Vorlage zur Ursachenanalyse 101 | Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Stellen Sie sich Ihr Team als eine Crew vor, die sich durch die Flut von Projekten und Zielen navigiert. Was passiert, wenn Sie in eine schwierige Phase geraten? Nutzen Sie die Vorlage für die Ursachenanalyse, Ihren organisatorischen Kompass. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die Ursachenanalyse und ihre wichtigsten Prinzipien vor, zeigen Ihnen, wie Sie die RCA Schritt für Schritt durchführen und welche verschiedenen Vorlagen für die Ursachenanalyse Ihnen dabei helfen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Ursachenanalyse?

Root Cause Analysis (RCA) ist ein systematischer Prozess zur Identifizierung der zugrunde liegenden Ursachen von Problemen oder Vorfällen innerhalb eines Systems. Das Hauptziel von RCA besteht darin, herauszufinden, warum ein bestimmtes Problem aufgetreten ist, und seine Grundursachen anzugehen, anstatt nur die Symptome zu behandeln. Dieser Ansatz trägt dazu bei, dass das Problem nicht erneut auftritt.

Die Ursachenanalyse wird häufig in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter im verarbeitenden Gewerbe, im Gesundheitswesen, in der Informationstechnologie und mehr. Es handelt sich um einen proaktiven Ansatz zur Problemlösung, der darauf abzielt, langfristige Lösungen statt schneller Lösungen zu schaffen und so eine kontinuierliche Verbesserung innerhalb von Organisationen oder Systemen zu fördern.

Grundprinzipien der Ursachenanalyse

Hier sind die wichtigsten Grundprinzipien von RCA:

Konzentrieren Sie sich auf das Problem, nicht auf Menschen:

Anstatt einzelne Personen zu beschuldigen, konzentrieren Sie sich auf die Lösung des Problems. Die Ursachenanalyse (RCA) ist ein Tool zum Auffinden und Beheben von Problemen und stellt sicher, dass sie nicht erneut auftreten, ohne mit dem Finger auf bestimmte Personen zeigen zu müssen.

Sorgen Sie für Ordnung:

Denken Sie bei RCA organisiert. Befolgen Sie einen Schritt-für-Schritt-Prozess, um alle möglichen Ursachen für das Problem zu finden. Durch die Organisation funktioniert RCA besser.

Nutzen Sie Fakten und Beweise:

Treffen Sie Entscheidungen auf der Grundlage echter Informationen. Stellen Sie sicher, dass Ihr RCA Fakten und Beweise verwendet, keine Vermutungen oder Gefühle.

Ideen offen hinterfragen:

Schaffen Sie einen Raum, in dem Ideen hinterfragt werden dürfen. Seien Sie bei der RCA offen für neue Gedanken und Perspektiven. Dies hilft, alle möglichen Ursachen für das Problem zu erforschen.

Bleib dabei:

Bedenken Sie, dass RCA einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Fahren Sie fort, bis Sie die Hauptursache für das Problem gefunden haben. Geduld ist wichtig, um gute Lösungen zu finden und zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt.

So führen Sie eine Ursachenanalyse durch

Die Durchführung einer Ursachenanalyse umfasst einen systematischen Prozess zur Identifizierung der zugrunde liegenden Ursachen eines Problems oder Problems. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer RCA:

1/ Definieren Sie das Problem:

Formulieren Sie klar und deutlich das Problem oder Problem, das untersucht werden muss. Schreiben Sie eine prägnante Problembeschreibung, die Details wie Symptome, Auswirkungen auf den Betrieb und alle anderen relevanten Informationen enthält. Dieser Schritt schafft die Grundlage für den gesamten RCA-Prozess.

2/ Stellen Sie ein Team zusammen:

Bilden Sie ein multidisziplinäres Team mit Personen, die an dem Problem beteiligt sind oder über entsprechendes Fachwissen verfügen. Diversität der Perspektiven kann zu einem umfassenderen Verständnis des Themas führen.

