Ihr Herz rast, während Sie sich die Worst-Case-Szenarien vorstellen:
❗️ Ein Redner erkrankt wenige Minuten bevor er die Bühne betritt.
❗️ Ihr Veranstaltungsort verliert am Veranstaltungstag plötzlich den Strom.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.Die Gedanken, die einem den Magen umdrehen, halten dich nachts wach.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
Eine einfache Checkliste für das Event-Risikomanagement can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
Inhaltsverzeichnis
- Übersicht
- Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Checkliste für das Event-Risikomanagement
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- Häufig gestellte Fragen
Übersicht
| Was ist ein Ereignisrisiko? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Beispiele für Ereignisrisiken? | Extreme Wetterbedingungen, Lebensmittelsicherheit, Feuer, Unruhen, Sicherheitsbedrohungen, finanzielle Risiken usw. |
Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?
Beim Event-Risikomanagement geht es darum, potenzielle Risiken oder Probleme zu identifizieren, die eine Veranstaltung gefährden könnten, und dann Prozesse und Vorsichtsmaßnahmen zu implementieren, um diese Risiken zu mindern. Dies hilft Veranstaltungsorganisatoren, Notfallpläne parat zu haben, um Störungen zu minimieren und sich schnell zu erholen, wenn Probleme auftreten. Darüber hinaus wird eine Checkliste für das Ereignisrisikomanagement verwendet, um sicherzustellen, dass jede potenzielle Bedrohung gemeistert wird.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Risiken erkennen – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a Brainstorming-Tool um die Ideen intakt zu halten.
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Checkliste für das Event-Risikomanagement
Welche allgemeinen Punkte muss eine Event-Risikomanagement-Checkliste abdecken? Lassen Sie sich von unseren Beispielen für die Checkliste für Veranstaltungsrisiken unten inspirieren.
#1 – Venue
☐ Vertrag unterzeichnet
☐ Genehmigungen und Lizenzen eingeholt
☐ Grundriss und Einrichtungsvereinbarungen bestätigt
☐ Catering und technische Anforderungen festgelegt
☐ Backup-Veranstaltungsort identifiziert und in Bereitschaft
#2 – Weather
☐ Unwetterüberwachungs- und Benachrichtigungsplan
☐ Zelt oder alternativer Unterstand bei Bedarf verfügbar
☐ Es wurden Vorkehrungen getroffen, um die Veranstaltung bei Bedarf nach drinnen zu verlegen
#3 – Technology
☐ A/V- und andere technische Geräte getestet
☐ Eingeholte Kontaktinformationen für den IT-Support
☐ Papierausdrucke der als Backup verfügbaren Materialien
☐ Notfallplan für Internet- oder Stromausfall
#4 – Medical/Safety
☐ Erste-Hilfe-Sets und AED verfügbar
☐ Notausgänge deutlich gekennzeichnet
☐ Personal, das in Notfallmaßnahmen geschult ist
☐ Sicherheits-/Polizei-Kontaktinformationen vorliegen
#5 – Speakers
☐ Biografien und Fotos erhalten
☐ Alternative Lautsprecher als Backup ausgewählt
☐ Redner-Notfallplan kommuniziert
#6 – Attendance
☐ Mindestanwesenheitsschwelle bestätigt
☐ Stornierungsbedingungen mitgeteilt
☐ Rückerstattungsplan vorhanden, falls die Veranstaltung abgesagt wird
#7 – Insurance
☐ Es besteht eine allgemeine Haftpflichtversicherung
☐ Versicherungsbescheinigung erhalten
#8 – Documentation
☐ Kopien von Verträgen, Genehmigungen und Lizenzen
☐ Kontaktinformationen für alle Anbieter und Lieferanten
☐ Veranstaltungsprogramm, Tagesordnung und/oder Reiseroute
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Den Mitarbeitern und Freiwilligen zugewiesene Rollen
☐ Es stehen Backups zur Verfügung, die bei Nichterscheinen ausgefüllt werden können
☐ Schulung zu Notfallverfahren und Notfallplänen abgeschlossen
#10 – Food and Beverage
☐ Halten Sie Backups für alle verderblichen Vorräte bereit
☐ Alternative Speisenoptionen für den Fall einer verspäteten/falschen Bestellung/Gäste mit Allergien
☐ Zusätzliche Papierprodukte, Utensilien und Serviergeschirr sind verfügbar
#11 – Waste and Recycling
☐ Mülltonnen und Recyclingbehälter verteilt
☐ Rollen zugewiesen, um während und nach der Veranstaltung Müll einzusammeln
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Mitarbeiter, der für die Bearbeitung von Teilnehmerbeschwerden zuständig ist
☐ Ein Protokoll zur Lösung von Problemen und zur Bereitstellung von Rückerstattungen/Entschädigungen bei Bedarf
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Evakuierungswege und Treffpunkte vorbereitet
☐ Stellen Sie Mitarbeiter in der Nähe der Ausgänge auf
#14 – Lost Person Protocol
☐ Personal, das für verlorene Kinder/ältere Menschen/Behinderte zuständig ist
☐ Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten von Minderjährigen eingeholt
#15 – Incident Reporting
☐ Für das Personal wurde ein Vorfallmeldeformular erstellt, um etwaige Notfälle zu dokumentieren
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Risikoidentifikation – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Risikoabschätzung– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Risikominderung – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Risikoüberwachung – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Risikoberichterstattung – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Was ist eine Checkliste im Eventmanagement?
Eine Checkliste im Eventmanagement bezieht sich auf eine Liste von Elementen oder Aufgaben, von denen Veranstalter überprüfen, dass sie im Vorfeld einer Veranstaltung vorbereitet, arrangiert oder geplant wurden.
Eine umfassende Checkliste für das Risikomanagement trägt dazu bei, dass nichts Wichtiges übersehen wird, während Sie alle Details festlegen, die für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung erforderlich sind.
Checklisten sind für das Eventmanagement nützlich, weil sie:
• Sorgen Sie für Klarheit und Struktur – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Fördern Sie eine gründliche Vorbereitung – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Kommunikation verbessern – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Unterstützen Sie die Konsistenz – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Decken Sie Lücken oder Schwächen auf – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Erleichtern Sie Übergaben – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
Mit diesen Extras in Ihrer Event-Risikomanagement-Checkliste sind Sie gut auf das Schlachtfeld vorbereitet! Vorbereitung verwandelt potenzielles Chaos in ruhiges Selbstvertrauen. Fügen Sie also jedes Element Ihrer Liste hinzu. Kreuzen Sie sie einzeln an. Beobachten Sie, wie diese Checkliste Ihre Sorgen in Macht verwandelt. Denn je mehr Sie voraussehen, desto bessere Risiken ergeben sich aus Ihrer sorgfältigen Planung und Vorbereitung.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie eine Frage? Wir haben die Antworten.
