Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης: 4 βήματα, βέλτιστες πρακτικές, λίστες ελέγχου και εργαλεία το 2024

For the human resources department, the two-month “onboarding process” after hiring a new employee is always challenging. They must always find a way to help this “newbie” staff integrate quickly with the company. At the same time, build a strong relationship between the two to keep the employees’ service longer. So, what are the best Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης?

Για την επίλυση αυτών των δύο προβλημάτων, είναι απαραίτητο να έχετε 4 βήματα σε συνδυασμό με λίστες ελέγχου που υποστηρίζουν με επιτυχία τη Διαδικασία Ενσωμάτωσης.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η Διαδικασία Ενσωμάτωσης; | Παραδείγματα βέλτιστης διαδικασίας ενσωμάτωσης
• Οφέλη από τη διαδικασία ενσωμάτωσης
• Πόσος χρόνος πρέπει να διαρκέσει η διαδικασία ενσωμάτωσης;
• 4 Βήματα της Διαδικασίας Ενσωμάτωσης
  • Βήμα 1: Προεγκατάσταση
  • Βήμα 2: Προσανατολισμός – Υποδοχή νέων εργαζομένων
  • Βήμα 3: Εκπαίδευση για συγκεκριμένους ρόλους
  • Βήμα 4: Συνεχής δέσμευση εργαζομένων & οικοδόμηση ομάδας 
• Λίστα ελέγχου σχεδίου διαδικασίας ενσωμάτωσης
• Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides
• Βασικές τακτικές

Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides

• Τι είναι το Digital Onboarding
• Onboarding questions for New Hires

Τι είναι η Διαδικασία Ενσωμάτωσης; | Παραδείγματα βέλτιστης διαδικασίας ενσωμάτωσης

Η διαδικασία ενσωμάτωσης αναφέρεται στα βήματα που κάνει μια εταιρεία για να καλωσορίσει και να ενσωματώσει μια νέα πρόσληψη στον οργανισμό της. Οι στόχοι της ενσωμάτωσης είναι να γίνουν γρήγορα οι νέοι υπάλληλοι παραγωγικοί στους ρόλους τους και να συνδεθούν με την εταιρική κουλτούρα.

According to experts and HR professionals, the onboarding process must be done strategically – for at least a year. What a company shows in the first days and months of employment – will have a significant impact on the employee experience, determining whether a business can retain employees. Effective onboarding processes often include:

• Digital Onboarding – New hires complete paperwork, watch orientation videos, and set up accounts before their start date from any location.
• Staged Start Dates – Groups of 5-10 new hires start each week for core onboarding sessions together like culture training.
• 30-60-90 Day Plans – Managers set clear goals for understanding responsibilities, meeting colleagues, and getting up to speed in the first 30/60/90 days.
• LMS Training – New employees go through mandatory compliance and product training using an online learning management system.
• Shadowing/Mentoring – For the first few weeks, new hires observe successful team members or are paired with a mentor.
• New Hire Portal – A central intranet site provides a one-stop resource for policies, benefits information, and FAQs for easy reference.
• First Day Welcome – Managers take time to introduce their team, give facility tours, etc. to make newcomers feel at home.
• Social Integration – Post-work activities, luncheons, and colleague introductions help new hires bond outside official work duties.
• Progress Check-Ins – Scheduling weekly stand-ups or biweekly 1:1s keeps onboarding on track by flagging challenges early.

Οφέλη από τη διαδικασία ενσωμάτωσης

Η διαδικασία ενσωμάτωσης δεν είναι εργασία προσανατολισμού. Ο σκοπός του προσανατολισμού είναι να τελειώσει η γραφειοκρατία και η ρουτίνα. Η ενσωμάτωση είναι μια ολοκληρωμένη διαδικασία, που εμπλέκεται βαθιά στον τρόπο διαχείρισης και σχέσης με τους συναδέλφους σας και μπορεί να διαρκέσει πολύ (έως και 12 μήνες).

