Φυλλάδιο για την Εναρκτήρια Συνάντηση του Nail Project σε 8 Βήματα (+Δωρεάν Πρότυπο!)

Ακόμη και οι πιο πειθαρχημένες εταιρείες εκεί έξω μερικές φορές αισθάνονται ότι τα έργα τους παραπλανούν. Τις περισσότερες φορές, το πρόβλημα είναι ένα προετοιμασία. Η λύση? Ένα καλά δομημένο και πλήρως διαδραστικό συνάντηση έναρξης έργου!

Περισσότερο από την απλή δόξα και την τελετή, μια καλά εκτελεσμένη συνάντηση έναρξης μπορεί πραγματικά να πάρει κάτι όμορφο στο δεξί πόδι. Ακολουθούν 8 βήματα για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης εναρκτήριας εργασίας που δημιουργεί ενθουσιασμό και κερδίζει όλοι Στην ιδια σελιδα.

Ώρα έναρξης!

• Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;
• Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;
• 8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass
  • Step #1 – Introductions and Ice Breakers
  • Step #2 – Project Background
  • Step #3 – Project Demand
  • Step #4 – Project Goals
  • Step #5 – The Statement of Work
  • Step #6 – Q&A Section
  • Step #7 – Potential Problems
  • Step #8 – Checking In
• Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

• 10 Common Meetings in Business and Best Practices
• Συνάντηση Στρατηγικής Διαχείρισης
• All Hands Meeting Guide

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;

Όπως λέει στον κασσίτερο, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι συνάντηση όπου ξεκινάτε το έργο σας.

Συνήθως, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι η πρώτη συνάντηση μεταξύ του πελάτη που παρήγγειλε ένα έργο και της εταιρείας που θα το φέρει στη ζωή. Και οι δύο πλευρές θα καθίσουν μαζί και θα συζητήσουν τα θεμέλια του έργου, τον σκοπό του, τους στόχους του και πώς θα φτάσει από την ιδέα μέχρι την πραγματοποίηση.

Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν είδη 2 των εναρκτήριων συναντήσεων που πρέπει να γνωρίζετε:

1. External Project Kickoff – Μια ομάδα ανάπτυξης κάθεται με κάποιον από εκτός η εταιρεία, όπως πελάτης ή ενδιαφερόμενος, και συζητά το σχέδιο για ένα συνεργατικό έργο.
   
2. Internal PKM – Μια ομάδα από εντός η εταιρεία κάθεται μαζί και συζητά το σχέδιο για ένα νέο εσωτερικό έργο.

Ενώ και οι δύο αυτοί τύποι μπορεί να έχουν διαφορετικά αποτελέσματα, η διαδικασία είναι σχεδόν το ίδιο. Υπάρχει ουσιαστικά κανένα μέρος of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

• Ο καλύτερος περιστρεφόμενος τροχός AhaSlides
• AI Online Quiz Creator | Κάντε τα Κουίζ Ζωντανά | 2024 Αποκαλύπτει
• AhaSlides Online Poll Maker – Το καλύτερο εργαλείο έρευνας
• Γεννήτρια τυχαίας ομάδας | 2024 Random Group Maker Reveals

Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the ίδια πλακέτα doesn’t mean you’re on the ίδια σελίδα.

Στο επίκεντρο αυτού, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι μια ειλικρινή και ανοιχτή Διάλογος between a client and a team. It’s δεν μια σειρά ανακοινώσεων σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του έργου, αλλά a συνομιλία σχετικά με τα σχέδια, τις προσδοκίες και τους στόχους που επιτεύχθηκαν από μια ανεξέλεγκτη συζήτηση.

Ακολουθούν μερικά από τα οφέλη από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης έναρξης έργου:

1. Παίρνει όλους έτοιμος - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain όλοι τα απαραίτητα βήματα για να βγάλεις οποιοδήποτε έργο στα δεξιά.
   
