Email πρόσκλησης σε σύσκεψη | Οι καλύτερες συμβουλές, παραδείγματα και πρότυπα (100% δωρεάν)

Τι είναι καλό email πρόσκλησης σε συνάντηση παράδειγμα?

Οι συναντήσεις μπορούν να αποτελέσουν ουσιαστικό στοιχείο για την αποτελεσματικότητα, τον συντονισμό και την ενότητα της ομάδας. Πολλές εταιρείες διοργανώνουν μια συνάντηση τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Μπορεί να είναι μια άτυπη συνάντηση για να συζητήσουν απλώς σε βάθος με τους υπαλλήλους τους ή μια πιο επίσημη συνάντηση του διοικητικού συμβουλίου για να συζητήσουν το μελλοντικό σχέδιο μιας εταιρείας και την ετήσια έκθεση τέλους έτους. Είναι υποχρεωτικό για τους διοικητικούς υπαλλήλους ή τους ηγέτες να στέλνουν επιστολές πρόσκλησης για συναντήσεις στους συμμετέχοντες ή τους καλεσμένους.

Μια πρόσκληση σε συνάντηση είναι σημαντική για την αποτελεσματική και ομαλή διεξαγωγή των επίσημων συναντήσεων. Υπάρχουν πολλοί τρόποι αποστολής προσκλήσεων σε συνάντηση. Σε αυτό το άρθρο, εστιάζουμε στην αντιμετώπιση email προσκλήσεων σε συνάντηση, η πιο βολική και δημοφιλής μέθοδος για να προσκαλέσετε άτομα να συμμετάσχουν στις συναντήσεις σας.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι το email πρόσκλησης σε σύσκεψη;
• Γιατί είναι σημαντικό το email πρόσκλησης σε σύσκεψη;
• Γράψτε πρόσκληση σε σύσκεψη μέσω email βήμα προς βήμα
• Τύποι email πρόσκλησης σε σύσκεψη και παραδείγματα
• Η κατώτατη γραμμή

Πρότυπα γρήγορης συνάντησης με το AhaSlides

• Συναντήσεις στο Business
• Λεπτά συνάντησης
• Συνάντηση stand Up

Τι είναι το email πρόσκλησης σε σύσκεψη;

Ένα βασικό μέρος των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, ένα email πρόσκλησης σε σύσκεψη είναι ένα γραπτό μήνυμα με επίδειξη του σκοπού της σύσκεψης και ένα αίτημα για συμμετοχή ατόμων στη σύσκεψη μετά τη συγκεκριμένη ημερομηνία και τοποθεσία, καθώς και πιο λεπτομερή συνημμένα, εάν έχουν. Μπορεί να γραφτεί σε επίσημο ή άτυπο στυλ ανάλογα με τα χαρακτηριστικά των συναντήσεων. Θα πρέπει να είναι γραμμένα με κατάλληλο τόνο και ύφος ώστε να ανταποκρίνονται στην εθιμοτυπία του επαγγελματικού email.

Ωστόσο, μην συγχέετε ένα email πρόσκλησης σε σύσκεψη με ένα email αιτήματος σε σύσκεψη. Η βασική διαφορά μεταξύ αυτών των email είναι ότι ένα email αιτήματος σε σύσκεψη έχει ως στόχο να ορίσει ένα ραντεβού με κάποιον, ενώ ένα email πρόσκλησης σε σύσκεψη έχει ως στόχο να σας προσκαλέσει σε μια σύσκεψη σε ανακοινωμένες ημερομηνίες και τοποθεσίες.

Γιατί είναι σημαντικό το email πρόσκλησης σε σύσκεψη;

Η χρήση προσκλήσεων μέσω email αποφέρει πολλά οφέλη. Τα πλεονεκτήματα των προσκλήσεων μέσω email παρατίθενται παρακάτω:

