Πώς να φιλοξενήσετε ομαλές εισαγωγικές συναντήσεις | Οι καλύτερες συμβουλές ξεκλειδώθηκαν το 2024!

Έχετε πάει ποτέ σε επιτυχημένες εισαγωγικές συναντήσεις ;

Αν συμμετέχετε σε μια νέα διαλειτουργική ομάδα στην εργασία σας ή σε μια νέα ομάδα έργου, μπορεί να είναι κάποιος από άλλα τμήματα ή από άλλες εταιρείες που μπορεί να μην γνωρίζετε ή να μην έχετε συνεργαστεί στο παρελθόν και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να αφιερώσετε και να επενδύσετε τις δεξιότητες και τις ιδέες σας στην ομάδα — ειδικά αν αυτή η ομάδα έχει υψηλή απόδοση. Επομένως, είναι απαραίτητο να διοργανώσετε μια συνάντηση για να συγκεντρώσετε τους νέους συμπαίκτες σας.

Ωστόσο, δεν υπάρχει καμία έκπληξη εάν αισθάνεστε λίγο άβολα και νευρικά, καθώς ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες έχουν το νευρικό άγχος όταν έχουν μια αρχική συνάντηση με μια νέα ομάδα. Εάν είστε ηγέτης και ανησυχείτε για την αποτυχία να φιλοξενήσετε εισαγωγικές συναντήσεις παραγωγικότητας.

Αυτό το άρθρο θα σας δώσει έναν πλήρη οδηγό, παραδείγματα και συμβουλές για το τι κάνει τις συναντήσεις γνωριμίας επιτυχημένες.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε

• Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;
• Ποιος είναι ο στόχος της εισαγωγικής συνάντησης;
• Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση
• Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης
• Βασικά Συμπεράσματα

Περισσότερες συμβουλές από το AhaSlides

• Συναντήσεις στο Business
• Stand Up Meeting | Ο απόλυτος οδηγός
• Οι 8 καλύτερες συμβουλές για να έχετε μια καλή συνάντηση

Τι είναι μια Εισαγωγική Συνάντηση;

Μια εισαγωγική συνάντηση ή συνάντηση γνωριμίας έχει το ίδιο νόημα όταν πρόκειται για την εισαγωγή στην ομάδα, όταν είναι η πρώτη φορά που τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες τους συναντιούνται επίσημα, για να καθοριστεί εάν τα εμπλεκόμενα άτομα επιθυμούν να οικοδομήσουν μια εργασιακή σχέση και να δεσμευτούν στην ομάδα στο μέλλον.

Στόχος του είναι να δώσει στα μέλη της ομάδας χρόνο να μείνουν μαζί για να γνωρίσουν το υπόβαθρο, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους κάθε συμμετέχοντα. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας και της ομάδας σας, μπορείτε να κανονίσετε συναντήσεις γνωριμίας, επίσημες ή άτυπες.

Μια τυπική ατζέντα εισαγωγικής συνάντησης περιλαμβάνει:

• Παρουσιάστε τον στόχο της συνάντησης
• Παρουσιάστε τους ηγέτες και κάθε μέλος
• Συζητήστε τους κανονισμούς της ομάδας, την εργασία, τα οφέλη και τις θεραπείες...
• Ώρα να παίξουμε μερικά παιχνίδια
• Τερματίστε τις συναντήσεις και λάβετε επακόλουθες ενέργειες

Ποιος είναι ο στόχος των εισαγωγικών συναντήσεων;

Μην βλέπετε τις συστάσεις απλώς ως ένα πλαίσιο που πρέπει να τσεκάρετε. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να πυροδοτήσετε πραγματικές συνδέσεις, να αποκτήσετε μοναδικές γνώσεις και να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο για άψογη ομαδική εργασία. Οι συσκέψεις γνωριμιών είναι εξαιρετικές για να:

• Ενισχύστε την ομαδική εργασία και τη συνοχή της ομάδας

Ο πρώτος στόχος των συναντήσεων γνωριμίας είναι να φέρουν αγνώστους σε κοντινούς συμπαίκτες. Εάν δεν έχετε δει ποτέ ο ένας τον άλλον και γνωρίζετε ελάχιστα για αυτούς, θα υπάρχει έλλειψη συνοχής και σύνδεσης, κάτι που μπορεί να επηρεάσει το ομαδικό πνεύμα και την παραγωγικότητα. Όταν οι άνθρωποι μπορούν να συζητήσουν και να ενοποιήσουν τους κανόνες της ομάδας, τις κατάλληλες ανταμοιβές και την τιμωρία, ή γνωρίζουν ότι οι ηγέτες τους είναι δίκαιοι και πιστοί άνθρωποι, οι συμπαίκτες τους είναι ταπεινοί, αξιόπιστοι, με κατανόηση και πολλά άλλα, θα χτιστεί θέληση εμπιστοσύνης και ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον μεταξύ των ομάδα.

