Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης: 4 βήματα, βέλτιστες πρακτικές, λίστες ελέγχου και εργαλεία το 2024

Εργασία

Τζέιν Νγκ 10 Μάιος, 2024 9 min διαβάστε

Για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, η δίμηνη «διαδικασία ένταξης» μετά την πρόσληψη ενός νέου υπαλλήλου είναι πάντα δύσκολη. Πρέπει πάντα να βρίσκουν έναν τρόπο να βοηθήσουν αυτό το «νεοσύστατο» προσωπικό να ενσωματωθεί γρήγορα στην εταιρεία. Ταυτόχρονα, να χτίσουν μια ισχυρή σχέση μεταξύ των δύο για να διατηρήσουν την υπηρεσία των υπαλλήλων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Ποιες είναι, λοιπόν, οι καλύτερες; Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης?

Για την επίλυση αυτών των δύο προβλημάτων, είναι απαραίτητο να έχετε 4 βήματα σε συνδυασμό με λίστες ελέγχου που υποστηρίζουν με επιτυχία τη Διαδικασία Ενσωμάτωσης.

Πίνακας περιεχομένων

Περισσότερες συμβουλές με το AhaSlides

Εναλλακτικό κείμενο


Έχουμε έτοιμα πρότυπα ενσωμάτωσης

Αντί για έναν βαρετό προσανατολισμό, ας ξεκινήσουμε ένα διασκεδαστικό κουίζ για να ενσωματώσετε με επιτυχία τους νέους σας υπαλλήλους. Εγγραφείτε δωρεάν!


🚀 Ξεκινήστε το δωρεάν κουίζ ☁️

Τι είναι η Διαδικασία Ενσωμάτωσης; | Παραδείγματα βέλτιστης διαδικασίας ενσωμάτωσης

Η διαδικασία ενσωμάτωσης αναφέρεται στα βήματα που κάνει μια εταιρεία για να καλωσορίσει και να ενσωματώσει μια νέα πρόσληψη στον οργανισμό της. Οι στόχοι της ενσωμάτωσης είναι να γίνουν γρήγορα οι νέοι υπάλληλοι παραγωγικοί στους ρόλους τους και να συνδεθούν με την εταιρική κουλτούρα.

Σύμφωνα με τους ειδικούς και τους επαγγελματίες του HR, η διαδικασία ένταξης πρέπει να γίνεται στρατηγικά – για τουλάχιστον ένα χρόνο. Αυτό που δείχνει μια εταιρεία τις πρώτες ημέρες και μήνες απασχόλησης – θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στην εμπειρία του εργαζομένου, καθορίζοντας εάν μια επιχείρηση μπορεί να διατηρήσει τους εργαζομένους. Οι αποτελεσματικές διαδικασίες ένταξης συχνά περιλαμβάνουν:

