Λειτουργική οργανωτική δομή: Τρόποι για να απελευθερώσετε τη δύναμη εντός του οργανισμού σας το 2024

Έχετε αναρωτηθεί ποτέ πώς οργανώνονται οι μεγάλες εταιρείες ανάμεσα σε όλα τα κινούμενα μέρη;

Ενώ ορισμένες επιχειρήσεις λειτουργούν ως μια συνεκτική μονάδα, πολλές δημιουργούν ξεχωριστά τμήματα με βάση τη λειτουργία. Αυτό είναι γνωστό ως α λειτουργική οργανωτική δομή.

Είτε πρόκειται για μάρκετινγκ, χρηματοδότηση, λειτουργίες ή πληροφορική, οι λειτουργικές δομές διαχωρίζουν ομάδες ανάλογα με την ειδικότητά τους.

Επιφανειακά, αυτός ο διαχωρισμός καθηκόντων φαίνεται σαφής - αλλά πώς επηρεάζει πραγματικά τη συνεργασία, τη λήψη αποφάσεων και τη συνολική επιχείρηση;

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα ρίξουμε μια ματιά κάτω από το καπό του λειτουργικού μοντέλου και τα πλεονεκτήματά του. Βουτήξτε ακριβώς μέσα!

Πίνακας Περιεχομένων

• Τι είναι η Λειτουργική Οργανωτική Δομή;
• Πλεονεκτήματα της Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής
• Μειονεκτήματα της Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής
• Ξεπερνώντας τις Προκλήσεις της Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής
• Πότε είναι κατάλληλη μια λειτουργική δομή;
• Παραδείγματα Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής
• Βασικές τακτικές
• Συχνές Ερωτήσεις

Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides

• 7 Βασικοί τύποι οργανωτικών δομών
• Τύποι Διαχείρισης Εκδηλώσεων

Τι είναι η Λειτουργική Οργανωτική Δομή;

Πολλές εταιρείες επιλέγουν να οργανωθούν σε διαφορετικά τμήματα με βάση τους τύπους εργασιών ή εργασιών που κάνουν οι άνθρωποι, χωρίζοντας την εργασία σε πιο εξειδικευμένες θέσεις εργασίας.

Αυτό ονομάζεται να έχεις ένα «λειτουργική οργανωτική δομή«. Αντί να ομαδοποιούνται όλοι όσοι εργάζονται στο ίδιο έργο, οι άνθρωποι ομαδοποιούνται ανάλογα με τον γενικό τομέα εργασίας τους - πράγματα όπως μάρκετινγκ, οικονομικά, λειτουργίες, εξυπηρέτηση πελατών και άλλα.»

Έτσι, για παράδειγμα, όλοι όσοι δημιουργούν διαφημίσεις, εκτελούν καμπάνιες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή σκέφτονται νέες ιδέες προϊόντων θα βρίσκονται στο τμήμα μάρκετινγκ. Όλοι οι λογιστές που παρακολουθούν χρήματα, πληρώνουν λογαριασμούς και καταθέτουν φόρους θα ήταν μαζί στα οικονομικά. Οι μηχανικοί θα δούλευαν μαζί με άλλους μηχανικούς στις επιχειρήσεις.

Η ιδέα είναι ότι, φέρνοντας κοντά όλους όσους έχουν παρόμοιες επαγγελματικές δεξιότητες, μπορούν να βοηθήσουν ο ένας τον άλλον και να μάθουν από την εμπειρία ο ένας του άλλου. Πράγματα όπως οι οικονομικές διαδικασίες μπορούν επίσης να τυποποιηθούν σε ολόκληρο το τμήμα.

Αυτή η δομή το καθιστά πολύ αποτελεσματικό, επειδή οι ειδικοί δεν χρειάζεται να αναζητούν συνεχώς απαντήσεις εκτός του τμήματός τους. Αλλά μπορεί επίσης να δυσκολέψει την καλή συνεργασία διαφορετικών τομέων σε μεγαλύτερα έργα που απαιτούν πολλές δεξιότητες. Η επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων μπορεί επίσης να χαθεί μερικές φορές.

