Meeting-Einladungs-E-Mail | Die besten Tipps, Beispiele und Vorlagen (100 % kostenlos)

Was ist gut? Einladungs-E-Mail für Besprechungen Beispiel?

Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.

Eine Meeting-Einladung ist wichtig für den effektiven und reibungslosen Ablauf offizieller Meetings. Es gibt viele Möglichkeiten, Meeting-Einladungen zu versenden. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den Umgang mit Einladungs-E-Mails für Besprechungen, die bequemste und beliebteste Methode, um Personen zur Teilnahme an Ihren Meetings einzuladen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Meeting-Einladungs-E-Mail?
• Warum ist die Meeting-Einladungs-E-Mail wichtig?
• Schreiben Sie Schritt für Schritt eine Einladungs-E-Mail für ein Meeting
• Arten von Meeting-Einladungs-E-Mails und Beispiele
• Fazit

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• Meetings im Geschäft
• Sitzungsprotokolle
• Stand-up-Meeting

Was ist eine Meeting-Einladungs-E-Mail?

Ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsaktivitäten ist eine Einladungs-E-Mail zu einem Meeting, eine schriftliche Nachricht mit einer Demonstration des Zwecks des Meetings und einer Aufforderung an Personen, dem Meeting nach dem bestimmten Datum und Ort beizutreten, sowie ggf. detailliertere Anhänge. Es kann in formellem oder informellem Stil geschrieben werden, abhängig von den Merkmalen der Meetings. Sie sollten in einem angemessenen Ton und Stil verfasst sein, um der geschäftlichen E-Mail-Etikette zu entsprechen.

However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location

Warum ist die Meeting-Einladungs-E-Mail wichtig?

Die Verwendung von E-Mail-Einladungen bringt viele Vorteile mit sich. Die Vorteile von E-Mail-Einladungen sind unten aufgeführt:

• Es verbindet sich direkt mit Kalendern. Wenn Empfänger eine Einladung annehmen, wird sie wieder ihrem Geschäftskalender hinzugefügt, und Sie erhalten eine Erinnerung, genau wie bei anderen im Kalender vermerkten Ereignissen.
• Es ist bequem und schnell. Ihre Empfänger können die E-Mail sofort erreichen, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ geklickt haben. Da es direkt an den Empfänger geht, können Sie bei falscher E-Mail-Adresse sofort die Benachrichtigung erhalten und schnell nach weiteren Lösungen suchen.
• Es ist zeitsparend. Sie können Gruppen-E-Mails mit Tausenden von E-Mail-Adressen gleichzeitig senden.
• It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
• It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.

It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.

Schreiben Sie Schritt für Schritt eine Meeting-Einladungs-E-Mail

Eine gute Einladungs-E-Mail für ein Meeting ist unerlässlich und in der Regel wirkt es sich auf eine aus E-Mail-Zustellung Preis.

Es gibt Etikette und Grundsätze, die jeder befolgen muss, um eine Einladungs-E-Mail zu einem Geschäftstreffen aus Rücksicht auf die Empfänger auszufüllen. Mit den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie eine Standard-Meeting-Einladungs-E-Mail verfassen:

Schritt 1: Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Tatsache ist, dass 47 % der E-Mail-Empfänger E-Mails mit einer klaren und prägnanten Betreffzeile lesen. Der erste Eindruck ist wichtig. Dies kann dafür sorgen, dass die Empfänger ein Gefühl der Dringlichkeit oder Wichtigkeit empfinden, was zu einer höheren Öffnungsrate führt.

• Kurz, gezielt. Seien Sie sachlich, nicht rätselhaft.
• Als Zeichen der Dringlichkeit können Sie im Betreff eine Teilnahmebestätigung anfordern.
• Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
• Fügen Sie Zeit hinzu, wenn Sie das zeitkritische Problem betonen möchten 

Zum Beispiel: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”

Schritt 2: Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung

In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.

• Machen Sie Ihre Einführung angenehm oder bezogen auf die Arbeit
• Erinnern Sie die Teilnehmer, wenn sie Aufgaben erledigen oder etwas zum Meeting mitbringen müssen.