3/ Daten sammeln:

Sammeln Sie relevante Informationen und Daten. Dies kann die Überprüfung von Aufzeichnungen, die Durchführung von Interviews, die Beobachtung von Prozessen und das Sammeln anderer relevanter Datenquellen umfassen. Ziel ist es, ein umfassendes und genaues Verständnis der Situation zu erlangen.

4/ Verwenden Sie RCA-Tools:

Nutzen Sie verschiedene RCA-Tools und -Techniken, um die Grundursachen zu identifizieren. Zu den gängigen Tools gehören:

Fischgrätendiagramm (Ishikawa): Eine visuelle Darstellung, die potenzielle Ursachen eines Problems in Zweige wie Menschen, Prozesse, Ausrüstung, Umgebung und Management kategorisiert.
5 Warums: Fragen Sie wiederholt „Warum“, um die Abfolge der Ereignisse nachzuvollziehen und die grundlegenden Ursachen zu finden. Fragen Sie immer wieder „Warum“, bis Sie die Grundursache gefunden haben.

5/ Identifizieren Sie die Grundursachen:

Analysieren Sie die gesammelten Daten und Informationen, um die zugrunde liegenden oder grundlegenden Ursachen des Problems zu identifizieren.

Schauen Sie über die unmittelbaren Symptome hinaus, um die systemischen Probleme zu verstehen, die zu dem Problem beitragen.
Stellen Sie sicher, dass die identifizierten Grundursachen gültig sind und durch Beweise gestützt werden. Überprüfen Sie dies mit dem Team und testen Sie, wenn möglich, die Annahmen, um die Genauigkeit Ihrer Analyse zu überprüfen.

6/ Lösungen entwickeln:

Brainstorming und Bewertung möglicher Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Konzentrieren Sie sich auf Lösungen, die die identifizierten Grundursachen angehen. Berücksichtigen Sie die Machbarkeit, Wirksamkeit und mögliche unbeabsichtigte Folgen jeder Lösung.

7/ Erstellen Sie einen Aktionsplan:

Entwickeln Sie einen detaillierten Aktionsplan, der die Schritte beschreibt, die zur Umsetzung der gewählten Lösungen erforderlich sind. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, legen Sie Zeitpläne fest und legen Sie Metriken zur Überwachung des Fortschritts fest.

8/ Lösungen implementieren:

Setzen Sie die gewählten Lösungen in die Tat um. Implementieren Sie die im Aktionsplan identifizierten Änderungen an Prozessen, Verfahren oder anderen Aspekten.

9/ Überwachen und bewerten:

Beobachten Sie die Situation genau, um sicherzustellen, dass die implementierten Lösungen wirksam sind. Richten Sie ein System für fortlaufende Bewertung und Feedback ein. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an den Lösungen vor, die auf realen Ergebnissen basieren.

Ursachenanalyse-Vorlage

Nachfolgend finden Sie vereinfachte Vorlagen für die Ursachenanalyse in verschiedenen Formaten:

Excel-Vorlage für die Ursachenanalyse:

Hier ist die Excel-Vorlage zur Ursachenanalyse

Problembeschreibung: Beschreiben Sie kurz das Problem oder Problem.
Datum und Uhrzeit des Auftretens: Notieren Sie, wann das Problem aufgetreten ist.
Datensammlung: Geben Sie die verwendeten Datenquellen und Methoden an.
Ursachen: Listen Sie die identifizierten Grundursachen auf.
Solutions: Lösungsvorschläge dokumentieren.
Implementierungsplan: Skizzieren Sie Schritte zur Implementierung von Lösungen.
Überwachung und Bewertung: Definieren Sie, wie Lösungen überwacht werden.

5 Warum-Ursachen-Analyse-Vorlage:

Hier ist eine Vorlage für die 5-Warum-Grundursachenanalyse

Problemstellung:

Formulieren Sie das Problem klar und deutlich.

