10 Arten von Meetings in der Wirtschaft mit Best Practices

Meetings im Geschäftsleben sind für Führungskräfte wie Projektmanager oder leitende Angestellte eines Unternehmens vertraut. Diese Zusammenkünfte sind unerlässlich, um die Kommunikation zu verbessern, die Zusammenarbeit zu fördern und den Erfolg innerhalb der Organisation voranzutreiben.

Allerdings sind nicht alle mit den Definitionen, Arten und Zwecken dieser Meetings vertraut. Dieser Artikel dient als umfassender Leitfaden und gibt Tipps für die Durchführung produktiver Meetings im Unternehmen.

• Was ist ein Geschäftstreffen?
• Arten von Geschäftstreffen
• Wie man Besprechungen im Geschäft durchführt
• Wichtige Erkenntnisse 

Was ist ein Geschäftstreffen?

Ein Geschäftstreffen ist ein Treffen von Personen, die zusammenkommen, um über spezifische geschäftliche Themen zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Zu den Zwecken dieses Treffens können die Information der Teammitglieder über laufende Projekte, die Planung zukünftiger Vorhaben, die Lösung von Problemen oder das Treffen von Entscheidungen mit Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen gehören.

Geschäftstreffen können persönlich, virtuell oder in einer Kombination aus beidem stattfinden und formell oder informell sein.

Das Ziel eines Geschäftstreffens ist es, Informationen auszutauschen, Teammitglieder aufeinander abzustimmen und Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.

Arten von Geschäftstreffen

Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen in Unternehmen, aber die 10 häufigsten Arten umfassen:

1/ Monatliche Teambesprechungen

Monatliche Teambesprechungen sind regelmäßige Treffen der Teammitglieder eines Unternehmens, um laufende Projekte zu besprechen, Aufgaben zuzuweisen und die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Diese Besprechungen finden in der Regel monatlich am selben Tag statt und dauern je nach Gruppengröße und Informationsmenge zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden.

Monatliche Teambesprechungen bieten den Teammitgliedern Gelegenheit und Anleitung, Informationen und Ideen auszutauschen, den Projektfortschritt zu besprechen und sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. 

Diese Meetings können auch dazu genutzt werden, etwaige Herausforderungen oder Probleme des Teams zu besprechen, Lösungen zu finden und Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Richtung des Projekts oder die Arbeit des Teams auswirken.

Eine Mitarbeiterversammlung ist einfach eine Besprechung, an der alle Angestellten eines Unternehmens teilnehmen, also beispielsweise eine monatliche Teamsitzung. Es handelt sich um ein regelmäßiges Treffen – etwa einmal im Monat –, das üblicherweise von der Unternehmensleitung geleitet wird.

2/ Stehtreffen

Das Stand-up-Meeting , auch bekannt als Daily Stand-up oder Daily Scrum Meeting, ist eine Art kurzes Meeting, das in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauert und täglich stattfindet, um dem Team einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Projekts bzw. die erledigte Arbeitslast und die für den heutigen Tag geplanten Aufgaben zu geben.

Gleichzeitig hilft es, die Hindernisse, mit denen die Teammitglieder konfrontiert sind, zu erkennen und zu lösen und zu verstehen, wie sie die gemeinsamen Ziele des Teams beeinflussen. 

3/ Status-Update-Meetings

Status-Update-Meetings konzentrieren sich darauf, Teammitglieder über den Fortschritt ihrer Projekte und Aufgaben zu informieren. Sie können häufiger als monatliche Meetings stattfinden, z. B. wöchentlich. 

Der Zweck von Status-Update-Meetings besteht natürlich darin, einen transparenten Überblick über den Fortschritt jedes Projekts zu geben und Herausforderungen zu identifizieren, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Diese Meetings werden nicht in Themen wie Diskussionen oder Problemlösungen verwickelt.

Für ein größeres Meeting kann das Status-Update-Meeting auch als „ Mitarbeiterversammlung “ bezeichnet werden. Eine Mitarbeiterversammlung ist einfach eine geplante, unternehmensweite Besprechung, in der die Geschäftsleitung Fragen der Mitarbeiter beantwortet. Daher beinhaltete dieses Meeting eine Fragerunde und war somit offener und weniger formelhaft als andere Meetingarten.

4/ Meetings zur Problemlösung

Dies sind Meetings, bei denen es darum geht, die Herausforderungen, Krisen oder Probleme zu identifizieren und zu lösen, mit denen eine Organisation konfrontiert ist. Sie sind oft unerwartet und müssen Personen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams zusammenbringen, um zusammenzuarbeiten und Lösungen für bestimmte Probleme zu finden.

