Meetings im Geschäft sind Personen in Führungspositionen wie Projektmanagern oder leitenden Funktionen in einem Unternehmen vertraut. Diese Versammlungen sind unerlässlich, um die Kommunikation zu verbessern, die Zusammenarbeit zu fördern und den Erfolg innerhalb der Organisation voranzutreiben.
However, not everyone may be aware of these meetings’ definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.
- Was ist ein Geschäftstreffen?
- Arten von Geschäftstreffen
- Wie man Besprechungen im Geschäft durchführt
- Key Take Away
Was ist ein Geschäftstreffen?
Ein Geschäftsmeeting ist ein Treffen von Einzelpersonen, die zusammenkommen, um bestimmte Themen im Zusammenhang mit dem Geschäft zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Der Zweck dieses Meetings kann darin bestehen, Teammitglieder über aktuelle Projekte zu informieren, zukünftige Bemühungen zu planen, Probleme zu lösen oder Entscheidungen zu treffen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.
Geschäftstreffen können persönlich durchgeführt werden, virtuelloder eine Kombination aus beidem und kann formell oder informell sein.
Das Ziel eines Geschäftstreffens ist es, Informationen auszutauschen, Teammitglieder aufeinander abzustimmen und Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.
Arten von Geschäftstreffen
Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen in Unternehmen, aber die 10 häufigsten Arten umfassen:
1/ Monatliche Teambesprechungen
Monthly team meetings are regular meetings of a company’s team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).
Monatliche Teambesprechungen bieten den Teammitgliedern Gelegenheit und Anleitung, Informationen und Ideen auszutauschen, den Projektfortschritt zu besprechen und sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten.
These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team’s work.
An All-Hand-Meeting ist einfach ein Treffen aller Mitarbeiter eines Unternehmens, also ein monatliches Teammeeting. Es ist ein regelmäßiges Treffen – vielleicht einmal im Monat – und wird normalerweise von den Leitern des Unternehmens geleitet.
2/ Stehtreffen
Der Stand-up-Meeting, auch bekannt als tägliches Stand-up- oder tägliches Scrum-Meeting, ist eine Art kurzes Meeting, das normalerweise nicht länger als 15 Minuten dauert und täglich abgehalten wird, um das Team schnell über den Fortschritt des Projekts oder die abgeschlossene Arbeitsbelastung zu informieren arbeite heute weiter.
At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team’s common goals.
3/ Status-Update-Meetings
Status-Update-Meetings konzentrieren sich darauf, Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Projekte und Aufgaben zu informieren. Sie können häufiger als monatliche Meetings stattfinden, z. B. wöchentlich.
Der Zweck von Status-Update-Meetings besteht natürlich darin, einen transparenten Überblick über den Fortschritt jedes Projekts zu geben und Herausforderungen zu identifizieren, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Diese Meetings werden nicht in Themen wie Diskussionen oder Problemlösungen verwickelt.
For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a ‘Bürgerversammlung‘, A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!
4/ Meetings zur Problemlösung
Dies sind Meetings, bei denen es darum geht, die Herausforderungen, Krisen oder Probleme zu identifizieren und zu lösen, mit denen eine Organisation konfrontiert ist. Sie sind oft unerwartet und müssen Personen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams zusammenbringen, um zusammenzuarbeiten und Lösungen für bestimmte Probleme zu finden.
Bei diesem Treffen werden diese Teilnehmer ihre Ansichten austauschen, gemeinsam die Ursachen von Problemen identifizieren und mögliche Lösungen anbieten. Damit dieses Treffen effektiv ist, sollten sie ermutigt werden, offen und ehrlich zu diskutieren, Schuldzuweisungen zu vermeiden und sich darauf zu konzentrieren, Antworten zu finden.
5/ Treffen zur Entscheidungsfindung
Diese Meetings haben das Ziel, wichtige Entscheidungen zu treffen, die die Richtung des Projekts, des Teams oder der gesamten Organisation betreffen. Teilnehmer sind in der Regel Personen mit der erforderlichen Entscheidungsbefugnis und Expertise.
