De fleste undersøgelsesdata fører ingen vegne. Teams kør undersøgelsen, sammenstil tallene, og lav derefter en præsentation af undersøgelsesresultaterne, der viser alle spørgsmål og deres procentvise fordeling. Interessenterne nikker gennem mødet, kortene arkiveres, og intet ændrer sig. Lyder det bekendt?
Problemet er sjældent dataene. Det er præsentationen. Denne guide dækker, hvordan man strukturerer, visualiserer og leverer undersøgelsesresultater, så resultaterne driver beslutninger i stedet for at fylde en arkivmappe. En rapport fra McKinsey Global Institute viste, at datadrevne organisationer er 23 gange mere tilbøjelige til at erhverve kunder og 19 gange mere tilbøjelige til at være profitable, men de fleste undersøgelsesresultater omsættes aldrig til beslutninger, fordi de præsenteres uden en klar fortælling [5].
Hvad en præsentation af undersøgelsesresultater rent faktisk skal gøre
Før du vælger en diagramtype eller skriver et titelslide, skal du være klar over, hvad præsentationen skal udføre. En præsentation af undersøgelsesresultater skal gøre tre ting:
- Fortæl publikum, hvad du fandt ud af
- Forklar hvorfor det er specifikt vigtigt for dem
- Peg på, hvad der skal ske derefter
Alt andet er pynt. Ledere sidder og laver en præsentation. medarbejderengagement Data er ikke der for at gennemgå metodologi. De vil vide, hvad tallene siger om organisationens tilstand, og hvad der bør ændres. HR-professionelle, der gennemgår resultater af træningsevalueringer, vil vide, hvilke programmer der fungerer, og hvilke der skal redesignes. Rammen er vigtig før det første slide.
Trin 1: Kend din målgruppe, før du bygger noget
De samme undersøgelsesdata skal pakkes forskelligt afhængigt af, hvem der er i rummet. En detaljeret oversigt over Likert skala Fordelinger over ti spørgsmål er passende for et team af HR-analytikere. De samme oplysninger, der præsenteres for en CFO, skal komprimeres til to eller tre hovedresultater, der er direkte knyttet til forretningsresultater.
Før du bygger dit deck eller din rapport, skal du besvare disse spørgsmål:
- Hvilken beslutning skal dette publikum træffe?
- Hvor meget kontekst har de allerede om undersøgelsen og dens mål?
- Hvor meget tid vil de have til at gennemgå eller sidde igennem præsentationen?
- Hvilket niveau af statistisk detaljering vil de finde nyttig versus overvældende?
For ledere, tag udgangspunkt i den vigtigste konklusion. For praktikere kan du lave flere lag af detaljer. For blandede rum, strukturer præsentationen, så de vigtigste konklusioner kommer først, og de understøttende data kommer senere, så interessenterne kan afslutte præsentationen efter de vigtigste konklusioner, og det analytiske team kan blive til resten.
Trin 2: Filtrer dataene, før du visualiserer dem
En undersøgelse med 30 spørgsmål genererer 30 datapunkter, men det betyder ikke, at du præsenterer alle 30. De fleste undersøgelser har tre til fem resultater, der rent faktisk er vigtige for de beslutninger, der skal træffes. Resten er i bedste fald kontekst, i værste fald støj.
Gennemgå dine resultater og spørg: hvilke fund er overraskende, betydningsfulde eller handlingsrettede? Et spørgsmål, hvor 94 % af respondenterne gav det samme svar, fortæller dig næsten intet brugbart: det kan sandsynligvis skæres væk. Et spørgsmål, hvor svarene er meget forskellige mellem afdelingerne, eller hvor tendensen har ændret sig markant siden den sidste undersøgelsescyklus, hører normalt hjemme i præsentationen.
Det er i dette filtreringstrin, at de fleste præsentanter investerer for lidt i det. At vise alt føles grundigt, men det fungerer ligesom at fremhæve hver linje i en lærebog: Når alt er markeret som vigtigt, er intet det.
Trin 3: Vælg diagramtyper, der matcher dataene
Forskellige spørgsmålsformater kræver forskellige visualiseringer. Brug af den forkerte diagramtype gør det sværere at forstå præcise data.
Enkeltvalgs- og flervalgsspørgsmål fungerer godt som vandrette søjlediagrammer. Søjlediagrammer er nemme at scanne, håndterer et hvilket som helst antal kategorier og giver dig mulighed for at sortere svar efter hyppighed, så mønstre er synlige med det samme [1]. Cirkeldiagrammer fungerer til enkeltvalgsspørgsmål med fire eller færre muligheder, hvor forholdet mellem historien og helheden er hovedpointen, men de bliver svære at læse med mere end fem udsnit.