Μια αποτελεσματική διαδικασία ενσωμάτωσης θα αποφέρει τα ακόλουθα οφέλη:

• Βελτιώστε την εμπειρία των εργαζομένων

Εάν οι εργαζόμενοι αισθάνονται άβολα, δεν τους αρέσει η εμπειρία και η εταιρική κουλτούρα, έτσι μπορούν εύκολα να βρουν μια άλλη πιο κατάλληλη ευκαιρία.

Η αποτελεσματική ενσωμάτωση έχει να κάνει με τον καθορισμό του τόνου για ολόκληρη την εμπειρία των εργαζομένων. Η εστίαση στην εταιρική κουλτούρα για τη διασφάλιση της ανάπτυξης των εργαζομένων είναι ο τρόπος για να διασφαλιστεί η εμπειρία τόσο των εργαζομένων όσο και των πελατών όταν έρχονται σε επαφή με το εμπορικό σήμα.

• Μειώστε το ποσοστό τζίρου

Για να ελαχιστοποιηθεί ο ανησυχητικός αριθμός τζίρων, η διαδικασία ενσωμάτωσης θα καθοδηγήσει και θα δημιουργήσει τις καλύτερες συνθήκες για τους υπαλλήλους να εργαστούν και να αναπτυχθούν, χτίζοντας έτσι εμπιστοσύνη και δεσμεύοντάς τους πιο βαθιά με τον οργανισμό.

 If recruitment has taken a lot of effort to create the best experience for candidates to turn potential candidates into probationary employees for the business. Then onboarding is the “closing sales” process to bring full-time employees officially desirable.

• Προσελκύστε ταλέντα εύκολα

Η διαδικασία ένταξης παρέχει μια ελκυστική εμπειρία εργαζομένων που βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διατηρήσουν τα ταλέντα και να προσελκύσουν ισχυρούς υποψηφίους.

Επίσης, φροντίστε να συμπεριλάβετε νέες προσλήψεις στο πρόγραμμα παραπομπής εργαζομένων σας, ώστε να μπορούν να επιδείξουν εύκολα μεγάλα ταλέντα μέσα από το εργασιακό δίκτυο. Η μέθοδος παραπομπής εργαζομένων είναι γνωστό ότι είναι ταχύτερη και λιγότερο δαπανηρή από τη χρήση μιας υπηρεσίας, επομένως είναι ένα αποτελεσματικό κανάλι για την εύρεση ποιοτικών υποψηφίων.

Πόσος χρόνος πρέπει να διαρκέσει η διαδικασία ενσωμάτωσης;

As mentioned, there are no strict rules about the onboarding process. However, it’s important to be thorough during this process to maximize employee engagement and minimize employee turnover.

Πολλές εταιρείες έχουν μια διαδικασία παραπομπής που διαρκεί μόνο ένα μήνα ή μερικές εβδομάδες. Αυτό κάνει τους νέους υπαλλήλους να αισθάνονται καταβεβλημένοι με νέες ευθύνες και αποκομμένοι από την υπόλοιπη εταιρεία.

Για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι έχουν τους πόρους που χρειάζονται για να γνωρίσουν την εταιρεία, να εκπαιδεύονται εσωτερικά και να αισθάνονται άνετα να κάνουν τη δουλειά τους όπως αναμένεται. Πολλοί επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού συνιστούν η διαδικασία να διαρκέσει περίπου 30, 60 90 ημέρες στο πρόγραμμα ενσωμάτωσης, ενώ ορισμένοι συνιστούν την παράτασή του έως και ένα χρόνο. 

4 Βήματα της Διαδικασίας Ενσωμάτωσης

Βήμα 1: Προεγκατάσταση

Η προεγκατάσταση είναι το πρώτο στάδιο της διαδικασίας ένταξης, που ξεκινά όταν ένας υποψήφιος αποδεχτεί την προσφορά εργασίας και πραγματοποιήσει τις απαραίτητες διαδικασίες για να εργαστεί στην εταιρεία.

