Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, οι δεξιότητες των διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων έχουν γίνει απαραίτητα για κάθε ηγέτη. Είτε είστε νέοι στην έννοια είτε θέλετε να βελτιώσετε τις υπάρχουσες δεξιότητές σας, σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα εξερευνήσουμε πρακτικές συμβουλές, εργαλεία και παραδείγματα για την αποτελεσματική διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων, βοηθώντας σας να ενισχύσετε τη συνεργασία, να διατηρήσετε το κίνητρό σας και να επιτύχετε αξιοσημείωτα αποτελέσματα σε ένα εικονικό περιβάλλον.
Πίνακας περιεχομένων
- Τι σημαίνει η διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως;
- Ποιες είναι οι προκλήσεις της διαχείρισης ομάδων εξ αποστάσεως;
- Συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως (με παραδείγματα)
- Τελικές Σκέψεις
- Συχνές Ερωτήσεις
Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση
Ασχοληθείτε με τον Υπάλληλό σας
Ξεκινήστε ουσιαστική συζήτηση, λάβετε χρήσιμα σχόλια και εκπαιδεύστε τον υπάλληλο σας. Εγγραφείτε για να λάβετε δωρεάν πρότυπο AhaSlides
🚀 Grab Free Quiz☁��
Τι σημαίνει η διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως;
Ξεχάστε τις μέρες των γωνιακών θαλάμων και των κοινών καφετεριών. Οι απομακρυσμένες ομάδες μπορούν να είναι διασκορπισμένες σε όλες τις ηπείρους, με τα πρόσωπά τους να λάμπουν μέσα από βιντεοκλήσεις, από ηλιόλουστες καφετέριες στο Μπαλί μέχρι άνετα σαλόνια στο Λονδίνο. Η δουλειά σας, ως μαέστρος τους, είναι να διατηρείτε τη μουσική αρμονική, όλους συγχρονισμένους και να φτάνουν στα ύψη της δημιουργικότητάς τους, ακόμα και με χιλιόμετρα εικονικού χώρου μεταξύ τους.
Είναι σίγουρα μια μοναδική πρόκληση. Αλλά με τα σωστά εργαλεία και τη νοοτροπία, η διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως μπορεί να είναι μια συμφωνία παραγωγικότητας και συνεργασίας. Θα γίνετε μάστερ στην εικονική επικοινωνία, υποστηρικτής των διασκορπισμένων πνευμάτων και μάστορας της τεχνολογίας που μπορεί να εντοπίσει τυχόν προβλήματα στις ζώνες ώρας.
Ποιες είναι οι προκλήσεις της διαχείρισης ομάδων εξ αποστάσεως;
Η διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως συνοδεύεται από τις δικές της προκλήσεις που απαιτούν στοχαστικές λύσεις. Αυτές οι προκλήσεις περιλαμβάνουν:
1/ Αντιμετώπιση της μοναξιάς
Μια αξιοσημείωτη μελέτη από Οργανωσιακή ψυχολόγος Λιν Χόλντσγουορθ αποκάλυψε μια αξιοσημείωτη πτυχή της πλήρους απασχόλησης εξ αποστάσεως εργασίας - μια εκπληκτική αύξηση 67% στα συναισθήματα μοναξιάς σε σύγκριση με τα παραδοσιακά περιβάλλοντα γραφείου. Αυτό το αίσθημα απομόνωσης μπορεί να έχει εκτεταμένες επιπτώσεις, επηρεάζοντας το ηθικό της ομάδας και την ατομική ευημερία.
2/ Δημιουργία ουσιαστικών συνδέσεων
Σύμφωνα με Η έρευνα του Jostle και της Dialactic, το 61% των εργαζομένων εκφράζουν ότι αισθάνονται λιγότερο συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους τους λόγω της τηλεργασίας, το 77% αναφέρει σημαντικά μειωμένες κοινωνικές αλληλεπιδράσεις (ή καθόλου) με τους συναδέλφους τους και το 19% δηλώνει ότι η τηλεργασία έχει οδηγήσει σε αισθήματα αποκλεισμού.
Αυτό το εμπόδιο επηρεάζει ενδεχομένως το κίνητρο και τη δέσμευσή τους. Η οικοδόμηση ενός αισθήματος ότι ανήκουν κάπου και η ενίσχυση των τακτικών αλληλεπιδράσεων είναι ζωτικής σημασίας.