Zum Beispiel Hallo Teammitglied, ich freue mich darauf, Sie am kommenden Montag zum neuen Produktlaunch zu sehen.

Schritt 3: Teilen Sie Zeit und Ort

Sie sollten die genaue Uhrzeit des Treffens angeben. Sie sollten ihnen auch sagen, wie und wo das Treffen stattfindet, entweder persönlich oder online, und Richtlinien oder Plattformlinks anbieten, falls sie diese benötigen.

• Fügen Sie die Zeitzone hinzu, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Regionen der Welt arbeiten
• Nennen Sie eine geschätzte Dauer des Treffens
• Seien Sie bei der Wegbeschreibung so detailliert wie möglich oder fügen Sie eine Kartierungsrichtlinie bei

Zum Beispiel: Bitte besuchen Sie uns am Freitag, 6. Oktober, um 1:00 Uhr im Sitzungssaal 2 im zweiten Stock des Verwaltungsgebäudes.

Schritt 4: Skizzieren Sie die Tagesordnung der Besprechung

Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.

Zum Beispiel, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:

• 8:00-9:30: Einführung in das Projekt
• 9:30-11:30: Präsentationen von Howard (IT), Nour (Marketing) und Charlotte (Vertrieb)

Schritt 5: Fragen Sie nach einer Antwort

Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.

Zum Beispiel: Bitte antworten Sie bis zum [Datum] an [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer]

Schritt 6: Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur und ein Branding hinzu

Eine geschäftliche E-Mail-Signatur sollte den vollständigen Namen, die Positionsbezeichnung, den Firmennamen, Kontaktinformationen usw. enthalten. persönliche Websites und andere verlinkte Adressen.

Sie können Ihre Signatur ganz einfach mit anpassen Google Mail.

Zum Beispiel:

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, Inco-Industrie

555-9577-990

Es gibt unzählige kostenlose E-Mail-Signaturersteller, mit denen Sie Zeit und Mühe sparen, z Meine Unterschrift.

Arten von Meeting-Einladungs-E-Mails und Beispiele

Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.

#1. Die formelle E-Mail mit Besprechungsanfragen

Die formelle E-Mail mit Besprechungsanfragen wird für große Besprechungen verwendet, die normalerweise ein- bis dreimal im Jahr stattfinden. Da es sich um eine große formelle Besprechung handelt, sollte Ihre E-Mail in einem formellen Schreibstil verfasst sein. Die beigefügten Anhänge werden benötigt, um dem Teilnehmer klarer zu machen, wie er an der Sitzung teilnehmen kann, wie er den Ort findet und die Tagesordnung detailliert beschreibt.

Formelle Treffen beinhalten:

• Führungstreffen
• Ausschusssitzung
• Vorstandssitzung 
• Shareholders’ meeting 
• Strategiemeeting 

Beispiel 1: Aktionäre Einladungs-E-Mail-Vorlage

Betreffzeile: Wichtig. Sie sind zur Jahreshauptversammlung eingeladen. [Zeit]

[Name des Empfängers]

[Name der Firma]

[Berufsbezeichnung]

[Firmenanschrift]

[Datum]

Sehr geehrte Aktionäre, sehr geehrte Aktionäre,

Wir freuen uns, Sie zu der am stattfindenden Jahreshauptversammlung einzuladen [Uhrzeit], [Adresse]

Die Hauptversammlung ist ein außergewöhnlicher Anlass zur Information, zum Austausch und zur Diskussion zwischen [Name der Firma] und alle unsere Aktionäre.

