Flyer zum Nagelprojekt-Kickoff-Meeting in 8 Schritten (+Kostenlose Vorlage!)

Selbst die diszipliniertesten Unternehmen können manchmal spüren, dass ihre Projekte in die Irre gehen. Meistens ist das Problem eines von Vorbereitung. Die Lösung? Ein gut strukturiertes und vollständig interaktives Projekt Kickoff-Meeting!

Mehr als nur Prunk und Zeremonie kann ein gut durchgeführtes Kickoff-Meeting wirklich etwas Schönes auf den richtigen Fuß bringen. Hier sind 8 Schritte, um ein Projekt-Kickoff-Meeting abzuhalten, das Aufregung aufbaut und bekommt jedermann auf der selben Seite.

Anstoßzeit!

• Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
• Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?
• 8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting
  • Step #1 – Introductions and Ice Breakers
  • Step #2 – Project Background
  • Step #3 – Project Demand
  • Step #4 – Project Goals
  • Step #5 – The Statement of Work
  • Step #6 – Q&A Section
  • Step #7 – Potential Problems
  • Step #8 – Checking In
• Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

• 10 Common Meetings in Business and Best Practices
• Strategisches Management-Meeting
• All Hands Meeting Guide

Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?

Wie es auf der Dose steht, ist ein Projekt-Kickoff-Meeting a Treffen, wo Sie Ihr Projekt starten.

Normalerweise ist ein Projekt-Kickoff-Meeting das erste Treffen zwischen dem Kunden, der ein Projekt in Auftrag gegeben hat, und dem Unternehmen, das es zum Leben erwecken wird. Beide Seiten setzen sich zusammen und besprechen die Grundlagen des Projekts, seinen Zweck, seine Ziele und wie es von der Idee bis zur Verwirklichung kommen wird.

Im Allgemeinen gibt es 2 Typen von Kickoff-Meetings zu beachten:

1. External Project Kickoff – Ein Entwicklungsteam setzt sich mit jemandem von . zusammen aussen das Unternehmen, wie ein Kunde oder Stakeholder, und bespricht den Plan für ein gemeinsames Projekt.
   
2. Internal PKM – Ein Team aus . Das Unternehmen setzt sich zusammen und bespricht den Plan für ein neues internes Projekt.

Obwohl beide Arten unterschiedliche Ergebnisse haben können, der Ablauf ist ziemlich gleich. Es gibt im Wesentlichen kein Teil of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

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Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the gleiches Brett doesn’t mean you’re on the selbe Seite.

Im Kern ist ein Projekt-Kickoff-Meeting ein ehrliches und offenes Dialog between a client and a team. It’s nicht eine Reihe von Ankündigungen, wie das Projekt funktionieren wird, aber a Konversation über Pläne, Erwartungen und Ziele, die in ungezügelter Debatte entstanden sind.

Hier sind einige der Vorteile der Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings:

1. Es bringt alle bereit - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain alle die notwendigen Schritte, um jedes Projekt auf den richtigen Fuß zu bringen.
   
2. Es geht um alle wichtigen Spieler – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
   
3. Es ist offen und kooperativ – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage alle Teilnehmer und bringen die besten Ideen aus allen.

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8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s kein festes Menü für diese Art von Meeting.

Verwenden Sie diese 8 Schritte als Leitfaden, aber vergessen Sie nie, dass die endgültige Agenda bei Ihnen liegt Sie!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Der einzige Weg, ein Kickoff-Meeting zu starten, besteht natürlich darin, die Teilnehmer miteinander vertraut zu machen. Unabhängig von der Länge oder dem Umfang Ihres Projekts müssen Kunden und Teammitglieder per Du miteinander kommunizieren, bevor sie effizient zusammenarbeiten können.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of Persönlichkeit zu zeigen. und die Stimmung aufhellen vor dem Projektstart.

Probier diese: Drehe das Rad 🎡

Legen Sie einige einfache Einführungsthemen auf a Spinnerrad, dann lassen Sie jedes Teammitglied daran drehen und beantworten, auf welchem ​​​​Thema das Rad landet. Lustige Fragen sind erwünscht, aber achten Sie darauf, dass es mehr oder weniger professionell bleibt!

Willst du mehr davon? 💡 We’ve got 10 Eisbrecher für jedes Meeting genau hier.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Skizzieren Sie die gesamte Korrespondenz between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Dies können Screenshots von E-Mails, Texten, Protokollen früherer Meetings oder andere Ressourcen sein, die Ihrem Unternehmen und Ihrem Kunden einen beliebigen Kontext hinzufügen. Machen Sie es jedem leicht, sich zu visualisieren, indem Sie eine Zeitleiste erstellen.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep in die Details von warum dieses Projekt wird erst angestoßen.