Στη φάση της προπαραπομπής, βοηθήστε τον υπάλληλο να ολοκληρώσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Αυτή μπορεί να ονομαστεί η πιο ευαίσθητη στιγμή για τον υποψήφιο, με τόσες πολλές επιλογές μπροστά. Φροντίστε να δώσετε στον υποψήφιο άφθονο χρόνο καθώς μπορεί να εγκαταλείψει την προηγούμενη εταιρεία του.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης

• Να είστε διαφανείς σχετικά με τις εταιρικές πολιτικές που επηρεάζουν βαθιά τους εργαζόμενους, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών προγραμματισμού, των πολιτικών τηλεργασίας και των πολιτικών άδειας.
• Ελέγξτε τις διαδικασίες πρόσληψης, τις διαδικασίες και τις πολιτικές σας με την εσωτερική σας ομάδα ανθρώπινου δυναμικού ή με εξωτερικά εργαλεία όπως π.χ έρευνες και  δημοσκοπήσεις.
• Give potential employees a task or test so you can see how they’re doing, and they can see how you expect them to perform.

Βήμα 2: Προσανατολισμός – Υποδοχή νέων εργαζομένων

Η δεύτερη φάση της διαδικασίας ένταξης για το καλωσόρισμα των νέων εργαζομένων στην πρώτη τους μέρα στη δουλειά, επομένως θα πρέπει να τους παρέχεται ένας προσανατολισμός για να αρχίσουν να προσαρμόζονται.

Remember that they may not know anyone in the organization yet, or know how to do their day-to-day work. That’s why HR has to give a clear picture of the organization before they start their job.

Η πρώτη μέρα στη δουλειά είναι καλύτερα να είναι απλή. Κατά τη διάρκεια του προσανατολισμού, βοηθήστε τους νέους υπαλλήλους να κατανοήσουν καλύτερα την οργανωσιακή κουλτούρα και δείξτε τους πώς η εργασία τους μπορεί να ταιριάζει σε αυτήν την κουλτούρα.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

• Στείλτε μια επική ανακοίνωση για νέα πρόσληψη.
• Προγραμματίστε «γνωριμίες και χαιρετισμούς» με συνεργάτες και ομάδες σε όλη την εταιρεία.
• Διεξάγετε ειδοποιήσεις και συζητήσεις σχετικά με το ρεπό, τη χρονομέτρηση, την παρουσία, την ασφάλιση υγείας και τις πολιτικές πληρωμής.
• Δείξτε στους υπαλλήλους θέσεις στάθμευσης, τραπεζαρίες και ιατρικές εγκαταστάσεις. Στη συνέχεια, παρουσιάστε τον εαυτό σας στην ομάδα εργασίας και σε άλλα σχετικά τμήματα.
• Κατά το τέλος της δεύτερης φάσης, το HR μπορεί να πραγματοποιήσει μια γρήγορη συνάντηση με τους νέους προσλήψεις για να διασφαλίσει ότι ο νέος υπάλληλος είναι άνετος και καλά προσαρμοσμένος.

(Σημείωση: Μπορείτε ακόμη να τους εισαγάγετε τόσο τη ροή ενσωμάτωσης όσο και το σχέδιο ενσωμάτωσης, ώστε να καταλάβουν πού βρίσκονται στη διαδικασία.)

Βήμα 3: Εκπαίδευση για συγκεκριμένους ρόλους

Η φάση της εκπαίδευσης βρίσκεται στη διαδικασία ένταξης, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να κατανοήσουν πώς να εργάζονται και η εταιρεία να μπορεί να ελέγξει την ικανότητα των εργαζομένων.

Ακόμα καλύτερα, θέστε έξυπνους στόχους για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να οπτικοποιήσουν τι πρέπει να γίνει, πώς να είναι επιτυχής και ποια πρέπει να είναι η ποιότητα και η παραγωγικότητα. Μετά από ένα μήνα ή ένα τρίμηνο, το τμήμα HR μπορεί να πραγματοποιήσει μια ανασκόπηση της απόδοσης για να αναγνωρίσει τις προσπάθειές τους και να τους βοηθήσει να βελτιώσουν την απόδοσή τους.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

• Εφαρμόστε διαφορετικά προγράμματα, όπως εκπαίδευση στην εργασία και δίνοντας τεστ, κουίζ, καταιγισμό ιδεών και μικρές εργασίες για να συνηθίσουν οι εργαζόμενοι στην πίεση. 
• Δημιουργήστε μια λίστα με εργασίες ρουτίνας, στόχους πρώτου έτους, στόχους επέκτασης και βασικούς δείκτες απόδοσης.

