11 trin til at køre et vellykket strategisk ledelsesmøde

A strategisk ledelsesmøde er en af ​​de bedste metoder, der hjælper højtydende teams med at gennemgå og forbedre arbejdskvaliteten samt produktiviteten for at skabe de bedste resultater for virksomheden. Denne artikel giver dig alt, hvad du behøver at vide om et strategisk ledelsesmøde, og hvordan du åbner et møde effektivt. 

Indholdsfortegnelse

• #1 – What is a Strategic Management Meeting?
• #2 – The Benefits of a Strategic Management Meeting
• #3 – Who Should Attend a Strategic Management Meeting? 
• #4 – How to Run an Effective Strategic Management Meeting (SMM Plan)

Hvad er et strategisk ledelsesmøde?

Strategisk mødeledelse (SMM) er en ledelsesmodel, der fokuserer på en virksomheds overordnede strategi, som omfatter processtyring, budget, kvalitet, standarder og leverandører til evaluering af arbejdseffektivitet og forretningsresultater.

Dette møde kan finde sted hvert kvartal og kan have behov for data indsamlet fra et marketingstrategimøde, forretningsstrategimøde eller salgsstrategimøde.

Kort fortalt, the purpose of strategic meetings is to find out how to most effectively use a company’s resources to meet specific goals and objectives.

Flere arbejdstip med AhaSlides

• Møder i erhvervslivet | 10 typer og bedste praksis
• Bedste 8 tips til Hav et godt møde
• Strategisk ledelsesmøde

Fordelene ved et strategisk ledelsesmøde

Et strategisk ledelsesmøde hjælper ikke kun deltagerne med at være mere proaktive med deres arbejde fra at ankomme til tiden og forberede dokumenter og spørgsmål til at stille under strategisk planlægning, men giver også 5 fordele som følger:

Reducer omkostninger

Many organizations have switched to the strategic management meeting framework. The SMM plan helps companies now use low-cost (even free) tools and services to cross-analyze data between meetings to see what works, what doesn’t, and what can do well. 

Dette hjælper med at bruge, allokere og investere ressourcer så klogt og effektivt som muligt.

Spar tid og energi

Planlægning af effektive møder giver afdelinger eller deltagere mulighed for at forstå formålet med den strategiske diskussion, og hvad de skal forberede og bidrage med.

For eksempel hvilke dokumenter de vil medbringe, hvilke tal der skal præsenteres, og hvilke opgaver eller løsninger der skal tegnes efter mødet.

At nedbryde opgaver for at forberede mødet sparer en masse tid og kræfter ved ikke at tumle eller blive en kritik af hvis skyld, men at glemme formålet med mødet.

Øg forhandlingsstyrken

During the meeting, arguments or disagreements will not be avoided. However, this boosts team members’ negotiating power by having to discuss and figure out the best solution to solve problems for customers and businesses. You might be surprised to find an excellent negotiator on your team!

Administrer risici 

Ingen ønsker at deltage i et møde, der vil blive aflyst midtvejs, fordi der ikke er data eller problemløsning.

Derfor betyder et opfølgningsmøde, at alle skal planlægge, indsamle og levere data fra tidligere møder, analysere disse data og hjælpe med at omsætte denne analyse til handlingsrettede næste trin. Disse aktiviteter sørger for at styre risici bedre. Eller endda gøre mødet mere produktivt eller mere målrettet end sidst. 

Hold godt øje med budgetter og ressourcer

Gennemførelse af effektive teammøder vil være i stand til at overvåge og justere ressourcer og træffe informerede budgetbeslutninger. Strategievalueringsmøder vil hjælpe med at fremhæve afdelinger eller programmer, der muligvis har brug for yderligere finansiering for at få succes. De er også et godt sted at se, om du har brug for at øge/sænke dit budget eller din arbejdsstyrke.

Hvem skal deltage i et strategisk ledelsesmøde? 

De personer, der skal optræde til mødet, vil være de højerestående som f.eks the CEO (Managing Director, Executive Director, City Manager, etc.) and the project’s direct manager.

Nøglespillere skal have indflydelse på planlægningen, men ikke alle er bogstaveligt talt med ved bordet.

