Μπορεί πιθανώς να έχετε συγκεντρώσει πολλές δημιουργικές ιδέες για να κάνετε τις συναντήσεις της ομάδας σας μια διαδραστική και συναρπαστική εμπειρία. Ωστόσο, εξακολουθείτε να διαπιστώνετε ότι οι συναντήσεις της ομάδας σας στερούνται κάτι; Η αποτελεσματικότητα θα είναι το κλειδί εδώ, οπότε ας δούμε μερικές από τις AhaSlides εθιμοτυπία συνάντησης!
Θα μπορούσατε να «εξομαλύνετε» την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων της ομάδας σας χρησιμοποιώντας τώρα αυτές τις απλές πρακτικές συμβουλές για το πώς να φτάσετε στην κορυφαία απόδοση της ομάδας σας με ένα καλά διευκολυνόμενο χώρο, μια ατμόσφαιρα που ενθαρρύνει μια ανοιχτή, δημιουργική και αφοσιωμένη στάση μεταξύ των συνοδών και ένα χρονοδιάγραμμα που περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που συζητούνται σωστά.
Πίνακας περιεχομένων
- Τι είναι η εθιμοτυπία συνάντησης;
- 6 Συμβουλές εθιμοτυπίας στις συναντήσεις που πρέπει να γνωρίζουν όλοι
- #1 – Τονίστε τη σημασία της συνάντησης
- #2 – Οργανωθείτε σε έναν χώρο συσκέψεων με εύκολη εφοδιαστική
- #3 – Ορίστε βασικούς κανόνες για κάθε μέλος
- #4 – Δημιουργήστε μια ατζέντα κατά σειρά σπουδαιότητας
- #5 -Ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή των συμπαίκων
- #6 -Λήψη τελικών αποφάσεων και ανάθεση ατομικών καθηκόντων
- Τι πρέπει να αποφεύγετε στην εθιμοτυπία στις συναντήσεις
- Τελικές Σκέψεις
Περισσότερες συμβουλές για επαγγελματικές συναντήσεις για εξερεύνηση
Ξεκινήστε σε δευτερόλεπτα.
Αποκτήστε δωρεάν πρότυπα για να παραβιάσετε την αποτελεσματικότητα της συνάντησής σας σε άλλο επίπεδο! Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από τη βιβλιοθήκη προτύπων!
🚀 Στα σύννεφα ☁️
Τι είναι η εθιμοτυπία συνάντησης;
Οι καλοί τρόποι στις συναντήσεις έχουν μεγαλύτερη σημασία από ό,τι νομίζετε. Είτε εργάζεστε σε μια απλή νεοσύστατη επιχείρηση είτε σε έναν οργανισμό εθελοντικά, υπάρχει ένα άγραφο σύνολο κανόνων για να λειτουργήσει η επιχείρηση. Φανταστείτε το εξής: παρευρίσκεστε σε μια σημαντική συνάντηση με πελάτες. Θα είναι εκεί αρκετά βασικά ενδιαφερόμενα μέρη, πολλά από τα οποία δεν έχετε ακόμη συναντήσει. Πώς διασφαλίζετε ότι θα κάνετε την καλύτερη δυνατή εντύπωση και ότι η συνάντηση θα είναι επιτυχημένη; Εδώ ακριβώς έρχεται να παίξει ρόλο η εθιμοτυπία στις συναντήσεις.
Εθιμοτυπία συναντήσεων είναι ο άγραφος κώδικας δεοντολογίας που διατηρεί τις επαγγελματικές συναναστροφές κομψές και παραγωγικές. Οι κανόνες μπορεί να φαίνονται βαρετοί, αλλά η τήρηση των κατάλληλων τρόπων στις συναντήσεις ενισχύει την εστίαση, τον σεβασμό και την καλή σχέση. Πράγματα όπως η πρόωρη άφιξη δείχνουν ότι εκτιμάτε τον χρόνο των άλλων. Ακόμα κι αν θεωρείτε τον εαυτό σας ένα χαλαρό άτομο, η τήρηση της εθιμοτυπίας στις συναντήσεις μπορεί να εξομαλύνει τις σημαντικές εργασιακές λειτουργίες, ιδιαίτερα με αγνώστους.
6 Συμβουλές εθιμοτυπίας στις συναντήσεις που πρέπει να γνωρίζουν όλοι
#1 - Τονίστε τη σημασία της συνάντησης
Αν οι συμπαίκτες σας δεν αναγνωρίζουν τις αξίες των ομαδικών συναντήσεων, θα νιώσουν αναγκασμένοι και απρόθυμοι να συμμετάσχουν. Αρχικά, λοιπόν, δείξτε τους τα πλεονεκτήματα της συνάντησης. Πολλές αποφάσεις δεν μπορούν να ληφθούν χωρίς μια εις βάθος και πρόσωπο με πρόσωπο συζήτηση, καθώς η διαδικασία της συζήτησης και της υποβολής ερωτήσεων είναι αυτή που διερευνά τον δρόμο για ορθολογικές επιλογές. Επιπλέον, οι αποτελεσματικές ομαδικές συναντήσεις επιτρέπουν ανοιχτές συζητήσεις που αξιοποιούν τις οπτικές γωνίες και την εμπειρία των μελών για την επίλυση ζητημάτων με βάση τις δεξιότητες και τις γνώσεις τους. Επίσης, ενισχύουν τις διαπροσωπικές σχέσεις και την κατανόηση μεταξύ των συμπαικτών.