  • Ψηφιακή Ενσωμάτωση – Οι νεοπροσληφθέντες ολοκληρώνουν τα έγγραφα, παρακολουθούν βίντεο προσανατολισμού και δημιουργούν λογαριασμούς πριν από την ημερομηνία έναρξης από οποιαδήποτε τοποθεσία.
  • Σταδιακές ημερομηνίες έναρξης – Ομάδες 5-10 νέων προσλήψεων ξεκινούν κάθε εβδομάδα για βασικές συνεδρίες ένταξης, όπως εκπαίδευση σε θέματα πολιτισμού.
  • Σχέδια 30-60-90 ημερών – Οι διευθυντές θέτουν σαφείς στόχους για την κατανόηση των ευθυνών, τη συνάντηση με τους συναδέλφους και την ενημέρωση τις πρώτες 30/60/90 ημέρες.
  • Εκπαίδευση LMS – Οι νέοι υπάλληλοι υποβάλλονται σε υποχρεωτική εκπαίδευση συμμόρφωσης και προϊόντων χρησιμοποιώντας ένα διαδικτυακό σύστημα διαχείρισης μάθησης.
  • Παρακολούθηση/Μέντορινγκ – Για τις πρώτες εβδομάδες, οι νεοπροσληφθέντες παρατηρούν επιτυχημένα μέλη της ομάδας ή συνεργάζονται με έναν μέντορα.
  • Πύλη Νέων Προσλήψεων – Ένας κεντρικός ιστότοπος στο εσωτερικό δίκτυο παρέχει έναν ενιαίο πόρο για πολιτικές, πληροφορίες για τα επιδόματα και συχνές ερωτήσεις για εύκολη αναφορά.
  • Καλωσόρισμα πρώτης ημέρας – Οι διευθυντές αφιερώνουν χρόνο για να συστήσουν την ομάδα τους, να κάνουν ξεναγήσεις στις εγκαταστάσεις κ.λπ., ώστε οι νεοφερμένοι να νιώσουν σαν στο σπίτι τους.
  • Κοινωνική Ένταξη – Οι δραστηριότητες μετά την εργασία, τα γεύματα και οι γνωριμίες με τους συναδέλφους βοηθούν τους νεοπροσληφθέντες να αναπτύξουν δεσμούς και εκτός των επίσημων εργασιακών καθηκόντων.
  • Έλεγχοι Προόδου – Ο προγραμματισμός εβδομαδιαίων stand-up ή δεκαπενθήμερων ατομικών συναντήσεων διατηρεί την ένταξη σε καλό δρόμο, επισημαίνοντας τις προκλήσεις νωρίς.
Παράδειγμα αποτελεσματικής διαδικασίας ενσωμάτωσης | AhaSlides

Οφέλη από τη διαδικασία ενσωμάτωσης

Η διαδικασία ενσωμάτωσης δεν είναι εργασία προσανατολισμού. Ο σκοπός του προσανατολισμού είναι να τελειώσει η γραφειοκρατία και η ρουτίνα. Η ενσωμάτωση είναι μια ολοκληρωμένη διαδικασία, που εμπλέκεται βαθιά στον τρόπο διαχείρισης και σχέσης με τους συναδέλφους σας και μπορεί να διαρκέσει πολύ (έως και 12 μήνες).

Μια αποτελεσματική διαδικασία ενσωμάτωσης θα αποφέρει τα ακόλουθα οφέλη:

  • Βελτιώστε την εμπειρία των εργαζομένων

Εάν οι εργαζόμενοι αισθάνονται άβολα, δεν τους αρέσει η εμπειρία και η εταιρική κουλτούρα, έτσι μπορούν εύκολα να βρουν μια άλλη πιο κατάλληλη ευκαιρία.

Η αποτελεσματική ενσωμάτωση έχει να κάνει με τον καθορισμό του τόνου για ολόκληρη την εμπειρία των εργαζομένων. Η εστίαση στην εταιρική κουλτούρα για τη διασφάλιση της ανάπτυξης των εργαζομένων είναι ο τρόπος για να διασφαλιστεί η εμπειρία τόσο των εργαζομένων όσο και των πελατών όταν έρχονται σε επαφή με το εμπορικό σήμα.

Παραδείγματα Διαδικασίας Ενσωμάτωσης – Εικόνα: freepik
  • Μειώστε το ποσοστό τζίρου

Για να ελαχιστοποιηθεί ο ανησυχητικός αριθμός τζίρων, η διαδικασία ενσωμάτωσης θα καθοδηγήσει και θα δημιουργήσει τις καλύτερες συνθήκες για τους υπαλλήλους να εργαστούν και να αναπτυχθούν, χτίζοντας έτσι εμπιστοσύνη και δεσμεύοντάς τους πιο βαθιά με τον οργανισμό.

 Αν η πρόσληψη έχει απαιτήσει μεγάλη προσπάθεια για να δημιουργηθεί η καλύτερη δυνατή εμπειρία για τους υποψηφίους, ώστε να μετατραπούν οι πιθανοί υποψήφιοι σε δοκιμαστικούς υπαλλήλους για την επιχείρηση, τότε η ένταξη είναι η διαδικασία «κλεισίματος πωλήσεων» για να φέρει τους υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης επίσημα επιθυμητούς.

  • Προσελκύστε ταλέντα εύκολα

Η διαδικασία ένταξης παρέχει μια ελκυστική εμπειρία εργαζομένων που βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διατηρήσουν τα ταλέντα και να προσελκύσουν ισχυρούς υποψηφίους.

