Willkommen in der Welt produktiver Meetings! Als Profis wissen wir alle, wie wichtig Meetings sind, um Ergebnisse zu erzielen, Entscheidungen zu treffen und auf Kurs zu bleiben. Jedoch sind nicht alle von ihnen von guter Qualität und werden bevorzugt.
Wenn man Menschen nach Meetings fragt, reagieren sie oft mit Kopfschütteln oder genervten Seufzern, weil sie diese als ineffizient empfinden. Sie stecken in unproduktiven Sitzungen fest, die ihnen Energie und Zeit rauben. Deshalb lernen wir heute, wie man ein gutes Meeting abhält!
Lass uns loslegen!
- Was macht ein gutes Meeting aus?
- 8 Tipps für ein gutes Meeting
- 1/ Definieren Sie den Zweck und die Art des Treffens
- 2/ Haben Sie eine Agenda
- 3/ Legen Sie die Grundregeln fest
- 4/ Beginnen Sie mit einem Eisbrecher-Spiel
- 5/ Schaffen Sie einen Raum für die Zusammenarbeit
- 6/ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team engagiert bleibt
- 7/ Beenden Sie mit klaren Folgemaßnahmen und Zeitplänen
- 8/ Sitzungsprotokoll haben
- Wichtige Erkenntnisse
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Was macht ein gutes Meeting aus?
Meetings sind unbestreitbar ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens oder jeder Organisation. Sie sind eine Plattform für Einzelpersonen, um zusammenzukommen, Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
Ein gutes Meeting ist gut organisiert und produktiv, führt zu den gewünschten Ergebnissen und gibt allen Teilnehmern das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.
Hier sind einige Faktoren, die ein gutes Meeting ausmachen:
- Es hat einen klaren Zweck. Ein gutes Meeting beginnt mit einer klaren Tagesordnung, in der der Zweck sowie die Ziele und erwarteten Ergebnisse des Meetings dargelegt werden. Dies trägt dazu bei, das Meeting auf Kurs zu halten und stellt sicher, dass alle Teilnehmer sich ihrer Aufgaben bewusst sind.
- Es fördert eine effektive Kommunikation. Ein gutes Meeting erfordert effektive Kommunikation. Alle Teilnehmer haben Gelegenheit, ihre Gedanken und Ideen auszudrücken, und Diskussionen sollten durch aktives Zuhören und respektvollen Dialog gefördert werden.
- Es hat klare Ergebnisse und Folgemaßnahmen. Ohne diese ist das Meeting unproduktiv und ineffektiv, da die Teilnehmer unsicher über ihre nächsten Schritte sind. Von dort aus ist es schwierig, Effizienz in ein Folgetreffen zu bringen.
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8 Tipps für ein gutes Meeting
Um ein gutes Meeting wie das oben beschriebene zu veranstalten und nicht die Zeit und Mühe der Teilnehmer zu verschwenden, müssen Sie natürlich die Vorbereitung und Nachbereitung vor, während und nach dem Meeting berücksichtigen. Wenn Sie diese Schritte beachten, ist ein reibungsloser und erfolgreicher Ablauf gewährleistet.
Vor dem Meeting – Ein gutes Meeting!
1/ Definieren Sie den Zweck und die Art des Treffens
Der Zweck, die Ziele und die Art des Treffens sollten definiert und sichergestellt werden, dass sie von allen Teilnehmern verstanden werden. Niemand möchte für 10 Minuten zu einem Meeting kommen und sich trotzdem seiner Verantwortung und dem Sinn der Diskussion nicht bewusst sein. Einige Arten von Meetings dienen nur bestimmten Zwecken, z
- Treffen zur Entscheidungsfindung. Sie werden durchgeführt, wenn Entscheidungen und Maßnahmen erforderlich sind.
- Besprechungen zur Problemlösung. Sie sind berufen, eine Lösung für ein Problem/eine Krise zu finden.
- Brainstorming-Meetings. Sie sind ein Ort, um bahnbrechende neue Ideen mit Beiträgen von Mitgliedern zu sammeln.
2/ Haben Sie eine Agenda
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Besprechungsagenda haben und diese vor der Besprechung an alle Teilnehmenden versenden. So verstehen die Anwesenden Zweck, Ziele und erwartete Ergebnisse der Besprechung. Die Agenda dient ihnen außerdem als Leitfaden, um proaktiv notwendige Informationen und Dokumente wie Berichte, Daten, Präsentationen oder andere relevante Unterlagen zusammenzutragen.
3/ Legen Sie die Grundregeln fest
Die Grundregeln sind Richtlinien oder Normen, die im Voraus von allen Teilnehmern vereinbart werden und dazu beitragen, ein produktives und respektvolles Gesprächsumfeld zu schaffen. Sie können aktives Zuhören fördern, Vielfalt respektieren, begrenzte Zeit für Diskussionen haben usw.
