Ihr Herz rast, während Sie sich die Worst-Case-Szenarien vorstellen:
❗️ Ein Redner erkrankt wenige Minuten bevor er die Bühne betritt.
❗️ Ihr Veranstaltungsort verliert am Veranstaltungstag plötzlich den Strom.❗️ Oder das Schlimmste: Jemand wird bei Ihrer Veranstaltung verletzt.Die Gedanken, die einem den Magen umdrehen, halten dich nachts wach.
Doch selbst die chaotischsten Ereignisse lassen sich bewältigen – wenn man im Vorfeld sorgfältig und systematisch plant.
Eine einfache Checkliste für das Event-Risikomanagement kann Ihnen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, sich darauf vorzubereiten und zu entschärfen, bevor sie Ihre Veranstaltung gefährden. Sehen wir uns die 10 wichtigsten Punkte der Checkliste an, um Sorgen in einen durchdachten Aktionsplan zu verwandeln.
Inhaltsverzeichnis
- Übersicht
- Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?
- Was sind die 5 Schritte zum Risikomanagement als Eventplaner?
- Checkliste für das Event-Risikomanagement
- 5 Elemente des Risikomanagements?
- Checkliste im Eventmanagement
- Takeaways
- Häufig gestellte Fragen
Übersicht
| Was ist ein Ereignisrisiko? | Unerwartete und unvorhergesehene Probleme, die sich negativ auf die Organisatoren und die Marke des Unternehmens auswirken können. |
| Beispiele für Ereignisrisiken? | Extreme Wetterbedingungen, Lebensmittelsicherheit, Feuer, Unruhen, Sicherheitsbedrohungen, finanzielle Risiken usw. |
Was ist das Risikomanagement einer Veranstaltung?
Beim Event-Risikomanagement geht es darum, potenzielle Risiken oder Probleme zu identifizieren, die eine Veranstaltung gefährden könnten, und dann Prozesse und Vorsichtsmaßnahmen zu implementieren, um diese Risiken zu mindern. Dies hilft Veranstaltungsorganisatoren, Notfallpläne parat zu haben, um Störungen zu minimieren und sich schnell zu erholen, wenn Probleme auftreten. Darüber hinaus wird eine Checkliste für das Ereignisrisikomanagement verwendet, um sicherzustellen, dass jede potenzielle Bedrohung gemeistert wird.
Was sind die 5 Schritte zum Risikomanagement als Eventplaner?
Wir wissen, dass es als Eventplaner angesichts all der möglichen Ereignisse stressig ist. Um Ihnen das Grübeln zu ersparen, folgen Sie unseren einfachen 5 Schritten für einen perfekten Risikomanagementplan für Events:
• Risiken erkennen – Brainstormen Sie alle möglichen Dinge, die bei Ihrer Veranstaltung schiefgehen könnten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Probleme am Veranstaltungsort, schlechtes Wetter, technische Ausfälle, Absagen von Rednern, Probleme mit dem Essen, Verletzungen, geringe Teilnehmerzahl usw. Denken Sie breit und stellen Sie es auf eine Brainstorming-Tool um die Ideen intakt zu halten.
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Checkliste für das Event-Risikomanagement
Welche allgemeinen Punkte muss eine Event-Risikomanagement-Checkliste abdecken? Lassen Sie sich von unseren Beispielen für die Checkliste für Veranstaltungsrisiken unten inspirieren.
#1 – Veranstaltungsort
☐ Vertrag unterzeichnet
☐ Genehmigungen und Lizenzen eingeholt
☐ Grundriss und Einrichtungsvereinbarungen bestätigt
☐ Catering und technische Anforderungen festgelegt
☐ Backup-Veranstaltungsort identifiziert und in Bereitschaft
#2 – Wetter
☐ Unwetterüberwachungs- und Benachrichtigungsplan
☐ Zelt oder alternativer Unterstand bei Bedarf verfügbar
☐ Es wurden Vorkehrungen getroffen, um die Veranstaltung bei Bedarf nach drinnen zu verlegen
#3 – Technologie
☐ A/V- und andere technische Geräte getestet
☐ Eingeholte Kontaktinformationen für den IT-Support
☐ Papierausdrucke der als Backup verfügbaren Materialien
☐ Notfallplan für Internet- oder Stromausfall
#4 – Medizin/Sicherheit
☐ Erste-Hilfe-Sets und AED verfügbar
☐ Notausgänge deutlich gekennzeichnet
☐ Personal, das in Notfallmaßnahmen geschult ist
☐ Sicherheits-/Polizei-Kontaktinformationen vorliegen
#5 – Lautsprecher
☐ Biografien und Fotos erhalten
☐ Alternative Lautsprecher als Backup ausgewählt
☐ Redner-Notfallplan kommuniziert
#6 – Anwesenheit
☐ Mindestanwesenheitsschwelle bestätigt
☐ Stornierungsbedingungen mitgeteilt
☐ Rückerstattungsplan vorhanden, falls die Veranstaltung abgesagt wird
#7 – Versicherung
☐ Es besteht eine allgemeine Haftpflichtversicherung
☐ Versicherungsbescheinigung erhalten
#8 – Dokumentation
☐ Kopien von Verträgen, Genehmigungen und Lizenzen
☐ Kontaktinformationen für alle Anbieter und Lieferanten
☐ Veranstaltungsprogramm, Tagesordnung und/oder Reiseroute
#9 – Personal/Freiwillige
☐ Den Mitarbeitern und Freiwilligen zugewiesene Rollen
☐ Es stehen Backups zur Verfügung, die bei Nichterscheinen ausgefüllt werden können
☐ Schulung zu Notfallverfahren und Notfallplänen abgeschlossen
#10 – Essen und Trinken
☐ Halten Sie Backups für alle verderblichen Vorräte bereit
☐ Alternative Speisenoptionen für den Fall einer verspäteten/falschen Bestellung/Gäste mit Allergien
☐ Zusätzliche Papierprodukte, Utensilien und Serviergeschirr sind verfügbar
#11 – Abfall und Recycling
☐ Mülltonnen und Recyclingbehälter verteilt
☐ Rollen zugewiesen, um während und nach der Veranstaltung Müll einzusammeln
#12 – Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden
☐ Mitarbeiter, der für die Bearbeitung von Teilnehmerbeschwerden zuständig ist
☐ Ein Protokoll zur Lösung von Problemen und zur Bereitstellung von Rückerstattungen/Entschädigungen bei Bedarf
#13 – Notfall-Evakuierungsplan
☐ Evakuierungswege und Treffpunkte vorbereitet
☐ Stellen Sie Mitarbeiter in der Nähe der Ausgänge auf
#14 – Protokoll für vermisste Personen
☐ Personal, das für verlorene Kinder/ältere Menschen/Behinderte zuständig ist
☐ Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten von Minderjährigen eingeholt
#15 – Vorfallberichterstattung
☐ Für das Personal wurde ein Vorfallmeldeformular erstellt, um etwaige Notfälle zu dokumentieren
Was sind die fünf Elemente des Risikomanagements?