Συνολικά, οι λειτουργικές δομές είναι καλές για καθιερωμένες εταιρείες όπου καθορίζονται οι διαδικασίες, αλλά οι εταιρείες πρέπει να βρουν τρόπους να φέρουν τους ανθρώπους κοντά και διατμηματικά για να αποφύγουν να εργαστούν στις δικές τους σιλό πάρα πολύ.

Πλεονεκτήματα της Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής

Τα βασικά οφέλη της λειτουργικής οργανωτικής δομής διερευνώνται παρακάτω:

• Εξειδίκευση της εργασίας – Οι άνθρωποι αποκτούν εμπειρία στη συγκεκριμένη λειτουργία τους εστιάζοντας μόνο σε αυτές τις εργασίες. Αυτό οδηγεί σε υψηλότερη παραγωγικότητα.
• Συγκέντρωση εμπειρογνωμοσύνης – Παρόμοια εμπειρογνωμοσύνη συγκεντρώνεται σε κάθε τμήμα. Οι εργαζόμενοι μπορούν να μαθαίνουν από τον άλλον και να υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον.
• Τυποποίηση πρακτικών – Κοινοί τρόποι εργασίας μπορούν να αναπτυχθούν και να τεκμηριωθούν σε κάθε λειτουργία για λόγους συνέπειας.
• Σαφείς γραμμές αναφοράς – Είναι σαφές σε ποιον αναφέρουν οι εργαζόμενοι με βάση τον ρόλο τους, χωρίς αναφορά σε πολλαπλούς διευθυντές. Αυτό απλοποιεί τη λήψη αποφάσεων.
• Ευέλικτη κατανομή πόρων – Η εργασία και το κεφάλαιο μπορούν να μετατοπιστούν πιο εύκολα εντός των τμημάτων με βάση τις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες και το φόρτο εργασίας.
• Οικονομία κλίμακας – Πόροι όπως ο εξοπλισμός και οι εργαζόμενοι μπορούν να κοινοποιηθούν σε κάθε τμήμα, μειώνοντας το κόστος ανά μονάδα παραγωγής.
• Ευκολία παρακολούθησης της απόδοσης – Οι μετρήσεις του τμήματος μπορούν να συνδεθούν πιο ξεκάθαρα με τους στόχους και τα αποτελέσματα, καθώς οι λειτουργίες είναι ξεχωριστές.
• Ευκαιρίες επαγγελματικής εξέλιξης – Οι εργαζόμενοι μπορούν να βελτιώσουν τις δεξιότητες και την καριέρα τους μετακινούμενοι μεταξύ ρόλων εντός του εξειδικευμένου τομέα τους.
• Απλοποίηση της διαχείρισης – Κάθε επικεφαλής τμήματος έχει εξουσία πάνω σε μία μόνο ομοιογενή μονάδα, καθιστώντας τη διαχείριση λιγότερο περίπλοκη.

Συνοπτικά, μια λειτουργική δομή προωθεί την εξειδίκευση, τη μόχλευση της τεχνογνωσίας και τη λειτουργική αποτελεσματικότητα εντός των επιμέρους λειτουργιών.

Μειονεκτήματα της Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής

Από την άλλη πλευρά του νομίσματος, μια λειτουργική οργανωτική δομή δεν είναι εντελώς άψογη. Οι εταιρείες θα πρέπει να λάβουν υπόψη αυτές τις πιθανές αποτυχίες:

• Νοοτροπία σιλό – Τα τμήματα ενδέχεται να επικεντρώνονται μόνο στους δικούς τους στόχους και όχι στους στόχους του συνολικού οργανισμού. Αυτό εμποδίζει τη συνεργασία.
• Επικάλυψη προσπαθειών – Οι ίδιες εργασίες μπορούν να εκτελούνται επανειλημμένα σε διαφορετικά τμήματα αντί να βελτιστοποιούνται σε όλες τις λειτουργίες.
• Αργή λήψη αποφάσεων – Ζητήματα που αφορούν όλα τα τμήματα χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να επιλυθούν, καθώς απαιτούν συντονισμό μεταξύ των τμημάτων.
• Κακή εξυπηρέτηση πελατών – Οι πελάτες που αλληλεπιδρούν με πολλά τμήματα ενδέχεται να έχουν μια ασυνεπή ή αποσπασματική εμπειρία.
• Πολύπλοκες διαδικασίες – Η εργασία που απαιτεί διαλειτουργική συνεργασία μπορεί να γίνει περίπλοκη, αναποτελεσματική και απογοητευτική.
• Αδυναμία αλλαγής – Είναι δύσκολο να μετατοπιστούν και να ευθυγραμμιστούν γρήγορα οι πόροι όταν αλλάζουν οι ανάγκες της αγοράς ή προκύπτουν νέες ευκαιρίες.
• Δυσκολία στην αξιολόγηση των συμβιβασμών – Οι ευρύτερες επιπτώσεις των λειτουργικών αποφάσεων ενδέχεται να παραβλεφθούν χωρίς να ληφθούν υπόψη οι αλληλεξαρτήσεις.
• Υπερβολική εξάρτηση από τους προϊσταμένους – Οι εργαζόμενοι βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στον επικεφαλής του τμήματός τους αντί να αναπτύσσουν μια συνολική εικόνα.
• Καταπνιγμένη καινοτομία – Οι νέες ιδέες που απαιτούν συμβολή από διάφορους τομείς δυσκολεύονται περισσότερο να κερδίσουν υποστήριξη.

Τα λειτουργικά σιλό, η αργή λήψη αποφάσεων και η έλλειψη συνεργασίας μπορούν να υπονομεύσουν την αποτελεσματικότητα και την ευελιξία για έναν οργανισμό που έχει αυτή τη δομή.

Ξεπερνώντας τις Προκλήσεις της Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής

Μπορεί να είναι δύσκολο για διαφορετικές ομάδες εργασίας, όπως το μάρκετινγκ, οι πωλήσεις και η υποστήριξη, να συνδεθούν, αν βρίσκονται πάντα σε ξεχωριστή θέση. Αλλά η απομόνωση στην πραγματικότητα δυσκολεύει την ολοκλήρωση των εργασιών. Ακολουθούν μερικές ιδέες για να ξεπεράσετε τις προκλήσεις:

Κάντε έργα με ανθρώπους από διαφορετικές περιοχές. Αυτό συστήνει τους πάντες και τους βοηθάει ο ένας τον άλλον.

Επιλέξτε άτομα που θα βοηθήσουν τις μονάδες να συνδεθούν. Ορίστε διαχειριστές προϊόντων/πελατών, θα φροντίσουν όλοι να μοιράζονται ενημερώσεις και να επιλύουν ζητήματα από κοινού.

Εστιάστε σε κοινούς στόχους, αντί κάθε τομέας να κάνει το δικό του, ευθυγραμμιστείτε γύρω από τα όνειρα μεγάλων εταιρειών που όλοι υποστηρίζουν.

Ενοποιήστε διπλούς ρόλους όπως το HR ή το IT, ώστε μια ομάδα να εξυπηρετεί όλες τις εργασίες σε σχέση με τη διάσπαση.

Ορίστε συναντήσεις όπου οι διάφορες περιοχές ενημερώνονται σύντομα μεταξύ τους για το τι συμβαίνει. Αντιμετωπίστε τα προβλήματα εν τη γενέσει τους.

Επενδύστε σε εργαλεία συνεργασίας – τεχνολογίες όπως τα intranets, η κοινή χρήση εγγράφων/αρχείων ή οι εφαρμογές διαχείρισης έργων μπορούν να διευκολύνουν τον συντονισμό.

