Συναντήσεις στο χώρο των επιχειρήσεων είναι εξοικειωμένοι με όσους βρίσκονται σε ηγετικές θέσεις, όπως διευθυντές έργων ή ανώτερους ρόλους σε μια εταιρεία. Αυτές οι συγκεντρώσεις είναι απαραίτητες για την ενίσχυση της επικοινωνίας, την ενθάρρυνση της συνεργασίας και την προώθηση της επιτυχίας εντός του οργανισμού.
However, not everyone may be aware of these meetings’ definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.
- Τι είναι μια επιχειρηματική συνάντηση;
- Τύποι Συναντήσεων στις Επιχειρήσεις
- Πώς να διεξάγετε συναντήσεις στην επιχείρηση
- Βασικές τακτικές
Τι είναι το Business Meeting;
Μια επαγγελματική συνάντηση είναι μια συνάντηση ατόμων που συγκεντρώνονται για να συζητήσουν και να λάβουν αποφάσεις για συγκεκριμένα θέματα που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Οι σκοποί αυτής της συνάντησης μπορεί να περιλαμβάνουν την ενημέρωση των μελών της ομάδας για τρέχοντα έργα, τον προγραμματισμό μελλοντικών προσπαθειών, την επίλυση προβλημάτων ή τη λήψη αποφάσεων που επηρεάζουν ολόκληρη την εταιρεία.
Οι επαγγελματικές συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτοπροσώπως, εικονικό, ή ένας συνδυασμός και των δύο και μπορεί να είναι επίσημος ή ανεπίσημος.
Ο στόχος μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι η ανταλλαγή πληροφοριών, η ευθυγράμμιση των μελών της ομάδας και η λήψη αποφάσεων που βοηθούν την επιχείρηση να επιτύχει τους στόχους της.
Τύποι Συναντήσεων στις Επιχειρήσεις
Υπάρχουν διάφοροι τύποι συναντήσεων στην επιχείρηση, αλλά οι 10 συνηθισμένοι τύποι περιλαμβάνουν:
1/ Μηνιαίες συναντήσεις ομάδων
Monthly team meetings are regular meetings of a company’s team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).
Οι μηνιαίες συναντήσεις της ομάδας παρέχουν μια ευκαιρία και καθοδήγηση στα μέλη της ομάδας να ανταλλάξουν πληροφορίες και ιδέες, να συζητήσουν την πρόοδο του έργου και να βεβαιωθούν ότι όλοι εργάζονται προς τον ίδιο στόχο.
These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team’s work.
An συνάντηση όλων των χεριών είναι απλώς μια συνάντηση που περιλαμβάνει όλο το προσωπικό μιας εταιρείας, με άλλα λόγια, μια μηνιαία συνάντηση ομάδας. Είναι μια τακτική συνάντηση –που γίνεται ίσως μια φορά το μήνα– και συνήθως διευθύνεται από τους επικεφαλής της εταιρείας.
2/ Συναντήσεις stand Up
The stand-up συνάντηση, επίσης γνωστή ως καθημερινή stand-up ή καθημερινή συνάντηση scrum, είναι ένας τύπος σύντομης συνάντησης, που συνήθως δεν διαρκεί περισσότερο από 15 λεπτά και πραγματοποιείται καθημερινά για να παρέχει στην ομάδα γρήγορες ενημερώσεις σχετικά με την πρόοδο του έργου ή τον ολοκληρωμένο φόρτο εργασίας. εργαστείτε στο σήμερα.
At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team’s common goals.
3/ Συναντήσεις ενημέρωσης κατάστασης
Οι συναντήσεις ενημέρωσης κατάστασης επικεντρώνονται στην παροχή ενημερώσεων από τα μέλη της ομάδας σχετικά με την πρόοδο των έργων και των εργασιών τους. Μπορεί να συμβαίνουν πιο συχνά από τις μηνιαίες συναντήσεις, όπως εβδομαδιαίες.
Ο σκοπός των συναντήσεων ενημέρωσης κατάστασης, φυσικά, είναι να παρέχουν μια διαφανή εικόνα της προόδου κάθε έργου και να εντοπίσουν τυχόν προκλήσεις που μπορεί να επηρεάσουν την επιτυχία του έργου. Αυτές οι συναντήσεις δεν θα εμπλακούν σε θέματα όπως η συζήτηση ή η επίλυση προβλημάτων.
