Flyer zum Kickoff-Meeting eines Nagelprojekts in 8 Schritten (+ kostenlose Vorlage!)

Selbst die diszipliniertesten Unternehmen können manchmal spüren, dass ihre Projekte in die Irre gehen. Meistens ist das Problem eines von Vorbereitung. Die Lösung? Ein gut strukturiertes und vollständig interaktives Projekt Kickoff-Meeting!

Mehr als nur Prunk und Zeremonie kann ein gut durchgeführtes Kickoff-Meeting wirklich etwas Schönes auf den richtigen Fuß bringen. Hier sind 8 Schritte, um ein Projekt-Kickoff-Meeting abzuhalten, das Aufregung aufbaut und bekommt jedermann auf der selben Seite.

Anstoßzeit!

Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?
8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting
Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings

Wichtige Meeting-Tipps

Sie benötigen im Vorfeld eine Agenda für das Kick-off-Meeting. Das frühzeitige Versenden von E-Mails zum Projektstart ist sehr wichtig! Schauen wir uns also einige Beispiele für die Agenda des Kick-off-Meetings an!

Die Auftaktveranstaltung sollte kurz und prägnant sein und viele Spiele und Aktivitäten beinhalten. Hier sind AhaSlides besonders hilfreich! Weitere Tipps finden Sie unten:

alternativer Text

Bringen Sie das Gespräch in Gang.

Holen Sie sich wertvolles Feedback von Ihrem Team und Ihren Kunden während des Projekt-Kickoff-Meetings. Nutzen Sie Live-Umfragen, Fragen und Antworten sowie Tools zum Ideenaustausch mit dieser kostenlosen Vorlage!

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Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?

Wie es auf der Dose steht, ist ein Projekt-Kickoff-Meeting a Treffen, wo Sie Ihr Projekt starten.

Normalerweise ist ein Projekt-Kickoff-Meeting das erste Treffen zwischen dem Kunden, der ein Projekt in Auftrag gegeben hat, und dem Unternehmen, das es zum Leben erwecken wird. Beide Seiten setzen sich zusammen und besprechen die Grundlagen des Projekts, seinen Zweck, seine Ziele und wie es von der Idee bis zur Verwirklichung kommen wird.

Im Allgemeinen gibt es 2 Typen von Kickoff-Meetings zu beachten:

Externer Projektstart – Ein Entwicklungsteam setzt sich mit jemandem von . zusammen aussen das Unternehmen, wie ein Kunde oder Stakeholder, und bespricht den Plan für ein gemeinsames Projekt.
Internes PKM – Ein Team aus . Das Unternehmen setzt sich zusammen und bespricht den Plan für ein neues internes Projekt.

Obwohl beide Arten unterschiedliche Ergebnisse haben können, der Ablauf ist ziemlich gleich. Es gibt im Wesentlichen kein Teil eines externen Projektstarts, der nicht Teil eines internen Projektstarts ist – der einzige Unterschied besteht darin, für wen Sie ihn abhalten.

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Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?

Der Zweck von Kickoff-Meetings sollte klar und deutlich sein! Es mag einfach erscheinen, ein Projekt zu starten, indem man den richtigen Leuten einfach ein paar Aufgaben zuweist, insbesondere in der heutigen, von Kanban-Boards geprägten Arbeitswelt. Dies kann jedoch dazu führen, dass Teams ständig den Überblick verlieren.

Denken Sie daran, nur weil Sie auf der gleiches Brett bedeutet nicht, dass Sie auf der selbe Seite.

Im Kern ist ein Projekt-Kickoff-Meeting ein ehrliches und offenes Dialog zwischen einem Kunden und einem Team. Es ist nicht eine Reihe von Ankündigungen, wie das Projekt funktionieren wird, aber a Konversation über Pläne, Erwartungen und Ziele, die in ungezügelter Debatte entstanden sind.