2. Περιλαμβάνει όλοι οι βασικοί παίκτες – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
   
3. Είναι ανοιχτό και συνεργατικό – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage όλοι συμμετέχοντες και φέρνουν τις καλύτερες ιδέες από όλους.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

• Ο καλύτερος περιστρεφόμενος τροχός AhaSlides
• AI Online Quiz Creator | Κάντε τα Κουίζ Ζωντανά | 2024 Αποκαλύπτει
• AhaSlides Online Poll Maker – Το καλύτερο εργαλείο έρευνας
• Γεννήτρια τυχαίας ομάδας | 2024 Random Group Maker Reveals

8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s κανένα καθορισμένο μενού για αυτόν τον τύπο σύσκεψης.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα 8 βήματα ως οδηγό, αλλά μην ξεχνάτε ποτέ ότι βρίσκεται η τελική ατζέντα you!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Φυσικά, ο μόνος τρόπος για να ξεκινήσει οποιαδήποτε εναρκτήρια συνάντηση είναι να εξοικειωθούν οι συμμετέχοντες μεταξύ τους. Ανεξάρτητα από το μήκος ή το μέγεθος του έργου σας, οι πελάτες και τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν ονομαστικούς όρους μεταξύ τους προτού μπορέσουν να συνεργαστούν αποτελεσματικά.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of προσωπικότητα και ελαφρύνει τη διάθεση πριν από την έναρξη του έργου.

Δοκίμασε αυτό: Γυρίστε τον τροχό 🎡

Περιγράψτε μερικά απλά θέματα εισαγωγής στο α περιστρεφόμενο τροχό, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να το γυρίσει και να απαντήσει σε οποιοδήποτε θέμα προσγειώνεται ο τροχός. Ενθαρρύνονται οι αστείες ερωτήσεις, αλλά φροντίστε να το κρατήσετε περισσότερο ή λιγότερο επαγγελματικό!

Θέλετε περισσότερα έτσι; 💡 We’ve got 10 παγοθραυστικά για κάθε συνάντηση εδώ.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Περιγράψτε όλη την αλληλογραφία between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Αυτό μπορεί να είναι στιγμιότυπα οθόνης email, κειμένων, λεπτών από προηγούμενες συναντήσεις ή πόρων που προσθέτουν οποιοδήποτε είδος περιβάλλοντος για την εταιρεία σας και τον πελάτη σας. Διευκολύνετε την οπτικοποίηση όλων δημιουργώντας ένα χρονοδιάγραμμα.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep στις λεπτομέρειες του γιατί αυτό το έργο ξεκινά από την πρώτη θέση.

Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα καθώς παρέχει μια σαφή επισκόπηση των σημείων πόνου που το έργο επιδιώκει να λύσει, κάτι που πρέπει να διατηρήσουν στο μυαλό τους οι ομάδες και οι πελάτες ανά πάσα στιγμή.

Protip 👊

Στάδια σαν αυτό είναι ώριμα για συζήτηση. Ρωτήστε τους πελάτες σας και η ομάδα σας να παρουσιάσει τις ιδέες τους για το γιατί πιστεύουν ότι αυτό το έργο ονειρεύτηκε

Εάν ισχύει, πρέπει πάντα να προσπαθείτε να διοχετεύσετε το φωνή του πελάτη σε ΑΥΤΗΝ την ΕΝΟΤΗΤΑ. Συνεργαστείτε με τον πελάτη για να προμηθευτείτε παραδείγματα καταναλωτών από τον πραγματικό κόσμο που αναφέρουν σημεία πόνου που προσπαθεί να διορθώσει το έργο σας. Οι απόψεις τους πρέπει να διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας προσεγγίζει το έργο.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the Το παρελθόν of the project, now it’s time to look at the μελλοντικός.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Ρωτήστε τους παρευρισκόμενους στη συνάντηση ‘what will success look like?’ Είναι περισσότεροι πελάτες; Περισσότερες κριτικές; Ένα καλύτερο ποσοστό ικανοποίησης πελατών;