• Συνδέεται απευθείας με τα ημερολόγια. Όταν οι παραλήπτες αποδέχονται μια πρόσκληση, αυτή προστίθεται ξανά στο επαγγελματικό τους ημερολόγιο και θα λαμβάνετε μια υπενθύμιση όπως και άλλα συμβάντα που σημειώνονται στο ημερολόγιο.
• Είναι βολικό και γρήγορο. Οι δέκτες σας μπορούν να φτάσουν στο email αμέσως αφού κάνετε κλικ στο κουμπί αποστολής. Καθώς πηγαίνει κατευθείαν στον παραλήπτη, εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λάθος, μπορείτε να λάβετε την ανακοίνωση αμέσως και να αναζητήσετε γρήγορα περαιτέρω λύσεις.
• Είναι εξοικονόμηση χρόνου. Μπορείτε να στείλετε ομαδικά email με χιλιάδες διευθύνσεις email ταυτόχρονα.
• Εξοικονομεί χρήματα. Δεν χρειάζεται να ξοδέψετε χρήματα για αλληλογραφία.
• Μπορεί να δημιουργηθεί απευθείας από την πλατφόρμα διαδικτυακών σεμιναρίων που προτιμάτε. Εκτός αν έχετε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, η πρώτη σας επιλογή πιθανότατα θα είναι το Zoom, το Microsoft Teams ή κάτι ισοδύναμο. Όταν επιβεβαιωθεί η συμμετοχή σας, όλοι οι σύνδεσμοι και τα χρονικά πλαίσια συγχρονίζονται μέσω email, ώστε ο συμμετέχων να αποφύγει τη σύγχυση με άλλες εκδηλώσεις.

Είναι γεγονός ότι δισεκατομμύρια email αποστέλλονται καθημερινά και πολλά από αυτά είναι ανεπιθύμητα. Καθώς όλοι χρησιμοποιούν τουλάχιστον ένα email για να ανταλλάξουν σημαντικά μηνύματα για εργασία, αγορές, συναντήσεις και άλλα. Ωστόσο, καθώς πρέπει να διαβάζετε τόνους email την ημέρα, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι μερικές φορές αντιμετωπίζετε το φαινόμενο της «κόπωσης από τα email». Έτσι, η αποστολή ενός καλού email πρόσκλησης μπορεί να αποφύγει περιττές παρεξηγήσεις ή άγνοια από τους παραλήπτες.

Γράψτε μια πρόσκληση σε σύσκεψη μέσω email βήμα προς βήμα

Ένα καλό email πρόσκλησης σε συνάντηση είναι απαραίτητο και, κατά κανόνα, επηρεάζει ένα παράδοση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τιμή.

Υπάρχουν εθιμοτυπίες και αρχές που πρέπει να τηρούν όλοι για να συμπληρώσουν ένα email πρόσκλησης επαγγελματικής συνάντησης όσον αφορά τους παραλήπτες. Μπορείτε να μάθετε πώς να γράψετε ένα τυπικό email πρόσκλησης σε σύσκεψη ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Βήμα 1: Γράψτε μια ισχυρή γραμμή θέματος

Είναι γεγονός ότι το 47% των παραληπτών email διαβάζει μέσω email που έχουν σαφή και συνοπτική γραμμή θέματος. Η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική. Αυτό μπορεί να διασφαλίσει ότι οι δέκτες αισθάνονται μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης ή σπουδαιότητας, γεγονός που οδηγεί σε υψηλότερο ρυθμό ανοίγματος.

• Σύντομη, στοχευμένη. Να είστε πραγματικοί, όχι αινιγματικοί.
• Μπορείτε να ζητήσετε επιβεβαίωση συμμετοχής στη γραμμή θέματος ως ένδειξη επείγοντος.
• Ή προσθέστε έναν συναισθηματικό τόνο, όπως μην ξεχνάτε τη σημασία, το επείγον,...
• Προσθέστε Χρόνο εάν θέλετε να δώσετε έμφαση στο θέμα που είναι ευαίσθητο στον χρόνο 

Για παράδειγμα: «Συνάντηση 4/12: Συνεδρία καταιγισμού ιδεών για το έργο» ή «Σημαντικό. Παρακαλώ δηλώστε συμμετοχή: Συνάντηση Στρατηγικής Νέου Προϊόντος 10/6»

Βήμα 2: Ξεκινήστε με μια γρήγορη εισαγωγή

Στην πρώτη γραμμή, είναι καλή ιδέα να κάνετε μια σύντομη περιγραφή του ποιοι είστε, ποια είναι η θέση σας στον οργανισμό και γιατί επικοινωνείτε μαζί τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να δείξετε άμεσα τον σκοπό της συνάντησης. Πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να παρουσιάζουν έναν αόριστο σκοπό της συνάντησης, καθώς υποθέτουν ότι οι συμμετέχοντες πρέπει να τον γνωρίζουν.

