Η καρδιά σας χτυπάει δυνατά καθώς φαντάζεστε τα χειρότερα σενάρια:
❗️ Ένας ομιλητής αρρωσταίνει λίγα λεπτά πριν ανέβει στη σκηνή.
❗️ Ο χώρος σας ξαφνικά χάνει ρεύμα την ημέρα της εκδήλωσης.❗️ Ή το χειρότερο απ' όλα - κάποιος τραυματίζεται στην εκδήλωσή σας.Οι στομαχικές σκέψεις σε κρατούν ξύπνιο το βράδυ.
Αλλά ακόμη και τα πιο χαοτικά γεγονότα μπορούν να αντιμετωπιστούν – αν σχεδιάσετε προσεκτικά και συστηματικά εκ των προτέρων.
Ενα απλό λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε, να προετοιμαστείτε και να μετριάσετε πιθανά προβλήματα προτού εκτροχιάσουν την εκδήλωσή σας. Ας δούμε τα 10 απαραίτητα στη λίστα ελέγχου για να μετατρέψετε την ανησυχία σε ένα καλοσχεδιασμένο σχέδιο δράσης.
Πίνακας Περιεχομένων
- Επισκόπηση
- Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων ενός Συμβάντος;
- Ποια είναι τα 5 βήματα για τη διαχείριση του κινδύνου ως διοργανωτής εκδηλώσεων;
- Λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων
- 5 στοιχεία διαχείρισης κινδύνου;
- Λίστα ελέγχου στη διαχείριση εκδηλώσεων
- Takeaways
- Συχνές Ερωτήσεις
Επισκόπηση
| Τι είναι ο κίνδυνος συμβάντος; | Απροσδόκητα και απρόβλεπτα προβλήματα, τα οποία μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά τους διοργανωτές και το εμπορικό σήμα της εταιρείας. |
| Παραδείγματα κινδύνου εκδήλωσης; | Ακραία καιρικά φαινόμενα, ασφάλεια τροφίμων, πυρκαγιά, αναταραχές, απειλές για την ασφάλεια, οικονομικός κίνδυνος,… |
Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων ενός Συμβάντος;
Η διαχείριση κινδύνων συμβάντων περιλαμβάνει τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων ή ζητημάτων που θα μπορούσαν να απειλήσουν ένα γεγονός και στη συνέχεια τη θέσπιση διαδικασιών και προφυλάξεων για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων. Αυτό βοηθά τους διοργανωτές εκδηλώσεων να έχουν έτοιμα σχέδια έκτακτης ανάγκης για να ελαχιστοποιήσουν την αναστάτωση και να ανακάμψουν γρήγορα εάν προκύψουν προβλήματα. Χρησιμοποιείται επίσης μια λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων για να διασφαλιστεί η υπέρβαση κάθε πιθανής απειλής.
Ποια είναι τα 5 βήματα για τη διαχείριση του κινδύνου ως διοργανωτής εκδηλώσεων;
Γνωρίζουμε ότι είναι αγχωτικό για έναν διοργανωτή εκδηλώσεων με όλες τις πιθανές πιθανότητες. Για να σας γλιτώσουμε από την υπερβολική σκέψη, ακολουθήστε τα 5 απλά μας βήματα για να δημιουργήσετε ένα τέλειο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για εκδηλώσεις:
• Προσδιορίστε τους κινδύνους – Καταγράψτε ιδέες για όλα τα πιθανά πράγματα που θα μπορούσαν να πάνε στραβά στην εκδήλωσή σας. Σκεφτείτε παράγοντες όπως προβλήματα στον χώρο, κακές καιρικές συνθήκες, τεχνολογικές βλάβες, ακυρώσεις ομιλητών, προβλήματα φαγητού, τραυματισμούς, χαμηλή προσέλευση κ.λπ. Σκεφτείτε το σε γενικές γραμμές και θέστε το σε μια εργαλείο καταιγισμού ιδεών για να κρατήσει τις ιδέες ανέπαφες.