• Διαλύστε την ένταση και την αδεξιότητα

Η παραγωγικότητα πιθανότατα θα μειωθεί εάν οι εργαζόμενοι εργάζονται σε περιβάλλον εργασίας με πίεση. Επίσης, δεν είναι καλό οι εργαζόμενοι να τρομάζουν τον ηγέτη τους αντί να εμπνέονται από αυτούς. Οι συναντήσεις γνωριμίας μπορούν να βοηθήσουν τις νέες ομάδες να αισθάνονται πιο σίγουροι για να μοιραστούν τις ιδέες και τις απόψεις τους. Αρχίζουν επίσης εύκολα να κάνουν φίλους, να επικοινωνούν και να μειώνουν την αμηχανία για περαιτέρω συνεργασία. Για παράδειγμα, ένα μέλος της ομάδας δεν διστάζει να μιλήσει και να ζητήσει βοήθεια όταν δεν μπορεί να τηρήσει τις προθεσμίες.

• Βοηθήστε τη δομή και την ευθυγράμμιση προτύπων και πρακτικών

Η έμφαση στους κανόνες και τους κανονισμούς αποτελεί σημαντικό μέρος των πρώτων εισαγωγικών συναντήσεων. Η μη σαφήνεια, η δίκαιη και η σαφήνεια στην αρχή της ομαδικής εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε συγκρούσεις και κακή επικοινωνία στην ομάδα. Αντίθετα, εάν μπορείτε να κάνετε την ομάδα να ακολουθεί τα πρότυπα και τις πρακτικές , θα υπάρξει αποδοτικότητα των πόρων λόγω της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας μιας ομάδας, ενώ παράλληλα θα ενισχυθεί η ικανοποίηση από την εργασία μεταξύ των μελών της ομάδας που αποτελούν μέρος μιας συνεκτικής ομάδας.

Πώς να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική εισαγωγική συνάντηση

Οι εισαγωγικές συναντήσεις μπορούν να ακολουθήσουν την τυπική διαδικασία σχεδιασμού συναντήσεων με τα 5 Π : Σκοπός , Σχεδιασμός , Προετοιμασία , Συμμετοχή και Πρόοδος . Ανάλογα με τον χρονικό σας περιορισμό, τον αριθμό των συμμετεχόντων, το υπόβαθρο της ομάδας σας και τους πόρους σας, μπορείτε να οργανώσετε επίσημες ή περιστασιακές εισαγωγικές συναντήσεις. Η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική. Τόσο περισσότερο σεβασμό και εμπιστοσύνη θα εκτιμήσουν τα μέλη της ομάδας σας όταν δείχνετε οργανωμένες και διακριτικές συναντήσεις.

• Σκοπός

Πρόκειται για τον καθορισμό στόχων για τις συναντήσεις. Να είστε σαφείς και περιεκτικοί όταν απαριθμείτε τους στόχους των συναντήσεων, ώστε να μπορείτε εύκολα να φέρετε τους πάντες ξανά στο επίκεντρο εάν ένας συμμετέχων αποσπάται η προσοχή από άσχετες δραστηριότητες. Μπορείτε να εξετάσετε τη δόμηση στόχων οργανώνοντας μια πυραμίδα στόχων που περιγράφει κάθε σύνολο στόχων σε διάφορα επίπεδα.

• Planning

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουν οι νέοι ηγέτες ομάδων είναι να σχεδιάσουν λεπτομέρειες ή να αναπτύξουν μια ατζέντα. Όταν έχετε κάτι να αναφέρετε, η προσπάθεια να θυμάστε τα πάντα μόνοι σας σας απαλλάσσει από το άγχος. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας μια παρουσίαση διαφανειών μέσω PowerPoint ή χειρόγραφες κάρτες.

• Προετοιμασία

Αυτό το μέρος περιλαμβάνει ορισμένες δραστηριότητες, όπως η προετοιμασία του σεναρίου εισαγωγής της συνάντησης και η επανεξέταση της ατζέντας πριν από την έναρξη μιας επίσημης συνάντησης. Θα είναι πιο εύκολο για εσάς να μιλήσετε όλες τις βασικές πληροφορίες και να εστιάσετε στην ημερήσια διάταξη με την υποστήριξη σημειώσεων ή σεναρίου ομιλητή όταν ξαφνικά ξεφύγετε από το μυαλό σας.

• Συμμετοχή

Μην ξεχάσετε να ενθαρρύνετε τα νέα μέλη να κάνουν ερωτήσεις και να συμμετέχουν σε διαδραστικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Αν άλλοι φαίνονται τόσο διστακτικοί, ζητήστε τους τη γνώμη τους. Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν, όχι μόνο να επικεντρωθούν στα εξωστρεφή μέλη. Μπορείτε να διοργανώσετε μια ζωντανή δημοσκόπηση, ώστε ορισμένοι εσωστρεφείς να μπορούν να μοιραστούν άμεσα τις απόψεις τους.

• Πρόοδος

Θα πρέπει να ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας με μια περίληψη και να ενημερώσετε τις ενέργειες για τα επόμενα βήματα. Και, η παρακολούθηση μετά από μια συνάντηση είναι ένα κρίσιμο μέρος, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να πάρετε μια τελική απόφαση και να την τεκμηριώσετε.