3/ Αντιμετώπιση διαφορετικών ζωνών ώρας
Ο συντονισμός της εργασίας όταν τα μέλη της ομάδας είναι διασκορπισμένα σε διάφορες ζώνες ώρας μπορεί να είναι αρκετά δύσκολος. Το να προσδιορίσετε πότε να προγραμματίσετε συναντήσεις και να διασφαλίσετε ότι όλοι συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο μπορεί να μοιάζει με την επίλυση ενός πολύπλοκου παζλ.
4/ Διασφάλιση ότι η εργασία ολοκληρώνεται και διατήρηση της παραγωγικότητας
Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως χωρίς άμεση επίβλεψη, μπορεί να είναι δύσκολο για ορισμένα μέλη της ομάδας να παραμείνουν συγκεντρωμένα και υπεύθυνα. Ο καθορισμός προσδοκιών και η μέτρηση της απόδοσης καθίστανται εξαιρετικά σημαντικές.
5/ Εκτίμηση Διαφορετικών Πολιτισμών
Με μέλη της ομάδας από διαφορετικά υπόβαθρα, υπάρχουν ποικίλοι τρόποι εργασίας, επικοινωνίας και εορτασμού των γιορτών. Η ευαισθησία σε αυτές τις διαφορές είναι το κλειδί για τη δημιουργία ενός φιλόξενου και χωρίς αποκλεισμούς περιβάλλοντος.
6/ Εύρεση της σωστής ισορροπίας μεταξύ εμπιστοσύνης και ελέγχου
Η απόφαση για το πόση ελευθερία θα δώσετε στα μέλη της ομάδας να εργάζονται ανεξάρτητα έναντι της στενής παρακολούθησης αποτελεί μεγάλη πρόκληση σε περιπτώσεις εξ αποστάσεως εργασίας.
7/ Διατήρηση μιας υγιούς ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής
Η τηλεργασία μπορεί μερικές φορές να θολώσει τα όρια μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, γεγονός που θα μπορούσε να οδηγήσει σε αίσθημα υπερκόπωσης. Η προσεκτική διαχείριση είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί μια υγιής ισορροπία και να αποφευχθεί η επαγγελματική εξουθένωση.
Συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως (με παραδείγματα)
Η διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως μπορεί να είναι τόσο ικανοποιητική όσο και απαιτητική. Για να σας βοηθήσουμε να πλοηγηθείτε σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας, ακολουθούν ορισμένες πρακτικές συμβουλές μαζί με παραδείγματα:
1/ Η σαφής επικοινωνία είναι το κλειδί
Κατά τη διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως, η σαφής επικοινωνία αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο της επιτυχίας. Όταν τα μέλη της ομάδας είναι διασκορπισμένα σε διαφορετικές τοποθεσίες, η ανάγκη για αποτελεσματική επικοινωνία γίνεται ακόμη πιο κρίσιμη. Δείτε τι μπορείτε να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν την ίδια άποψη:
- Χρησιμοποιήστε διάφορα εργαλεία επικοινωνίας: Αξιοποιήστε έναν συνδυασμό εργαλείων επικοινωνίας για να διευκολύνετε διαφορετικούς τύπους αλληλεπιδράσεων. Οι βιντεοκλήσεις, τα email, οι πλατφόρμες συνομιλίας και τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι όλα πολύτιμοι πόροι.
- Τακτικά check-in μέσω βίντεο: Προγραμματίστε τακτικά βιντεοκλήσεις για να μιμηθείτε την αίσθηση μιας προσωπικής συνάντησης. Αυτές οι συνεδρίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να συζητήσετε ενημερώσεις για το έργο, να διευκρινίσετε αμφιβολίες και να διασφαλίσετε ότι όλοι είναι ευθυγραμμισμένοι. Για παράδειγμα, ορίστε μια εβδομαδιαία βιντεοκλήση όπου κάθε μέλος της ομάδας μοιράζεται την πρόοδο, τις προκλήσεις και τις επερχόμενες εργασίες του.