Es ist auch die Gelegenheit, sich auszudrücken und abzustimmen, um eine aktive Rolle bei wichtigen Entscheidungen zu spielen [Name der Firma], unabhängig von der Anzahl der Aktien, die Sie besitzen. Das Treffen wird die folgenden Hauptagenden abdecken:

Tagesordnung 1:

Tagesordnung 2:

Tagesordnung 3:

Tagesordnung 4:

Eine Anleitung zur Teilnahme an dieser Versammlung, die Tagesordnung und die Texte der zur Zustimmung vorzulegenden Beschlüsse finden Sie im beigefügten Dokument unten

Ich möchte Ihnen im Namen des Vorstandes für Ihren Beitrag und Ihre Treue zum Vorstand danken [Name der Firma] und ich freue mich darauf, Sie auf dem Treffen begrüßen zu dürfen [Datum]

Beste Grüsse,

[Name]

[Positionstitel]

[Name der Firma]

[Firmenadresse und Website]

Beispiel 2: Strategiemeeting Einladungs-E-Mail-Vorlage

[Name des Empfängers]

[Name der Firma]

[Berufsbezeichnung]

[Firmenanschrift]

[Datum]

Betreff: Meeting zur Marketingkampagne zum Projektstart: 2

Im Namen von [Name der Firma], Ich möchte Sie zu einem Geschäftstreffen einladen, das um stattfindet [Name des Konferenzsaals, Name des Gebäudes] [Datum und Uhrzeit]. Das Treffen wird dauern [Dauer].

It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:

Tagesordnung 1:

Tagesordnung 2:

Tagesordnung 3:

Tagesordnung 4:

Dieser Vorschlag wird von unserem gesamten Team als einer der wichtigsten angesehen. Zu Ihrer weiteren Information haben wir diesem Schreiben ein Dokument beigefügt, das Ihnen detailliertere Informationen enthält, damit Sie sich bequem im Voraus auf das Treffen vorbereiten können.

Wir alle freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen, um zu besprechen, was wir noch tun können, damit dieser Vorschlag erfolgreich funktioniert. Bitte reichen Sie Ihre Fragen oder Empfehlungen für das Treffen vorher ein [Termin] direkt an mich, indem Sie auf diese E-Mail antworten.

Habe einen schönen Tag vor dir.

Ich danke Ihnen,

Herzliche Grüße,

[Name]

[Positionstitel]

[Name der Firma]

[Firmenadresse und Website]

#2. Die Einladungs-E-Mail für ein informelles Meeting

Mit einer formellen Einladungs-E-Mail zu einem Meeting, wenn es sich lediglich um ein Meeting mit Mitarbeitern auf Führungsebene oder Mitgliedern innerhalb des Teams handelt. Es fällt Ihnen viel leichter, darüber nachzudenken, wie Sie angemessen schreiben. Sie können in einem informellen Stil mit einem freundlichen und fröhlichen Ton schreiben.

Informelle Treffen beinhalten:

• Brainstorming-Meeting
• Besprechung zur Problemlösung
• Trainings
• Check-in-Meeting
• Teambuilding-Meeting
• Kaffeegespräche 

Beispiel 3: E-Mail-Vorlage für Einladung zum Check-in-Meeting

Betreffzeile: Dringend. [Projektname] Updates. [Datum]

Liebe Teams,

Viele Grüße!

Es war angenehm und amüsant, Zeit mit Ihnen bezüglich zu arbeiten [Projektname]. Um unsere Pläne jedoch effektiv vorantreiben zu können, glaube ich, dass der richtige Zeitpunkt für uns gekommen ist, um über die erzielten Fortschritte zu berichten, und ich würde mich über die Gelegenheit freuen, Sie unter zu treffen [Lage] um die Angelegenheit weiter zu besprechen [Datum (und Uhrzeit].

I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [Link] um mir mitzuteilen, ob du es schaffst.

Bitte mailen Sie mir Ihre Bestätigung so schnell wie möglich.

Herzliche Grüße,

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Name der Firma]

Beispiel 4: Team buE-Mail-Vorlage für Einladungen

Liebe Teammitglieder,

Hiermit möchten wir Sie darüber informieren, dass die [Abteilungsname] organisiert a Teambuilding-Meeting für alle unsere Mitarbeiter Mitglieder an [Datum (und Uhrzeit]

Für die berufliche Weiterentwicklung ist das gemeinsame Wachsen von großer Bedeutung, und das geht nur, wenn wir als Team zusammenarbeiten, um unsere Fähigkeiten und Talente für bessere Leistungen einzusetzen. Aus diesem Grund fördert unsere Abteilung monatlich verschiedene Teambuilding-Aktivitäten.