For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a ‘Συνάντηση στο Δημαρχείο‘, A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!
4/ Συναντήσεις επίλυσης προβλημάτων
Πρόκειται για συναντήσεις που περιστρέφονται γύρω από τον εντοπισμό και την επίλυση των προκλήσεων, των κρίσεων ή των προβλημάτων που αντιμετωπίζει ένας οργανισμός. Συχνά είναι απροσδόκητα και πρέπει να φέρουν άτομα από διαφορετικά τμήματα ή ομάδες για να συνεργαστούν και να βρουν λύσεις σε συγκεκριμένα προβλήματα.
Σε αυτή τη συνάντηση, αυτοί οι συμμετέχοντες θα μοιραστούν τις απόψεις τους, θα εντοπίσουν από κοινού τις βασικές αιτίες των προβλημάτων και θα προσφέρουν πιθανές λύσεις. Για να είναι αποτελεσματική αυτή η συνάντηση, θα πρέπει να ενθαρρύνονται να συζητούν ανοιχτά και ειλικρινά, να αποφεύγουν να κατηγορούν και να επικεντρώνονται στην εύρεση απαντήσεων.
5/ Συναντήσεις Λήψης Αποφάσεων
Αυτές οι συναντήσεις έχουν στόχο τη λήψη σημαντικών αποφάσεων που επηρεάζουν την κατεύθυνση του έργου, της ομάδας ή ολόκληρου του οργανισμού. Οι παρευρισκόμενοι είναι συνήθως άτομα με την απαραίτητη εξουσία λήψης αποφάσεων και εμπειρογνωμοσύνη.
Αυτή η συνάντηση θα πρέπει να παρασχεθεί εκ των προτέρων με όλες τις σχετικές πληροφορίες, που χρειάζονται τα ενδιαφερόμενα μέρη. Στη συνέχεια, για να διασφαλιστεί η εκτέλεση των αποφάσεων που ελήφθησαν κατά τη συνεδρίαση, καθορίζονται οι ενέργειες παρακολούθησης με χρόνο ολοκλήρωσης.
6/ Συναντήσεις καταιγισμού ιδεών
Οι συναντήσεις καταιγισμού ιδεών επικεντρώνονται στη δημιουργία νέων και καινοτόμων ιδεών για την επιχείρησή σας.
The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another’s ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.
7/ Συναντήσεις Στρατηγικής Διαχείρισης
Συναντήσεις στρατηγικής διαχείρισης are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization’s long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.
Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, ο οργανισμός εξετάζεται και αξιολογείται, καθώς και η ανταγωνιστικότητα ή εντοπίζονται νέες ευκαιρίες για ανάπτυξη και βελτίωση.
8/ Project Kickoff Meetings
A συνάντηση έναρξης έργου είναι μια συνάντηση που σηματοδοτεί την επίσημη έναρξη ενός νέου έργου. Συγκεντρώνει βασικά πρόσωπα από την ομάδα του έργου, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών έργου, των μελών της ομάδας και των ενδιαφερόμενων μερών από άλλα τμήματα, για να συζητήσουν τους στόχους, τους στόχους, τα χρονοδιαγράμματα και τους προϋπολογισμούς.
Παρέχει επίσης μια ευκαιρία στον διαχειριστή έργου να δημιουργήσει σαφείς διαύλους επικοινωνίας, να θέσει προσδοκίες και να διασφαλίσει ότι τα μέλη της ομάδας κατανοούν τους ρόλους και τις ευθύνες τους.
Αυτοί είναι μερικοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους συναντήσεων στην επιχείρηση και η μορφή και η δομή μπορεί να αλλάξουν ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο του οργανισμού.
9/ Εισαγωγικές Συναντήσεις
An εισαγωγική συνάντηση είναι η πρώτη φορά που τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες τους συναντιούνται επίσημα, για να καθορίσουν εάν τα εμπλεκόμενα άτομα θέλουν να δημιουργήσουν μια εργασιακή σχέση και να δεσμευτούν στην ομάδα στο μέλλον.