- Επίλυση προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο: Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να χρησιμοποιούν εργαλεία συνομιλίας για να αναζητούν γρήγορες διευκρινίσεις, να μοιράζονται ενημερώσεις και να συνεργάζονται σε άμεσες εργασίες. Αυτό βοηθά τα πράγματα να συνεχίζουν να κινούνται, ακόμα κι αν οι άνθρωποι βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
💡 Αναχώρηση: Στατιστικά στοιχεία για την εξ αποστάσεως εργασία
2/ Καθορισμός Προσδοκιών και Στόχων
Ορίστε με σαφήνεια τις εργασίες, τις προθεσμίες και τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Αυτό διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν τον ρόλο και τις ευθύνες τους. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές:
- Αναλύστε την εργασία: Χωρίστε τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερες και εξηγήστε ποιος πρέπει να κάνει το κάθε μέρος. Αυτό βοηθά τον καθένα να κατανοήσει τον ρόλο του.
- Πείτε τους πότε να τελειώσουν: Ορίστε προθεσμίες για κάθε εργασία. Αυτό βοηθά όλους να διαχειρίζονται τον χρόνο τους και να ολοκληρώνουν τις εργασίες τους εντός χρονοδιαγράμματος.
- Εμφάνιση του τελικού στόχου: Εξηγήστε πώς θέλετε να είναι το τελικό αποτέλεσμα. Αυτό βοηθά την ομάδα σας να καταλάβει τι επιδιώκει.
3/ Ενθαρρύνετε την Αυτονομία
Εμπιστευτείτε τα μέλη της ομάδας σας να διαχειρίζονται την εργασία τους ανεξάρτητα. Αυτό ενισχύει την αυτοπεποίθηση και την υπευθυνότητά τους. Δείτε πώς μπορείτε να δώσετε στην απομακρυσμένη ομάδα σας την ελευθερία να χειρίζεται την εργασία της μόνη της.
- Πίστεψε σε αυτούς: Δείξτε ότι εμπιστεύεστε την ομάδα σας για να ολοκληρώσει τις εργασίες της. Αυτό τους βοηθά να αισθάνονται μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και υπευθυνότητα.
- Εργασία στον ελεύθερο χρόνο τους: Επιτρέψτε στα μέλη της ομάδας να επιλέξουν πότε θέλουν να εργαστούν. Για παράδειγμα, αν κάποιος είναι πιο παραγωγικός το πρωί, αφήστε τον να εργαστεί τότε. Εφόσον ολοκληρώνει τις εργασίες του εγκαίρως, όλα είναι καλά.
4/ Τακτική Ανατροφοδότηση και Ανάπτυξη
Παρέχετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση για να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας να βελτιωθούν και να αναπτυχθούν.
- Δώστε χρήσιμες συμβουλές: Το να ενημερώνετε τα μέλη της ομάδας σας για το τι κάνουν καλά και πού μπορούν να βελτιωθούν είναι σημαντικό για την επαγγελματική τους ανάπτυξη. Τα βοηθά να εντοπίσουν τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία τους και να θέσουν στόχους βελτίωσης. Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση μπορεί επίσης να παρακινήσει τα μέλη της ομάδας να εργαστούν σκληρότερα και να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητές τους.
- Συζήτηση για τους στόχους: Συζητήστε τακτικά για το τι θέλουν να μάθουν ή να επιτύχουν.
- Μηνιαίες Συνεδρίες Ανατροφοδότησης: Προγραμματίστε συναντήσεις κάθε μήνα για να συζητήσετε πώς τα πάνε. Συζητήστε τα δυνατά τους σημεία και προτείνετε τρόπους με τους οποίους μπορούν να βελτιωθούν ακόμη περισσότερο.
- Να είστε ανοιχτοί στο να λαμβάνετε σχόλια. Να θυμάστε ότι όλοι μαθαίνουν και εξελίσσονται συνεχώς. Να είστε ανοιχτοί σε σχόλια από τα μέλη της ομάδας σας και να είστε πρόθυμοι να κάνετε αλλαγές όποτε χρειάζεται.
5/ Ενσυναίσθηση και Υποστήριξη
Αναγνωρίστε ότι η κατάσταση κάθε ατόμου είναι μοναδική. Δείξτε κατανόηση και ενσυναίσθηση για τις δυσκολίες που μπορεί να αντιμετωπίσει πέρα από την εργασία. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:
- Να είστε συμπονετικοί: Κατανοήστε ότι τα μέλη της ομάδας σας έχουν και ζωές εκτός εργασίας. Μπορεί να έχουν οικογενειακές ευθύνες ή προσωπικά ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπίσουν.