Bei diesem Treffen werden diese Teilnehmer ihre Ansichten austauschen, gemeinsam die Ursachen von Problemen identifizieren und mögliche Lösungen anbieten. Damit dieses Treffen effektiv ist, sollten sie ermutigt werden, offen und ehrlich zu diskutieren, Schuldzuweisungen zu vermeiden und sich darauf zu konzentrieren, Antworten zu finden.

5/ Treffen zur Entscheidungsfindung

Diese Meetings haben das Ziel, wichtige Entscheidungen zu treffen, die die Richtung des Projekts, des Teams oder der gesamten Organisation betreffen. Teilnehmer sind in der Regel Personen mit der erforderlichen Entscheidungsbefugnis und Expertise.

Dieses Treffen muss im Voraus mit allen relevanten Informationen bereitgestellt werden, die die Interessengruppen benötigen. Um sicherzustellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen ausgeführt werden, werden die Folgemaßnahmen mit einer Abschlusszeit festgelegt. 

6/ Brainstorming-Meetings

Brainstorming-Meetings konzentrieren sich darauf, neue und innovative Ideen für Ihr Unternehmen zu generieren. 

Das Beste an einem Brainstorming ist, dass es Teamwork und Erfindungsreichtum fördert und gleichzeitig die kollektive Intelligenz und Vorstellungskraft der Gruppe nutzt. Jeder kann seine Meinung äußern, von den Ideen der anderen profitieren und originelle und innovative Lösungen entwickeln.

7/ Strategische Management-Meetings

Strategische Management-Meetings sind hochrangige Besprechungen, die sich auf die Überprüfung, Analyse und Entscheidungsfindung hinsichtlich der langfristigen Ziele, der Ausrichtung und der Leistung einer Organisation konzentrieren. An diesen vierteljährlich oder jährlich stattfindenden Meetings nehmen Führungskräfte und das Managementteam teil.

Während dieser Treffen wird die Organisation überprüft und bewertet, sowie die Wettbewerbsfähigkeit oder neue Möglichkeiten für Wachstum und Verbesserung identifiziert.

8/ Projekt-Kickoff-Meetings

Ein Projektstartmeeting markiert den offiziellen Beginn eines neuen Projekts. Es bringt wichtige Personen des Projektteams zusammen, darunter Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder aus anderen Abteilungen, um Ziele, Vorgaben, Zeitpläne und Budgets zu besprechen.

Es bietet dem Projektmanager auch die Möglichkeit, klare Kommunikationskanäle einzurichten, Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.

Dies sind einige der häufigsten Arten von Meetings in Unternehmen, und das Format und die Struktur können sich je nach Größe und Art der Organisation ändern.

9/ Einführungstreffen

Bei einem Einführungsgespräch treffen Teammitglieder und ihre Führungskräfte zum ersten Mal offiziell aufeinander, um festzustellen, ob die Beteiligten eine Arbeitsbeziehung aufbauen und sich künftig dem Team verpflichten möchten.

Ziel dieses Treffens ist es, den Teammitgliedern Zeit zu geben, zusammen zu bleiben, um den Hintergrund, die Interessen und Ziele der einzelnen Teilnehmer kennenzulernen. Abhängig von Ihren Vorlieben und den Vorlieben Ihres Teams können Sie je nach Kontext formelle oder informelle Einführungstreffen einrichten.

10/ Bürgerversammlungen

Dieses Konzept entstand bei lokalen Gemeindeversammlungen in New England, bei denen Politiker mit Wählern zusammentrafen, um Themen und Gesetze zu besprechen.

Heute ist eine Betriebsversammlung ein geplantes, unternehmensweites Treffen, bei dem die Geschäftsleitung direkt Fragen der Mitarbeitenden beantwortet. Sie ermöglicht offene Kommunikation und Transparenz zwischen Führungskräften und Belegschaft. Die Mitarbeitenden können Fragen stellen und erhalten direktes Feedback.

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Wie man Besprechungen im Geschäft durchführt

Für ein erfolgreiches Meeting muss man zunächst eine Meeting-Einladung per E-Mail versenden.