• Κάντε την εισαγωγή σας αποδεκτή ή σχετική με την εργασία
• Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες εάν πρέπει να ολοκληρώσουν οποιαδήποτε εργασία ή να φέρουν κάτι μαζί τους στη συνάντηση.

Για παράδειγμα Γεια σου μέλος της ομάδας, ανυπομονώ να σε δω στην παρουσίαση του νέου προϊόντος την επόμενη Δευτέρα.

Βήμα 3: Κοινή χρήση ώρας και τοποθεσίας

Θα πρέπει να συμπεριλάβετε την ακριβή ώρα της συνάντησης. Θα πρέπει επίσης να τους πείτε πώς και πού πραγματοποιείται η συνάντηση, είτε αυτοπροσώπως είτε διαδικτυακά, και να προσφέρετε οδηγίες ή συνδέσμους πλατφόρμας σε περίπτωση που τους χρειαστούν.

• Προσθέστε τη ζώνη ώρας εάν εργάζονται σε διαφορετικές περιοχές του κόσμου
• Αναφέρετε μια εκτιμώμενη διάρκεια της συνάντησης
• Όταν δίνετε οδηγίες, να είστε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς ή να επισυνάψετε μια οδηγία χαρτογράφησης

Για παράδειγμα: Ελάτε μαζί μας την Παρασκευή, 6 Οκτωβρίου, στις 1:00 στην αίθουσα συνεδριάσεων 2, στον δεύτερο όροφο του κτιρίου διοίκησης.

Βήμα 4: Περιγράψτε την ατζέντα της συνάντησης

Καλύψτε τους βασικούς στόχους ή την προτεινόμενη ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Μην αναφέρετε τις λεπτομέρειες. Μπορείτε απλώς να δηλώσετε το θέμα και το χρονοδιάγραμμα. Για επίσημες συναντήσεις, μπορείτε να επισυνάψετε ένα λεπτομερές έγγραφο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν εκ των προτέρων.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε με: Σχεδιάζουμε να συζητήσουμε…./ Θέλουμε να αντιμετωπίσουμε ορισμένα από τα ζητήματα Ή ως το ακόλουθο χρονοδιάγραμμα:

• 8:00-9:30: Εισαγωγή στο Έργο
• 9:30-11:30: Παρουσιάσεις από τους Howard (IT), Nour (Μάρκετινγκ) και Charlotte (Πωλήσεις)

Βήμα 5: Ζητήστε ένα RSVP

Η απαίτηση για RSVP μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση μιας απάντησης από τους παραλήπτες σας. Για να αποφύγετε αμφιθυμίες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε στο email σας μια προτιμώμενη απάντηση και μια προθεσμία για τους συμμετέχοντες ώστε να σας ενημερώσουν για την παρουσία ή την απουσία τους. Με αυτόν τον τρόπο, εάν δεν έχετε λάβει την RSVP τους τη στιγμή που ορίζετε, μπορείτε να κάνετε γρήγορες επακόλουθες ενέργειες.

Για παράδειγμα: Απαντήστε έως τις [ημερομηνία] στη διεύθυνση [διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αριθμό τηλεφώνου]

Βήμα 6: Προσθέστε μια επαγγελματική υπογραφή και επωνυμία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μια υπογραφή εταιρικού email θα πρέπει να συνδυάζει το πλήρες όνομα, τον τίτλο της θέσης, το όνομα της εταιρείας, τα στοιχεία επικοινωνίας, προσωπικές ιστοσελίδες και άλλες υπερσυνδεδεμένες διευθύνσεις.

Μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε την υπογραφή σας με Gmail.

Για παράδειγμα:

Τζέσικα Μάντισον

Περιφερειακός Διευθυντής Μάρκετινγκ, βιομηχανία Inco

555-9577-990

Υπάρχουν πολλοί δωρεάν δημιουργοί υπογραφής email που σας εξοικονομούν χρόνο και προσπάθεια, όπως π.χ Η υπογραφή μου.

