Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, wissen Sie, wie wichtig es ist, die richtigen Leute am richtigen Arbeitsplatz zu haben.
Hier kommt die Personalplanung ins Spiel.
Wenn Sie die Kunst der Personalplanung beherrschen, können Sie dem Unternehmen viel Geld sparen und gleichzeitig dafür sorgen, dass alle Teammitglieder effektiv und im Einklang miteinander arbeiten.
Tauchen Sie ein und entdecken Sie wichtige Strategien, um Ihre Belegschaft zukunftssicher zu machen!
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Personalplanung und warum ist sie wichtig?
- Faktoren, die die Personalplanung beeinflussen
- Was sind die 5 Schritte der Personalplanung?
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen
Was ist Personalplanung und warum ist sie wichtig?
Personalplanung ist die Prozessdefinierung den zukünftigen Personalbedarf einer Organisation vorherzusagen und Maßnahmen zu entwickeln, um diesen Bedarf zu decken.
Dies ist aus mehreren Gründen wichtig:
• Sorgt für die richtige Anzahl an Mitarbeitern: Mithilfe der Personalplanung können Unternehmen ermitteln, wie viele Mitarbeiter sie in Zukunft benötigen, um Ziele und Anforderungen zu erfüllen. Dadurch wird vermieden, dass es zu wenige oder zu viele Mitarbeiter gibt.
• Identifiziert Qualifikationslücken: Der Prozess identifiziert etwaige Lücken zwischen den Fähigkeiten und Kompetenzen der aktuellen Belegschaft und dem, was in Zukunft benötigt wird. Dadurch kann die Personalabteilung Programme entwickeln, um diese Lücken zu schließen.
• Unterstützt die Nachfolgeplanung: Die Personalplanung liefert Inputs für Nachfolgepläne durch die Identifizierung kritischer Rollen, potenzieller Nachfolger und Entwicklungsbedarfe. Dies stellt eine Pipeline qualifizierter interner Kandidaten sicher.
• Unterstützt Rekrutierungsbemühungen: Durch die Vorhersage des Bedarfs im Voraus kann die Personalabteilung gezielte Rekrutierungsstrategien entwickeln, um bei Bedarf die richtigen Talente zu finden und einzustellen. Dies verringert den Zeitdruck in Zeiten hoher Nachfrage.
• Entspricht den strategischen Zielen: Die Personalplanung hilft dabei, Personalstrategien und -programme mit dem strategischen Geschäftsplan des Unternehmens abzustimmen. Sie stellt sicher, dass Investitionen in Humankapital wichtige Ziele unterstützen.
• Verbessert die Bindung: Durch die Ermittlung zukünftiger Bedürfnisse kann die Personalplanung dabei helfen, Programme zu entwickeln, um wichtige Talente und solche mit schwer zu findenden Fähigkeiten zu halten. Dies reduziert die Rekrutierungs- und Schulungskosten.
• Steigert die Produktivität: Die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit zu haben, verbessert die Effizienz und Produktivität der Organisation, wie Untersuchungen zeigen, dass dies bei Unternehmen mit hochengagierten Mitarbeitern in der Regel der Fall ist 21% profitabler. Es reduziert auch die Kosten, die durch Überbesetzung oder Kapazitätsengpässe entstehen.
• Stellt die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften sicher. Mithilfe der Personalplanung können Sie sicherstellen, dass Sie in Bereichen wie Sicherheit, Gesundheit und Regierung über ausreichend konforme Arbeitskräfte verfügen.Faktoren, die die Personalplanung beeinflussen
Obwohl die Personalplanung ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, ob groß oder klein, ist, steht sie vor bestimmten Herausforderungen, da sie sowohl mit internen als auch externen Interessengruppen zusammenarbeitet, wie zum Beispiel:
• Geschäftsstrategie und Ziele – Die strategischen Ziele, Wachstumspläne, neuen Initiativen und Ziele des Unternehmens wirken sich direkt auf die Personalplanung aus. Die Personalabteilung muss sich an der Geschäftsstrategie ausrichten.
• Technologische Veränderungen – Neue Technologien können Stellen automatisieren oder verändern, neue Qualifikationsanforderungen schaffen und den Personalbedarf beeinflussen. Personalplanungen müssen dies berücksichtigen.