Αυτή η συνάντηση στοχεύει να δώσει στα μέλη της ομάδας χρόνο να μείνουν μαζί για να γνωρίσουν το ιστορικό, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους κάθε συμμετέχοντα. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας και της ομάδας σας, μπορείτε να οργανώσετε συναντήσεις γνωριμίας επίσημες ή ανεπίσημες, ανάλογα με τα διαφορετικά περιβάλλοντα.
10/ Συναντήσεις Δημαρχείου
Αυτή η ιδέα προήλθε από τοπικές συναντήσεις της πόλης της Νέας Αγγλίας, όπου οι πολιτικοί συναντούσαν ψηφοφόρους για να συζητήσουν θέματα και νομοθεσία.
Σήμερα, α συνάντηση στο Δημαρχείο της πόλης είναι μια προγραμματισμένη συνάντηση σε όλη την εταιρεία όπου η διοίκηση απαντά σε ερωτήσεις απευθείας από τους υπαλλήλους. Επιτρέπει την ανοιχτή επικοινωνία και τη διαφάνεια μεταξύ ηγεσίας και προσωπικού. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις και να λάβουν άμεσα σχόλια.
Απάντηση όλοι τα σημαντικά ερωτήματα
Μην χάσετε ούτε στιγμή με το AhaSlides δωρεάν εργαλείο Q&A. Να είστε οργανωμένοι, διαφανείς και μεγάλος ηγέτης.
Πώς να διεξάγετε συναντήσεις στην επιχείρηση
Προκειμένου να καλή συνάντηση, πρώτα, πρέπει να στείλετε ένα email πρόσκλησης σε συνάντηση.
Η διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων στις επιχειρήσεις απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και προετοιμασία για να διασφαλιστεί ότι η συνάντηση είναι παραγωγική και επιτυγχάνει τους στόχους που επιδιώκονται. Οι παρακάτω συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε παραγωγικές επαγγελματικές συναντήσεις:
1/ Καθορίστε το σκοπό και τους στόχους
Ο καθορισμός του σκοπού και των στόχων μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι κρίσιμος για να διασφαλιστεί ότι η συνάντηση είναι παραγωγική και παράγει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Πρέπει να εξασφαλίσουν τα ακόλουθα:
- Ο σκοπός. Βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση έχει σκοπό τη συζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων, τη λήψη αποφάσεων ή την παροχή ενημερώσεων. Πρέπει να προσδιορίσετε γιατί είναι απαραίτητη η συνάντηση και το αναμενόμενο αποτέλεσμα.
- Στόχοι. Οι στόχοι μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι συγκεκριμένα, μετρήσιμα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε μέχρι το τέλος της συνάντησης. Θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τον γενικό σκοπό της συνάντησης με το χρονοδιάγραμμα, τους KPI κ.λπ.
Για παράδειγμα, μια συνάντηση για να συζητηθεί μια κυκλοφορία νέου προϊόντος θα πρέπει να έχει στόχους που ευθυγραμμίζονται με τον γενικό στόχο της αύξησης των πωλήσεων ή της βελτίωσης του μεριδίου αγοράς.
2/ Προετοιμάστε μια ημερήσια διάταξη συνάντησης
A ημερήσια διάταξη της συνάντησης χρησιμεύει ως οδικός χάρτης για τη συνάντηση και βοηθά στη διατήρηση της συζήτησης εστιασμένη και σε καλό δρόμο.
Επομένως, προετοιμάζοντας μια αποτελεσματική ατζέντα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι παραγωγικές και εστιασμένες και ότι όλοι γνωρίζουν τι να συζητήσουν, τι να περιμένουν και τι πρέπει να επιτευχθεί.
3/ Προσκαλέστε τους κατάλληλους συμμετέχοντες
Σκεφτείτε ποιος πρέπει να παρευρεθεί στη συνάντηση με βάση τον ρόλο τους και τα θέματα που θα συζητηθούν. Προσκαλέστε μόνο όσους χρειάζεται να είναι παρόντες για να διασφαλίσετε ότι η συνάντηση θα κυλήσει ομαλά. Μερικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη για να βοηθήσετε στην επιλογή των σωστών συμμετεχόντων περιλαμβάνουν την καταλληλότητα, το επίπεδο εξειδίκευσης και την εξουσία.
4/ Κατανείμετε αποτελεσματικά το χρόνο
Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn’t go overtime.
Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting’s energy and interest.
