Sie haben wahrscheinlich schon viele kreative Ideen gesammelt, um Ihre Teammeetings interaktiv und ansprechend zu gestalten. Trotzdem fehlt Ihnen noch etwas? Effizienz ist hier der Schlüssel – sehen wir uns also ein paar Tipps zur Meeting-Etikette von AhaSlides an!
Sie können die Effizienz Ihrer Teambesprechungen jetzt mit diesen einfachen praktischen Tipps „hacken“, wie Sie mit einem gut organisierten Veranstaltungsort, einer Atmosphäre, die eine offene, kreative und engagierte Haltung unter den Teilnehmern fördert, zu den Höchstleistungen Ihres Teams gelangen Eine Zeitleiste, in der alle Aufgaben richtig besprochen werden.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Meeting-Etikette?
- 6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte
- #1 – Betonen Sie die Wichtigkeit des Meetings
- #2 – Organisieren Sie in einem Besprechungsraum mit erleichterter Logistik
- #3 – Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest
- #4 – Erstellen Sie eine Tagesordnung nach Wichtigkeit
- #5 -Ermutigen Sie die Teamkollegen, sich aktiv einzubringen
- #6 -Treffen Sie endgültige Entscheidungen und weisen Sie einzelne Aufgaben zu
- Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten
- Fazit
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Was ist Meeting-Etikette?
Die richtigen Umgangsformen bei Meetings sind wichtiger, als Sie vielleicht denken. Egal, ob Sie in einem bodenständigen Start-up oder ehrenamtlich in einer Organisation arbeiten, es gibt ungeschriebene Regeln für den Erfolg im Geschäft. Stellen Sie sich vor: Sie nehmen an einem wichtigen Kundenmeeting teil. Mehrere wichtige Stakeholder werden anwesend sein, viele von ihnen kennen Sie noch nicht. Wie stellen Sie sicher, dass Sie den bestmöglichen Eindruck hinterlassen und das Meeting ein Erfolg wird? Hier kommt es auf die richtige Meeting-Etikette an.
Die ungeschriebenen Regeln für Meetings tragen zu einem professionellen und produktiven Umgang bei. Sie mögen zwar etwas altmodisch wirken, doch die Einhaltung angemessener Umgangsformen fördert Konzentration, Respekt und ein gutes Verhältnis. Beispielsweise zeigt pünktliches Erscheinen, dass man die Zeit anderer wertschätzt. Selbst wenn man sich selbst als unkompliziert und umgänglich betrachtet, kann die Einhaltung der Meeting-Etikette wichtige Arbeitssituationen, insbesondere mit unbekannten Personen, deutlich erleichtern.
6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte
#1 - Betonen Sie die Bedeutung des Meetings
Wenn Ihre Teammitglieder den Wert von Teambesprechungen nicht anerkennen, fühlen sie sich gezwungen und sind nicht bereit, sich zu engagieren. Zeigen Sie ihnen daher zunächst die Vorteile der Besprechung auf. Viele Entscheidungen können ohne ein ausführliches und persönliches Gespräch nicht getroffen werden, da der Dialog und die Fragestellung den Weg für rationale Entscheidungen ebnen. Effektive Teambesprechungen ermöglichen zudem offene Gespräche, die die Perspektiven und das Fachwissen der Mitglieder nutzen, um Probleme basierend auf ihren Fähigkeiten und Kenntnissen zu lösen. Sie fördern außerdem die zwischenmenschlichen Beziehungen und das Verständnis unter den Teammitgliedern.
#2. – Organisieren Sie in einem Besprechungsraum mit erleichterter Logistik
Der Tagungsraum hat großen Einfluss auf die Emotionen und den Intellekt der Teilnehmer. Berücksichtigen Sie dies daher bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Je nach angestrebtem Thema und Atmosphäre des Meetings können Sie einen passenden Raum auswählen. Es kann entweder eine gemütliche, eintönige oder distanzierte Atmosphäre verbreiten, ganz wie Ihr Team entscheidet. Der Besprechungsraum sollte mit den wichtigsten Einrichtungen ausgestattet sein (Klimaanlage, bequeme Sitze, Wasser/Tee usw.) und sicherstellen, dass die technischen Eigenschaften ordnungsgemäß funktionieren, indem vor der Besprechung noch einmal überprüft wird.
#3. Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest
Durch die Festlegung von Regeln für Ihr Team wird jeder für seine Verantwortung verantwortlich gemacht und sein Engagement während des Meetings gefördert. Sie können die Grundregeln an die Arbeitskultur und den Stil Ihres Teams anpassen, aber im Allgemeinen können sie sich auf Anwesenheit, Pünktlichkeit, aktive Teilnahme, Umgang mit Unterbrechungen, Höflichkeit im Gespräch, Ehrlichkeit usw. beziehen. Geben Sie außerdem jedem die Möglichkeit, darüber zu diskutieren Diese Regeln sind rational genug und wie man sie bei Besprechungen anwendet. Vergessen Sie nicht, ihre Bedeutung hervorzuheben, damit Ihre Teamkollegen das Spiel kennen und die Regeln befolgen.
