Mastering στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας | 9 Βέλτιστες Πρακτικές το 2024

Μεγάλος εσωτερική στρατηγική επικοινωνίας is the lifeblood of any successful organization. In today’s hybrid work climate, ensuring transparent, frequent communication across distributed teams is more important than ever. Yet many companies still struggle to get messaging right when employees are both in and out of the office.

In this post, we’ll explore best practices gleaned from internal comms pros at companies excelling in the hybrid era. You’ll get insider tips for crafting relevant, engagement-driving content as well as for measuring what really resonates with your audience.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Γιατί έχει σημασία η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Ποιος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας;
• Πότε λαμβάνει χώρα η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Ποια κανάλια θα χρησιμοποιήσει η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Πώς να αναπτύξετε μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;
• Κάντε την εσωτερική επικοινωνία αποτελεσματική με το AhaSlides 
• Βασικές τακτικές 
• Συχνές Ερωτήσεις

Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides

• Εφησυχασμός στο χώρο εργασίας
• Αποτελεσματική Επικοινωνία στο Χώρο Εργασίας

Τι είναι η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Imagine you have a bunch of talented people working together in a company. Now, for this team to succeed, they need to communicate well, just like friends talking and sharing ideas. That’s where the Internal Communication Strategy comes in!

Στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας είναι ένα ολοκληρωμένο σχέδιο και πλαίσιο σχεδιασμένο για να διευκολύνει την αποτελεσματική και αποδοτική επικοινωνία μέσα σε έναν οργανισμό. 

The primary goal of this strategy is to create a cohesive, informed, and engaged workforce, ultimately contributing to the organization’s success and achievement of its objectives.

Υπάρχουν τέσσερις τύποι εσωτερικής επικοινωνίας:

• Επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω (Διαχείριση επικοινωνίας με εργαζόμενους): This is when information flows from the top of the organizational hierarchy (like managers or leaders) to the lower levels (employees). It’s like a boss giving directions to the team. We use this type of communication to share important announcements, company goals, or new policies.
• Επικοινωνία από κάτω προς τα πάνω (Επικοινωνία εργαζομένων προς τα πάνω): It’s the opposite of top-down communication. Information travels from the lower levels (employees) to the top (managers or leaders). It’s like employees sharing their ideas, feedback, or concerns with their bosses. 
• Οριζόντια/Πλάγια Επικοινωνία (Peer-to-peer επικοινωνία:): This type of communication happens between people at the same level within the organization. It’s like coworkers chatting with each other to coordinate tasks or share updates. 
• Διαγώνια Επικοινωνία: Φανταστείτε αυτό ως ένα μείγμα επικοινωνίας από πάνω προς τα κάτω και οριζόντια. Εμφανίζεται όταν άτομα από διαφορετικά τμήματα ή επίπεδα πρέπει να συνεργαστούν σε ένα έργο ή να ανταλλάξουν πληροφορίες. 

Γιατί έχει σημασία η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Σε κάθε εταιρεία, μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας κρατά τους υπαλλήλους συνδεδεμένους και αφοσιωμένους. Σημαντικά μηνύματα όπως κυκλοφορίες νέων προϊόντων, αλλαγές στις πολιτικές της εταιρείας ή επερχόμενες εκδηλώσεις κοινοποιούνται αμέσως. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να παρέχουν ανατροφοδότηση και ιδέες στη διοίκηση, κάνοντάς τους να αισθάνονται ότι εκτιμούν και αποτελούν μέρος της ευρύτερης εικόνας.

Με μια σταθερή στρατηγική, ο εργασιακός χώρος γίνεται χαρούμενος και παραγωγικός, όπου όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, η ομαδική εργασία ευδοκιμεί και η εταιρεία ανθίζει!

Ποιος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας;

The responsibility for developing the Internal Communication Strategy typically falls on the shoulders of the organization’s leadership team and the communication or HR (Human Resources) department. It involves collaboration between various stakeholders to create a well-rounded and effective strategy that aligns with the organization’s goals and values.

Ακολουθούν οι βασικοί παράγοντες που εμπλέκονται στην ανάπτυξη της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας:

• Ηγεσία Team
• Τμήμα Επικοινωνίας ή Ανθρώπινου Δυναμικού
• Σύμβουλοι Επικοινωνίας: Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι οργανισμοί μπορεί να αναζητήσουν εξωτερικούς συμβούλους επικοινωνίας ή ειδικούς για να προσφέρουν νέες προοπτικές και βέλτιστες πρακτικές για την ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής.