Dieses Treffen muss im Voraus mit allen relevanten Informationen bereitgestellt werden, die die Interessengruppen benötigen. Um sicherzustellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen ausgeführt werden, werden die Folgemaßnahmen mit einer Abschlusszeit festgelegt.
6/ Brainstorming-Meetings
Brainstorming-Meetings konzentrieren sich darauf, neue und innovative Ideen für Ihr Unternehmen zu generieren.
The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another’s ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.
7/ Strategische Management-Meetings
Strategische Management-Meetings are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization’s long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.
Während dieser Treffen wird die Organisation überprüft und bewertet, sowie die Wettbewerbsfähigkeit oder neue Möglichkeiten für Wachstum und Verbesserung identifiziert.
8/ Projekt-Kickoff-Meetings
A Projekt Kickoff-Meeting ist ein Treffen, das den offiziellen Beginn eines neuen Projekts markiert. Es bringt Schlüsselpersonen aus dem Projektteam zusammen, darunter Projektmanager, Teammitglieder und Interessengruppen aus anderen Abteilungen, um Ziele, Vorgaben, Zeitpläne und Budgets zu besprechen.
Es bietet dem Projektmanager auch die Möglichkeit, klare Kommunikationskanäle einzurichten, Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.
Dies sind einige der häufigsten Arten von Meetings in Unternehmen, und das Format und die Struktur können sich je nach Größe und Art der Organisation ändern.
9/ Einführungstreffen
An Einführungstreffen ist das erste offizielle Treffen zwischen Teammitgliedern und ihren Führungskräften, um festzustellen, ob die beteiligten Personen eine Arbeitsbeziehung aufbauen und sich in Zukunft für das Team engagieren möchten.
Ziel dieses Treffens ist es, den Teammitgliedern Zeit zu geben, zusammen zu bleiben, um den Hintergrund, die Interessen und Ziele der einzelnen Teilnehmer kennenzulernen. Abhängig von Ihren Vorlieben und den Vorlieben Ihres Teams können Sie je nach Kontext formelle oder informelle Einführungstreffen einrichten.
10/ Bürgerversammlungen
Dieses Konzept entstand bei lokalen Gemeindeversammlungen in New England, bei denen Politiker mit Wählern zusammentrafen, um Themen und Gesetze zu besprechen.
Heute, a Bürgerversammlung ist ein geplantes unternehmensweites Treffen, bei dem das Management Fragen direkt von Mitarbeitern beantwortet. Es ermöglicht eine offene Kommunikation und Transparenz zwischen Führung und Mitarbeitern. Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten sofort Feedback.
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Wie man Besprechungen im Geschäft durchführt
Um Haben Sie ein gutes Treffen, zuerst müssen Sie a senden Einladungs-E-Mail für Besprechungen.
Die Durchführung effektiver Meetings im Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und seine beabsichtigten Ziele erreicht. Die folgenden Ratschläge können Ihnen dabei helfen, produktive Geschäftsmeetings durchzuführen:
1/ Definieren Sie den Zweck und die Ziele
Das Definieren des Zwecks und der Ziele eines Geschäftsmeetings ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und das beabsichtigte Ergebnis erzielt. Sie müssen Folgendes sicherstellen:
- Der Zweck. Stellen Sie sicher, dass das Meeting einen Zweck hat, bestimmte Themen zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen oder Updates bereitzustellen. Sie müssen definieren, warum das Meeting notwendig ist und welches Ergebnis erwartet wird.
- Ziele. Die Ziele eines Geschäftsmeetings sind spezifische, messbare Ergebnisse, die Sie bis zum Ende des Meetings erreichen möchten. Sie sollten mit dem Gesamtzweck des Meetings mit Zeitleiste, KPI usw. übereinstimmen.