• Staatliche Beschränkungen – Änderungen der Beschäftigungs-, Arbeits-, Einwanderungs- und Sicherheitsgesetze wirken sich auf die Personalpolitik und die Fähigkeit aus, Mitarbeiter zu rekrutieren und zu halten.
• Wirtschaftliche Bedingungen – Die Wirtschaftslage beeinflusst Faktoren wie Arbeitskräfteangebot, Einstellungsmöglichkeiten, Fluktuationsraten und Vergütungsbudgets. Personalpläne müssen anpassbar sein.
• Konkurrenz – Das Verhalten der Konkurrenz beeinflusst Faktoren wie Fluktuation, Nachfrage nach bestimmten Fähigkeiten und Vergütungstrends, die bei Personalplänen berücksichtigt werden müssen.
• Organisatorische Umstrukturierung – Änderungen in der Struktur, den Prozessen oder die Expansion in neue Märkte erfordern Anpassungen der Stellenbeschreibungen, Fähigkeiten und der Mitarbeiterzahl in den Personalplänen.
• Anforderungen an die berufliche Weiterentwicklung – Der Lern- und Entwicklungsbedarf der aktuellen Mitarbeiter zur Weiterentwicklung ihrer Karriere muss in den Personalplänen berücksichtigt werden, da 22% der Mitarbeiter Mangelnde Wachstumschancen nannten sie als einen Faktor, der sie dazu veranlasste, darüber nachzudenken, ihren Job aufzugeben.
• Personaleinsatzplanung Strategien zur internen Besetzung kritischer Positionen mit qualifizierten Kandidaten wirken sich auf den Personalbestand und die Entwicklungspläne der Personalabteilung aus. Es kann zudem schwierig sein, wichtige Talente und Mitarbeiter mit schwer zu findenden Fähigkeiten für die in den Personalplänen vorgesehene Dauer zu halten. Unvorhergesehene Fluktuation kann die Pläne durchkreuzen.
• Demographie – Veränderungen in der Verfügbarkeit bestimmter Altersgruppen oder Arbeitnehmertypen auf dem Arbeitsmarkt sind ein Faktor für Strategien zur Anwerbung und Bindung von Arbeitskräften.
• Kostendruck – Personalinvestitionen müssen möglicherweise an starre Budgetzyklen angepasst werden, selbst wenn die Personalplanung andere Bedürfnisse oder Prioritäten identifiziert. Dies erfordert Kompromisse.
Die Personalplanung berücksichtigt viele externe und interne Faktoren, die den zukünftigen Personalbedarf eines Unternehmens beeinflussen. Die Antizipation und Berücksichtigung dieser Faktoren in Personalprognosen und -strategien trägt dazu bei, dass die Pläne relevant bleiben und langfristig effektiv umgesetzt werden können.
Was sind die 5 Schritte der Personalplanung?
Auch wenn jede Organisation ihre eigene Vorgehensweise hat, sind diese fünf Schritte im Allgemeinen überall gleich.
#1. Schätzen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ein
In diesem Schritt wird der zukünftige Personalbedarf auf Grundlage der strategischen Ziele, Wachstumspläne, Branchentrends und anderer relevanter Faktoren des Unternehmens geschätzt.
Dazu gehört die Analyse der aktuellen Belegschaft, die Identifizierung etwaiger Lücken oder Überschüsse und die Prognose des zukünftigen Bedarfs der Organisation.
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#2. Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Crew
Dieser Schritt bedeutet, dass Sie sich die großartigen Menschen, die bereits in Ihrem Team sind, genau ansehen.
Welche Talente, Fähigkeiten und Erfahrungen bringen sie mit?
Gibt es Lücken zwischen dem aktuellen Stand Ihres Teams und dem gewünschten Stand?
Sie berücksichtigen auch verschiedene Variablen der Belegschaft, die derzeit unbekannt sind, wie z. B. Wettbewerbsfaktoren, Kündigungen und plötzliche Versetzungen oder Entlassungen.
#3. Den Horizont nach neuen Rekruten absuchen
Jetzt ist es an der Zeit, die Außenwelt zu erkunden und zu sehen, welche anderen großartigen Menschen sich Ihrer Mission anschließen möchten.