Vurderingsskala og Likert-spørgsmål vises bedst som stablede søjlediagrammer, hvor hver søjle repræsenterer ét spørgsmål, og segmenterne viser fordelingen af svar på tværs af skalaen [2]. Dette giver dig mulighed for at sammenligne svarmønstre på tværs af flere spørgsmål i en enkelt visualisering.
Trenddata, hvor du sammenligner resultater fra denne cyklus med en tidligere, fungerer bedst som et simpelt linjediagram eller en side-om-side søjlesammenligning. Målet er at gøre ændringens retning tydelig med et hurtigt blik.
Åbne tekstsvar behøver ikke at blive præsenteret som rå citater (selvom et par velvalgte citater kan være kraftfulde). Ordskyer kan hurtigt fremhæve de mest anvendte termer, hvilket er nyttigt til at få øje på temaer i store svarsæt.
Én ensartet regel på tværs af alle diagramtyper: Mærk dataene direkte på diagrammet i stedet for at stole på forklaringer. Målgruppen bør ikke være nødt til at krydsreferere til en farvenøgle for at forstå, hvad de ser på.
Trin 4: Byg en fortælling, ikke en liste
Forskellen mellem en brugbar præsentation og en glemsom en kommer ofte ned til, om præsentanten forsøgte at fortælle en historie eller blot rapportere tallene [3].
En narrativ struktur for undersøgelsesresultater ser typisk sådan ud:
Kontekst: Hvad handlede undersøgelsen om, hvem svarede, og hvornår blev den kørt? Begræns dette til et slide eller et par sætninger. Publikum har brug for nok til at stole på dataene, ikke en komplet metoderapport.
Nøglefund: Start med det vigtigste resultat. Formuler det som en påstand, ikke et spørgsmål. "62 procent af medarbejderne siger, at de ikke har nok information om beslutninger, der påvirker deres arbejde" er en konklusion. "Hvad synes medarbejderne om intern kommunikation?" er en prompt, ikke en konklusion.
Støttende detaljer: To eller tre datapunkter, der giver dybde til overskriften. Det er her, slides med mange diagrammer fortjener deres plads.
Sammenligning eller kontekst: Hvordan kan dette sammenlignes med en tidligere undersøgelsesperiode, med en branchebenchmark eller med et andet team eller en anden afdeling? Tal er mere meningsfulde i forhold til noget.
Implikation: Hvad betyder denne opdagelse i praksis? Det er her, man forbinder dataene med de beslutninger, som målgruppen skal træffe.
Anbefaling: Hvad skal der ske nu? Selv hvis præsentatoren ikke har et endeligt svar, bør præsentationen afsluttes med klare valgmuligheder i stedet for at lade publikum selv finde ud af konsekvenserne.
Trin 5: Forbind resultaterne med forretningsmål
Undersøgelsesdata, der flyder frit fra organisatoriske prioriteter, driver sjældent handling. Hvis undersøgelsen handlede om træningseffektivitet, så forbind resultaterne med kompetencemangler, der påvirker præstation eller fastholdelse. Hvis det handlede om medarbejderengagement, så forbind resultaterne med risiko for udskiftning eller produktivitetsindikatorer.
At tilpasse dataene til resultater, som organisationen allerede er interesseret i, er ikke spin. Det er kontekst. En konstatering af, at "38 % af medarbejderne i distributionsafdelingen sjældent anvender færdigheder fra træning i deres daglige arbejde", er mere handlingsrettet, når den kombineres med omsætningsdata fra samme afdeling end når den præsenteres isoleret.
Trin 6: Beslut dig for format og levering
Måden du deler resultaterne på, bør afspejle målgruppen og hvor presserende resultaterne er [4].
En livepræsentation fungerer godt, når resultaterne er betydelige, når du forventer spørgsmål, eller når du ønsker at diskutere implikationer med gruppen i realtid. Livepræsentation giver dig mulighed for at aflæse rummet og tilpasse dig. Hvis et diagram forvirrer folk, kan du afklare det med det samme.
En skriftlig rapport eller et delt slideshow fungerer godt for målgrupper, der har brug for at absorbere dataene i deres eget tempo eller dele dem med personer, der ikke var til stede ved det oprindelige møde. Rapporter er også nyttige som referencedokument efter en livepræsentation.
For træningsevalueringer og pulsmålinger, der kører regelmæssigt, kan et dashboard, der viser løbende resultater, erstatte det periodiske sæt helt. Holdene kan tjekke tendenser uden at vente på en planlagt gennemgang.
Brug af AhaSlides til live præsentation af undersøgelsesresultater
AhaSlides er en alt-i-én platform til publikumsengagement, der dækker afstemninger, vurderingsskalaer, ordskyer, åbne spørgsmål og spørgsmål og svar i én session. For undervisere og facilitatorer, der afholder sessioner live, AhaSlides giver dig mulighed for at præsentere undersøgelsesresultater i realtid under selve sessionen. Afstemningsresultater, svar fra vurderingsskalaer og output fra ordskyer opdateres, efterhånden som deltagerne svarer, så du kan dele resultaterne med rummet, mens indholdet stadig er nyt, i stedet for at samle resultaterne i en rapport, der ankommer dage senere.