Beispielsweise sollte ein Meeting zur Besprechung einer neuen Produkteinführung Ziele haben, die mit dem Gesamtziel der Umsatzsteigerung oder der Verbesserung des Marktanteils übereinstimmen.
2/ Bereiten Sie eine Meeting-Agenda vor
A Tagesordnung dient als Fahrplan für das Meeting und hilft, die Diskussion konzentriert und auf Kurs zu halten.
Daher können Sie durch die Vorbereitung einer effektiven Tagesordnung sicherstellen, dass Geschäftstreffen produktiv und fokussiert sind und dass jeder weiß, was zu besprechen ist, was zu erwarten ist und was erreicht werden muss.
3/ Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein
Überlegen Sie, wer an dem Meeting teilnehmen sollte, basierend auf seiner Rolle und den zu besprechenden Themen. Laden Sie nur diejenigen ein, die anwesend sein müssen, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos abläuft. Einige Faktoren, die bei der Auswahl der richtigen Teilnehmer zu berücksichtigen sind, sind Eignung, Fachwissen und Autorität.
4/ Zeit effektiv einteilen
Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn’t go overtime.
Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting’s energy and interest.
5/ Machen Sie die Meetings interaktiver und ansprechender
Machen Sie Geschäftsmeetings interaktiver und ansprechender, indem Sie alle Teilnehmer ermutigen, sich zu äußern und ihre Gedanken und Ideen auszutauschen. Neben interaktiven Aktivitäten, wie z Live-Umfragen or Brainstorming-Sitzungen und die drehbaren Räder sorgen dafür, dass sich die Teilnehmer auf die Diskussion konzentrieren.
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6/ Sitzungsprotokoll
Einnahme Sitzungsprotokoll während eines Geschäftsmeetings ist eine wichtige Aufgabe, die hilft, die wichtigsten Diskussionen und Entscheidungen zu dokumentieren, die während des Meetings getroffen wurden. Es trägt auch zur Verbesserung der Transparenz bei und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind, bevor sie zum nächsten Meeting gehen.
7/ Aktionspunkte nachverfolgen
Indem Sie Aktionspunkte nachverfolgen, können Sie sicherstellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen in die Tat umgesetzt werden und dass sich alle über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind.
And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better – you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪
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Key Take Away
Hoffentlich mit diesem Artikel von AhaFolien, können Sie die Arten von Besprechungen in Unternehmen und deren Zwecke unterscheiden. Wenn Sie diese Schritte und Best Practices befolgen, können Sie außerdem dazu beitragen, dass Ihre Geschäftstreffen effizient und fokussiert sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Die effektive Durchführung von Geschäftstreffen kann dazu beitragen, die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Erfolg innerhalb einer Organisation zu verbessern, und ist eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche Unternehmensführung.
Häufig gestellte Fragen
Warum sind Meetings im Geschäftsleben wichtig?
Meetings ermöglichen eine effektive Kommunikation sowohl nach unten als auch nach oben innerhalb einer Organisation. Wichtige Updates, Ideen und Feedback können geteilt werden.
Welche Meetings sollte ein Unternehmen abhalten?
– All-hands/All-staff meetings: Company-wide meetings to share updates, announcements and foster communication across departments.
– Executive/Leadership meetings: For senior management to discuss high-level strategy, plans and make key decisions.
– Department/Team meetings: For individual departments/teams to sync, discuss tasks and resolve issues within their scope.
– Project meetings: To plan, track progress and resolve blockers for individual projects.
– One-on-ones: Individual check-ins between managers and direct reports to discuss work, priorities and professional development.
– Sales meetings: For the sales team to review performance, identify opportunities and plan sales strategies.
– Marketing meetings: Used by the marketing team for planning campaigns, content calendar and measuring success.
– Budget/Finance meetings: For financial review of expenses vs budget, forecasting and investment discussions.
– Hiring meetings: To screen resumes, conduct interviews and make decisions for new job openings.
– Training meetings: To plan and deliver onboarding, skills development sessions for employees.
– Client meetings: To manage client relationships, feedback and scope out future work.