Warum? (1. Iteration):

Fragen Sie, warum das Problem aufgetreten ist, und notieren Sie sich die Antwort.

Warum? (2. Iteration):

Wiederholen Sie den Vorgang und fragen Sie erneut nach dem Grund.

Warum? (3. Iteration):

Fahren Sie fort, bis Sie die Grundursache gefunden haben.

Solutions:

Schlagen Sie Lösungen basierend auf der identifizierten Grundursache vor.

Vorlage für die Ursachenanalyse von Fischgräten:

Hier ist die Vorlage für die Ursachenanalyse von Fischgräten

Problemstellung:

Schreiben Sie das Problem an den „Kopf“ des Fischgrätendiagramms.

Kategorien (z. B. Personen, Prozess, Ausrüstung):

Beschriften Sie die Zweige nach verschiedenen möglichen Ursachen.

Detaillierte Ursachen:

Unterteilen Sie jede Kategorie in spezifische Ursachen.

Ursachen:

Identifizieren Sie die Grundursachen für jede detaillierte Ursache.

Solutions:

Schlagen Sie Lösungen für jede Grundursache vor.

Beispiel einer Ursachenanalyse im Gesundheitswesen:

Hier ist ein Beispiel für eine Ursachenanalyse im Gesundheitswesen

Beschreibung des Patientenvorfalls: Beschreiben Sie kurz den Gesundheitsvorfall.
Zeitleiste der Ereignisse: Beschreiben Sie, wann jedes Ereignis aufgetreten ist.
Ausschlaggebende Faktoren: Listen Sie Faktoren auf, die zu dem Vorfall beigetragen haben.
Ursachen: Identifizieren Sie die Hauptursachen des Vorfalls.
Korrekturmaßnahmen: Schlagen Sie Maßnahmen vor, um eine Wiederholung zu verhindern.
Nachverfolgung und Überwachung: Geben Sie an, wie die Korrekturmaßnahmen überwacht werden.

Vorlage für die Six-Sigma-Ursachenanalyse:

Definieren: Definieren Sie das Problem oder die Abweichung klar.
Messen: Sammeln Sie Daten, um das Problem zu quantifizieren.
Analysieren: Verwenden Sie Tools wie Fishbone oder 5 Whys, um die Grundursachen zu identifizieren.
Verbessern: Lösungen entwickeln und umsetzen.
Steuern: Richten Sie Kontrollen ein, um Verbesserungen zu überwachen und aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus finden Sie hier einige Websites, auf denen Sie Vorlagen zur Ursachenanalyse finden, die Sie bei Ihrem RCA-Prozess unterstützen: SmartSheet, Klicken Sie aufund Sicherheitskultur.

Abschließende Überlegungen

Die Vorlage zur Ursachenanalyse ist Ihr Kompass für effektive Problemlösung. Indem Sie der hier beschriebenen Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen, kann Ihr Team Herausforderungen präzise meistern und langfristige Lösungen sicherstellen. Um Ihre Meetings und Brainstorming-Sitzungen weiter zu optimieren, vergessen Sie nicht, Folgendes zu verwenden: AhaFolien – ein Tool, das die Zusammenarbeit verbessern und die Kommunikation optimieren soll.

FAQs

Wie schreibt man eine Ursachenanalyse?

Definieren Sie das Problem klar, sammeln Sie relevante Daten, identifizieren Sie die Grundursachen, entwickeln Sie Lösungen zur Beseitigung der Grundursachen und implementieren Sie die Wirksamkeit der Lösungen und überwachen Sie sie.

Was sind die 5 Schritte der Ursachenanalyse?

Definieren Sie das Problem, sammeln Sie Daten, identifizieren Sie Grundursachen, entwickeln Sie Lösungen und implementieren und überwachen Sie Lösungen.