Οποιοδήποτε ενσωματωμένο εκπαιδευτικό υλικό θα πρέπει να αποθηκεύεται με ασφάλεια, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση και να το αναφέρουν όταν χρειάζεται.

Βήμα 4: Συνεχής δέσμευση εργαζομένων & οικοδόμηση ομάδας 

Βοηθήστε τους νέους υπαλλήλους να δημιουργήσουν ισχυρές σχέσεις με τον οργανισμό και τους συναδέλφους τους. Βεβαιωθείτε ότι είναι σίγουροι, άνετοι και καλά ενσωματωμένοι στην επιχείρηση και έτοιμοι να δώσουν σχόλια σχετικά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

• Οργανώνω εκδηλώσεις δημιουργίας ομάδας και  ομαδικές δραστηριότητες για να βοηθήσουν τους νεοφερμένους να ενσωματωθούν καλύτερα.
• Ολοκληρώστε τα check-in του σχεδίου επιβίβασης 30 60 90 ημερών για νέους υπαλλήλους για να μάθετε πώς αισθάνονται συνολικά οι νέες προσλήψεις και να μάθετε εάν χρειάζονται συγκεκριμένη υποστήριξη, πόρους και εξοπλισμό.
• Τυχαία ζεύξη του νέου υπαλλήλου με άτομα σε όλη την εταιρεία παιχνίδια εικονικής συνάντησης ομάδας. 
• Δημιουργήστε και στείλτε μια έρευνα εμπειρίας υποψηφίου ή δημοσκοπήσεις, ώστε να γνωρίζετε πώς είναι η διαδικασία σας.

Λίστα ελέγχου σχεδίου διαδικασίας ενσωμάτωσης

Χρησιμοποιήστε αυτές τις στρατηγικές μαζί με τα ακόλουθα πρότυπα παραπομπής και λίστες ελέγχου για να δημιουργήσετε τη δική σας διαδικασία παραπομπής.

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για νέους υπαλλήλους από απόσταση

• Gitlab:  A Guide to remote onboarding for new-hires
• hubspot: Πώς να επιβιβαστείτε σε απομακρυσμένους υπαλλήλους 
• Δρόμος του μεταξιού: Δημιουργία ενός WoΠρόγραμμα απομακρυσμένης επιβίβασης rld-Class 

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για νέους διευθυντές

• Πρακτικός: Onboarding new managers’ checklist
• Softstart: Your go-to checklist for onboarding new managers

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για πωλήσεις ενσωμάτωσης

• Έξυπνο φύλλο: Πρότυπο σχεδίου ενσωμάτωσης 90 ημερών για πωλήσεις
• hubspot: Εγχειρίδιο & Πρότυπο Εκπαίδευσης Πωλήσεων για Νέους Προσλήψεις 

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στη διαδικασία ενσωμάτωσης της Google ή στη διαδικασία ενσωμάτωσης στο Amazon για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για εσάς.

Κλειδί Takeaways

The onboarding process is not simply preparing simple steps but optimizing the management process and boosting the employee’s morale. So firstly, you need some onboarding checklist examples!

Treat your onboarding process as a ‘business’ program that needs to be run, implementing new ideas by gathering feedback to improve quality. Over time, you will see more benefits for both departments and businesses when implementing the effective training program – integration.

Το AhaSlide θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε, να προσελκύσετε άλλους και να μετρήσετε την εμπειρία ενσωμάτωσης του νέου υπαλλήλου σας πιο γρήγορα, καλύτερα και πιο απλά. Δοκιμάστε το δωρεάν σήμερα και εξερευνήστε το μια βιβλιοθήκη προτύπων έτοιμο για προσαρμογή και χρήση.

Συχνές Ερωτήσεις