8 tips til at gennemføre en gennemgang for medarbejdere effektivt i 2024

Medarbejdersamtaler er et kritisk aspekt af enhver organisations HR-styring. Disse evalueringer giver organisationer mulighed for at vurdere deres medarbejderes præstationer, give feedback og sætte mål for forbedring. 

Men at gennemføre en vellykket gennemgang for medarbejdere kan være en udfordrende opgave. Derfor vil vi i dette blogindlæg udforske nogle nyttige tips og eksempler, der kan hjælpe dig med at lave en nyttig evaluering til medarbejdere. 

Flere arbejdstip med AhaSlides

• Evaluering af medarbejdernes præstationer
• Arbejdsmål Eksempler til evaluering
• Eksempler på præstationsevaluering
• Eksempler på selvevaluering

Indholdsfortegnelse

• Hvad er en medarbejderanmeldelse?
• Tips til effektiv gennemførelse af en gennemgang for medarbejdere
• Nøgleforsøg 

Hvad er en anmeldelse for medarbejdere?

En medarbejderevaluering er en proces, hvor en arbejdsgiver evaluerer en medarbejders præstation over en periode. Det er en mulighed for organisationer at dele feedback om deres medarbejder, sætte mål og identificere medarbejdernes forbedringsområder.

Derudover er en medarbejderevaluering afgørende for at hjælpe medarbejdere med at vokse og udvikle sig i deres roller, samtidig med at den giver arbejdsgivere mulighed for at kontrollere, om deres team opfylder organisationens mål.

Gennemgangen kan også være med til at skabe et positivt og produktivt arbejdsmiljø ved at tilskynde til åben kommunikation og en kultur med løbende forbedringer.

Tips til effektiv gennemførelse af en gennemgang for medarbejdere

Her er nogle praktiske tips til at hjælpe dig med at udføre en effektiv gennemgang for medarbejderen:

1/ Definer klare mål og forventninger – Gennemgang for medarbejderen

Ved at sætte klare mål og forventninger kan du og medarbejderen fokusere på, hvad gennemgangen sigter mod at opnå. Dette kan være med til at sikre, at anmeldelsen er til gavn for begge sider. 

Her er nogle trin til, hvordan du opstiller klare mål for anmeldelsen:

Definer formålet med anmeldelsen

Du skal starte med at besvare spørgsmålet "Hvad er formålet med denne evaluering?". Er det at evaluere medarbejdernes præstationer over en bestemt periode (3 måneder, 6 måneder, årets udgang), at identificere områder til forbedring eller at sætte mål for fremtiden? Eller alt det ovenstående? Kommuniker med medarbejderne, så de kan forstå, hvad evalueringen går ud på.

Skitser specifikke mål

Når du har defineret formålet med evalueringen, skal du skitsere de specifikke mål, du ønsker at opnå. Disse mål bør være i overensstemmelse med organisationens mål og SMART (specifik, målbar, opnåelig, relevant og tidsbestemt).

For eksempel: En medarbejders præstationsvurdering vil have et formål og specifikke mål som: 

Formål: At evaluere medarbejderens præstation i løbet af de seneste seks måneder og identificere områder, der kan forbedres.

Specifikke mål:

• Gennemgå medarbejderens præstation i løbet af de seneste seks måneder, herunder salgsmål, kundetilfredshedsvurderinger osv.
• Identificer områder, hvor medarbejderen har udmærket sig, og områder, hvor de kan have brug for yderligere støtte.
• Giv konstruktiv feedback på forbedringsområder og samarbejd med medarbejderen for at sætte handlingsrettede mål for de næste 6 måneder.

2/ Forbered dig på forhånd – Gennemgå for medarbejderen

Når du har fastlagt målet med medarbejderevalueringen, skal du forberede information og data for at få et omfattende billede af medarbejderens præstation.

• Gennemgå medarbejder jobbeskrivelser: Gennemgå medarbejderjobbeskrivelser for at sikre, at din evaluering stemmer overens med deres ansvar og mål.