Τύποι email πρόσκλησης σε σύσκεψη και παραδείγματα

Λάβετε υπόψη ότι διαφορετικοί τύποι συσκέψεων έχουν διαφορετικά πρότυπα και στυλ γραφής που πρέπει να ακολουθήσετε. Συνήθως, διαχωρίζουμε τα email πρόσκλησης σε συσκέψεις με βάση το επίπεδο επίσημου ή ανεπίσημου χαρακτήρα τους, συμπεριλαμβανομένων ή εξαιρουμένων των εικονικών συσκέψεων ή των καθαρά διαδικτυακών συσκέψεων. Σε αυτό το μέρος, συλλέγουμε και σας παρουσιάζουμε ορισμένους τυπικούς τύπους προσκλήσεων σε συσκέψεις και το πρότυπο κάθε τύπου που χρησιμοποιούνται ευρέως στα email πρόσκλησης σε επαγγελματικές συσκέψεις.

#1. Το Email Αίτησης Επίσημης Συνάντησης

Το επίσημο email της αίτησης σύσκεψης χρησιμοποιείται για μεγάλες συναντήσεις που συνήθως γίνονται μία έως τρεις φορές το χρόνο. Είναι μια μεγάλη επίσημη συνάντηση, επομένως το email σας πρέπει να είναι γραμμένο με επίσημο στυλ γραφής. Τα επισυναπτόμενα παραρτήματα χρειάζονται για να γίνει πιο σαφές στον συμμετέχοντα πώς να συμμετάσχει στη σύσκεψη, πώς να βρει την τοποθεσία και λεπτομερώς την ημερήσια διάταξη.

Οι επίσημες συναντήσεις περιλαμβάνουν:

• Συνάντηση διοίκησης
• συνεδρίαση της επιτροπής
• συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου 
• Συνέλευση μετόχων 
• Συνάντηση στρατηγικής 

Παράδειγμα 1: Μετόχων πρότυπο email πρόσκλησης

Γραμμή θέματος: Σημαντικό. Είστε προσκεκλημένοι στην Ετήσια Γενική Συνέλευση. [Χρόνος]

[Το Όνομα του Παραλήπτη]

[Ονομα εταιρείας]

[Τίτλος εργασίας]

[Διεύθυνση εταιρίας]

[Ημερομηνία]

Αγαπητοί μέτοχοι,

Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας προσκαλέσουμε στην Ετήσια Γενική Συνέλευση που θα πραγματοποιηθεί στις [Ώρα], [Διεύθυνση]

Η Ετήσια Συνέλευση των Μετόχων είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για ενημέρωση, ανταλλαγή και συζήτηση μεταξύ τους [Ονομα εταιρείας] και όλους τους μετόχους μας.

Είναι επίσης η ευκαιρία να εκφραστείτε και να ψηφίσετε για να παίξετε ενεργό ρόλο στη λήψη σημαντικών αποφάσεων [Ονομα εταιρείας], ανεξάρτητα από τον αριθμό των μετοχών που κατέχετε. Η συνάντηση θα καλύψει τα ακόλουθα βασικά θέματα:

Ατζέντα 1:

Ατζέντα 2:

Ατζέντα 3:

Ατζέντα 4:

Θα βρείτε οδηγίες για τον τρόπο συμμετοχής σε αυτή τη συνάντηση, την ημερήσια διάταξη και το κείμενο των ψηφισμάτων που θα υποβληθούν προς έγκριση στο συνημμένο έγγραφο παρακάτω

Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω, εκ μέρους του διοικητικού συμβουλίου, για τη συμβολή σας και την αφοσίωσή σας στο [Ονομα εταιρείας] και ανυπομονώ να σας καλωσορίσω στη Συνάντηση στις [Ημερομηνία]

Χαιρετισμούς,

[Ονομα]

[Τίτλος θέσης]

[Ονομα εταιρείας]

[Διεύθυνση εταιρείας και ιστότοπος]

Παράδειγμα 2: Συνάντηση στρατηγικής πρότυπο email πρόσκλησης

[Το Όνομα του Παραλήπτη]

[Ονομα εταιρείας]

[Τίτλος εργασίας]

[Διεύθυνση εταιρίας]

[Ημερομηνία]

Γραμμή θέματος: Συνάντηση καμπάνιας μάρκετινγκ εκκίνησης έργου: 2/28

Εκ μέρους του [Όνομα εταιρείας], θα ήθελα να σας προσκαλέσω να παρακολουθήσετε μια επαγγελματική συνάντηση που θα πραγματοποιηθεί στις [Όνομα αίθουσας συνεδριάσεων, όνομα κτιρίου] [Ημερομηνία και ώρα]. Η συνάντηση θα διαρκέσει για [Διάρκεια].