5/ Κάντε τις συναντήσεις πιο διαδραστικές και ελκυστικές
Κάντε τις επαγγελματικές συναντήσεις πιο διαδραστικές και ελκυστικές, ενθαρρύνοντας όλους τους συμμετέχοντες να μιλήσουν και να μοιραστούν τις σκέψεις και τις ιδέες τους. Καθώς και χρήση διαδραστικών δραστηριοτήτων, όπως π.χ ζωντανές δημοσκοπήσεις or συνεδρίες καταιγισμού ιδεών και οι περιστρεφόμενοι τροχοί βοηθούν τους συμμετέχοντες να παραμένουν αφοσιωμένοι και συγκεντρωμένοι στη συζήτηση.
Ή χρησιμοποιήστε το AhaSlides προκατασκευασμένη βιβλιοθήκη προτύπων να αποχαιρετήσει τις βαρετές συναντήσεις και τα γυαλισμένα μάτια.
Αναχώρηση: 20+ Διαδικτυακή Διασκέδαση Παιχνίδια παγοθραυστικών για καλύτερη δέσμευση, ή 14 Εμπνευσμένο Παιχνίδια για εικονικές συναντήσεις, με τα καλύτερα 6 hacks συναντήσεων μπορείτε να βρείτε το 2024!
6/ Πρακτικά Συνεδρίασης
Λήψη λεπτά συνάντησης κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι μια σημαντική εργασία που βοηθά στην τεκμηρίωση των βασικών συζητήσεων και αποφάσεων που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Βοηθά επίσης στη βελτίωση της διαφάνειας και διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα πριν πάτε στην επόμενη συνάντηση.
7/ Παρακολούθηση στοιχείων δράσης
Παρακολουθώντας τα σημεία δράσης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης θα εφαρμοστούν και ότι όλοι είναι σαφείς σχετικά με τις ευθύνες τους.
And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better – you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪
Αποκτήστε δωρεάν πρότυπα έρευνας για τις συναντήσεις σας!
Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από τη βιβλιοθήκη προτύπων!
🚀 Δωρεάν πρότυπα ☁️
Βασικές τακτικές
Ας ελπίσουμε, με αυτό το άρθρο του AhaSlides, μπορείτε να διακρίνετε τους τύπους των επαγγελματικών συναντήσεων και τους σκοπούς τους. Επίσης, ακολουθώντας αυτά τα βήματα και τις βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι επαγγελματικές σας συναντήσεις είναι αποτελεσματικές, εστιασμένες και παράγουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Η αποτελεσματική διεξαγωγή επιχειρηματικών συναντήσεων μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της επικοινωνίας, της συνεργασίας και της επιτυχίας μέσα σε έναν οργανισμό και αποτελεί βασικό συστατικό της επιτυχημένης επιχειρηματικής διαχείρισης.
Συχνές Ερωτήσεις
Γιατί οι συναντήσεις είναι σημαντικές στην επιχείρηση;
Οι συναντήσεις επιτρέπουν την αποτελεσματική επικοινωνία τόσο προς τα κάτω όσο και προς τα πάνω μέσα σε έναν οργανισμό. Μπορούν να κοινοποιηθούν σημαντικές ενημερώσεις, ιδέες και σχόλια.
Τι συναντήσεις πρέπει να έχει μια επιχείρηση;
– All-hands/All-staff meetings: Company-wide meetings to share updates, announcements and foster communication across departments.
– Executive/Leadership meetings: For senior management to discuss high-level strategy, plans and make key decisions.
– Department/Team meetings: For individual departments/teams to sync, discuss tasks and resolve issues within their scope.
– Project meetings: To plan, track progress and resolve blockers for individual projects.
– One-on-ones: Individual check-ins between managers and direct reports to discuss work, priorities and professional development.
– Sales meetings: For the sales team to review performance, identify opportunities and plan sales strategies.
– Marketing meetings: Used by the marketing team for planning campaigns, content calendar and measuring success.
– Budget/Finance meetings: For financial review of expenses vs budget, forecasting and investment discussions.
– Hiring meetings: To screen resumes, conduct interviews and make decisions for new job openings.
– Training meetings: To plan and deliver onboarding, skills development sessions for employees.
– Client meetings: To manage client relationships, feedback and scope out future work.