Dette er især nyttigt til evalueringer efter træning, hvor det ofte udløser en mere ærlig diskussion at se samlede selvtillidsscorer som gruppe end at læse en debrief-rapport en uge efter sessionen. Når 60 % af rummet indikerer lav selvtillid til en nøglefærdighed, og disse data vises på skærmen under den afsluttende diskussion, ændrer det, hvad der sker derefter: Underviserne kan straks afhjælpe hullet, og deltagerne kan se, at de ikke er alene om det, de fandt vanskeligt.
AhaSlides eksporterer også svar som regnearksdata til mere detaljeret analyse efter sessionens afslutning, så livepræsentationer og rapportering efter sessionen fungerer ud fra de samme data uden ekstra trin. Tænk mindre på det som en debrief-rapport og mere som en live scoreboard. Folk reagerer forskelligt, når de kan se tallene i realtid.
Almindelige fejl for at undgå
Præsentation af hvert spørgsmål. Publikum kan ikke absorbere 25 datapunkter på et enkelt møde. Kurater nådesløst. Flyt mindre vigtige spørgsmål til et bilag, så dataene er tilgængelige, hvis de bliver spurgt, men hold hovedpræsentationen fokuseret på de tre til fem fund, der virkelig er værd at rummets opmærksomhed.
Brug af den forkerte diagramtype. Et cirkeldiagram med otte udsnit fortæller folk ingenting. En stablet søjle, der sammenligner Likert-fordelinger på tværs af fem spørgsmål, fortæller dem meget. Før du færdiggør et visuelt diagram, så spørg, om en kollega, der ikke er bekendt med undersøgelsen, kan fortolke den korrekt på under ti sekunder. Hvis ikke, så forenkl eller skift format.
Springer over "hvad så". Data uden fortolkning tvinger publikum til at drage deres egne konklusioner, hvilket ofte betyder, at de ikke drager nogen. Hver konklusion bør efterfølges af én sætning, der forklarer, hvorfor den er relevant i praksis. Hvis du ikke kan skrive den sætning, hører konklusionen muligvis ikke hjemme i præsentationen.
Begraver overskriften. At starte en 20-minutters præsentation med fem minutters metodologi, før man når til hovedresultatet, er en pålidelig måde at miste rummet på. Start med det vigtigste resultat på slide to eller tre, og giv derefter kontekst og detaljer bagefter til dem, der ønsker det.
Præsentation med det forkerte detaljeringsniveau. Et ledelsesteam har brug for en anden version af de samme data end det team, der designede undersøgelsen. Hvis du er i tvivl, så forbered en opsummerende version og hav en mere detaljeret sikkerhedskopi klar, hvis samtalen bliver dyb.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang skal en præsentation af undersøgelsesresultater være?
For de fleste ledere eller interessenter er målet 15 til 20 minutter. Det er normalt nok tid til at dække tre til fem nøgleresultater, give understøttende kontekst for hver enkelt og afslutte med anbefalinger. Hvis resultaterne er komplekse, eller publikum forventer en detaljeret gennemgang, er 30 minutter et rimeligt loft. Alt længere tid bør struktureres som en workshop eller arbejdssession, ikke en præsentation.
Hvad skal der stå i bilaget?
Medtag alt, hvad du har fjernet fra hovedpræsentationen, men som en nysgerrig interessent kunne spørge om: den fulde opdeling af spørgsmål for spørgsmål, demografiske opdelinger, ordrette åbne svar og eventuelle metodenoter. Bilaget gør hovedindholdet kortere uden at gøre de underliggende data utilgængelige.
Hvordan præsenterer man resultater, når resultaterne er utilstrækkelige?
Rapportér dataene præcist, og par dem med kontekst. Hvis engagementsscorerne faldt markant, så sig det tydeligt, inkluder eventuelle faktorer, der kan have bidraget, og kom forberedt med et forslag til svar. Målgrupper reagerer generelt bedre på ærlige resultater med en klar plan end på blødgjorte resultater, der lader det virkelige problem være unavngivet.
Kilder
[1] Alkemer. Cirkeldiagram eller søjlediagram? Præsentation af undersøgelsesresultater. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Blomstre. 5 måder til effektivt at visualisere spørgeskemasvar. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Vengage. Hvordan man præsenterer undersøgelsesresultater effektivt. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Indsigt7. De bedste metoder til at præsentere undersøgelsesdata for interessenter. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Global Institute. Analysens tidsalder: Konkurrence i en datadrevet verden. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