For mange mennesker i rummet kan føre til stress, kaos og forvirring. Hvis du har flere personer, der ønsker at være involveret i denne proces, skal du inkludere dem på en måde som at indsamle medarbejdernes meninger gennem undersøgelser og opkræve betaling af nogen i mødet for at sikre, at disse data kommer til bordet og betragtes som en del af processen.

Sådan afvikles et effektivt strategisk ledelsesmøde (SMM-plan) 

At sikre, at dine strategiske ledelsesmøder er engagerende og produktive starter med ordentlig planlægning. Med disse trin

Mødeforberedelse

Husk at følge disse retningslinjer for planlægning af et møde med 4 trin:

• Planlæg en tid og indsaml de nødvendige data/rapporter

Planlæg og sørg for at invitere alle ledere og nøglemedarbejdere, der skal deltage i dette møde. Sørg for, at personerne i lokalet er personer, der aktivt kan deltage i mødet.

At the same time, collect the necessary data, and reports, update status indicators, and even questions to be answered in the meeting. Make sure submissions aren’t too close to the meeting date so everyone can go through the most recent data and write an analysis on emerging trends or issues.

• Plan dagsorden skabelon

En dagsorden hjælper dig og deltagerne med at holde sig på sporet. Ideer til mødedagsorden vil sikre svar på spørgsmålene:

• Hvorfor holder vi dette møde?
• Hvad skal vi nå, når mødet er slut?
• Hvad er de næste skridt, vi bør tage?

Husk at a dagsorden for strategisk ledelsesmøde kan være som en gennemgang af mål, tiltag og initiativer, validering af strategien og fortsættelse af nuværende strategiske retning og projekter.

Her er et eksempel på dagsordenen:

1. 9.00 AM – 9.30 AM: Overview of the purpose of the meeting
2. 9.30 AM – 11.00 AM: Re-evaluate the whole process
3. 1.00 PM – 3.00 PM: Departments and Leaders Updates
4. 3.00 – 4.00 PM: Outstanding Issues
5. 4.00 PM – 5.00 PM: Solutions Given
6. 5.00 PM – 6.00 PM: Actions Plan
7. 6.00 PM – 6.30 PM: QnA Session
8. 6.30 PM – 7.00 PM: Wrap-up

• Sæt grundreglerne

Du kan sætte regler for, at alle forbereder sig inden mødet.

Hvis de for eksempel ikke kan deltage, skal de i stedet sende en assistent. 

Eller deltagere skal holde orden, respektere taleren, ikke afbryde (osv.)

• / Måned Allehåndsmøder

Som nævnt ovenfor er en strategisk ledelseskonference en stor begivenhed, der normalt afholdes hvert kvartal. Så hvis du ønsker, at dit personale skal blive fortrolig med denne praksis og være så forberedt som muligt. Du skal gennemgå mødet og organisere månedlige møder med alle hænder for at opdatere personalet med nye meddelelser, der ikke passer til e-mail, og for at sætte virksomhedens mål og spore fremskridt hen imod eksisterende.

• Afholde projekt kick-off møde

Hvis et møde med alle hænder vil hjælpe medarbejderne med at stifte bekendtskab og forberede data til strategisk ledelse så er et projekt kick-off møde det første møde mellem den bygherre, der har bestilt et projekt, og den virksomhed, der skal føre det ud i livet. Dette møde vil kun have brug for nøglespillere til at diskutere grundlaget for projektet, dets formål og dets mål.

Mødet

• Definer mødeformål og ønskede resultater

A strategic planning meeting can completely go wrong if it is held without giving everyone defined goals and demanding outputs. That’s why the first step is to define a clear, tangible goal for the meeting.

Nogle eksempler på klare mål:

• En strategi på sociale medier for at nå et yngre publikum. 
• En plan om at udvikle et nyt produkt, en ny funktion.

Du kan også indstille specifikke strategiske ledelsesmødeemner som en del af dine mål, såsom virksomhedsvækst i andet halvår.

Vær så specifik som muligt med dit mål. På den måde er det nemmere for alle at blive ved med at arbejde og træffe de rigtige beslutninger.