- Ακούστε και μάθετε: Δώστε προσοχή στις προκλήσεις και τις ανησυχίες τους. Ακούστε τι περνούν και προσπαθήστε να κατανοήσετε την οπτική τους.
- Ευέλικτο ωράριο εργασίας: Για παράδειγμα, αν κάποιος χρειάζεται να φροντίσει την οικογένειά του ή έχει άλλες υποχρεώσεις, επιτρέψτε του να αλλάζει το ωράριο εργασίας του περιστασιακά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να διαχειρίζεται τις ευθύνες του ενώ παράλληλα ολοκληρώνει την εργασία του.
6/ Προώθηση Εικονικού Δεσμού
Δημιουργήστε ευκαιρίες για τα μέλη της ομάδας να συνδεθούν σε προσωπικό επίπεδο. Αυτό θα μπορούσε να γίνει μέσω εικονικών διαλειμμάτων για καφέ, παιχνιδιών ομαδικής εργασίας ή μέσω ανταλλαγής προσωπικών ιστοριών.
Ακολουθούν διάφορες δραστηριότητες στις οποίες μπορείτε να συμμετάσχετε για να φέρετε την ομάδα σας πιο κοντά και να ενισχύσετε την ενότητά σας:
- 14 εμπνευσμένα παιχνίδια για εικονικές συναντήσεις
- 10 Δωρεάν Διαδικτυακά Παιχνίδια Ομαδικής Ανάπτυξης που θα σας Απαλλαγούν από τη Μοναξιά
- 11+ Δραστηριότητες ομαδικής σύνδεσης Μην ενοχλείτε ποτέ τους συναδέλφους σας
7/ Αναγνώριση και επευφημίες για την επιτυχία
Είναι ζωτικής σημασίας να κάνετε την απομακρυσμένη ομάδα σας να αισθάνεται ότι εκτιμάται για τα επιτεύγματά της.
- Παρατηρήστε τη σκληρή δουλειά τους: Δώστε προσοχή στις προσπάθειες που καταβάλλουν τα μέλη της ομάδας σας στις εργασίες τους. Αυτό τους επιτρέπει να γνωρίζουν ότι η εργασία τους μετράει.
- Πείτε «Μπράβο!»: Ακόμα και ένα μικρό μήνυμα μπορεί να σημαίνει πολλά. Στέλνοντας ένα γρήγορο email ή ένα μήνυμα με ένα εικονικό emoji με το «high-five» δείχνεις ότι τους επευφημείς.
- Γιορτάστε τα ορόσημα: Για παράδειγμα, όταν ένα μέλος της ομάδας ολοκληρώσει ένα δύσκολο έργο, στείλτε ένα συγχαρητήριο email. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε το επίτευγμά του κατά τη διάρκεια των συναντήσεων της ομάδας.
8/ Επιλέξτε τα σωστά εργαλεία
Η ενδυνάμωση της απομακρυσμένης ομάδας σας με την κατάλληλη τεχνολογία είναι ζωτικής σημασίας για την απρόσκοπτη ομαδική εργασία. Δείτε πώς μπορείτε να τους παρέχετε τα απαραίτητα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας:
- Στρατηγικές επιλογές λογισμικού: Επιλογή για λογισμικό και τεχνολογία που βελτιστοποιούν τη συνεργασία και ενισχύουν την παραγωγικότητα. Αυτό διασφαλίζει ότι η ομάδα σας μπορεί να συνεργάζεται αποτελεσματικά, όπου κι αν βρίσκεται.
- Ακρίβεια Διαχείρισης Έργου: Για παράδειγμα, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε πλατφόρμες διαχείρισης έργων όπως το Trello ή το Asana. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν στην ανάθεση εργασιών, στην παρακολούθηση της προόδου και στη διατήρηση σαφούς επικοινωνίας εντός της ομάδας.
- Βελτίωση της αλληλεπίδρασης με το AhaSlides: Εκτός από τα εργαλεία διαχείρισης έργων, μπορείτε να αξιοποιήσετε το AhaSlides για να αναβαθμίσετε διάφορες πτυχές της απομακρυσμένης εργασίας της ομάδας σας. Χρησιμοποιήστε το για δυναμικά πρότυπα που προσελκύουν και αιχμαλωτίζουν το κοινό σας. Ενσωματώστε διαδραστικές λειτουργίες όπως ζωντανές δημοσκοπήσεις, αινίγματα, σύννεφο λέξης, να Ερωτήσεις και απαντήσεις για να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Επιπλέον, μπορείτε να αξιοποιήσετε το AhaSlides για δραστηριότητες που ενισχύουν τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων, προσδίδοντας μια αίσθηση διασκέδασης και συντροφικότητας στις εικονικές σας αλληλεπιδράσεις.