#2. – Οργανωθείτε σε έναν χώρο συσκέψεων με διευκόλυνση της εφοδιαστικής αλυσίδας
Ο χώρος συνεδριάσεων επηρεάζει βαθιά τα συναισθήματα και τη διάνοια των συνοδών, γι' αυτό λάβετε αυτό υπόψη κατά την επιλογή του χώρου. Ανάλογα με το επιδιωκόμενο θέμα και την ατμόσφαιρα της συνάντησης, μπορείτε να επιλέξετε έναν κατάλληλο χώρο. Μπορεί είτε να αναδώσει μια ζεστή, μονοτονική ή απόμακρη ατμόσφαιρα, κάτι που εξαρτάται από την ομάδα σας. Η αίθουσα συσκέψεων θα πρέπει να είναι εξοπλισμένη με βασικές εγκαταστάσεις (κλιματιστικό, άνετα καθίσματα, νερό/τσάι κ.λπ.) και να βεβαιωθείτε ότι οι τεχνικές ιδιότητες λειτουργούν σωστά κάνοντας διπλό έλεγχο πριν από τη συνάντηση.
#3. Ορίστε βασικούς κανόνες για κάθε μέλος
Ο καθορισμός κανόνων για την ομάδα σας καθιστά τον καθένα υπεύθυνο για την ευθύνη του, καθώς και τονώνει τη δέσμευσή του κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Μπορείτε να προσαρμόσετε τον βασικό κανόνα που έχει οριστεί για την εργασιακή κουλτούρα και το στυλ της ομάδας σας, αλλά γενικά, θα μπορούσε να αναφέρεται στην παρουσία, την ταχύτητα, την ενεργό συμμετοχή, τη διαχείριση των διακοπών, την ευγένεια συνομιλίας, την ειλικρίνεια κ.λπ. Επιπλέον, δώστε σε όλους τη δυνατότητα να συζητήσουν εάν Αυτοί οι κανόνες είναι αρκετά ορθολογικοί και πώς να τους εφαρμόζετε κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Μην ξεχάσετε να τονίσετε τη σημασία τους, ώστε οι συμπαίκτες σας να γνωρίζουν το παιχνίδι και να ακολουθούν τους κανόνες.
#4 – Δημιουργήστε μια ατζέντα κατά σειρά σπουδαιότητας
Μην προσπαθήσετε να γεμίσετε τόσα πολλά πράγματα στο χρονοδιάγραμμα που αγωνίζεστε για να τα ολοκληρώσετε με έναν επιπόλαια τρόπο. Αντ 'αυτού, οριστικοποιήστε εκείνες που σχετίζονται με το θέμα της συνάντησης και ταξινομήστε τις κατά σειρά σπουδαιότητας, έτσι ώστε αν και μπορεί να χάσετε χρόνο και να περάσετε μερικά πράγματα, έχουν επιλυθεί όλα τα επείγοντα θέματα. Εκτός αυτού, θα πρέπει να διανείμετε την ατζέντα στους συμπαίκτες σας πριν από τη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να δώσουν εποικοδομητικές ανασκοπήσεις στην ημερήσια διάταξη, να διαμορφώσουν τις απόψεις τους και να προετοιμάσουν όλους τους απαραίτητους πόρους για την προσεχή συνεδρίαση.
#5 – Ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή των συμπαικτών
Το αγαπημένο μου tip! Αυτό θα μπορούσε να γίνει σε όλη τη διάρκεια της συνάντησης, με διαδραστικές δραστηριότητες που περιλαμβάνουν τη συμμετοχή όλων των συμπαικτών. Μερικά παιχνίδια που θα σπάσουν τον πάγο στην αρχή, μερικές ζωντανές έρευνες και ένα μίνι Κείμενο ή Φωνητική Ερωτήσεις και απαντήσεις θα εμπλέκουν όλους σε μια ενθουσιώδη ατμόσφαιρα. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε όλους στο δωμάτιο με αναφορές μέχρι το δευτερόλεπτο και να υποβάλετε έγκαιρα τις αξιολογήσεις τους. Ένας εύκολος τρόπος για να τα κάνετε αυτά είναι να χρησιμοποιήσετε AhaSlides, ένα λογισμικό διαδικτυακής παρουσίασης που είναι ιδανικό για διαδραστικές και καινοτόμες ομαδικές συναντήσεις. Δεν απαιτείται εγκατάσταση, οπότε γιατί να μην το δοκιμάσετε;
#6 – Λήψη τελικών αποφάσεων και ανάθεση ατομικών καθηκόντων
Μην προχωρήσετε στο επόμενο θέμα της ημερήσιας διάταξης εάν δεν έχουν ληφθεί οριστικές αποφάσεις σχετικά με το τρέχον θέμα. Πράγματι, η βασική αρχή για μια αποτελεσματική συνάντηση είναι να ολοκληρώνετε τα πράγματα όμορφα αντί να τραβάτε το τίποτα. Το να έχετε πρακτικά συνάντησης είναι μια συμβουλή: μπορείτε να παρακολουθείτε τη ροή και να γνωρίζετε εάν υπήρξε οριστική περικοπή σε όλα τα θέματα. Εξάλλου, βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθέσει ορισμένες εργασίες σε κάθε άτομο και ότι γνωρίζει τις ευθύνες του χωρίς καμία σύγχυση.
