6 Regeln zur Besprechungsetikette zur Steigerung der Effizienz von Teambesprechungen

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides Etikette beim Treffen!

Sie können die Effizienz Ihrer Teambesprechungen jetzt mit diesen einfachen praktischen Tipps „hacken“, wie Sie mit einem gut organisierten Veranstaltungsort, einer Atmosphäre, die eine offene, kreative und engagierte Haltung unter den Teilnehmern fördert, zu den Höchstleistungen Ihres Teams gelangen Eine Zeitleiste, in der alle Aufgaben richtig besprochen werden.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Meeting-Etikette?
• 6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -Ermutigen Sie die Teamkollegen, sich aktiv einzubringen
  • #6 -Treffen Sie endgültige Entscheidungen und weisen Sie einzelne Aufgaben zu
• Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten
• Abschließende Überlegungen

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Was ist Meeting-Etikette?

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

Etikette bei Besprechungen is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte

#1 - Betonen Sie die Bedeutung des Meetings

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

Der Tagungsraum hat großen Einfluss auf die Emotionen und den Intellekt der Teilnehmer. Berücksichtigen Sie dies daher bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Je nach angestrebtem Thema und Atmosphäre des Meetings können Sie einen passenden Raum auswählen. Es kann entweder eine gemütliche, eintönige oder distanzierte Atmosphäre verbreiten, ganz wie Ihr Team entscheidet. Der Besprechungsraum sollte mit den wichtigsten Einrichtungen ausgestattet sein (Klimaanlage, bequeme Sitze, Wasser/Tee usw.) und sicherstellen, dass die technischen Eigenschaften ordnungsgemäß funktionieren, indem vor der Besprechung noch einmal überprüft wird.

#3. Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest

Durch die Festlegung von Regeln für Ihr Team wird jeder für seine Verantwortung verantwortlich gemacht und sein Engagement während des Meetings gefördert. Sie können die Grundregeln an die Arbeitskultur und den Stil Ihres Teams anpassen, aber im Allgemeinen können sie sich auf Anwesenheit, Pünktlichkeit, aktive Teilnahme, Umgang mit Unterbrechungen, Höflichkeit im Gespräch, Ehrlichkeit usw. beziehen. Geben Sie außerdem jedem die Möglichkeit, darüber zu diskutieren Diese Regeln sind rational genug und wie man sie bei Besprechungen anwendet. Vergessen Sie nicht, ihre Bedeutung hervorzuheben, damit Ihre Teamkollegen das Spiel kennen und die Regeln befolgen.

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

Versuchen Sie nicht, so viele Dinge in der Timeline zu stopfen, dass Sie Schwierigkeiten haben, sie auf eine oberflächliche Art und Weise zu vervollständigen. Stellen Sie stattdessen diejenigen fest, die für das Thema des Meetings relevant sind, und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sodass möglicherweise nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung steht und Sie einige Punkte durchgehen müssen, aber alle dringenden Probleme behoben wurden. Außerdem sollten Sie die Agenda vor dem Meeting an Ihre Teamkollegen verteilen. Auf diese Weise können sie konstruktive Rückblicke auf die Tagesordnung geben, ihre Meinungen formulieren und alle notwendigen Ressourcen für das bevorstehende Treffen vorbereiten.

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

Mein Lieblingstipp! Dies könnte im Verlauf des Meetings durch interaktive Aktivitäten erfolgen, an denen alle Teamkollegen teilnehmen. Ein paar Eisbrecher-Spiele zu Beginn, einige Live-Umfragen und eine kleine Frage-und-Antwort-Runde per Text- oder Sprachnachricht würden alle in eine enthusiastische Atmosphäre versetzen. Sie können außerdem jeden im Raum mit sekundengenauen Berichten auf dem Laufenden halten und zeitnahe Bewertungen abgeben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von AhaFolien, eine Online-Präsentationssoftware, die sich ideal für interaktive und innovative Teammeetings eignet. Es ist keine Installation erforderlich, warum probieren Sie es also nicht aus?

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

Fahren Sie nicht mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort, wenn zum aktuellen Thema noch keine endgültigen Entscheidungen getroffen wurden. Tatsächlich besteht der Schlüsselgedanke für ein effizientes Meeting darin, die Dinge gut abzuschließen, anstatt sich umsonst in die Länge zu ziehen. Ein Tipp ist das Führen eines Besprechungsprotokolls: So behalten Sie den Überblick und wissen, ob es zu allen Themen einen finalen Schnitt gegeben hat. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jedem Einzelnen einige Aufgaben zugewiesen haben und dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt, ohne dass es zu Verwirrung kommt.

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Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Kommen Sie nicht zu spät: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the größte TodesopferKonzentrieren Sie sich also auf die jeweilige Besprechungsangelegenheit. Private Gespräche während des Meetings stören den Ablauf, also bewahren Sie Klatsch und Tratsch für den Wasserspender auf.
• Seien Sie nicht aggressiv: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: Bereiten Sie sich mit klaren Fakten und erledigten Hausaufgaben vor. 
• Don’t shift subjects: Bleiben Sie auf dem Laufenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zufällige Tangenten sind ein Impulskiller.

Abschließende Überlegungen

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

Häufig gestellte Fragen