Πότε λαμβάνει χώρα η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

The internal communication strategy is ongoing and happens throughout the organization’s life cycle. It’s not a one-time thing but a continuous effort to ensure effective communication. Here are some key instances when it takes place:

1. Οργανωτικός Σχεδιασμός: The strategy is built during planning to align communication with the company’s goals.
2. Τακτικές ενημερώσεις: It’s revisited regularly to adapt to changes and evolving needs.
3. Αξιολογήσεις και αξιολογήσεις: Είναι πολύ σημαντικό για τη διαδικασία αξιολόγησης συμπεριλαμβανομένων ενδιάμεση επανεξέταση, επισκόπηση τέλους έτους και αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων.
4. Κατά τις Αλλαγές: Γίνεται ζωτικής σημασίας κατά τη διάρκεια μεγάλων αλλαγών όπως συγχωνεύσεις ή μεταβάσεις ηγεσίας.
5. Εισαγωγή Πολιτικών: Διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν για νέες πολιτικές ή πρωτοβουλίες.
6. Κατά τη διάρκεια της κρίσης: Διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην παροχή έγκαιρων και ακριβών πληροφοριών σε δύσκολες στιγμές.
7. Επιβίβαση υπαλλήλων: Βοηθά τους νέους εργαζόμενους να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και ενημερωμένοι για τους ρόλους τους.
8. Καθημερινές Λειτουργίες: Εξασφαλίζει ομαλή επικοινωνία μεταξύ ομάδων και ηγεσίας.
9. Αναζήτηση ανατροφοδότησης: Εφαρμόζεται όταν η εταιρεία ζητά σχόλια από τους υπαλλήλους, σχόλια διαχειριστή και ενθαρρύνει την ανοιχτή επικοινωνία.

Ποια κανάλια θα χρησιμοποιήσει η στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

The channels used in an Internal Communication Strategy can vary depending on the organization’s preferences, size, and the nature of the information to be conveyed. Here are some common communication channels that an Internal Communication Strategy may utilize:

1. Email
2. Intranet
3. Ομαδικές συναντήσεις (Τακτικές συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο ή εικονικές συναντήσεις για συζήτηση της προόδου, κοινή χρήση ενημερώσεων και συνεργασία σε έργα.)
4. Ψηφιακά Εργαλεία Συνεργασίας (Platforms like Microsoft Teams, Slack, or other project management tools.)
5. Ενημερωτικά Δελτία
6. Συνεδριάσεις του Δημαρχείου
7. Πίνακες ανακοινώσεων
8. Social Media (Εσωτερικές πλατφόρμες)
9. Έρευνες ανατροφοδότησης

Πώς να αναπτύξετε μια στρατηγική εσωτερικής επικοινωνίας;

Developing an effective Internal Communication Strategy involves several steps to ensure it aligns with the organization’s goals and meets the communication needs of its employees. Here’s a step-by-step guide to help you develop an Internal Communication Strategy:

1/ Καθορίστε Στόχους και Στόχους Επικοινωνίας: 

Specify the goals you want to achieve with the strategy. Having specific objectives will direct your communication efforts, whether they are boosting collaboration, increasing employee engagement, or bringing employees in line with the company’s vision.

2/ Προσδιορίστε το κοινό-στόχο: 

Identify different employee segments and their unique communication needs. Tailor messages and channels to suit each group’s preferences, roles, and requirements.

• Για παράδειγμα, η ομάδα μάρκετινγκ μπορεί να απαιτεί συχνές ενημερώσεις για νέες καμπάνιες, ενώ το τμήμα IT χρειάζεται πληροφορίες σχετικά με ενημερώσεις συστήματος και τεχνικά ζητήματα.

3/ Επιλέξτε Κανάλια επικοινωνίας: 

Ανάλογα με το είδος των πληροφοριών που θα παρέχετε και το κοινό-στόχο, επιλέξτε τις καλύτερες μεθόδους επικοινωνίας. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία καναλιών, όπως πλατφόρμες συνομιλίας, email, το intranet, συναντήσεις ομάδας και εργαλεία ψηφιακής συνεργασίας.

4/ Καθορίστε κατευθυντήριες γραμμές μηνυμάτων: 

Define the tone, style, and language of communication. Ensure messages are clear, concise, and aligned with the company’s values and culture.

5/ Εφαρμογή αμφίδρομης επικοινωνίας: 

Ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο και τους βρόχους ανατροφοδότησης για να δημιουργήσετε μια κουλτούρα δέσμευσης. Παρέχετε δυνατότητες στους εργαζόμενους να εκφράσουν τις απόψεις, τις προτάσεις και τις ανησυχίες τους.

