Πώς να φιλοξενήσετε ομαλές εισαγωγικές συναντήσεις | Οι καλύτερες συμβουλές ξεκλειδώθηκαν το 2024!

Εχεις πάει ποτέ στο επιτυχημένες συναντήσεις γνωριμίας?

If you’re participating in a new cross-functional team at work or a new project team, they can be someone from other departments or from other companies that you might not be acquainted or have worked with before, and you want to make sure your readiness to commit and invest your skills and ideas to the team — especially if that team is high-performing. Thus, it is essential to host a meeting to gather new teammates together.

Ωστόσο, δεν υπάρχει καμία έκπληξη εάν αισθάνεστε λίγο άβολα και νευρικά, καθώς ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες έχουν το νευρικό άγχος όταν έχουν μια αρχική συνάντηση με μια νέα ομάδα. Εάν είστε ηγέτης και ανησυχείτε για την αποτυχία να φιλοξενήσετε εισαγωγικές συναντήσεις παραγωγικότητας.

Αυτό το άρθρο θα σας δώσει έναν πλήρη οδηγό, παραδείγματα και συμβουλές για το τι κάνει τις συναντήσεις γνωριμίας επιτυχημένες.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε

• What’s an Introductory Meeting?
• Ποιος είναι ο στόχος της εισαγωγικής συνάντησης;
• Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση
• Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης
• Βασικές τακτικές

Περισσότερες συμβουλές από το AhaSlides

• Συναντήσεις στο Business
• Stand Up Meeting | Ο απόλυτος οδηγός
• Οι 8 καλύτερες συμβουλές για να έχετε μια καλή συνάντηση

Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;

Μια εισαγωγική ή εισαγωγική συνάντηση έχει το ίδιο νόημα όταν πρόκειται για την εισαγωγή στην ομάδα όταν είναι η πρώτη φορά που τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες τους συναντιούνται επίσημα, για να καθορίσουν εάν τα εμπλεκόμενα άτομα θέλουν να δημιουργήσουν μια εργασιακή σχέση και να δεσμευτούν στην ομάδα. μελλοντικός.

It aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings formal or informal.

Μια τυπική ατζέντα εισαγωγικής συνάντησης περιλαμβάνει:

• Παρουσιάστε τον στόχο της συνάντησης
• Παρουσιάστε τους ηγέτες και κάθε μέλος
• Discuss the team regulations, work, benefits, and treatments…
• Ώρα να παίξουμε μερικά παιχνίδια
• Τερματίστε τις συναντήσεις και λάβετε επακόλουθες ενέργειες

Ποιος είναι ο στόχος των εισαγωγικών συναντήσεων;

Don’t just see introductions as a box to check. Use this time to ignite real connections, gain unique insights, and establish a framework for flawless teamwork. Introduction meetings are awesome to:

• Ενισχύστε την ομαδική εργασία και τη συνοχή της ομάδας

Ο πρώτος στόχος των συναντήσεων γνωριμίας είναι να φέρουν αγνώστους σε κοντινούς συμπαίκτες. Εάν δεν έχετε δει ποτέ ο ένας τον άλλον και γνωρίζετε ελάχιστα για αυτούς, θα υπάρχει έλλειψη συνοχής και σύνδεσης, κάτι που μπορεί να επηρεάσει το ομαδικό πνεύμα και την παραγωγικότητα. Όταν οι άνθρωποι μπορούν να συζητήσουν και να ενοποιήσουν τους κανόνες της ομάδας, τις κατάλληλες ανταμοιβές και την τιμωρία, ή γνωρίζουν ότι οι ηγέτες τους είναι δίκαιοι και πιστοί άνθρωποι, οι συμπαίκτες τους είναι ταπεινοί, αξιόπιστοι, με κατανόηση και πολλά άλλα, θα χτιστεί θέληση εμπιστοσύνης και ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον μεταξύ των ομάδα.

• Διαλύστε την ένταση και την αδεξιότητα

Η παραγωγικότητα πιθανότατα θα μειωθεί εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε περιβάλλον εργασίας με πίεση. Επίσης, δεν είναι καλό οι εργαζόμενοι να τρομάζουν τον ηγέτη τους αντί να εμπνέονται από αυτούς. Οι συναντήσεις γνωριμίας μπορούν να βοηθήσουν τις νέες ομάδες να αισθάνονται πιο σίγουροι για να μοιραστούν τις ιδέες και τις απόψεις τους. Αρχίζουν επίσης εύκολα να κάνουν φίλους, να επικοινωνούν και να μειώνουν την αμηχανία για περαιτέρω συνεργασία. Για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας δεν διστάζει να μιλήσει και να ζητήσει βοήθεια όταν δεν μπορεί να τηρήσει τις προθεσμίες.

• Βοηθήστε τη δομή και την ευθυγράμμιση προτύπων και πρακτικών

Η έμφαση στους κανόνες και τους κανονισμούς είναι σημαντικό μέρος των πρώτων εισαγωγικών συναντήσεων. Η αποτυχία να το καταστήσετε σαφές, δίκαιο και ξεκάθαρο στην αρχή της ομαδικής εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε ομαδικές συγκρούσεις και κακή επικοινωνία. Αντίθετα, αν μπορείς να κάνεις την ομάδα να ακολουθήσει το πρότυπα και πρακτικές, there will be resource efficiency due to a team’s effectiveness and efficiency, at the same time, enhancing job satisfaction among team members who are part of a cohesive team.

Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση

Οι εισαγωγικές συναντήσεις μπορούν να ακολουθήσουν την τυπική διαδικασία προγραμματισμού συναντήσεων με το 5 Ψ: Σκοπός, Σχεδιασμός, Προετοιμασία, Συμμετοχή, να Πρόοδος. Ανάλογα με τον χρονικό περιορισμό σας, τον αριθμό των συμμετεχόντων, το ιστορικό της ομάδας σας και τους πόρους σας, μπορείτε να οργανώσετε επίσημες ή περιστασιακές συναντήσεις γνωριμίας. Η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική. Όσο περισσότερο σεβασμό και εμπιστοσύνη θα εκτιμήσουν τα μέλη της ομάδας σας όταν δείχνετε οργανωμένες και προσεκτικές συναντήσεις.

• Σκοπός

Πρόκειται για τον καθορισμό στόχων για τις συναντήσεις. Να είστε σαφείς και περιεκτικοί όταν απαριθμείτε τους στόχους των συναντήσεων, ώστε να μπορείτε εύκολα να φέρετε τους πάντες ξανά στο επίκεντρο εάν ένας συμμετέχων αποσπάται η προσοχή από άσχετες δραστηριότητες. Μπορείτε να εξετάσετε τη δόμηση στόχων οργανώνοντας μια πυραμίδα στόχων που περιγράφει κάθε σύνολο στόχων σε διάφορα επίπεδα.

• Σχεδιασμός

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουν οι νέοι ηγέτες ομάδων είναι να σχεδιάσουν λεπτομέρειες ή να αναπτύξουν μια ατζέντα. Όταν έχετε κάτι να αναφερθείτε, η προσπάθεια να θυμάστε τα πάντα μόνοι σας ανακουφίζει από το άγχος. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας μια παρουσίαση μέσω του PowerPoint ή χειρόγραφες κάρτες.

• Προετοιμασία

Αυτό το μέρος περιλαμβάνει ορισμένες δραστηριότητες, όπως η προετοιμασία του σεναρίου εισαγωγής της συνάντησης και η επανεξέταση της ατζέντας πριν από την έναρξη μιας επίσημης συνάντησης. Θα είναι πιο εύκολο για εσάς να μιλήσετε όλες τις βασικές πληροφορίες και να εστιάσετε στην ημερήσια διάταξη με την υποστήριξη σημειώσεων ή σεναρίου ομιλητή όταν ξαφνικά ξεφύγετε από το μυαλό σας.

• Συμμετοχή

Don’t forget to encourage new members to ask questions and engage in interactive activities during the meetings. If others seem so hesitant, ask them for their opinions. Make sure everyone in the team has the chance to speak out not just focus on the extrovert members. You can host a live poll so that some introverts can share their opinions directly.

• Πρόοδος

Θα πρέπει να ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας με μια περίληψη και να ενημερώσετε τις ενέργειες για τα επόμενα βήματα. Και, η παρακολούθηση μετά από μια συνάντηση είναι ένα κρίσιμο μέρος, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να πάρετε μια τελική απόφαση και να την τεκμηριώσετε.

Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης

• Χρησιμοποιήστε ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης

Αισθάνεστε ντροπαλά ή άβολα την πρώτη μέρα; Μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις γνωριμίας σας 100 φορές πιο διασκεδαστικές χρησιμοποιώντας ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης όπως το AhaSlides!

A

Υπάρχουν δώδεκα τρόποι για να το κάνετε, αλλά προτείνουμε αυτό το περίγραμμα για να σπάσετε γρήγορα τον πάγο:

• Ξεκινήστε με μια διαφάνεια εισαγωγής.
• Ενημερώστε τα πράγματα με κουίζ για τον εαυτό σας με πόντους και βαθμολογικό πίνακα.
• Ολοκληρώστε με μια διαφάνεια Q&A στο τέλος όπου όλοι μπορούν να ρωτήσουν πράγματα που αναρωτιούνται για εσάς.

With AhaSlides’ interactive presentation platform, you can craft a compelling introduction that flies people to the moon🚀Try this template here:

• Start an introduction with “we"

The team works on the collaboration between team members to achieve common goals not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of “we” culture. Try to use “we: rather than “I” as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are dedicated more to working for the team rather than for themselves.

• Διασκεδάστε τους συμπαίκτες σας

Πώς να ξεκινήσετε τις συναντήσεις γνωριμίας με τον πιο συναρπαστικό τρόπο; Καθώς όλα τα μέλη είναι νέα μεταξύ τους, ως οικοδεσπότης, μπορείτε να ξεκινήσετε με μερικά γρήγορα παγοθραυστικά. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε 2 έως 3 παιχνίδια και κουίζ και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών για να αφήσετε τους άλλους να έχουν χρόνο να μοιραστούν την προσωπικότητα, τα ταλέντα και τη σκέψη τους. επικοινωνούν και συνεργάζονται με άλλους για να βελτιώσουν τη συνοχή της ομάδας και την κουλτούρα και τη σύνδεση στο χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε κάποια παιχνίδια όπως Κύκλος Εκτίμησης, Κυνήγι οδοκαθαριστών, Would you rather…

• Διαχείριση χρόνου

Usually, highly productive meetings, can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn’t running out while you still have a lot to cover up.

Βασικές τακτικές

Είναι ωφέλιμο για την ομάδα σας να ξεκινήσει ομαδική εργασία με μια νέα ομάδα εκμεταλλευόμενη τις συναντήσεις γνωριμίας. Η οργάνωση μιας πρώτης συνάντησης μπορεί να είναι προκλητική και μίμηση. Όταν βρίσκεστε στη διαδικασία προετοιμασίας, μη διστάσετε να αναζητήσετε υποστήριξη ακόμα κι αν είστε κύριος του PowerPoint. Μπορείτε σίγουρα να κάνετε τη δουλειά σας πιο εύκολη και να γλιτώσετε τη μέρα σας με AhaSlides.

Συχνές Ερωτήσεις

Αναφορά: Πράγματι. Καλύτερα, linkedin