No matter the goal, it should always be…

1. Εφικτοί – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you πραγματικά έχετε την ευκαιρία να επιτύχετε.
2. Μετρήσιμα – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
3. Χρονικά – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the κύρια χρέωση στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης έναρξης και θα πρέπει να λαμβάνετε το μεγαλύτερο μέρος της προσοχής σας.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το γράφημα σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δήλωση εργασίας σας:

Λάβετε υπόψη ότι η δήλωση εργασίας δεν αφορά τόσο τη συζήτηση όσο και την υπόλοιπη ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Αυτή είναι πραγματικά η ώρα για ένα έργο να οδηγήσει απλά καθορίστε το σχέδιο δράσης για το επερχόμενο έργο και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τη συζήτηση για το επόμενο θέμα της συνάντησης.

Όπως και η υπόλοιπη συνάντησή σας, η δήλωση εργασίας σας είναι σούπερ μεταβλητή. Οι λεπτομέρειες της δήλωσης εργασίας σας θα εξαρτώνται πάντα από την πολυπλοκότητα του έργου, το μέγεθος της ομάδας, τα εμπλεκόμενα μέρη κ.λπ.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε αυτό περιεκτικό άρθρο σχετικά με τη σύνταξη μιας δήλωσης εργασίας.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it αμέσως μετά τη δήλωση εργασίας σας.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

1. Είναι διοργάνωσε – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
2. Είναι μετριοπαθείς – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
3. Είναι ανώνυμος – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Όπως είπαμε και προηγουμένως, μια συνάντηση εναρκτήριου έργου είναι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτή και ειλικρινής. Αυτό είναι πώς χτίζετε ένα αίσθηση εμπιστοσύνης με τον πελάτη σας από την αρχή.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get όλοι συμμετέχει στη συζήτηση για πιθανά προβλήματα.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about τι, πότε, ποιος και Αυτό που μπερδεύει, είναι το πώς. αυτά τα check-in πρόκειται να συμβούν.

Το check in είναι μια αρκετά λεπτή πράξη εξισορρόπησης μεταξύ διαφάνεια και προσπάθεια. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be ανοιχτό και διαφανές.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις πριν από το τέλος της συνάντησης:

• Τι? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
• Πότε? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
• Ποιος; – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
• Πώς; – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a ζωντανή δημοσκόπηση προκειμένου να μειωθούν οι επιλογές για να καθοριστεί ο καλύτερος δυνατός τύπος check-in.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε μερικά βέλτιστες πρακτικές για check in με τους πελάτες σας.

Έρευνα αποτελεσματικά με το AhaSlides

• Τι είναι η Κλίμακα Αξιολόγησης; | Δωρεάν Δημιουργός Κλίμακας Έρευνας
• Φιλοξενήστε δωρεάν ζωντανά Q&A το 2024
• Θέτοντας ερωτήσεις ανοιχτού τύπου
• 12 δωρεάν εργαλεία έρευνας το 2024

Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Με την εξειδικευμένη προγραμματισμένη συνάντησή σας να περιμένει να σκεφτεί κανείς την αίθουσα συνεδριάσεων, η τελευταία πινελιά μπορεί να είναι λίγο αλληλεπίδραση για να τα συγκεντρώσουμε όλα.

Το ξέρατε μόνο 29% των επιχειρήσεων αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους πελάτες τους (Gallup)? Η αποδέσμευση είναι μια επιδημία σε επίπεδο B2B και μπορεί να κάνει τις εναρκτήριες συναντήσεις σαν μια επίπεδη, χωρίς έμπνευση διαδικασία μέσα από τις τυπικές διαδικασίες.

Η εμπλοκή των πελατών και των ομάδων σας μέσω διαδραστικών διαφανειών μπορεί πραγματικά ενίσχυση της συμμετοχής και αυξάνουν την προσοχή.

Το AhaSlides διαθέτει ένα οπλοστάσιο εργαλείων συμπεριλαμβανομένων ζωντανών δημοσκοπήσεων, διαφανειών για ερωτήσεις και απαντήσεις και καταιγισμό ιδεών, ακόμη και ζωντανά κουίζ και παιχνίδια για να πυροδοτήσετε το έργο σας με τον σωστό τρόπο.