#4 – Erstellen Sie eine Agenda in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit
Versuchen Sie nicht, so viele Dinge in der Timeline zu stopfen, dass Sie Schwierigkeiten haben, sie auf eine oberflächliche Art und Weise zu vervollständigen. Stellen Sie stattdessen diejenigen fest, die für das Thema des Meetings relevant sind, und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sodass möglicherweise nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung steht und Sie einige Punkte durchgehen müssen, aber alle dringenden Probleme behoben wurden. Außerdem sollten Sie die Agenda vor dem Meeting an Ihre Teamkollegen verteilen. Auf diese Weise können sie konstruktive Rückblicke auf die Tagesordnung geben, ihre Meinungen formulieren und alle notwendigen Ressourcen für das bevorstehende Treffen vorbereiten.
#5 – Ermutigen Sie Ihre Teamkollegen zur aktiven Beteiligung
Mein Lieblingstipp! Das lässt sich während des gesamten Meetings mit interaktiven Aktivitäten umsetzen, an denen alle Teammitglieder teilnehmen. Ein paar Kennenlernspiele zu Beginn, Live-Umfragen und eine kurze Fragerunde per Text oder Sprache sorgen für eine lockere und motivierende Atmosphäre. Sie können außerdem alle Anwesenden mit aktuellen Berichten versorgen und ihre Feedbacks zeitnah einholen. Ganz einfach geht das mit AhaSlides , einer Online-Präsentationssoftware, die sich ideal für interaktive und innovative Teammeetings eignet. Keine Installation erforderlich – probieren Sie es doch einfach mal aus!
#6 – Treffen Sie endgültige Entscheidungen und weisen Sie individuelle Aufgaben zu
Fahren Sie nicht mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort, wenn zum aktuellen Thema noch keine endgültigen Entscheidungen getroffen wurden. Tatsächlich besteht der Schlüsselgedanke für ein effizientes Meeting darin, die Dinge gut abzuschließen, anstatt sich umsonst in die Länge zu ziehen. Ein Tipp ist das Führen eines Besprechungsprotokolls: So behalten Sie den Überblick und wissen, ob es zu allen Themen einen finalen Schnitt gegeben hat. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jedem Einzelnen einige Aufgaben zugewiesen haben und dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt, ohne dass es zu Verwirrung kommt.
Mit diesen Tipps werden Ihre Teammeetings noch effektiver! Probieren Sie jetzt AhaSlides aus und gestalten Sie unterhaltsame Meeting-Aktivitäten!
Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten
Einige Verbote der Meeting-Etikette sollten Sie vermeiden, wenn Ihr Meeting nicht mit Stirnrunzeln und Unzufriedenheit enden soll👇
- Kommen Sie nicht zu spät: Zu spät kommen ist ein No-Go. Respektieren Sie die Zeitpläne anderer und kommen Sie, wann immer möglich, früh.
- Lass dich nicht ablenken, Dave: Telefone, E-Mails und Nebengespräche funktionieren nicht. Telefonanrufe und SMS sind die größte TodesopferKonzentrieren Sie sich also auf die jeweilige Besprechungsangelegenheit. Private Gespräche während des Meetings stören den Ablauf, also bewahren Sie Klatsch und Tratsch für den Wasserspender auf.
- Seien Sie nicht aggressiv: Respektieren Sie den Meetingleiter und sorgen Sie für Ordnung. Vereinbaren Sie ein Treffen mit der Person, mit der Sie persönlich nicht einer Meinung sind, um Meinungsverschiedenheiten beizulegen.
- Kommen Sie nicht mit leeren Händen: Bereiten Sie sich mit klaren Fakten und erledigten Hausaufgaben vor.
- Wechseln Sie nicht das Thema: Bleiben Sie auf dem Laufenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zufällige Tangenten sind ein Impulskiller.
Fazit
Auch wenn Meeting-Manieren vielleicht etwas steif wirken, unterschätzen Sie ihre Macht nicht. Die richtige Meeting-Etikette hilft Ihnen, in Diskussionen zu glänzen und Ihre Beziehungen deutlich zu verbessern.
Denken Sie also beim nächsten wichtigen Meeting daran: Die richtige Umgangsformen können Ihre Geheimwaffe sein, um nicht nur das Gespräch zu gewinnen, sondern auch neue Kontakte zu knüpfen, die Ihnen bei zukünftigen Meetings von Nutzen sein werden. Mit guten Manieren sind Sie auf dem besten Weg, nicht nur heute zu beeindrucken, sondern auch vertrauensvolle Partnerschaften aufzubauen, die langfristigen Erfolg ermöglichen.
Häufig gestellte Fragen
Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?
Hier sind einige überzeugende Gründe, warum Besprechungsprotokolle für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind:
– Effizienz ist der Schlüssel – Und Protokolle wie Tagesordnungen, Zeitschaltuhren und Grundregeln sorgen dafür, dass alles mit optimaler Geschwindigkeit abläuft, sodass keine Zeit verschwendet wird.
– Open-Mic-Abend – Strukturierte Diskussionen sorgen für gleiche Chancen, sodass jeder die gleiche Sendezeit erhält. Niemand reißt das Gespräch an sich.
– Wo ist der Schiedsrichter? – Die Benennung eines Moderators sorgt für produktive Powwows statt chaotischer Diskussionen. Eine Stimme nach der anderen = keine Verwirrung durch den Chat.