• Bryd isen 

Med ændringen i måden at arbejde på efter to år med pandemien skal virksomhederne altid være klar med virtuelle møder og traditionelle møder kombineret. Folk, der kommunikerer via computerskærme, mens andre sidder på kontoret, vil nogle gange få dine kolleger til at føle sig mindre begejstrede og afbrudt.

Derfor har du brug for en holdmøde med isbrydere og bindende aktiviteter i begyndelsen af ​​mødet for at varme atmosfæren op.

• Gør mødet interaktivt

At få dit team fuldt ud investeret i strategisessionen kræver, at du fremmer ægte interaktivitet. I stedet for selvstændige præsentationer kan du prøve at opdele dem i breakouts, hvor forskellige afdelinger kan brainstorme løsninger på de seneste forhindringer.

Assign each group a challenge your company is facing. Then, let their creativity run wild – whether through teambuilding-spil, hurtige afstemninger eller gennemtænkte diskussionsspørgsmål. Denne deling af perspektiver i et format med lavere tryk kan udløse uventet indsigt.

Når du mødes igen, anmod om struktureret, men åben feedback fra hvert breakout. Mind alle om, at der ikke er nogen "forkerte" ideer på dette tidspunkt. Dit mål er at forstå alle perspektiver for i sidste ende at overvinde forhindringer sammen.

• Identificer potentielle udfordringer

Hvad sker der, hvis mødet går ud over den afsatte tid? Hvad hvis ledergruppen skal være fraværende for at håndtere andre uventede problemer? Hvis alle har travlt med at give andre skylden og ikke få de ønskede resultater?

Angiv venligst alle mulige risici med løsninger for at forberede dig godt!

Overvej for eksempel at bruge en nedtællingsur til specifikke dagsordenspunkter eller præsentationer. 

• Brug onlineværktøjer 

Brug af billeder og værktøjer er et must i dag i et møde, hvis du vil formidle ideer nemt og hurtigt. Rapporter og statistikker vil også blive præsenteret visuelt og er nemme at forstå takket være disse værktøjer. Det opfordrer også folk til at give input og hjælper dig med at træffe hurtige beslutninger ved at få feedback i realtid. Du kan finde gratis værktøjer og skabelonudbydere som AhaSlide, Miro og Google Slide.

For eksempel Brug Interaktive præsentationer og værktøjer som afstemninger og undersøgelser til at generere kreative ideer og vise dem i realtid.

• Afslutning med rådhusmødeformat 

Let’s wrap up the meeting with a Q&A session in Teget Hall Mødeformat.

Participants can raise the questions they want and get instant answers from leaders. It proves that leaders are not just faceless decision-makers, but are thoughtful thinkers who not only put the company’s interests first but also think about the interests of their employees.

• Tips til at facilitere et strategisk ledelsesmøde

Ud over trinene ovenfor er her nogle små bemærkninger til at hjælpe dig med, hvordan du organiserer en strategisk planlægningssession bedre:

• Sørg for, at alle deltager i diskussionen.
• Sørg for, at alle lytter aktivt.
• Sørg for, at alle anvender deres teamwork færdigheder.
• Arbejd på at indsnævre mulighederne så lidt som muligt.
• Don’t be afraid to call for a vote to see the level of opinion and consensus.
• Vær kreativ! Strategisk planlægning er en tid til at udforske kreativitet og se reaktioner og løsninger på situationer for hele teamet.

I Sammenfatning

At afvikle et vellykket strategisk ledelsesmøde. Du skal forberede dig godt hvert trin fra mennesker, dokumenter, data og værktøjer. Angiv en dagsorden, og hold dig til den, så deltagerne ved, hvad de skal lave, og hvilke opgaver der vil blive givet. 

AhaSlide håber at give alle svarene på dine spørgsmål om, hvordan man leder en strategisk planlægningssession. Håber du nyder de tips og hjælpeteknikker, der er beskrevet i denne artikel, til at holde strategiske ledelsesmøder og gruppeaktiviteter aktive og produktive, uanset om du er offline eller online.

Ofte stillede spørgsmål