Hier sind einige der Vorteile der Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings:

Es bringt alle bereit - „Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen.“ Wenn Abraham Lincoln heute noch leben würde, würde er die ersten vier von sechs Projektstunden mit einem Kickoff-Meeting verbringen. Denn diese Meetings beinhalten alle die notwendigen Schritte, um jedes Projekt auf den richtigen Fuß zu bringen.
Es geht um alle wichtigen Spieler Kickoff-Meetings können erst beginnen, wenn alle anwesend sind: Manager, Teamleiter, Kunden und alle anderen Projektbeteiligten. Ohne die Klarheit eines Kickoff-Meetings, um alles zu klären, verliert man schnell den Überblick darüber, wer für was verantwortlich ist.
Es ist offen und kooperativ – Wie gesagt, Projekt-Kickoff-Meetings sind Debatten. Die besten Meetings beinhalten alle Teilnehmer und bringen die besten Ideen aus allen.

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8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting

Was genau steht also auf der Tagesordnung eines Projekt-Kickoff-Meetings? Wir haben die Agenda auf die folgenden 8 Schritte reduziert. Sie sollten jedoch immer daran denken, dass es kein festes Menü für diese Art von Meeting.

Verwenden Sie diese 8 Schritte als Leitfaden, aber vergessen Sie nie, dass die endgültige Agenda bei Ihnen liegt Sie!

Schritt 1 – Vorstellung und Eisbrecher

Der einzige Weg, ein Kickoff-Meeting zu starten, besteht natürlich darin, die Teilnehmer miteinander vertraut zu machen. Unabhängig von der Länge oder dem Umfang Ihres Projekts müssen Kunden und Teammitglieder per Du miteinander kommunizieren, bevor sie effizient zusammenarbeiten können.

Während eine einfache Vorstellung im Stil einer „Runde um den Tisch“ ausreicht, um die Leute mit den Namen vertraut zu machen, kann ein Eisbrecher eine weitere Ebene hinzufügen Persönlichkeit zu zeigen. und die Stimmung aufhellen vor dem Projektstart.

Probier diese: Drehe das Rad 🎡

Legen Sie einige einfache Einführungsthemen auf a Spinnerrad, dann lassen Sie jedes Teammitglied daran drehen und beantworten, auf welchem Thema das Rad landet. Lustige Fragen sind erwünscht, aber achten Sie darauf, dass es mehr oder weniger professionell bleibt!

Ein Spinnerrad, das als Eisbrecher verwendet werden kann.

Willst du mehr davon? 💡 Wir haben 10 Eisbrecher für jedes Meeting genau hier.

Schritt 2 – Projekthintergrund

Nachdem die Formalitäten und Feierlichkeiten erledigt sind, kann es nun ans Eingemachte gehen. Für einen erfolgreichen Start benötigen Sie eine klare Agenda für das Kick-off-Meeting!

Wie bei allen großartigen Geschichten ist es am besten, am Anfang zu beginnen. Skizzieren Sie die gesamte Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihren Kunden, um alle am Projekt Beteiligten über die bisherigen Geschehnisse auf den neuesten Stand zu bringen.

Dies können Screenshots von E-Mails, Texten, Protokollen früherer Meetings oder andere Ressourcen sein, die Ihrem Unternehmen und Ihrem Kunden einen beliebigen Kontext hinzufügen. Machen Sie es jedem leicht, sich zu visualisieren, indem Sie eine Zeitleiste erstellen.

Schritt 3 – Projektnachfrage

Zusätzlich zum Korrespondenzhintergrund möchten Sie tief eintauchen in die Details von warum dieses Projekt wird erst angestoßen.

Dies ist ein entscheidender Schritt, da er einen klaren Überblick über die Schwachstellen bietet, die das Projekt lösen soll, was sowohl Teams als auch Kunden jederzeit im Auge behalten müssen.

Protip 👊

Phasen wie diese sind reif für Diskussionen. Fragen Sie Ihre Kunden und Ihr Team, um ihre Ideen vorzubringen, warum dieses Projekt ihrer Meinung nach erfunden wurde.