Επίσης, φροντίστε να συμπεριλάβετε νέες προσλήψεις στο πρόγραμμα παραπομπής εργαζομένων σας, ώστε να μπορούν να επιδείξουν εύκολα μεγάλα ταλέντα μέσα από το εργασιακό δίκτυο. Η μέθοδος παραπομπής εργαζομένων είναι γνωστό ότι είναι ταχύτερη και λιγότερο δαπανηρή από τη χρήση μιας υπηρεσίας, επομένως είναι ένα αποτελεσματικό κανάλι για την εύρεση ποιοτικών υποψηφίων.

Πόσος χρόνος πρέπει να διαρκέσει η διαδικασία ενσωμάτωσης;

Όπως αναφέρθηκε, δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με τη διαδικασία ένταξης. Ωστόσο, είναι σημαντικό να είστε σχολαστικοί κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ώστε να μεγιστοποιήσετε την εμπλοκή των εργαζομένων και να ελαχιστοποιήσετε την εναλλαγή προσωπικού.

Πολλές εταιρείες έχουν μια διαδικασία παραπομπής που διαρκεί μόνο ένα μήνα ή μερικές εβδομάδες. Αυτό κάνει τους νέους υπαλλήλους να αισθάνονται καταβεβλημένοι με νέες ευθύνες και αποκομμένοι από την υπόλοιπη εταιρεία.

Για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι έχουν τους πόρους που χρειάζονται για να γνωρίσουν την εταιρεία, να εκπαιδεύονται εσωτερικά και να αισθάνονται άνετα να κάνουν τη δουλειά τους όπως αναμένεται. Πολλοί επαγγελματίες ανθρώπινου δυναμικού συνιστούν η διαδικασία να διαρκέσει περίπου 30, 60 90 ημέρες στο πρόγραμμα ενσωμάτωσης, ενώ ορισμένοι συνιστούν την παράτασή του έως και ένα χρόνο. 

4 Βήματα της Διαδικασίας Ενσωμάτωσης

Βήμα 1: Προεγκατάσταση

Η προεγκατάσταση είναι το πρώτο στάδιο της διαδικασίας ένταξης, που ξεκινά όταν ένας υποψήφιος αποδεχτεί την προσφορά εργασίας και πραγματοποιήσει τις απαραίτητες διαδικασίες για να εργαστεί στην εταιρεία.

Στη φάση της προπαραπομπής, βοηθήστε τον υπάλληλο να ολοκληρώσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα. Αυτή μπορεί να ονομαστεί η πιο ευαίσθητη στιγμή για τον υποψήφιο, με τόσες πολλές επιλογές μπροστά. Φροντίστε να δώσετε στον υποψήφιο άφθονο χρόνο καθώς μπορεί να εγκαταλείψει την προηγούμενη εταιρεία του.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης

  • Να είστε διαφανείς σχετικά με τις εταιρικές πολιτικές που επηρεάζουν βαθιά τους εργαζόμενους, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών προγραμματισμού, των πολιτικών τηλεργασίας και των πολιτικών άδειας.
  • Ελέγξτε τις διαδικασίες πρόσληψης, τις διαδικασίες και τις πολιτικές σας με την εσωτερική σας ομάδα ανθρώπινου δυναμικού ή με εξωτερικά εργαλεία όπως π.χ έρευνες και  δημοσκοπήσεις.
  • Δώστε στους πιθανούς υπαλλήλους μια εργασία ή ένα τεστ, ώστε να μπορείτε να δείτε πώς τα πάνε και να δουν και εκείνοι πώς περιμένετε να αποδώσουν.

Βήμα 2: Προσανατολισμός – Υποδοχή νέων εργαζομένων

Η δεύτερη φάση της διαδικασίας ένταξης για το καλωσόρισμα των νέων εργαζομένων στην πρώτη τους μέρα στη δουλειά, επομένως θα πρέπει να τους παρέχεται ένας προσανατολισμός για να αρχίσουν να προσαρμόζονται.