Χρειάζεστε νέους τρόπους για καταιγισμό ιδεών;
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο καταιγισμού ιδεών στο AhaSlides για να δημιουργήσετε περισσότερες ιδέες στην εργασία και κατά τη διοργάνωση εκδήλωσης!
🚀 Εγγραφείτε Δωρεάν ☁️
Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση
Λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων
Ποια είναι τα γενικά σημεία που πρέπει να καλύψει μια λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων; Αναζητήστε έμπνευση με τα παραδείγματα της λίστας ελέγχου κινδύνων συμβάντων παρακάτω.
#1 – Χώρος διεξαγωγής
☐ Υπογραφή σύμβασης
☐ Άδειες και άδειες που αποκτήθηκαν
☐ Η κάτοψη και οι ρυθμίσεις εγκατάστασης επιβεβαιώθηκαν
☐ Καθορίζονται catering και τεχνικές απαιτήσεις
☐ Εντοπίστηκε εφεδρικός χώρος και σε αναμονή
#2 – Καιρός
☐ Σχέδιο παρακολούθησης και ειδοποίησης σοβαρών καιρικών συνθηκών
☐ Διατίθεται σκηνή ή εναλλακτικό καταφύγιο εάν χρειάζεται
☐ Έγιναν ρυθμίσεις για τη μεταφορά της εκδήλωσης σε εσωτερικούς χώρους εάν χρειαστεί
#3 – Τεχνολογία
☐ Έλεγχος A/V και άλλος τεχνολογικός εξοπλισμός
☐ Λήφθηκαν πληροφορίες επικοινωνίας για την υποστήριξη IT
☐ Εκτυπώσεις σε χαρτί υλικών που διατίθενται ως εφεδρικά
☐ Σχέδιο έκτακτης ανάγκης για διακοπή διαδικτύου ή ρεύματος
#4 – Ιατρική/Ασφάλεια
☐ Διατίθενται κιτ πρώτων βοηθειών και AED
☐ Οι έξοδοι κινδύνου είναι ευδιάκριτες
☐ Προσωπικό εκπαιδευμένο σε διαδικασίες έκτακτης ανάγκης
☐ Στοιχεία επικοινωνίας ασφαλείας/αστυνομίας διαθέσιμα
#5 – Ομιλητές
☐ Λήφθηκαν βιογραφικά και φωτογραφίες
☐ Επιλέχθηκαν εναλλακτικά ηχεία ως εφεδρικά
☐ Ανακοινώθηκε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης του ομιλητή
#6 – Παρουσία
☐ Επιβεβαιώθηκε το ελάχιστο όριο συμμετοχής
☐ Ανακοινώθηκε η πολιτική ακύρωσης
☐ Εφαρμόζεται σχέδιο επιστροφής χρημάτων εάν ακυρωθεί η εκδήλωση
#7 – Ασφάλιση
☐ Γενικό ασφαλιστήριο αστικής ευθύνης σε ισχύ
☐ Λήψη βεβαίωσης ασφάλισης
#8 – Τεκμηρίωση
☐ Αντίγραφα συμβάσεων, αδειών και αδειών
☐ Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους πωλητές και προμηθευτές
☐ Πρόγραμμα εκδηλώσεων, ατζέντα ή/και δρομολόγιο
#9 – Προσωπικό/Εθελοντές
☐ Ανατέθηκαν ρόλοι στο προσωπικό και στον εθελοντή
☐ Διατίθενται αντίγραφα ασφαλείας για συμπλήρωση για μη εμφάνιση
☐ Ολοκληρώθηκε η εκπαίδευση των διαδικασιών έκτακτης ανάγκης και των σχεδίων έκτακτης ανάγκης
#10 – Τρόφιμα και Ποτά
☐ Έχετε διαθέσιμα αντίγραφα ασφαλείας για τυχόν ευπαθή προμήθειες
☐ Εναλλακτικές επιλογές φαγητού που προετοιμάζονται σε περίπτωση καθυστερημένης/λανθασμένης παραγγελίας/επισκεπτών με αλλεργίες
☐ Διατίθενται επιπλέον χάρτινα προϊόντα, σκεύη και σκεύη σερβιρίσματος
#11 – Απόβλητα και Ανακύκλωση
☐ Διανεμήθηκαν κάδοι απορριμμάτων και δοχεία ανακύκλωσης