Gegebenenfalls sollten Sie immer versuchen, die Stimme des Kunden in diesem Abschnitt. Arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um reale Beispiele von Verbrauchern zu finden, die Schwachstellen erwähnen, die Ihr Projekt zu beheben versucht. Ihre Meinung sollte prägen, wie Ihr Team an das Projekt herangeht.

Schritt 4 – Projektziele

Sie haben sich also mit der passt des Projekts ist es nun an der Zeit, einen Blick auf die Zukunft.

Klare Ziele und eine klare Erfolgsdefinition für Ihr Projekt helfen Ihrem Team, erfolgreich zu sein. Darüber hinaus zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie die Arbeit ernst nehmen und großen Wert auf den Erfolg legen.

Fragen Sie die Teilnehmer des Kickoff-Meetings „Wie wird Erfolg aussehen?“ Sind es mehr Kunden? Mehr Bewertungen? Eine bessere Kundenzufriedenheitsrate?

Egal welches Ziel, es sollte immer sein…

Erreichbare – Überfordern Sie sich nicht. Kennen Sie Ihre Grenzen und setzen Sie sich ein Ziel, das Sie berührt das Schneidwerkzeug haben eine Chance zu erreichen.
Messbare – Untermauern Sie Ihr Ziel mit Daten. Streben Sie eine konkrete Zahl an und verfolgen Sie Ihren Fortschritt.
Zeitgesteuert – Setzen Sie sich ein Enddatum. Tun Sie alles, um Ihre Ziele vor Ablauf dieser Frist zu erreichen.

Schritt 5 – Die Leistungsbeschreibung

Das „Statement of Work“ (SoW) ist der Kern des „Kickoff-Meetings“ und beschreibt ausführlich die Einzelheiten des Projekts und seiner Durchführung. Es ist die Hauptabrechnung auf der Tagesordnung des Kickoff-Meetings und sollte die meiste Aufmerksamkeit erhalten.

In dieser Infografik erfahren Sie, was Sie in Ihre Leistungsbeschreibung aufnehmen sollten:

Infografik zur Erläuterung der 6 Mini-Schritte zur Bekanntgabe einer Leistungsbeschreibung bei einem Projekt-Kickoff-Meeting.

Denken Sie daran, dass es in der Leistungsbeschreibung nicht so sehr um Diskussionen geht wie im Rest der Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings. Dies ist wirklich die Zeit für einen Projektvorsprung zu einfach den Aktionsplan erstellen für das kommende Projekt, dann speichern Sie die Diskussion für das nächster Punkt der Sitzung.

Genau wie der Rest Ihres Kickoff-Meetings lautet Ihre Leistungsbeschreibung super variabel. Die Besonderheiten Ihrer Leistungsbeschreibung hängen immer von der Komplexität des Projekts, der Größe des Teams, den beteiligten Teilen usw. ab.

Möchten Sie mehr erfahren? 💡 Schau dir das an umfassender Artikel zum Erstellen eines Leistungsverzeichnisses.

Schritt Nr. 6 – Fragen-und-Antwort-Bereich

Auch wenn Sie sich vielleicht gezwungen fühlen, Ihren Fragen-und-Antwort-Abschnitt bis zum Schluss aufzuheben, empfehlen wir Ihnen, ihn direkt nach deiner Leistungsbeschreibung.

Ein solch umfangreicher Abschnitt wird sicherlich Fragen sowohl Ihres Kunden als auch Ihres Teams aufwerfen. Da der Hauptteil des Meetings noch so frisch in Erinnerung ist, ist es am besten, das Eisen zu schmieden, solange es heiß ist.

Die Verwendung interaktiver Präsentationssoftware zur Durchführung Ihrer Fragen-und-Antwort-Runde kann dazu beitragen, dass alles reibungslos abläuft, insbesondere wenn an Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting viele Teilnehmer teilnehmen …

Es ist organisiert – Fragen werden nach Popularität (durch Upvotes) oder nach Zeit sortiert und können als „beantwortet“ markiert oder oben angeheftet werden.
Es ist moderiert – Fragen können genehmigt und abgelehnt werden, bevor sie auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Es ist anonym – Fragen können anonym eingereicht werden, sodass jeder zu Wort kommt.