Να θυμάστε ότι μπορεί να μην γνωρίζουν ακόμη κανέναν στον οργανισμό ή να μην ξέρουν πώς να κάνουν την καθημερινή τους εργασία. Γι' αυτό το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να δώσει μια σαφή εικόνα του οργανισμού πριν ξεκινήσει την εργασία του.

Η πρώτη μέρα στη δουλειά είναι καλύτερα να είναι απλή. Κατά τη διάρκεια του προσανατολισμού, βοηθήστε τους νέους υπαλλήλους να κατανοήσουν καλύτερα την οργανωσιακή κουλτούρα και δείξτε τους πώς η εργασία τους μπορεί να ταιριάζει σε αυτήν την κουλτούρα.

Παραδείγματα Διαδικασίας Ένταξης – Εικόνα: Storyset

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

  • Στείλτε μια επική ανακοίνωση για νέα πρόσληψη.
  • Προγραμματίστε «γνωριμίες και χαιρετισμούς» με συνεργάτες και ομάδες σε όλη την εταιρεία.
  • Διεξάγετε ειδοποιήσεις και συζητήσεις σχετικά με το ρεπό, τη χρονομέτρηση, την παρουσία, την ασφάλιση υγείας και τις πολιτικές πληρωμής.
  • Δείξτε στους υπαλλήλους θέσεις στάθμευσης, τραπεζαρίες και ιατρικές εγκαταστάσεις. Στη συνέχεια, παρουσιάστε τον εαυτό σας στην ομάδα εργασίας και σε άλλα σχετικά τμήματα.
  • Κατά το τέλος της δεύτερης φάσης, το HR μπορεί να πραγματοποιήσει μια γρήγορη συνάντηση με τους νέους προσλήψεις για να διασφαλίσει ότι ο νέος υπάλληλος είναι άνετος και καλά προσαρμοσμένος.

(Σημείωση: Μπορείτε ακόμη να τους εισαγάγετε τόσο τη ροή ενσωμάτωσης όσο και το σχέδιο ενσωμάτωσης, ώστε να καταλάβουν πού βρίσκονται στη διαδικασία.)

Παραδείγματα Διαδικασίας Ένταξης – Φωτογραφία: tirachardz

Βήμα 3: Εκπαίδευση για συγκεκριμένους ρόλους

Η φάση της εκπαίδευσης βρίσκεται στη διαδικασία ένταξης, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να κατανοήσουν πώς να εργάζονται και η εταιρεία να μπορεί να ελέγξει την ικανότητα των εργαζομένων.

Ακόμα καλύτερα, θέστε έξυπνους στόχους για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να οπτικοποιήσουν τι πρέπει να γίνει, πώς να είναι επιτυχής και ποια πρέπει να είναι η ποιότητα και η παραγωγικότητα. Μετά από ένα μήνα ή ένα τρίμηνο, το τμήμα HR μπορεί να πραγματοποιήσει μια ανασκόπηση της απόδοσης για να αναγνωρίσει τις προσπάθειές τους και να τους βοηθήσει να βελτιώσουν την απόδοσή τους.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

  • Εφαρμόστε διαφορετικά προγράμματα, όπως εκπαίδευση στην εργασία και δίνοντας τεστ, κουίζ, καταιγισμό ιδεών και μικρές εργασίες για να συνηθίσουν οι εργαζόμενοι στην πίεση. 
  • Δημιουργήστε μια λίστα με εργασίες ρουτίνας, στόχους πρώτου έτους, στόχους επέκτασης και βασικούς δείκτες απόδοσης.

Οποιοδήποτε ενσωματωμένο εκπαιδευτικό υλικό θα πρέπει να αποθηκεύεται με ασφάλεια, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση και να το αναφέρουν όταν χρειάζεται.

Βήμα 4: Συνεχής δέσμευση εργαζομένων & οικοδόμηση ομάδας 

Βοηθήστε τους νέους υπαλλήλους να δημιουργήσουν ισχυρές σχέσεις με τον οργανισμό και τους συναδέλφους τους. Βεβαιωθείτε ότι είναι σίγουροι, άνετοι και καλά ενσωματωμένοι στην επιχείρηση και έτοιμοι να δώσουν σχόλια σχετικά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης.