Während des Meetings – Ein gutes Meeting!
4/ Beginnen Sie mit einem Eisbrecher-Spiel
Ein kreativer Eisbrecher ist eine hervorragende Möglichkeit, die Anspannung zu lösen und alle in die richtige Stimmung für ein Teammeeting zu bringen. Die unangenehme Stille zu Beginn eines Meetings zu durchbrechen, kann dazu beitragen, die Grundlage für eine produktive und angenehme Sitzung zu schaffen.
Anstatt sich auf veraltete Tools zu verlassen, können Sie sich an unbeschwerten Debatten, lockeren Gesprächen oder einem Live-Quiz beteiligen, das äußerst unterhaltsam, kreativ und wettbewerbsfähig ist und in nur wenigen Minuten einfach erstellt werden kann. Warum also nicht etwas Neues ausprobieren?
5/ Schaffen Sie einen Raum für die Zusammenarbeit
Ein Teammeeting ist eine wertvolle Gelegenheit, um als Gruppe zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Anstatt zu versuchen, auf der Stelle neue Ideen zu entwickeln, sollten die Teammitglieder ihre vorbereiteten Berichte, Ideen und Perspektiven an den Tisch bringen. Auf diese Weise kann das Team zusammenarbeiten, um zu einer gut durchdachten und fundierten endgültigen Entscheidung zu gelangen.
Das Team könnte dann eine Live-Umfrage zu den besprochenen Ideen durchführen und Echtzeit-Feedback durch Live-Umfragen mit Multiple-Choice- oder offenen Fragen von AhaSlides einholen.
Mithilfe eines individuellen QR-Codes oder Links können Teammitglieder sofort zugreifen, ihre Ideen einbringen, und die Ergebnisse werden direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Dies hilft, Zeitverschwendung zu vermeiden und stellt sicher, dass alle Ideen fair erfasst werden.
6/ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team engagiert bleibt
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teilnehmer nicht abgelenkt werden, indem Sie sie während des Meetings aktiv einbinden. Organisieren Sie eine „Online-Diskussionsrunde“, an der sich jeder beteiligen und einen Beitrag leisten kann. Sind schüchterne Personen dabei? Kein Problem. Anonyme Fragen und Antworten lösen dieses Problem.
Vergessen Sie auch nicht, Raum für Spontaneität zu lassen. Denn ein lebhaftes und dynamisches Meeting bietet ideale Bedingungen für neue Lösungen und Innovationen. Die träge und stressige Atmosphäre aufzubrechen, indem Sie die Teilnehmer mit einer Wortwolke zu kreativem Denken anregen , ist eine interessante und effektive Aktivität. Probieren Sie es aus!
Nach dem Meeting – Ein gutes Meeting!
7/ Beenden Sie mit klaren Folgemaßnahmen und Zeitplänen
Stellen Sie zum Abschluss der strategischen Sitzung sicher, dass jeder Teilnehmer Klarheit über seine nächsten Schritte hat.
Lassen Sie die Abteilungen Folgendes besprechen:
- Welche Kennzahlen zeigen ihren Fortschritt? Seien Sie genau, damit der Fortschritt verfolgt werden kann.
- Welche funktionsübergreifenden Partner benötigen Koordination, um erfolgreich zu sein? Eine starke Zusammenarbeit ist der Schlüssel.
- Welche Art von Aktualisierungen sind für Folgebesprechungen erforderlich? Berichte? Präsentationen? Brainstormen Sie die Ergebnisse im Voraus.
- Wann können wir mit vorläufigen Ergebnissen oder Informationen rechnen? Setzen Sie sich ehrgeizige, aber erreichbare Fristen, um das Tempo beizubehalten.
8/ Sitzungsprotokoll haben
Es werden stets detaillierte, umfassende, klare und leicht verständliche Protokolle benötigt , die an die Teilnehmer, den Vorstand, die Geschäftsleitung und alle, die nicht teilnehmen konnten, versandt werden können. Sie dienen nicht nur als Dokumente und inhaltliche Grundlage für die nächsten Sitzungen, sondern auch als rechtliche Grundlage (falls erforderlich).
Wichtige Erkenntnisse
Hoffentlich sind die Tipps von AhaSlides für ein gelungenes Meeting nicht zu kompliziert. Wichtig ist, dass sich alle Teilnehmenden wertgeschätzt und gehört fühlen und zum Sprechen ermutigt werden. Das Meeting muss ein definiertes Ergebnis liefern und seinen Zweck erfüllen. Nach dem Meeting übernimmt jeder seine Rolle und verpflichtet sich, die besprochenen Pläne umzusetzen.
