Η καρδιά σας χτυπάει δυνατά καθώς φαντάζεστε τα χειρότερα σενάρια:
❗️ Ένας ομιλητής αρρωσταίνει λίγα λεπτά πριν ανέβει στη σκηνή.
❗️ Ο χώρος σας ξαφνικά χάνει ρεύμα την ημέρα της εκδήλωσης.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.Οι στομαχικές σκέψεις σε κρατούν ξύπνιο το βράδυ.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
Ενα απλό λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
Πίνακας Περιεχομένων
- Επισκόπηση
- Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων ενός Συμβάντος;
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- Συχνές Ερωτήσεις
Επισκόπηση
| Τι είναι ο κίνδυνος συμβάντος; | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Παραδείγματα κινδύνου εκδήλωσης; | Ακραία καιρικά φαινόμενα, ασφάλεια τροφίμων, πυρκαγιά, αναταραχές, απειλές για την ασφάλεια, οικονομικός κίνδυνος,… |
Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων ενός Συμβάντος;
Η διαχείριση κινδύνων συμβάντων περιλαμβάνει τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων ή ζητημάτων που θα μπορούσαν να απειλήσουν ένα γεγονός και στη συνέχεια τη θέσπιση διαδικασιών και προφυλάξεων για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων. Αυτό βοηθά τους διοργανωτές εκδηλώσεων να έχουν έτοιμα σχέδια έκτακτης ανάγκης για να ελαχιστοποιήσουν την αναστάτωση και να ανακάμψουν γρήγορα εάν προκύψουν προβλήματα. Χρησιμοποιείται επίσης μια λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων για να διασφαλιστεί η υπέρβαση κάθε πιθανής απειλής.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Προσδιορίστε τους κινδύνους – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a εργαλείο καταιγισμού ιδεών για να κρατήσει τις ιδέες ανέπαφες.
Χρειάζεστε νέους τρόπους για καταιγισμό ιδεών;
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο καταιγισμού ιδεών στο AhaSlides για να δημιουργήσετε περισσότερες ιδέες στην εργασία και κατά τη διοργάνωση εκδήλωσης!
🚀 Εγγραφείτε Δωρεάν ☁️
Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση
Λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων
Ποια είναι τα γενικά σημεία που πρέπει να καλύψει μια λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων; Αναζητήστε έμπνευση με τα παραδείγματα της λίστας ελέγχου κινδύνων συμβάντων παρακάτω.
#1 – Venue
☐ Υπογραφή σύμβασης
☐ Άδειες και άδειες που αποκτήθηκαν
☐ Η κάτοψη και οι ρυθμίσεις εγκατάστασης επιβεβαιώθηκαν
☐ Καθορίζονται catering και τεχνικές απαιτήσεις
☐ Εντοπίστηκε εφεδρικός χώρος και σε αναμονή
#2 – Weather
☐ Σχέδιο παρακολούθησης και ειδοποίησης σοβαρών καιρικών συνθηκών
☐ Διατίθεται σκηνή ή εναλλακτικό καταφύγιο εάν χρειάζεται
☐ Έγιναν ρυθμίσεις για τη μεταφορά της εκδήλωσης σε εσωτερικούς χώρους εάν χρειαστεί
#3 – Technology
☐ Έλεγχος A/V και άλλος τεχνολογικός εξοπλισμός
☐ Λήφθηκαν πληροφορίες επικοινωνίας για την υποστήριξη IT
☐ Εκτυπώσεις σε χαρτί υλικών που διατίθενται ως εφεδρικά
☐ Σχέδιο έκτακτης ανάγκης για διακοπή διαδικτύου ή ρεύματος
#4 – Medical/Safety
☐ Διατίθενται κιτ πρώτων βοηθειών και AED
☐ Οι έξοδοι κινδύνου είναι ευδιάκριτες
☐ Προσωπικό εκπαιδευμένο σε διαδικασίες έκτακτης ανάγκης
☐ Στοιχεία επικοινωνίας ασφαλείας/αστυνομίας διαθέσιμα
#5 – Speakers
☐ Λήφθηκαν βιογραφικά και φωτογραφίες
☐ Επιλέχθηκαν εναλλακτικά ηχεία ως εφεδρικά
☐ Ανακοινώθηκε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης του ομιλητή
#6 – Attendance
☐ Επιβεβαιώθηκε το ελάχιστο όριο συμμετοχής
☐ Ανακοινώθηκε η πολιτική ακύρωσης
☐ Εφαρμόζεται σχέδιο επιστροφής χρημάτων εάν ακυρωθεί η εκδήλωση
#7 – Insurance
☐ Γενικό ασφαλιστήριο αστικής ευθύνης σε ισχύ
☐ Λήψη βεβαίωσης ασφάλισης
#8 – Documentation
