør det lettere for medarbejderen at arbejde hen imod deres mål.

• Sæt tidslinjer: Bestem specifikke tidslinjer for hver handling, hvilket er med til at skabe hastende karakter og sikrer, at der gøres fremskridt mod målene.

• Identificer de nødvendige ressourcer: Bestem, hvilke ressourcer medarbejderen skal bruge for at nå deres mål. Dette kan omfatte træning, mentorskab eller yderligere støtte fra kolleger eller ledere.

• Overvåg fremskridt: Overvåg fremskridt regelmæssigt for at sikre, at handlingsplanen fungerer, og der kan foretages justeringer, hvis det er nødvendigt.

Denne plan kan integreres med deres personlig udviklingsplan i nogle faser med fokus på udvikling på arbejdspladsen.

6/ Recognize achievements – Review For Employee

Anerkendelse af medarbejdernes resultater er en væsentlig del af at gennemføre en effektiv gennemgangsproces. Dette kan opbygge moralen og motivere medarbejderne til at fortsætte med at præstere på et højt niveau. Nogle tips til at anerkende medarbejdernes præstationer er som følger:

• Vær specifik: Når du anerkender medarbejdernes resultater, skal du være specifik omkring, hvad de gjorde godt, og hvorfor det er vigtigt. Medarbejdere kan føle sig værdsat og værdsat for deres bidrag.
• Afstem resultater med mål: Når du anerkender præstationer, skal du afstemme dem med de mål, der er sat for medarbejderen. Dette hjælper medarbejderne til at se, at deres indsats gør en håndgribelig forskel for at opnå de ønskede resultater.
• Fejr succes: At fejre medarbejdersucceser under gennemgangsprocessen kan ske gennem mundtlig anerkendelse, skriftlige belønninger eller andre former for præmier og opmuntring.
• Vær oprigtig: Når du anerkender medarbejdernes resultater, skal du være oprigtig i din ros og påskønnelse. 

7/ Encourage open communication – Review For Employee

Det er vigtigt at tilskynde til åben kommunikation under gennemgangen for at sikre, at medarbejderne føler sig hørt og værdsat. Her er nogle trin til, hvordan man tilskynder til åben kommunikation:

• Skab et sikkert og behageligt rum: Skab et sikkert og behageligt miljø, hvor medarbejderen kan udtrykke deres feedback og stille spørgsmål. Dette er med til at opbygge tillid og tilskynder til åben kommunikation.

• Lyt aktivt: Lyt aktivt til, hvad medarbejderen siger, uden at afbryde eller dømme dem. De vil føle sig hørt og værdsat og opmuntret til at udtrykke deres tanker og følelser åbent.

• Stil åbne spørgsmål: Ask open-ended questions can help the employee provide more detailed feedback. It’s a chance to facilitate a more meaningful conversation and encourages the employee to be more honest in the review.

8/ Follow-Up – Review For Employee

Ved at følge op løbende efter gennemgangen kan du sikre, at medarbejderen gør fremskridt mod deres mål, og at eventuelle problemer bliver løst til tiden. 

Desuden er løbende opfølgning efter gennemgangen med til at skabe en kultur for ansvarlighed og løbende forbedringer på arbejdspladsen.

Nøgleforsøg 

Gennemførelse af en gennemgang for medarbejderen er en væsentlig del af at opretholde og udvikle en sund og produktiv arbejdsstyrke. Ved at følge de tips, vi har diskuteret i denne artikel, kan du sikre, at din anmeldelsesproces er effektiv, retfærdig og gavnlig for både medarbejderen og organisationen.

And don’t forget to inspire and motivate your employees every day with færdiglavede skabeloner fra AhaSlides. At designe træningsprogrammer, mødedagsordener, kick-off projektmøder, medarbejderundersøgelser og MERE har aldrig været så spændende. Værd at prøve!

*Ref: Josh Bersin