6/ Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα επικοινωνίας: 

Αναπτύξτε ένα χρονοδιάγραμμα για τακτική επικοινωνία. Καθορίστε τη συχνότητα των ενημερώσεων, των συναντήσεων και των συνεδριών σχολίων για να κρατάτε τους εργαζόμενους ενήμερους και αφοσιωμένους.

7/ Προετοιμάστε Σχέδιο Επικοινωνίας για την Κρίση: 

Have a plan in place to communicate effectively during times of crisis or challenging situations. By having a well-developed crisis communication plan, the company can effectively respond to challenges, keep employees informed, and maintain confidence in the organization’s ability to navigate crises.

8/ Εκπαιδεύστε και εκπαιδεύστε: 

Παροχή εκπαίδευσης σε υπαλλήλους και διευθυντές σχετικά με αποτελεσματικές πρακτικές επικοινωνίας, ειδικά για νέα εργαλεία ή κανάλια που εισάγονται.

9/ Μετρήστε και αξιολογήστε: 

Ορίστε μετρήσεις για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της στρατηγικής εσωτερικής επικοινωνίας. Συγκεντρώστε σχόλια από τους υπαλλήλους και παρακολουθήστε βασικούς δείκτες απόδοσης για να κάνετε βελτιώσεις.

Επιπλέον, διατηρήστε τη στρατηγική ευέλικτη και προσαρμόστε την ανάλογα με τις ανάγκες με βάση την ανατροφοδότηση, τις μεταβαλλόμενες οργανωτικές ανάγκες και τις αναδυόμενες τεχνολογίες επικοινωνίας.

Κάντε την εσωτερική επικοινωνία αποτελεσματική με το AhaSlides 

AhaSlides μπορεί να αποτελέσει ένα ισχυρό εργαλείο για να ενισχύσει την εσωτερική επικοινωνία και να την καταστήσει πιο αποτελεσματική με πολλούς τρόπους:

• Διαδραστικές Συναντήσεις και Δημαρχεία: Μπορείς να χρησιμοποιήσεις ζωντανές δημοσκοπήσεις, αινίγματα, να Συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων να προσελκύσουν συμμετέχοντες, να συλλέξουν σχόλια σε πραγματικό χρόνο και να ενθαρρύνουν την ενεργό συμμετοχή σε εικονικές συναντήσεις και δημαρχεία με υπαλλήλους. 
• Ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο: Με το AhaSlides, μπορείτε να δημιουργήσετε και να διανείμετε γρήγορα δημοσκοπήσεις, σύννεφο λέξης στους εργαζόμενους. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να συγκεντρώσετε πολύτιμα σχόλια για διάφορα θέματα, όπως εταιρικές πρωτοβουλίες, ικανοποίηση εργαζομένων ή προγράμματα κατάρτισης.
• Εκπαίδευση και Μάθηση: Μπορείτε να ενσωματώσετε διαδραστικά κουίζ και δημοσκοπήσεις με προκατασκευασμένα πρότυπα to test employees’ understanding and reinforce key concepts to enhance training sessions and workshops.
• Δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας: Το AhaSlides προσφέρει δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας όπως κουίζ παγοθραυστικών, παιχνίδια με έναν περιστρεφόμενο τροχό, γεννήτρια τυχαίας ομάδας. Αυτές οι δραστηριότητες μπορούν να ενθαρρύνουν τη συναδελφικότητα και τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων, ακόμη και σε απομακρυσμένες ή κατανεμημένες ομάδες.
• Αναγνώριση εργαζομένων: Το AhaSlides μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναγνώριση και τον εορτασμό των επιτευγμάτων, των ορόσημων και των συνεισφορών των εργαζομένων. Αυτό τονώνει το ηθικό και τα κίνητρα των εργαζομένων.
• Ανώνυμα σχόλια: The platform’s anonymous polling feature can enable employees to provide feedback without fear of repercussions, fostering a more open and honest communication environment.
• Προσέλκυση απομακρυσμένων υπαλλήλων: Για οργανισμούς με απομακρυσμένες ή κατανεμημένες ομάδες, το AhaSlides μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι παραμένουν συνδεδεμένοι, αφοσιωμένοι και ενημερωμένοι.

Βασικές τακτικές 

An effective internal communication strategy is the backbone of a well-functioning and harmonious organization. It strengthens the organization’s culture and ultimately leads to improved productivity and success. 

Συχνές Ερωτήσεις

Αναφορά: Forbes