Schritt 7 – Mögliche Probleme

Wie bereits erwähnt, geht es bei einem Projekt-Kickoff-Meeting darum, so offen und ehrlich wie möglich zu sein. Das ist wie baut man ein Gefühl des Vertrauens mit Ihrem Kunden von Anfang an.

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, die potenziellen Probleme zu besprechen, die im Laufe des Projekts auftreten könnten. Niemand verlangt von Ihnen, die Zukunft vorherzusagen, sondern lediglich eine vorläufige Liste möglicher Hindernisse zu erstellen.

Da Sie, Ihr Team und Ihr Kunde dieses Projekt mit unterschiedlichen Anforderungen angehen, ist es ideal, jedermann in die mögliche Problemdiskussion eingebunden.

Schritt 8 – Einchecken

Regelmäßige Gespräche mit Ihrem Kunden sind eine weitere Möglichkeit, das Vertrauen zwischen beiden Parteien zu stärken. Bei Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting sollten Sie einige Fragen zu folgenden Themen klären: Was, Wann wer und wie Diese Check-Ins werden stattfinden.

Das Einchecken ist ein ziemlich feiner Balanceakt zwischen Transparenz und Anstrengung. Es ist zwar schön, so offen und transparent wie möglich zu sein, aber Sie müssen dies im Rahmen Ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit für be offen und transparent.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen vor dem Ende des Meetings beantwortet haben:

Was? – Wie detailliert muss der Kunde informiert werden? Muss er über jedes noch so kleine Detail des Fortschritts informiert werden oder sind nur die wichtigsten Abzeichnungen wichtig?
Wann? – Wie oft sollte Ihr Team Ihren Kunden auf dem Laufenden halten? Soll es jeden Tag berichten, was es getan hat, oder am Ende der Woche nur zusammenfassen, was es geschafft hat?
Wer? – Welches Teammitglied ist für die Kommunikation mit dem Kunden zuständig? Wird es in jeder Phase ein Mitglied jedes Teams geben oder nur einen einzigen Ansprechpartner während des gesamten Projekts?
Wie? – Auf welche Weise bleiben der Kunde und der Korrespondent in Kontakt? Regelmäßiger Videoanruf, E-Mail oder ständig aktualisiertes Live-Dokument?

Wie bei den meisten Tagesordnungspunkten eines Projekt-Kickoff-Meetings empfiehlt es sich, diese offen zu besprechen. Bei einem großen Team und einer großen Kundengruppe ist es möglicherweise einfacher, Live-Umfrage um die Optionen zu reduzieren, um die bestmögliche Check-in-Formel zu erstellen.

Möchten Sie mehr erfahren? 💡 Schauen Sie sich einige an Best Practices für den Check-in bei Ihren Kunden.

Effektive Umfragen mit AhaSlides

Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings

Während Ihr fachmännisch geplantes Kickoff-Meeting nur darauf wartet, im Sitzungssaal einige umzuhauen, kann der letzte Schliff ein bisschen sein Interaktion alles zusammenbringen.

Wussten Sie nur das? 29% der Unternehmen sich mit ihren Kunden verbunden fühlen (Gallup)? Der Rückzug ist auf B2B-Ebene eine Epidemie und kann dazu führen, dass sich Kickoff-Meetings aufgrund der Formalitäten wie ein flacher, wenig inspirierender Prozess anfühlen.

Die Einbindung Ihrer Kunden und Teams durch interaktive Folien kann wirklich Teilnahme steigern und Aufmerksamkeitsspanne erhöhen.

AhaSlides hat eine Arsenal an Werkzeugen einschließlich Live-Umfragen, Fragen und Antworten und Brainstorming-Folien und sogar Live-Quiz und Spiele, um Ihr Projekt richtig zu entzünden.

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Stichworte: Geschäftstreffen