Είναι χαρά μου να σας καλωσορίσω στο πρώτο στάδιο του έργου μας για να συζητήσουμε την επερχόμενη πρότασή μας [Λεπτομέρειες] και εκτιμούμε τις πολύτιμες γνώσεις σας σχετικά με αυτήν. Ακολουθεί μια σύντομη περίληψη της ημερήσιας ατζέντας μας:

Ατζέντα 1:

Ατζέντα 2:

Ατζέντα 3:

Ατζέντα 4:

Αυτή η πρόταση θεωρείται από όλη την ομάδα μας ως μια από τις πιο κρίσιμες. Για περαιτέρω αναφορά σας, έχουμε επισυνάψει ένα έγγραφο σε αυτήν την επιστολή που σας παρέχει πιο λεπτομερείς πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να προετοιμαστείτε εκ των προτέρων για τη συνάντηση.

Όλοι ανυπομονούμε να έχουμε μια συνομιλία μαζί σας για να συζητήσουμε τι άλλο μπορούμε να κάνουμε για να υλοποιηθεί με επιτυχία αυτή η πρόταση. Υποβάλετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή προτάσεις για τη συνάντηση πριν [Προθεσμία] σε εμένα απευθείας απαντώντας σε αυτό το email.

Να έχετε μια υπέροχη μέρα μπροστά σας.

Σε ευχαριστώ,

Με θερμούς χαιρετισμούς,

[Ονομα]

[Τίτλος θέσης]

[Ονομα εταιρείας]

[Διεύθυνση εταιρείας και ιστότοπος]

#2. Το email πρόσκλησης σε άτυπη συνάντηση

Με επίσημη πρόσκληση σε σύσκεψη μέσω email, αν είναι απλώς η συνάντηση με πτέρυγες σε επίπεδο υποδιαχείρισης ή μέλη εντός της ομάδας. Είναι πολύ πιο εύκολο για σας να σκεφτείτε πώς να γράψετε κατάλληλα. Μπορείτε να γράψετε με ανεπίσημο στυλ με φιλικό και χαρούμενο τόνο.

Οι άτυπες συναντήσεις περιλαμβάνουν:

• Συνάντηση καταιγισμού ιδεών
• Συνάντηση επίλυσης προβλημάτων
• Προπόνηση
• Συνάντηση check-in
• Συνάντηση Team Building
• Συζητήσεις για καφέ 

Παράδειγμα 3: Πρότυπο email πρόσκλησης σε σύσκεψη check-in

Γραμμή θέματος: Επείγον. [Όνομα έργου] ενημερώσεις. [Ημερομηνία]

Αγαπητές ομάδες,

Χαιρετίσματα!

Ήταν ευχάριστο και διασκεδαστικό να έχω χρόνο να δουλέψω μαζί σας σχετικά [Όνομα έργου]. Ωστόσο, για να μπορέσουμε να προχωρήσουμε αποτελεσματικά στα σχέδιά μας, πιστεύω ότι είναι η κατάλληλη στιγμή για να αναφέρουμε την πρόοδο που έχει σημειωθεί και θα εκτιμούσα την ευκαιρία να σας συναντήσω στο [τοποθεσία] για να συζητήσουμε περαιτέρω το θέμα στο [Ημερομηνία και ώρα].

Επισυνάπτω επίσης μια λίστα με όλα τα θέματα ημερήσιας διάταξης που πρέπει να συζητήσουμε. Μην ξεχάσετε να προετοιμάσετε την αναφορά ολοκλήρωσης της εργασίας σας. Παρακαλώ χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα. [Σύνδεσμος] για να με ενημερώσετε αν θα τα καταφέρετε.

Παρακαλώ με email την επιβεβαίωσή σας το συντομότερο.