Welche Fähigkeiten sind besonders gefragt? Welche Unternehmen bringen Top-Talente hervor, die Sie einstellen könnten? Sie bewerten alle externen Einstellungsmöglichkeiten.
Diese Bewertung hilft dabei, potenzielle Talentquellen zu identifizieren, beispielsweise Rekrutierungskanäle oder Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen.
#4. Entwicklung von Strategien zur Behebung von Lücken
Wenn Sie die aktuellen Stärken und zukünftigen Bedürfnisse Ihres Teams im Blick haben, können Sie nun Strategien entwickeln, um etwaige Lücken zu schließen.
Investitionen in Ihr bestehendes Team sind immer eine kluge Entscheidung. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Fähigkeiten Ihres Teams stärken und gemeinsam wachsen können:
• Bieten Sie Schulungen und Entwicklung für Ihr Team an. Wenn Teammitglieder die Möglichkeit haben, neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu erlernen, stärken sie ihre Fähigkeiten und machen Ihr gesamtes Team effektiver.
• Die Einstellung neuer Teammitglieder mit ergänzenden Fähigkeiten kann Lücken schließen und neue Perspektiven einbringen. Suchen Sie nach Kandidaten, die gut zu Ihrer aktuellen Kultur passen.
• Bewerten Sie die Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds. Passen die Aufgaben gut zu ihren Interessen und Fachkenntnissen? Durch die Anpassung der Rollen können die Stärken aller optimiert werden.
Kurz gesagt: Wenn Sie Ihrem Team helfen, seine Fähigkeiten zu erweitern, ist das eine Win-Win-Situation. Ihre Mitarbeiter werden motivierter, selbstbewusster und produktiver. Und gemeinsam verfügen Sie über die nötigen Talente, um Herausforderungen zu meistern und neue Chancen zu nutzen.
#5. Überwachung, Bewertung und Überarbeitung des Plans
Die besten Personalpläne erfordern im Laufe der Zeit Anpassungen.
Sprechen Sie bei der Umsetzung neuer Initiativen ständig mit Ihrem Team.
Sammeln Sie Feedback, um herauszufinden, was gut funktioniert und was verbessert werden könnte.
Bleiben Sie flexibel gegenüber sich ändernden Umständen und verändern und passen Sie sich stets an, um als Team erfolgreich zu sein.
Geben Sie Ihr eigenes Feedback ab und hosten Sie es live.
Kostenlose Feedbackformulare, wann und wo immer Sie sie benötigen. Wecken Sie Engagement, holen Sie aussagekräftige Meinungen ein!
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Fazit
Indem Sie diese grundlegenden Schritte der Personalplanung durchlaufen, können Sie die Personalseite Ihres Unternehmens gezielt gestalten. Sie holen die richtigen Teammitglieder zum richtigen Zeitpunkt ins Team, um Ihre Vision voranzutreiben. Und durch ständiges Zuhören, Lernen und Anpassen bauen Sie das starke, erfolgreiche Team auf, das Sie für nachhaltiges Wachstum brauchen.
Häufig gestellte Fragen
Was verstehen Sie unter Personalplanung?
Unter Personalplanung versteht man die Prozesse, mit denen Organisationen ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf ermitteln. Eine effektive Personalplanung hilft Unternehmen dabei, die Humanressourcen zu erwerben, zu entwickeln und zu halten, die sie benötigen, um strategische Ziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Was sind die 6 Schritte der Personalplanung?
Der Personalplanungsprozess umfasst die Bewertung der aktuellen Personalressourcen, die Prognose zukünftiger Bedürfnisse, die Identifizierung von Lücken, die Entwicklung und Umsetzung von Plänen zur Schließung dieser Lücken sowie die anschließende Überwachung und Anpassung der Pläne im Laufe der Zeit. Die 6 Schritte decken den gesamten Zyklus von Analyse, Strategieentwicklung, Umsetzung und Bewertung ab.
Wozu dient die Personalplanung?
Personalplanung unterstützt Unternehmen dabei, ihre strategischen Ziele zu erreichen. Sie bietet einen Prozess zur Gewinnung, Entwicklung und Führung der richtigen Mitarbeiter, um den aktuellen und zukünftigen Bedarf zu decken. Richtig umgesetzt, kann sie die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen.