Bitte kommen Sie und nehmen Sie an der Veranstaltung teil, damit wir auf Ihre Stimme hören können, wie wir uns verbessern können, um Sie besser zu unterstützen. Es werden auch einige sein Teambuilding-Spiele zusammen mit Getränken und leichten Erfrischungen werden vom Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Wir freuen uns auf lustige Momente bei diesem Teambuilding-Event, das so arrangiert wurde, dass es jedem von uns hilft, zu wachsen. Falls Sie der Meinung sind, dass Sie an diesem Treffen nicht teilnehmen können, teilen Sie dies bitte mit [Name des Koordinators] at [Telefonnummer]

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Name der Firma]

#3. Einladungs-E-Mail für Gastredner

Eine Einladungs-E-Mail für Gastredner sollte Informationen enthalten, die für den Redner in Bezug auf das Treffen und die Gelegenheit zum Reden relevant sind. Es ist wichtig, dass die Redner wissen, wie sie zu Ihrer Veranstaltung beitragen können und welche Vorteile sie erhalten können, wenn sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen.

Beispiel 5: E-Mail-Vorlage für die Einladung eines Gastredners

sehr geehrter [Lautsprecher],

Wir hoffen, diese Nachricht erreicht Sie gut! Wir melden uns heute mit einer fantastischen Redegelegenheit für Ihre Kontemplation. Wir möchten Sie bitten, unser Ehrenredner für die zu sein [Besprechungsname], ein Ereignis konzentriert sich auf [Beschreibung des Zwecks und der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung]. Das ganze [Besprechungsname] Team ist von Ihren Leistungen inspiriert und glaubt, dass Sie der perfekte Experte wären, um unser Publikum aus gleichgesinnten Fachleuten anzusprechen.

[Besprechungsname] wird stattfinden in [Ort, einschließlich Stadt und Bundesland] on [Termine]. Unsere Veranstaltung wird voraussichtlich bis zu ca [Anzahl der geschätzten Teilnehmer#]. Unser Ziel ist es [Meeting’s objectives].

Wir glauben, dass Sie ein hervorragender Redner sind und Ihre Stimme angesichts Ihrer umfangreichen Arbeit eine entscheidende Ergänzung zu diesem Gespräch wäre [Fachgebiet]. Sie können erwägen, Ihre Ideen bis zu [Dauer] Minuten zu präsentieren, die sich auf den Bereich beziehen [Meeting-Thema]. Sie können Ihren Vorschlag vor dem [Frist] senden und dem [Link] folgen, damit unser Team sich Ihre Ideen anhören und die Einzelheiten Ihres Vortrags im Voraus festlegen kann.

Sollten Sie verhindert sein, bitten wir Sie in jedem Fall, uns über [link] zu kontaktieren. Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegung, wir freuen uns auf eine positive Antwort von Ihnen.

Beste,
[Name]
[Berufsbezeichnung]
[Kontaktinformation]
[Adresse der Unternehmenswebsite]

#4. Webinar-Einladungs-E-Mail

In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.

Hinweise: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.

Beispiel 6: E-Mail-Vorlage für Webinar-Einladungen

Betreffzeile: Herzlichen Glückwunsch! Du bist eingeladen zu [Webinar-Name]

sehr geehrter [Name des Kandidaten],

[Name der Firma] freut sich sehr, ein Webinar für [Webinar-Thema] An [Datum] bei [Uhrzeit], erstreben [[Webinar-Zwecke]

Es ist eine gute Gelegenheit für Sie, enorme Vorteile von Ihren eingeladenen Experten im Bereich [Webinar-Themen] zu erhalten und kostenlose Geschenke zu erhalten. Unser Team ist so begeistert von Ihrer Anwesenheit.

Hinweis: Dieses Webinar ist beschränkt auf [Anzahl der Personen]. Um Ihren Platz zu sichern, registrieren Sie sich bitte [Verknüpfung] und teilen Sie es gerne mit Ihren Freunden. 

Ich hoffe dich dort zu sehen!

Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag,

[Ihren Namen]

[Signature]

Fazit

Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.

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Häufig gestellte Fragen

Ref: Tatsächlich | Sherpany