☐ Ρόλοι που έχουν ανατεθεί για τη συλλογή σκουπιδιών κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση
#12 – Διαδικασίες για τον χειρισμό παραπόνων
☐ Μέλος του προσωπικού που έχει οριστεί να χειρίζεται τα παράπονα των παρευρισκομένων
☐ Ένα πρωτόκολλο για την επίλυση προβλημάτων και την προσφορά επιστροφών/αποζημιώσεων εάν χρειάζεται
#13 – Σχέδιο Εκκένωσης Έκτακτης Ανάγκης
☐ Προετοιμάζονται διαδρομές εκκένωσης και σημεία συνάντησης
☐ Να σταθμεύουν μέλη του προσωπικού κοντά σε εξόδους
#14 – Πρωτόκολλο για Απωλεσθέντα Πρόσωπα
☐ Ορίζεται προσωπικό υπεύθυνο για χαμένα παιδιά/ηλικιωμένους/με ειδικές ανάγκες
☐ Λήφθηκαν στοιχεία επικοινωνίας για γονείς/κηδεμόνες ανηλίκων
#15 – Αναφορά Περιστατικών
☐ Έντυπο αναφοράς περιστατικών που δημιουργήθηκε για το προσωπικό για την τεκμηρίωση τυχόν έκτακτης ανάγκης
Ποια είναι τα πέντε στοιχεία της διαχείρισης κινδύνου;
Το ρίσκο δεν είναι απλώς κακή τύχη – είναι μέρος κάθε εγχειρήματος. Αλλά με το σωστό σχέδιο διαχείρισης κινδύνου εκδηλώσεων, μπορείτε να τιθασεύσετε το χάος που δημιουργεί ο κίνδυνος και να μετατρέψετε τις απειλές σε ευκαιρίες. Οι πέντε προσεγγίσεις στη διαχείριση κινδύνου περιλαμβάνουν:
• Προσδιορισμός κινδύνου – Σκεφτείτε μικρά πράγματα όπως τεχνικά προβλήματα... μέχρι και την ολοκληρωτική καταστροφή. Η καταγραφή των κινδύνων τους βγάζει από το μυαλό σας και τους καταγράφει σε χαρτί όπου μπορείτε να τους αντιμετωπίσετε.• Εκτίμηση κινδύνου– Αξιολογήστε κάθε κίνδυνο για να κατανοήσετε ποιος αποτελεί τη μεγαλύτερη απειλή. Σκεφτείτε: Πόσο πιθανό είναι να συμβεί αυτό; Τι ζημιά θα μπορούσε να προκύψει εάν συμβεί; Η ιεράρχηση των κινδύνων επικεντρώνει τις προσπάθειές σας στα ζητήματα που πραγματικά έχουν σημασία.• Μείωση κινδύνου – Να έχετε σχέδια για την αντεπίθεση! Σκεφτείτε τρόπους για να μειώσετε τις πιθανότητες εμφάνισης ενός κινδύνου, να μειώσετε τυχόν επιπτώσεις σε περίπτωση που συμβεί ή και τα δύο. Όσο περισσότερο μπορείτε να αποδυναμώσετε τους κινδύνους εκ των προτέρων, τόσο λιγότερο θα σας διαταράξουν.• Παρακολούθηση κινδύνων – Μόλις καταρτιστούν τα αρχικά σας σχέδια, παραμείνετε σε εγρήγορση. Παρακολουθήστε για ενδείξεις εμφάνισης νέων κινδύνων ή αλλαγής παλαιών κινδύνων. Προσαρμόστε τις στρατηγικές σας όπως απαιτείται για να συμβαδίζετε με το εξελισσόμενο τοπίο απειλών.• Αναφορά κινδύνου – Μοιραστείτε τους κινδύνους και τα σχέδιά σας με την ομάδα σας. Η ενημέρωση και των άλλων ενισχύει την αποδοχή, αποκαλύπτει αδυναμίες που μπορεί να έχετε παραβλέψει και κατανέμει την ευθύνη για τη διαχείριση των κινδύνων.Τι είναι μια λίστα ελέγχου στη διαχείριση συμβάντων;
Μια λίστα ελέγχου στη διαχείριση εκδηλώσεων αναφέρεται σε μια λίστα στοιχείων ή εργασιών που οι διοργανωτές εκδηλώσεων επαληθεύουν ότι έχουν προετοιμαστεί, κανονιστεί ή προγραμματιστεί πριν από μια εκδήλωση.