Με θερμούς χαιρετισμούς,

[Ονομα]

[Τίτλος εργασίας]

[Ονομα εταιρείας]

Παράδειγμα 4: Team buπρότυπο email πρόσκλησης ilding

Αγαπητά μέλη της ομάδας,

Αυτό για να σας ενημερώσουμε ότι η [Ονομα τμήματος] διοργανώνει α Συνάντηση Team Building για όλο το προσωπικό μας μέλη στις [Ημερομηνία και ώρα]

Για περαιτέρω επαγγελματική εξέλιξη, είναι εξαιρετικά σημαντικό να μεγαλώνουμε μαζί και αυτό μπορεί να συμβεί μόνο εάν δουλέψουμε ως ομάδα, έτσι ώστε οι δεξιότητες και τα ταλέντα μας να αξιοποιηθούν για καλύτερη απόδοση. Αυτός είναι ο λόγος που το τμήμα μας συνεχίζει να προωθεί διάφορες δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας μηνιαίως.

Ελάτε και συμμετάσχετε στην εκδήλωση για να ακούσουμε τη φωνή σας σχετικά με το πώς μπορούμε να βελτιωθούμε για να σας προσφέρουμε καλύτερη υποστήριξη. Θα είναι και λίγα παιχνίδια συγκρότησης ομάδας μαζί με ποτά και ελαφριά αναψυκτικά θα παρέχονται από την εταιρεία.

Ανυπομονούμε να περάσουμε διασκεδαστικές στιγμές σε αυτή την εκδήλωση συγκρότησης ομάδας που έχει ρυθμιστεί για να βοηθήσει τον καθένα μας να αναπτυχθεί. Σε περίπτωση που πιστεύετε ότι δεν μπορείτε να συμμετάσχετε σε αυτή τη συνάντηση, ενημερώστε [Όνομα συντονιστή] at [Τηλεφωνικό νούμερο]

Με αγάπη,

[Ονομα]

[Τίτλος εργασίας]

[Ονομα εταιρείας]

#3. Email πρόσκλησης ομιλητή επισκέπτη

Ένα email πρόσκλησης προσκεκλημένου ομιλητή θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικές με τον ομιλητή σχετικά με τη συνάντηση και την ευκαιρία ομιλίας. Είναι ζωτικής σημασίας ο ομιλητής να γνωρίζει τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να συνεισφέρει στην εκδήλωσή σας και ποια είναι τα οφέλη που μπορεί να λάβει για να είναι μέρος της εκδήλωσής σας.

Παράδειγμα 5: Πρότυπο email πρόσκλησης ομιλητή επισκέπτη

Αγαπητός [Ομιλητής],

Ελπίζουμε αυτό το μήνυμα να σας βρίσκει καλά! Επικοινωνούμε σήμερα με μια φανταστική ευκαιρία ομιλίας για τη σκέψη σας. Θα θέλαμε να σας παρακαλέσουμε να είστε ο επίτιμος ομιλητής μας για το [Όνομα συνάντησης], μια εκδήλωση με επίκεντρο [Περιγραφή του σκοπού και του κοινού της εκδήλωσής σας]. Το σύνολο [Όνομα συνάντησης] Η ομάδα εμπνέεται από τα επιτεύγματά σας και πιστεύει ότι θα ήσασταν ο τέλειος ειδικός για να απευθυνθείτε στο κοινό μας με ομοϊδεάτες επαγγελματίες.

[Όνομα συνάντησης] θα πραγματοποιηθεί σε [Τόπος διεξαγωγής, συμπεριλαμβανομένης της πόλης και της πολιτείας] on [Ημερομηνίες]. Η εκδήλωσή μας αναμένεται να φιλοξενήσει έως περίπου [Αριθμός συμμετεχόντων εκτιμώμενος#]. Στόχος μας είναι να [Στόχοι της συνάντησης].

Πιστεύουμε ότι είστε εξαιρετικός ομιλητής και η φωνή σας θα ήταν μια κρίσιμη προσθήκη σε αυτή τη συνομιλία, δεδομένης της εκτενούς δουλειάς σας στο [Τομέας εξειδίκευσης]. Μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να παρουσιάσετε τις ιδέες σας έως και [Διάρκεια] λεπτά που σχετίζονται με τον τομέα του [Θέμα συνάντησης]. Μπορείτε να στείλετε την πρότασή σας πριν από την [προθεσμία] ακολουθήστε τον [σύνδεσμο] ώστε η ομάδα μας να ακούσει τις ιδέες σας και να καθορίσει εκ των προτέρων τις λεπτομέρειες της ομιλίας σας.