Προωθήστε τις ευέλικτες περιστροφές. Αφήστε τους εργαζόμενους να δοκιμάσουν άλλους ρόλους αλλού προσωρινά για να κατανοήσουν καλύτερα ο ένας τον άλλον και να αναπτύξουν μια διαφορετική προοπτική.

Παρακολουθήστε επίσης την ομαδική εργασία. Δώστε προσοχή στο πόσο καλά τα πάνε οι άνθρωποι μεταξύ τους και στους συνολικούς KPI της ομάδας, όχι μόνο στα ατομικά επιτεύγματα. Δώστε στους ηγέτες κίνητρα να επικεντρωθούν στην οργανωτική συνέργεια, όχι μόνο στους λειτουργικούς KPI.

Τέλος, ενθαρρύνετε την κοινωνική αλληλεπίδραση, ώστε κάθε τμήμα να είναι πιο άνετα να πλησιάζει το ένα το άλλο για βοήθεια. Η εύρεση τρόπων για να αλληλεπιδρούν οι συναρτήσεις και να λειτουργούν ως ένα αλληλεξαρτώμενο σύνολο θα βοηθήσει στη διάσπαση των σιλό.

Σπάστε τον πάγο με το AhaSlides

Βοηθήστε κάθε τμήμα να συνδεθεί και να αλληλεπιδράσει με τις διαδραστικές λειτουργίες του AhaSlides. Απαραίτητο για τις συνεδρίες σύνδεσης των εταιρειών!🤝

Πότε είναι κατάλληλη μια λειτουργική δομή;

Ελέγξτε τη λίστα για να δείτε εάν ο οργανισμός σας είναι ο κατάλληλος για να σχηματίσει αυτήν τη δομή:

☐ Καθιερωμένες εταιρείες με τυποποιημένες λειτουργίες – Για ώριμες εταιρείες των οποίων οι βασικές διαδικασίες και οι ροές εργασίας είναι σαφώς καθορισμένες, η εξειδίκευση εντός των λειτουργιών μπορεί να προωθήσει την αποτελεσματικότητα.

☐ Σταθερό επιχειρηματικό περιβάλλον – Εάν η αγορά και οι ανάγκες των πελατών είναι σχετικά προβλέψιμες, οι λειτουργικές ομάδες μπορούν να επικεντρωθούν στη βελτιστοποίηση των εξειδικευμένων τομέων τους χωρίς να χρειάζονται ταχεία διατμηματική συνεργασία.

☐ Εργασίες που απαιτούν εξειδικευμένη εμπειρογνωμοσύνη – Ορισμένες θέσεις εργασίας, όπως η μηχανική, η λογιστική ή η νομική, βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε βαθιές τεχνικές δεξιότητες και είναι ιδανικές για μια λειτουργική δομή.

☐ Προτεραιότητα στην επιχειρησιακή εκτέλεση – Οι λειτουργικές δομές είναι εξαιρετικά αποτελεσματικές όταν ο οργανισμός δίνει προτεραιότητα στην παραγωγή ή την παράδοση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Ο διαχωρισμός εξειδικευμένων βημάτων μεταξύ των λειτουργιών μπορεί να βελτιστοποιήσει την εκτέλεση.

☐ Μεγάλοι οργανισμοί κλίμακας – Πολύ μεγάλες εταιρείες με χιλιάδες υπαλλήλους ενδέχεται να οργανώνονται σε λειτουργίες μόνο και μόνο για να διαχειριστούν την πολυπλοκότητα σε πολλαπλές επιχειρηματικές μονάδες.

☐ Η κατανομή των πόρων έχει τη μεγαλύτερη σημασία – Για τις βιομηχανίες έντασης κεφαλαίου, μια δομή που διευκολύνει την ακριβή κατανομή εξειδικευμένων πόρων και εξοπλισμού λειτουργεί καλά.

☐ Παραδοσιακά γραφειοκρατικές κουλτούρες – Ορισμένες καθιερωμένες εταιρείες προτιμούν συστήματα με υψηλή τμηματοποίηση για έλεγχο και εποπτεία.