• Dataindsamling: Indsaml alle relevante medarbejderdata, såsom produktivitetsmålinger, månedlige rapporter, tidsregistreringer og kundefeedback. Disse oplysninger vil hjælpe dig med at identificere medarbejdernes styrker og svagheder, der skal forbedres.

• Gennemgå tidligere anmeldelser: Se tidligere medarbejderanmeldelser for at finde ud af, hvor de har forbedret sig, og hvor problemerne er tilbagevendende.

• Få feedback fra andre: Tal med dine medarbejderes kolleger, underordnede eller kunder for at få indsigt i deres præstation.

• Sæt dagsorden: Opret en dagsorden for gennemgangen, skitser de nøgleområder, du vil diskutere, og send den til medarbejderen, så de kan forberede sig.

• Aftal tid og sted: Sørg for at planlægge nok tid til at dække alt, hvad der skal diskuteres. Og gennemgangen skal foregå på et behageligt og roligt sted, fri for forstyrrelser eller afbrydelser.

3/ Giv specifikke eksempler – Gennemgang for medarbejderen

Ved at give specifikke eksempler og specifik information under evalueringen kan du hjælpe medarbejderne med at forstå præcis, hvad de gør godt, og hvad de skal forbedre. Du kan svare som følger:

Brug specifikke eksempler

I stedet for at generalisere kan du bruge specifikke eksempler til at illustrere medarbejdersucceser og forbedringsområder. 

• Hvis du for eksempel vil fremhæve en medarbejders fremragende kommunikationsevner, så giv specifikke eksempler på, hvordan de kommunikerede effektivt, mens de talte med kunder eller samarbejdede med kolleger i andre afdelinger. 

Brug specifikke data

Når det er muligt, skal du bruge data til at understøtte din feedback. 

• Hvis du for eksempel taler med en medarbejder om hans salgshistorik, kan du angive specifikke tal at sammenligne. F.eks. om hans salgshistorik er højere end den foregående måned, antallet af nye kunder, han har bragt ind, eller hans konverteringsrate.

Undgå tvetydigt sprog

Undgå at bruge tvetydigt sprog, når du giver feedback. 

• I stedet for at sige: "Du skal være mere produktiv", så giv specifikke eksempler på, hvor medarbejdere kan være mere produktive, og hvordan de kan forbedre sig, f.eks. "Du bør bruge et tidsstyringsværktøj for at undgå at misse deadlines".

4/ Giv konstruktiv feedback – Evaluering til medarbejderen

Ved at give konstruktiv feedback kan du hjælpe medarbejderne til at vokse og udvikle sig i deres roller. Dette er en guide til at give konstruktiv feedback:

• Fokuser på adfærd, ikke personenHusk, at det at fokusere på dine medarbejderes adfærd og handlinger, snarere end deres personlighed eller personlighed, hjælper med at holde din feedback konstruktiv og undgår konflikter, personlige angreb eller kritik.

• Brug en støttende og respektfuld tone: At føle sig støttet og respekteret vil hjælpe med at opretholde et positivt arbejdsforhold mellem dig og dine medarbejdere. Derudover sikrer det, at medarbejderne føler sig godt tilpas og motiverede til at forbedre sig.

• Giv specifik feedback: Som nævnt ovenfor, vær specifik, når du giver feedback, og giv eksempler for at illustrere din pointe.

• Angiv handlingsrettede trin: Angiv handlingsrettede trin til forbedring, så medarbejderne ved, hvilke specifikke trin de skal tage for at forbedre deres præstationer.

• Slut med en positiv toneAfslut feedbacken på en positiv måde, hvor du fremhæver medarbejderens styrker og potentiale for forbedring. Det hjælper medarbejderne med at bevare motivationen og en positiv holdning til forandring.

5/ Udvikl en handlingsplan – Gennemgang for medarbejderen

Efter at have identificeret områder for forbedring eller sat nye mål, skal du og medarbejderen blive enige om en handlingsplan for dem. En handlingsplan skal have følgende oplysninger:

• Identificer specifikke handlinger: Nedbryd målene i specifikke handlinger, som medarbejderen kan tage for at nå dem. Disse handlinger er med til at give klarhed og fokus, hvilket gør det lettere for medarbejderen at arbejde hen imod deres mål.