Αφήστε τις συναντήσεις ομάδας να κάνουν μια ισχυρότερη ομάδα με αυτές τις αμυχές! Προσπαθήστε να δημιουργήσετε δραστηριότητες διασκεδαστικών συναντήσεων AhaSlides τώρα!
Τι πρέπει να αποφεύγετε στην εθιμοτυπία στις συναντήσεις
Μερικοί κανόνες που δεν πρέπει να ακολουθείτε στην εθιμοτυπία μιας συνάντησης και θα πρέπει να αποφύγετε, αν δεν θέλετε η συνάντησή σας να καταλήξει σε αποδοκιμασίες και δυσαρέσκεια👇
- Μην αργήσειςΗ αργοπορία είναι απαγορευτική. Σεβαστείτε τα προγράμματα των άλλων, πηγαίνοντας νωρίς όποτε είναι δυνατόν.
- Μην αποσπάσαι την προσοχή σου ΝτέιβΤα τηλέφωνα, τα email και οι παρεΐστικες συζητήσεις δεν θα πεταχτούν. Τα τηλεφωνήματα και τα μηνύματα είναι τα μεγαλύτερες εξοντώσεις, επομένως μείνετε συγκεντρωμένοι στο θέμα της συνάντησης. Ιδιωτικές συνομιλίες κατά τη διάρκεια της συνάντησης διαταράσσουν τη ροή, οπότε αποθηκεύστε κουτσομπολιά για το ψυγείο νερού.
- Μην είσαι επιθετικόςΣεβαστείτε τον υπεύθυνο της συνάντησης και φροντίστε να τα έχετε όλα οργανωμένα. Προγραμματίστε μια συνάντηση με το άτομο με το οποίο διαφωνείτε προσωπικά για να διευθετήσετε τις διαφωνίες.
- Μην έρχεστε «με άδεια χέρια»: Ελάτε προετοιμασμένοι με τα γεγονότα και την εργασία σας.
- Μην αλλάζετε θέματα: Παραμείνετε στην ατζέντα για να συνεχίσετε να κινούνται ομαλά. Οι τυχαίες εφαπτομένες είναι δολοφόνος ορμής.
Τελικές Σκέψεις
Ενώ οι κανόνες συμπεριφοράς στις συναντήσεις μπορεί να φαίνονται αποπνικτικοί, μην υποτιμάτε τη δύναμή τους. Η εφαρμογή κανόνων εθιμοτυπίας στις συναντήσεις σας βοηθά να τους ξεπεράσετε στις συζητήσεις και να αναβαθμίσετε σημαντικά τις σχέσεις σας.
Την επόμενη φορά, λοιπόν, που θα έρθει μια σημαντική συνάντηση, να θυμάστε ότι η παράλειψη αυτών των τεχνικών εθιμοτυπίας μπορεί να είναι το όχι και τόσο μυστικό σας όπλο, όχι μόνο για να πετύχετε τη συζήτηση, αλλά και για να αφαιρέσετε νέες γνωριμίες που θα σας φανούν χρήσιμες στις επόμενες συναντήσεις. Με καλούς τρόπους, θα είστε σε καλό δρόμο όχι μόνο για να εντυπωσιάσετε σήμερα, αλλά και για να χτίσετε αξιόπιστες συνεργασίες που θα τροφοδοτήσουν την επιτυχία μακροπρόθεσμα.
Συχνές Ερωτήσεις
Γιατί είναι σημαντικά τα πρωτόκολλα συνάντησης;
Ακολουθούν μερικοί συναρπαστικοί λόγοι για τους οποίους τα πρωτόκολλα συναντήσεων είναι ζωτικής σημασίας για τις επιχειρήσεις:
– Η αποτελεσματικότητα είναι το κλειδί – Και πρωτόκολλα όπως οι ατζέντες, τα χρονόμετρα και οι βασικοί κανόνες διατηρούν τα πράγματα σε άριστη ταχύτητα, ώστε να μην σπαταλιέται χρόνος.
– Βραδιά ανοιχτού μικροφώνου – Οι δομημένες συζητήσεις εξισορροπούν τους όρους ανταγωνισμού, ώστε όλοι να έχουν ίσο χρόνο ομιλίας. Κανένα άτομο δεν παραβιάζει τη συζήτηση.
– Πού είναι ο διαιτητής; – Ο ορισμός ενός συντονιστή σημαίνει παραγωγικές συναντήσεις συγκέντρωσης αντί για χαοτικές, ελεύθερες συζητήσεις. Μία φωνή τη φορά = καμία σύγχυση από διασταυρούμενες συζητήσεις.