Παραδείγματα Λειτουργικής Οργανωτικής Δομής

Εταιρεία Τεχνολογίας:

• Τμήμα μάρκετινγκ
• Τμήμα Μηχανικών
• Τμήμα ανάπτυξης προϊόντων
• Τμήμα Πληροφορικής/Επιχειρήσεων
• Τμήμα πωλήσεων
• Τμήμα Υποστήριξης Πελατών

Κατασκευαστική εταιρεία:

• Τμήμα Παραγωγής/Λειτουργίας
• Τμήμα Μηχανικών
• Τμήμα Προμηθειών
• Τμήμα Ποιοτικού Ελέγχου
• Τμήμα Logistics/Διανομής
• Τμήμα Πωλήσεων και Μάρκετινγκ
• Τμήμα Χρηματοοικονομικής και Λογιστικής

Νοσοκομείο:

• Νοσηλευτικό τμήμα
• Ακτινολογικό τμήμα
• Χειρουργικό τμήμα
• Τμήμα Εργαστηρίων
• Τμήμα Φαρμακευτικού
• Τμήμα Διοικητικού/Τιμολόγιο

Κατάστημα λιανικής πώλησης:

• Τμήμα λειτουργίας καταστημάτων
• Τμήμα εμπορευμάτων/αγορών
• Τμήμα μάρκετινγκ
• Τμήμα Οικονομικών/Λογιστικών
• Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού
• Τμήμα Πρόληψης Απωλειών
• το τμήμα πληροφορικής

Πανεπιστήμιο:

• Διαφορετικά ακαδημαϊκά τμήματα όπως Βιολογία, Αγγλικά, Ιστορία και άλλα
• Τμήμα Φοιτητών
• Τμήμα εγκαταστάσεων
• Τμήμα Έρευνας Χορηγίας
• τμήμα στίβου
• Τμήμα Οικονομικών και Διοικητικών

Αυτά είναι μερικά παραδείγματα για το πώς εταιρείες σε διαφορετικούς κλάδους μπορούν να ομαδοποιήσουν εξειδικευμένους ρόλους και λειτουργίες σε τμήματα για να σχηματίσουν μια λειτουργική οργανωτική δομή.

Βασικές τακτικές

Ενώ η διαίρεση της εργασίας σε εξειδικευμένα τμήματα έχει τα πλεονεκτήματά της, είναι εύκολο να σχηματιστούν στεγανά μεταξύ των ομάδων. Για να πετύχουν πραγματικά, οι εταιρείες χρειάζονται συνεργασία όσο και απλές εξειδικεύσεις.

Στο τέλος της ημέρας, είμαστε όλοι στην ίδια ομάδα. Είτε δημιουργείτε προϊόντα είτε παρέχετε εξυπηρέτηση πελατών, η δουλειά σας υποστηρίζει τους άλλους και τη συνολική αποστολή της εταιρείας.

💡 Δείτε επίσης: The 7 Τύποι Οργανωτικής Δομής Πρέπει να ξέρεις.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποιες είναι οι 4 λειτουργικές οργανωτικές δομές;

Οι τέσσερις λειτουργικές οργανωτικές δομές είναι η λειτουργική, η διαίρεση, η μήτρα και η δομή δικτύου.

Τι σημαίνει λειτουργική δομή;

Μια λειτουργική οργανωτική δομή αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία κατανέμει την εργασία και τα τμήματα της με βάση τις λειτουργίες ή τις γραμμές εργασίας που εμπλέκονται κατά τη λειτουργία της.

Είναι τα McDonald's μια λειτουργική οργανωτική δομή;

Τα McDonald's έχουν μια οργανωτική δομή τμημάτων όπου κάθε τμήμα εξυπηρετεί μια συγκεκριμένη γεωγραφική τοποθεσία και λειτουργεί σχεδόν ανεξάρτητα με τα δικά του ξεχωριστά τμήματα, όπως μάρκετινγκ, πωλήσεις, οικονομικά, νομικά, προμήθειες και άλλα.