Σε κάθε περίπτωση, εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε, σας παρακαλούμε ταπεινά να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω [link]. Σας ευχαριστούμε για τον χρόνο και την προσοχή σας, ανυπομονούμε να ακούσουμε μια θετική ανταπόκριση από εσάς.

Καλύτερος,
[Ονομα]
[Τίτλος εργασίας]
[Στοιχεία επικοινωνίας]
[Διεύθυνση ιστότοπου της εταιρείας]

#4. Email πρόσκλησης διαδικτυακού σεμιναρίου

Στις σημερινές τάσεις, όλο και περισσότεροι άνθρωποι διοργανώνουν διαδικτυακές συσκέψεις, καθώς αυτό εξοικονομεί χρόνο και κόστος, ειδικά για ομάδες απομακρυσμένης εργασίας. Εάν χρησιμοποιείτε πλατφόρμες συνεδρίων, υπάρχουν καλά προσαρμοσμένα μηνύματα πρόσκλησης που αποστέλλονται απευθείας στον συμμετέχοντα πριν από την έναρξη της σύσκεψης, όπως το πρότυπο email πρόσκλησης Zoom. Για ένα εικονικό διαδικτυακό σεμινάριο, μπορείτε να ανατρέξετε στο ακόλουθο δείγμα.

Συμβουλές: Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά όπως «Συγχαρητήρια», «Σύντομα», «Τέλεια», «Ενημέρωση», «Διαθέσιμο», «Τελικά», «Κορυφαίο», «Ειδικό», «Ελάτε μαζί μας», «Δωρεάν» κ.λπ.

Παράδειγμα 6: Πρότυπο email πρόσκλησης διαδικτυακού σεμιναρίου

Θέμα: Συγχαρητήρια! Εισαι προσκεκλημενος στο [Όνομα διαδικτυακού σεμιναρίου]

Αγαπητός [Ονομα Υποψηφίου],

[Ονομα εταιρείας] είναι πολύ χαρούμενη που διοργανώνει ένα διαδικτυακό σεμινάριο για [Θέμα Webinar] επί [Ημερομηνία] στο [Χρόνος], με στόχο την [[Στόχοι διαδικτυακού σεμιναρίου]

Θα είναι μια καλή ευκαιρία για εσάς να κερδίσετε τεράστια οφέλη από τους προσκεκλημένους σας ειδικούς στον τομέα των [θεμάτων Webinar] και να λάβετε δωρεάν δώρα. Η ομάδα μας είναι τόσο ενθουσιώδης με την παρουσία σας.

Σημείωση: Αυτό το διαδικτυακό σεμινάριο περιορίζεται σε [Αριθμός των ανθρώπων]. Για να αποθηκεύσετε τη θέση σας, εγγραφείτε [Σύνδεσμος] και μη διστάσετε να το μοιραστείτε με τους φίλους σας. 

Ελπίζω να σας δω εκεί!

Να έχεις μια υπέροχη μέρα,

[Το όνομα σου]

[Υπογραφή]

Η κατώτατη γραμμή

Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά διαθέσιμα πρότυπα προσκλήσεων για επαγγελματικές συναντήσεις στο διαδίκτυο, τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε και να στείλετε στους συμμετέχοντες σε δευτερόλεπτα. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε μερικά στο cloud σας, ώστε να μπορείτε να προετοιμάσετε το email σας με άψογη γραφή, ειδικά σε περίπτωση επείγοντος.

Αν αναζητάτε και άλλες λύσεις για την επιχείρησή σας, μπορείτε να βρείτε AhaSlides είναι ένα καλό εργαλείο παρουσίασης με πολλές εκπληκτικές δυνατότητες για την υποστήριξη των εκδηλώσεων διαδικτυακού σεμιναρίου, των δραστηριοτήτων δημιουργίας ομάδας, συνεδρίων και πολλά άλλα.

Συχνές Ερωτήσεις

Αναφορά: Πράγματι | Σέρπανυ