Συμβουλές για την επιτυχή οργάνωση μιας εισαγωγικής συνάντησης

• Χρησιμοποιήστε ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης

Αισθάνεστε ντροπαλά ή άβολα την πρώτη μέρα; Μπορείτε να κάνετε τις συναντήσεις γνωριμίας σας 100 φορές πιο διασκεδαστικές χρησιμοποιώντας ένα διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης όπως το AhaSlides!

A

Υπάρχουν δώδεκα τρόποι για να το κάνετε, αλλά προτείνουμε αυτό το περίγραμμα για να σπάσετε γρήγορα τον πάγο:

• Ξεκινήστε με μια διαφάνεια εισαγωγής.
• Ενημερώστε τα πράγματα με κουίζ για τον εαυτό σας με πόντους και βαθμολογικό πίνακα.
• Ολοκληρώστε με μια διαφάνεια Q&A στο τέλος όπου όλοι μπορούν να ρωτήσουν πράγματα που αναρωτιούνται για εσάς.

Με την διαδραστική πλατφόρμα παρουσιάσεων της AhaSlides, μπορείτε να δημιουργήσετε μια συναρπαστική εισαγωγή που θα ταξιδέψει τους ανθρώπους στο φεγγάρι🚀Δοκιμάστε αυτό το πρότυπο εδώ:

• Ξεκινήστε μια εισαγωγή με το «εμείς»"

Η ομάδα εργάζεται πάνω στη συνεργασία μεταξύ των μελών της για την επίτευξη κοινών στόχων και όχι για την επίδειξη προσωπικών ταλέντων. Επομένως, είναι σημαντικό να τονιστεί η αίσθηση της κουλτούρας του «εμείς». Προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε το «εμείς» αντί για το «εγώ» όσο το δυνατόν περισσότερο στις εισαγωγικές σας διαφάνειες και σε ολόκληρες τις συναντήσεις, εκτός από την προσωπική παρουσίαση. Αυτό τελικά ενθαρρύνει την ομάδα να συνεργάζεται πιο αποτελεσματικά, επειδή καταλαβαίνει ότι μοιράζεται ένα συνεκτικό όραμα και είναι αφοσιωμένη περισσότερο στην εργασία για την ομάδα παρά για τον εαυτό της.

• Διασκεδάστε τους συμπαίκτες σας

Πώς να ξεκινήσετε τις εισαγωγικές συναντήσεις με τους πιο συναρπαστικούς τρόπους; Καθώς όλα τα μέλη είναι καινούργια μεταξύ τους, ως οικοδεσπότης, μπορείτε να ξεκινήσετε με μερικά γρήγορα παιχνίδια για να σπάσετε τον πάγο. Μπορείτε επίσης να οργανώσετε 2 έως 3 παιχνίδια και κουίζ, καθώς και συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, ώστε να δώσετε στους άλλους χρόνο να μοιραστούν την προσωπικότητά τους, τα ταλέντα και τις σκέψεις τους· να επικοινωνήσουν και να συνεργαστούν με άλλους για να βελτιώσουν τη συνοχή της ομάδας και την κουλτούρα και τη σύνδεση στον χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε μερικά παιχνίδια όπως το Circle of Appreciation , το Scavenger Hunts , το Would you prefer…

• Διαχείριση χρόνου

Συνήθως, οι ιδιαίτερα παραγωγικές συναντήσεις μπορούν να διαρκέσουν από 15-45 λεπτά, ειδικά οι εισαγωγικές συναντήσεις, οι οποίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν σε 30 λεπτά. Είναι αρκετός χρόνος για να γνωριστούν οι νέοι συμπαίκτες, να συστηθούν σύντομα και να συνεργαστούν μεταξύ τους σε μερικές απλές και διασκεδαστικές δραστηριότητες ομαδικής εργασίας. Έχετε επίσης θέσει χρονικά όρια για διαφορετικά τμήματα, ώστε να βεβαιωθείτε ότι ο χρόνος σας δεν τελειώνει, ενώ έχετε ακόμα πολλά να καλύψετε.

Βασικά Συμπεράσματα

Είναι ωφέλιμο για την ομάδα σας να ξεκινήσει την ομαδική εργασία με μια νέα ομάδα, αξιοποιώντας τις εισαγωγικές συναντήσεις. Η οργάνωση μιας πρώτης συνάντησης μπορεί να είναι δύσκολη και να μιμείται τις προσδοκίες. Όταν βρίσκεστε στη διαδικασία προετοιμασίας, μη διστάσετε να ζητήσετε υποστήριξη, ακόμα κι αν είστε μάστερ στο PowerPoint. Μπορείτε σίγουρα να κάνετε την εργασία σας ευκολότερη και να σας σώσει την κατάσταση με το AhaSlides.

Συχνές ερωτήσεις

Αναφορά: Indeed . BetterUp , Linkedin