- Καθοδηγούμενη Εξοικείωση: Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας σας είναι άρτια καταρτισμένα στα εργαλεία που εισάγετε. Παρέχετε εκπαιδευτικά σεμινάρια, εκπαίδευση και υποστήριξη για να διασφαλίσετε ότι όλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά το λογισμικό.
Δείτε τα πρότυπα AhaSlides για υβριδική ομαδική εργασία
Τελικές Σκέψεις
Να θυμάστε ότι η κατανόηση των αναγκών κάθε μέλους της ομάδας, η προώθηση της συνεργασίας και η αναγνώριση των επιτευγμάτων είναι όλα απαραίτητα για την οικοδόμηση μιας ισχυρής και ενωμένης ομάδας εξ αποστάσεως. Με τις σωστές στρατηγικές, μπορείτε να οδηγήσετε την ομάδα σας στην επίτευξη αξιοσημείωτων αποτελεσμάτων, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς διαχειρίζεστε αποτελεσματικά μια απομακρυσμένη ομάδα;
– Η επικοινωνία είναι το κλειδί. Υπερβολική επικοινωνία χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία όπως το Slack, βιντεοκλήσεις, εσωτερικά φόρουμ κ.λπ. Να είστε γρήγοροι στην απάντηση.
– Ενισχύστε τη συνεργασία μέσω εργαλείων διαχείρισης έργων όπως το Asana και το Trello για την ανάθεση εργασιών και την παρακολούθηση. Ενημερώστε όλα τα μέλη.
– Οικοδόμηση εμπιστοσύνης μέσω διαφάνειας. Να είστε σαφείς σχετικά με τις προσδοκίες, να αντιμετωπίζετε τα ζητήματα ανοιχτά και να απονέμετε δημόσια εύσημα/αναγνώριση.
– Πραγματοποιείτε τακτικά check-in μέσω ατομικών βιντεοκλήσεων για να διασφαλίζετε την ευημερία και να λαμβάνετε ενημερώσεις κατάστασης.
– Χρησιμοποιήστε διαδραστικές εφαρμογές σχεδιασμού έργων όπως το Miro για να κάνετε οπτική καταιγίδα ιδεών και να εμπλέξετε την ομάδα.
– Προώθηση της λογοδοσίας με σαφή χρονοδιαγράμματα και προθεσμίες σε μια πλατφόρμα επικοινωνίας.
– Εκπαίδευση της ομάδας σε εργαλεία και διαδικασίες συνεργασίας για τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας της εικονικής εργασίας.
– Προγραμματίστε εβδομαδιαίες/μηνιαίες συναντήσεις με όλους τους συμμετέχοντες για να ευθυγραμμίσετε τους στόχους σας, να μοιραστείτε ενημερώσεις και να απαντήσετε σε ερωτήσεις.
Πώς διαχειρίζεστε την απόδοση σε απομακρυσμένες ομάδες;
Ακολουθούν μερικοί αποτελεσματικοί τρόποι διαχείρισης της απόδοσης σε απομακρυσμένες ομάδες:
– Ορίστε σαφείς και μετρήσιμους OKRs/KPIs ευθυγραμμισμένους με τους στόχους της εταιρείας για ομάδες και άτομα.
– Συζητήστε τους στόχους και τις προσδοκίες κατά την ένταξη και τα τακτικά check-in 1:1 για να διασφαλίσετε τη σαφήνεια των ρόλων.
– Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης έργων και παρακολούθησης χρόνου για να παρακολουθείτε αντικειμενικά την πρόοδο των εργασιών.
– Ενθαρρύνετε τη διαφάνεια μέσω καθημερινών ελέγχων/επισκέψεων σχετικά με την κατάσταση της εργασίας και τα εμπόδια.
– Αναγνωρίστε και επαινέστε δημόσια την καλή δουλειά για να παρακινήσετε την ομάδα. Παρέχετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση κατ’ ιδίαν.
Παραπομπή: Forbes