☐ Αντίγραφα συμβάσεων, αδειών και αδειών
☐ Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους πωλητές και προμηθευτές
☐ Πρόγραμμα εκδηλώσεων, ατζέντα ή/και δρομολόγιο
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Ανατέθηκαν ρόλοι στο προσωπικό και στον εθελοντή
☐ Διατίθενται αντίγραφα ασφαλείας για συμπλήρωση για μη εμφάνιση
☐ Ολοκληρώθηκε η εκπαίδευση των διαδικασιών έκτακτης ανάγκης και των σχεδίων έκτακτης ανάγκης
#10 – Food and Beverage
☐ Έχετε διαθέσιμα αντίγραφα ασφαλείας για τυχόν ευπαθή προμήθειες
☐ Εναλλακτικές επιλογές φαγητού που προετοιμάζονται σε περίπτωση καθυστερημένης/λανθασμένης παραγγελίας/επισκεπτών με αλλεργίες
☐ Διατίθενται επιπλέον χάρτινα προϊόντα, σκεύη και σκεύη σερβιρίσματος
#11 – Waste and Recycling
☐ Διανεμήθηκαν κάδοι απορριμμάτων και δοχεία ανακύκλωσης
☐ Ρόλοι που έχουν ανατεθεί για τη συλλογή σκουπιδιών κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Μέλος του προσωπικού που έχει οριστεί να χειρίζεται τα παράπονα των παρευρισκομένων
☐ Ένα πρωτόκολλο για την επίλυση προβλημάτων και την προσφορά επιστροφών/αποζημιώσεων εάν χρειάζεται
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Προετοιμάζονται διαδρομές εκκένωσης και σημεία συνάντησης
☐ Να σταθμεύουν μέλη του προσωπικού κοντά σε εξόδους
#14 – Lost Person Protocol
☐ Ορίζεται προσωπικό υπεύθυνο για χαμένα παιδιά/ηλικιωμένους/με ειδικές ανάγκες
☐ Λήφθηκαν στοιχεία επικοινωνίας για γονείς/κηδεμόνες ανηλίκων
#15 – Incident Reporting
☐ Έντυπο αναφοράς περιστατικών που δημιουργήθηκε για το προσωπικό για την τεκμηρίωση τυχόν έκτακτης ανάγκης
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Προσδιορισμός κινδύνου – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Εκτίμηση κινδύνου– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Μείωση κινδύνου – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Παρακολούθηση κινδύνων – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Αναφορά κινδύνου – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Τι είναι μια λίστα ελέγχου στη διαχείριση συμβάντων;
Μια λίστα ελέγχου στη διαχείριση εκδηλώσεων αναφέρεται σε μια λίστα στοιχείων ή εργασιών που οι διοργανωτές εκδηλώσεων επαληθεύουν ότι έχουν προετοιμαστεί, κανονιστεί ή προγραμματιστεί πριν από μια εκδήλωση.
Μια ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνων σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι τίποτα σημαντικό δεν θα αγνοηθεί καθώς οργανώνετε όλες τις λεπτομέρειες που απαιτούνται για την επιτυχή εκτέλεση ενός συμβάντος.
Οι λίστες ελέγχου είναι χρήσιμες για τη διαχείριση συμβάντων επειδή:
• Παρέχετε σαφήνεια και δομή – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Ενθαρρύνετε την ενδελεχή προετοιμασία – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Βελτιώστε την επικοινωνία – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Υποστηρίξτε τη συνέπεια – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Αποκαλύψτε κενά ή αδυναμίες – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Διευκόλυνση των παραδόσεων – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
Με αυτά τα πρόσθετα στη λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου εκδηλώσεων, είστε καλά προετοιμασμένοι για το πεδίο της μάχης! Η προετοιμασία μετατρέπει το πιθανό χάος σε ήρεμη εμπιστοσύνη. Προσθέστε λοιπόν κάθε στοιχείο στη λίστα σας. Διασταυρώστε τα ένα προς ένα. Παρακολουθήστε τη λίστα ελέγχου που αναδιαμορφώνει την ανησυχία σε δύναμη. Γιατί όσο περισσότερα προβλέπετε, τόσο καλύτεροι κίνδυνοι θα παραδοθούν στον σχολαστικό σχεδιασμό και την προετοιμασία σας.
Συχνές Ερωτήσεις
Έχετε κάποια ερώτηση; Έχουμε απαντήσεις.