Die Durchführung effektiver Meetings im Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und seine beabsichtigten Ziele erreicht. Die folgenden Ratschläge können Ihnen dabei helfen, produktive Geschäftsmeetings durchzuführen:

1/ Definieren Sie den Zweck und die Ziele

Das Definieren des Zwecks und der Ziele eines Geschäftsmeetings ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv ist und das beabsichtigte Ergebnis erzielt. Sie müssen Folgendes sicherstellen:

• Der Zweck. Stellen Sie sicher, dass das Meeting einen Zweck hat, bestimmte Themen zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen oder Updates bereitzustellen. Sie müssen definieren, warum das Meeting notwendig ist und welches Ergebnis erwartet wird.
• Ziele. Die Ziele eines Geschäftsmeetings sind spezifische, messbare Ergebnisse, die Sie bis zum Ende des Meetings erreichen möchten. Sie sollten mit dem Gesamtzweck des Meetings mit Zeitleiste, KPI usw. übereinstimmen.

Beispielsweise sollte ein Meeting zur Besprechung einer neuen Produkteinführung Ziele haben, die mit dem Gesamtziel der Umsatzsteigerung oder der Verbesserung des Marktanteils übereinstimmen.

2/ Bereiten Sie eine Meeting-Agenda vor

Eine Besprechungsagenda dient als Leitfaden für die Besprechung und trägt dazu bei, die Diskussion fokussiert und zielgerichtet zu halten.

Daher können Sie durch die Vorbereitung einer effektiven Tagesordnung sicherstellen, dass Geschäftstreffen produktiv und fokussiert sind und dass jeder weiß, was zu besprechen ist, was zu erwarten ist und was erreicht werden muss. 

3/ Laden Sie die richtigen Teilnehmer ein

Überlegen Sie, wer an dem Meeting teilnehmen sollte, basierend auf seiner Rolle und den zu besprechenden Themen. Laden Sie nur diejenigen ein, die anwesend sein müssen, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos abläuft. Einige Faktoren, die bei der Auswahl der richtigen Teilnehmer zu berücksichtigen sind, sind Eignung, Fachwissen und Autorität.

4/ Zeit effektiv einteilen

Planen Sie für jedes Thema Ihrer Tagesordnung ausreichend Zeit ein und berücksichtigen Sie dabei die Wichtigkeit und Komplexität der einzelnen Themen. So stellen Sie sicher, dass alle Themen die volle Aufmerksamkeit erhalten und die Besprechungsdauer nicht überschritten wird.

Halten Sie sich so weit wie möglich an den Zeitplan, bleiben Sie aber flexibel genug, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Planen Sie auch kurze Pausen ein, damit die Teilnehmer neue Kraft tanken und sich neu konzentrieren können. So bleiben die Energie und das Interesse des Meetings erhalten.

5/ Machen Sie die Meetings interaktiver und ansprechender

Gestalten Sie Geschäftstreffen interaktiver und ansprechender, indem Sie alle Teilnehmer ermutigen, sich zu Wort zu melden und ihre Gedanken und Ideen auszutauschen. Interaktive Elemente wie Live-Umfragen , Brainstorming-Sitzungen und Glücksräder tragen dazu bei, die Teilnehmer aktiv einzubinden und ihre Aufmerksamkeit auf die Diskussion zu lenken.

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6/ Sitzungsprotokoll

Das Anfertigen von Protokollen während einer Geschäftssitzung ist eine wichtige Aufgabe, die dazu beiträgt, die wichtigsten Diskussionen und getroffenen Entscheidungen zu dokumentieren. Es verbessert außerdem die Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten vor der nächsten Sitzung auf dem gleichen Stand sind.

7/ Aktionspunkte nachverfolgen

Indem Sie Aktionspunkte nachverfolgen, können Sie sicherstellen, dass die während des Meetings getroffenen Entscheidungen in die Tat umgesetzt werden und dass sich alle über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind.

Und holen Sie IMMER Feedback von den Teilnehmern ein, um kommende Geschäftstreffen noch besser zu gestalten – Sie können das Feedback nach Abschluss per E-Mail oder über Präsentationsfolien weitergeben. So werden Meetings nicht langweilig und alle haben Spaß.

Wichtige Erkenntnisse 

Hoffentlich können Sie mithilfe dieses Artikels von AhaSlides die verschiedenen Arten von Meetings im Geschäftsleben und deren Zwecke unterscheiden. Indem Sie diese Schritte und bewährten Methoden befolgen, können Sie außerdem sicherstellen, dass Ihre Geschäftstreffen effizient und zielgerichtet sind und die gewünschten Ergebnisse liefern.

Die effektive Durchführung von Geschäftstreffen kann dazu beitragen, die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Erfolg innerhalb einer Organisation zu verbessern, und ist eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Häufig gestellte Fragen