• Sæt tidslinjer: Bestem specifikke tidslinjer for hver handling, hvilket er med til at skabe hastende karakter og sikrer, at der gøres fremskridt mod målene.

• Identificer de nødvendige ressourcer: Bestem, hvilke ressourcer medarbejderen skal bruge for at nå deres mål. Dette kan omfatte træning, mentorskab eller yderligere støtte fra kolleger eller ledere.

• Overvåg fremskridt: Overvåg fremskridt regelmæssigt for at sikre, at handlingsplanen fungerer, og der kan foretages justeringer, hvis det er nødvendigt.

Denne plan kan integreres med deres personlig udviklingsplan i nogle faser med fokus på udvikling på arbejdspladsen.

6/ Anerkend præstationer – Evaluering til medarbejderen

Anerkendelse af medarbejdernes resultater er en væsentlig del af at gennemføre en effektiv gennemgangsproces. Dette kan opbygge moralen og motivere medarbejderne til at fortsætte med at præstere på et højt niveau. Nogle tips til at anerkende medarbejdernes præstationer er som følger:

• Vær specifik: Når du anerkender medarbejdernes resultater, skal du være specifik omkring, hvad de gjorde godt, og hvorfor det er vigtigt. Medarbejdere kan føle sig værdsat og værdsat for deres bidrag.
• Afstem resultater med mål: Når du anerkender præstationer, skal du afstemme dem med de mål, der er sat for medarbejderen. Dette hjælper medarbejderne til at se, at deres indsats gør en håndgribelig forskel for at opnå de ønskede resultater.
• Fejr succes: At fejre medarbejdersucceser under gennemgangsprocessen kan ske gennem mundtlig anerkendelse, skriftlige belønninger eller andre former for præmier og opmuntring.
• Vær oprigtig: Når du anerkender medarbejdernes resultater, skal du være oprigtig i din ros og påskønnelse. 

7/ Opmuntr til åben kommunikation – Gennemgang for medarbejderen

Det er vigtigt at tilskynde til åben kommunikation under gennemgangen for at sikre, at medarbejderne føler sig hørt og værdsat. Her er nogle trin til, hvordan man tilskynder til åben kommunikation:

• Skab et sikkert og behageligt rum: Skab et sikkert og behageligt miljø, hvor medarbejderen kan udtrykke deres feedback og stille spørgsmål. Dette er med til at opbygge tillid og tilskynder til åben kommunikation.

• Lyt aktivt: Lyt aktivt til, hvad medarbejderen siger, uden at afbryde eller dømme dem. De vil føle sig hørt og værdsat og opmuntret til at udtrykke deres tanker og følelser åbent.

• Stil åbne spørgsmålÅbne spørgsmål kan hjælpe medarbejderen med at give mere detaljeret feedback. Det er en mulighed for at fremme en mere meningsfuld samtale og opfordrer medarbejderen til at være mere ærlig i anmeldelsen.

8/ Opfølgning – Evaluering for medarbejder

Ved at følge op løbende efter gennemgangen kan du sikre, at medarbejderen gør fremskridt mod deres mål, og at eventuelle problemer bliver løst til tiden. 

Desuden er løbende opfølgning efter gennemgangen med til at skabe en kultur for ansvarlighed og løbende forbedringer på arbejdspladsen.

Nøgleforsøg 

Gennemførelse af en gennemgang for medarbejderen er en væsentlig del af at opretholde og udvikle en sund og produktiv arbejdsstyrke. Ved at følge de tips, vi har diskuteret i denne artikel, kan du sikre, at din anmeldelsesproces er effektiv, retfærdig og gavnlig for både medarbejderen og organisationen.

Og glem ikke at inspirere og motivere dine medarbejdere hver dag med færdiglavede skabeloner fra AhaSlides. At designe træningsprogrammer, mødedagsordener, kick-off projektmøder, medarbejderundersøgelser og MERE har aldrig været så spændende. Værd at prøve!

*Ref: Josh Bersin