Μια ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνων σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι τίποτα σημαντικό δεν θα αγνοηθεί καθώς οργανώνετε όλες τις λεπτομέρειες που απαιτούνται για την επιτυχή εκτέλεση ενός συμβάντος.
Οι λίστες ελέγχου είναι χρήσιμες για τη διαχείριση συμβάντων επειδή:
• Παρέχετε σαφήνεια και δομή – Καταγράφουν με σειρά όλα όσα πρέπει να γίνουν, έτσι ώστε τίποτα να μην ξεφεύγει από τα συνηθισμένα.
• Ενθαρρύνετε την ενδελεχή προετοιμασία – Η διαγραφή των στοιχείων παρακινεί τους διοργανωτές να διασφαλίσουν ότι έχουν ληφθεί όλες οι απαραίτητες προφυλάξεις και έχουν ληφθεί όλα τα απαραίτητα μέτρα πριν από την έναρξη της εκδήλωσης.
• Βελτιώστε την επικοινωνία – Οι ομάδες μπορούν να διαιρέσουν και να αναθέσουν στοιχεία της λίστας ελέγχου για να διασφαλίσουν ότι όλοι κατανοούν τους ρόλους και τις ευθύνες τους.
• Υποστηρίξτε τη συνέπεια – Η χρήση της ίδιας λίστας ελέγχου για επαναλαμβανόμενα συμβάντα βοηθά στη διατήρηση των προτύπων και στον εντοπισμό σημείων βελτίωσης κάθε φορά.
• Αποκαλύψτε κενά ή αδυναμίες – Τα μη ελεγμένα στοιχεία επισημαίνουν ξεχασμένα πράγματα ή απαιτούν περισσότερο σχεδιασμό, επιτρέποντάς σας να τα αντιμετωπίσετε πριν προκύψουν προβλήματα.
• Διευκόλυνση των παραδόσεων – Η παράδοση της λίστας ελέγχου στους νέους διοργανωτές τους βοηθά να κατανοήσουν όλα όσα έγιναν για τον σχεδιασμό προηγούμενων επιτυχημένων εκδηλώσεων.
Takeaways
Με αυτά τα πρόσθετα στη λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου εκδηλώσεων, είστε καλά προετοιμασμένοι για το πεδίο της μάχης! Η προετοιμασία μετατρέπει το πιθανό χάος σε ήρεμη εμπιστοσύνη. Προσθέστε λοιπόν κάθε στοιχείο στη λίστα σας. Διασταυρώστε τα ένα προς ένα. Παρακολουθήστε τη λίστα ελέγχου που αναδιαμορφώνει την ανησυχία σε δύναμη. Γιατί όσο περισσότερα προβλέπετε, τόσο καλύτεροι κίνδυνοι θα παραδοθούν στον σχολαστικό σχεδιασμό και την προετοιμασία σας.
Συχνές Ερωτήσεις
Έχετε κάποια ερώτηση; Έχουμε απαντήσεις.