Dies ist ein entscheidender Schritt, da er einen klaren Überblick über die Schwachstellen bietet, die das Projekt lösen soll, was sowohl Teams als auch Kunden jederzeit im Auge behalten müssen.

Protip 👊

Phasen wie diese sind reif für Diskussionen. Fragen Sie Ihre Kunden und Ihr Team, um ihre Ideen vorzubringen, warum dieses Projekt ihrer Meinung nach erfunden wurde.

Gegebenenfalls sollten Sie immer versuchen, die Stimme des Kunden in diesem Abschnitt. Arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um reale Beispiele von Verbrauchern zu finden, die Schwachstellen erwähnen, die Ihr Projekt zu beheben versucht. Ihre Meinung sollte prägen, wie Ihr Team an das Projekt herangeht.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the passt of the project, now it’s time to look at the Zukunft.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Fragen Sie die Teilnehmer des Kickoff-Meetings ‘what will success look like?’ Sind es mehr Kunden? Mehr Bewertungen? Eine bessere Kundenzufriedenheitsrate?

No matter the goal, it should always be…

1. Erreichbare – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you berührt das Schneidwerkzeug haben eine Chance zu erreichen.
2. Messbare – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
3. Zeitgesteuert – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the Hauptabrechnung auf der Tagesordnung des Kickoff-Meetings und sollte die meiste Aufmerksamkeit erhalten.

In dieser Infografik erfahren Sie, was Sie in Ihre Leistungsbeschreibung aufnehmen sollten:

Denken Sie daran, dass es in der Leistungsbeschreibung nicht so sehr um Diskussionen geht wie im Rest der Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings. Dies ist wirklich die Zeit für einen Projektvorsprung zu einfach den Aktionsplan erstellen für das kommende Projekt, dann speichern Sie die Diskussion für das nächster Punkt der Sitzung.

Genau wie der Rest Ihres Kickoff-Meetings lautet Ihre Leistungsbeschreibung super variabel. Die Besonderheiten Ihrer Leistungsbeschreibung hängen immer von der Komplexität des Projekts, der Größe des Teams, den beteiligten Teilen usw. ab.

Sie wollen mehr erfahren? 💡 Schau dir das an umfassender Artikel zum Erstellen eines Leistungsverzeichnisses.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it direkt nach deiner Leistungsbeschreibung.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

1. Es ist organisiert – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
2. Es ist moderiert – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
3. Es ist anonym – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Wie bereits erwähnt, geht es bei einem Projekt-Kickoff-Meeting darum, so offen und ehrlich wie möglich zu sein. Das ist wie baut man ein Gefühl des Vertrauens mit Ihrem Kunden von Anfang an.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get jedermann in die mögliche Problemdiskussion eingebunden.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about Was, Wann wer und wie Diese Check-Ins werden stattfinden.

Das Einchecken ist ein ziemlich feiner Balanceakt zwischen Transparenz und Anstrengung. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be offen und transparent.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen vor dem Ende des Meetings beantwortet haben:

• Was? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
• Wann? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
• Wer? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
• Wie? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a Live-Umfrage um die Optionen zu reduzieren, um die bestmögliche Check-in-Formel zu erstellen.

Sie wollen mehr erfahren? 💡 Schauen Sie sich einige an Best Practices für den Check-in bei Ihren Kunden.

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Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings

Während Ihr fachmännisch geplantes Kickoff-Meeting nur darauf wartet, im Sitzungssaal einige umzuhauen, kann der letzte Schliff ein bisschen sein Interaktion alles zusammenbringen.

Wussten Sie nur das? 29% der Unternehmen sich mit ihren Kunden verbunden fühlen (Gallup)? Der Rückzug ist auf B2B-Ebene eine Epidemie und kann dazu führen, dass sich Kickoff-Meetings aufgrund der Formalitäten wie ein flacher, wenig inspirierender Prozess anfühlen.

Die Einbindung Ihrer Kunden und Teams durch interaktive Folien kann wirklich Teilnahme steigern und Aufmerksamkeitsspanne erhöhen.

AhaSlides hat eine Arsenal an Werkzeugen einschließlich Live-Umfragen, Fragen und Antworten und Brainstorming-Folien und sogar Live-Quiz und Spiele, um Ihr Projekt richtig zu entzünden.