Βέλτιστες πρακτικές ενσωμάτωσης:

  • Οργανώνω εκδηλώσεις δημιουργίας ομάδας και  ομαδικές δραστηριότητες για να βοηθήσουν τους νεοφερμένους να ενσωματωθούν καλύτερα.
  • Ολοκληρώστε τα check-in του σχεδίου επιβίβασης 30 60 90 ημερών για νέους υπαλλήλους για να μάθετε πώς αισθάνονται συνολικά οι νέες προσλήψεις και να μάθετε εάν χρειάζονται συγκεκριμένη υποστήριξη, πόρους και εξοπλισμό.
  • Τυχαία ζεύξη του νέου υπαλλήλου με άτομα σε όλη την εταιρεία παιχνίδια εικονικής συνάντησης ομάδας
  • Δημιουργήστε και στείλτε μια έρευνα εμπειρίας υποψηφίου ή δημοσκοπήσεις, ώστε να γνωρίζετε πώς είναι η διαδικασία σας.
απομακρυσμένοι υπάλληλοι που παίζουν κουίζ AhaSlides για να δεσμευτούν
Ένα γρήγορο παιχνίδι παγοθραυστικού σίγουρα ξεσήκωσε το πλήθος

Λίστα ελέγχου σχεδίου διαδικασίας ενσωμάτωσης

Χρησιμοποιήστε αυτές τις στρατηγικές μαζί με τα ακόλουθα πρότυπα παραπομπής και λίστες ελέγχου για να δημιουργήσετε τη δική σας διαδικασία παραπομπής.

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για νέους υπαλλήλους από απόσταση

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για νέους διευθυντές

Λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης για πωλήσεις ενσωμάτωσης

Καλύτερη διαδικασία ενσωμάτωσης με το AhaSlides – Παραδείγματα διαδικασίας ενσωμάτωσης – Εικόνα: rawpixel

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στη διαδικασία ενσωμάτωσης της Google ή στη διαδικασία ενσωμάτωσης στο Amazon για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για εσάς.

Κλειδί Takeaways

Η διαδικασία ένταξης δεν περιλαμβάνει απλώς την προετοιμασία απλών βημάτων, αλλά τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης και την ενίσχυση του ηθικού του εργαζομένου. Αρχικά, λοιπόν, χρειάζεστε κάποια Παραδείγματα λίστας ελέγχου ένταξης για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, λίστα ελέγχου ενσωμάτωσης.!

Αντιμετωπίστε τη διαδικασία ένταξης ως ένα «επιχειρηματικό» πρόγραμμα που πρέπει να εκτελεστεί, εφαρμόζοντας νέες ιδέες συλλέγοντας σχόλια για τη βελτίωση της ποιότητας. Με την πάροδο του χρόνου, θα δείτε περισσότερα οφέλη τόσο για τα τμήματα όσο και για τις επιχειρήσεις κατά την εφαρμογή του αποτελεσματικού προγράμματος εκπαίδευσης - ενσωμάτωσης.

Το AhaSlide θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε, να προσελκύσετε άλλους και να μετρήσετε την εμπειρία ενσωμάτωσης του νέου υπαλλήλου σας πιο γρήγορα, καλύτερα και πιο απλά. Δοκιμάστε το δωρεάν σήμερα και εξερευνήστε το μια βιβλιοθήκη προτύπων έτοιμο για προσαρμογή και χρήση.

Συχνές Ερωτήσεις

Γιατί είναι σημαντική η ενσωμάτωση;

Οι νέοι υπάλληλοι που περνούν από μια διεξοδική διαδικασία ένταξης αυξάνουν την παραγωγικότητά τους πιο γρήγορα. Μαθαίνουν τι αναμένεται και τι απαιτείται για να ενταχθούν πιο γρήγορα.

Τι σημαίνει η διαδικασία ένταξης;

Η διαδικασία ενσωμάτωσης αναφέρεται στα βήματα που κάνει μια εταιρεία για να καλωσορίσει και να εγκλιματίσει νέους υπαλλήλους όταν ενταχθούν για πρώτη φορά στον οργανισμό.