Risiken sind nicht einfach Pech – sie gehören zu jedem Unternehmen. Mit dem richtigen Event-Risikomanagementplan können Sie das durch Risiken verursachte Chaos eindämmen und Bedrohungen in Chancen verwandeln. Die fünf Ansätze des Risikomanagements umfassen:
• Risikoidentifikation – Denken Sie an Kleinigkeiten wie technische Störungen … bis hin zur totalen Katastrophe. Das Auflisten von Risiken hilft Ihnen, diese aus dem Kopf zu bekommen und auf Papier zu bringen, wo Sie sich ihnen stellen können.• Risikoabschätzung– Bewerten Sie jedes Risiko, um herauszufinden, welches die größte Bedrohung darstellt. Überlegen Sie: Wie wahrscheinlich ist es, dass es eintritt? Welcher Schaden könnte entstehen, wenn es eintritt? Durch die Priorisierung der Risiken konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Probleme.• Risikominderung – Planen Sie Gegenmaßnahmen! Überlegen Sie, wie Sie die Wahrscheinlichkeit eines Risikos verringern, die Auswirkungen im Falle eines Risikoeintritts abmildern oder beides. Je besser Sie Risiken im Vorfeld abschwächen, desto weniger stören sie Sie.• Risikoüberwachung – Sobald Ihre ersten Pläne stehen, bleiben Sie wachsam. Achten Sie auf Anzeichen für das Auftreten neuer oder die Veränderung bestehender Risiken. Passen Sie Ihre Strategien bei Bedarf an, um mit der sich entwickelnden Bedrohungslandschaft Schritt zu halten.• Risikoberichterstattung – Teilen Sie Risiken und Pläne mit Ihrem Team. Indem Sie andere einbeziehen, gewinnen Sie Zustimmung, decken möglicherweise übersehene Schwachstellen auf und verteilen die Verantwortung für das Risikomanagement.Was ist eine Checkliste im Eventmanagement?
Eine Checkliste im Eventmanagement bezieht sich auf eine Liste von Elementen oder Aufgaben, von denen Veranstalter überprüfen, dass sie im Vorfeld einer Veranstaltung vorbereitet, arrangiert oder geplant wurden.
Eine umfassende Checkliste für das Risikomanagement trägt dazu bei, dass nichts Wichtiges übersehen wird, während Sie alle Details festlegen, die für die erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung erforderlich sind.
Checklisten sind für das Eventmanagement nützlich, weil sie:
• Sorgen Sie für Klarheit und Struktur – Sie legen in einer Reihenfolge alle Details fest, die erledigt werden müssen, damit nichts vergessen wird.
• Fördern Sie eine gründliche Vorbereitung – Das Abhaken von Punkten motiviert die Veranstalter, vor Veranstaltungsbeginn dafür zu sorgen, dass alle Vorkehrungen und Vorkehrungen auch wirklich getroffen sind.
• Kommunikation verbessern – Teams können Checklistenelemente aufteilen und zuweisen, um sicherzustellen, dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht.
• Unterstützen Sie die Konsistenz – Die Verwendung derselben Checkliste für wiederkehrende Ereignisse hilft dabei, Standards einzuhalten und jedes Mal Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu erkennen.
• Decken Sie Lücken oder Schwächen auf – Nicht abgehakte Elemente weisen auf vergessene Dinge hin oder erfordern mehr Planung, sodass Sie sich darum kümmern können, bevor Probleme auftreten.
• Erleichtern Sie Übergaben – Wenn Sie neuen Organisatoren die Checkliste aushändigen, können sie besser nachvollziehen, was alles zur Planung früherer erfolgreicher Veranstaltungen getan wurde.
Takeaways
Mit diesen Extras in Ihrer Event-Risikomanagement-Checkliste sind Sie gut auf das Schlachtfeld vorbereitet! Vorbereitung verwandelt potenzielles Chaos in ruhiges Selbstvertrauen. Fügen Sie also jedes Element Ihrer Liste hinzu. Kreuzen Sie sie einzeln an. Beobachten Sie, wie diese Checkliste Ihre Sorgen in Macht verwandelt. Denn je mehr Sie voraussehen, desto bessere Risiken ergeben sich aus Ihrer sorgfältigen Planung und Vorbereitung.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie eine Frage? Wir haben die Antworten.
