Φυλλάδιο για την έναρξη του Nail Project σε 8 βήματα (+Δωρεάν πρότυπο!)

Ακόμη και οι πιο πειθαρχημένες εταιρείες εκεί έξω μερικές φορές αισθάνονται ότι τα έργα τους παραπλανούν. Τις περισσότερες φορές, το πρόβλημα είναι ένα προετοιμασία. Η λύση? Ένα καλά δομημένο και πλήρως διαδραστικό συνάντηση έναρξης έργου!

Περισσότερο από την απλή δόξα και την τελετή, μια καλά εκτελεσμένη συνάντηση έναρξης μπορεί πραγματικά να πάρει κάτι όμορφο στο δεξί πόδι. Ακολουθούν 8 βήματα για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης εναρκτήριας εργασίας που δημιουργεί ενθουσιασμό και κερδίζει όλοι Στην ιδια σελιδα.

Ώρα έναρξης!

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;
Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;
8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass
Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Συμβουλές για συναντήσεις που πρέπει να θυμάστε

Πρέπει να έχετε εκ των προτέρων μια ατζέντα για την εναρκτήρια συνάντηση. Η έγκαιρη αποστολή email για την εναρκτήρια συνάντηση του έργου είναι πολύ σημαντική! Ας δούμε, λοιπόν, μερικά δείγματα ατζέντας για την εναρκτήρια συνάντηση!

Η εναρκτήρια συνεδρία θα πρέπει να είναι σύντομη και περιεκτική, με πολλά παιχνίδια και δραστηριότητες, καθώς τότε είναι που το AhaSlides είναι πολύ χρήσιμο! Δείτε περισσότερες συμβουλές μαζί μας παρακάτω:

Εναλλακτικό κείμενο

Ξεκινήστε τη συζήτηση.

Λάβετε πολύτιμες πληροφορίες από την ομάδα και τους πελάτες σας κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης του έργου. Χρησιμοποιήστε ζωντανά εργαλεία δημοσκοπήσεων, ερωτήσεων και απαντήσεων και ανταλλαγής ιδεών με αυτό το δωρεάν πρότυπο!

🚀 Δείτε το πρότυπο

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;

Όπως λέει στον κασσίτερο, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι συνάντηση όπου ξεκινάτε το έργο σας.

Συνήθως, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι η πρώτη συνάντηση μεταξύ του πελάτη που παρήγγειλε ένα έργο και της εταιρείας που θα το φέρει στη ζωή. Και οι δύο πλευρές θα καθίσουν μαζί και θα συζητήσουν τα θεμέλια του έργου, τον σκοπό του, τους στόχους του και πώς θα φτάσει από την ιδέα μέχρι την πραγματοποίηση.

Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν είδη 2 των εναρκτήριων συναντήσεων που πρέπει να γνωρίζετε:

Έναρξη Εξωτερικού Έργου – Μια ομάδα ανάπτυξης κάθεται με κάποιον από εκτός η εταιρεία, όπως πελάτης ή ενδιαφερόμενος, και συζητά το σχέδιο για ένα συνεργατικό έργο.
Εσωτερικό PKM – Μια ομάδα από εντός η εταιρεία κάθεται μαζί και συζητά το σχέδιο για ένα νέο εσωτερικό έργο.

Ενώ και οι δύο αυτοί τύποι μπορεί να έχουν διαφορετικά αποτελέσματα, η διαδικασία είναι σχεδόν το ίδιο. Υπάρχει ουσιαστικά κανένα μέρος μιας εξωτερικής έναρξης έργου που δεν αποτελεί μέρος μιας εσωτερικής έναρξης έργου - η μόνη διαφορά θα είναι για ποιον το κρατάτε.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;

Ο σκοπός των Εναρκτήριων Συναντήσεων θα πρέπει να είναι σαφής! Μπορεί να φαίνεται αρκετά απλό να ξεκινήσεις ένα έργο απλώς αναθέτοντας μια σειρά από εργασίες στα σωστά άτομα, ειδικά στον σημερινό χώρο εργασίας που είναι εμμονικός με τα διοικητικά συμβούλια Kanban. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει τις ομάδες να χάνουν συνεχώς τον δρόμο τους.

Να θυμάστε, απλώς επειδή βρίσκεστε στο ίδια πλακέτα δεν σημαίνει ότι βρίσκεσαι στο ίδια σελίδα.

Στο επίκεντρο αυτού, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι μια ειλικρινή και ανοιχτή Διάλογος μεταξύ ενός πελάτη και μιας ομάδας. Είναι δεν μια σειρά ανακοινώσεων σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του έργου, αλλά a συνομιλία σχετικά με τα σχέδια, τις προσδοκίες και τους στόχους που επιτεύχθηκαν από μια ανεξέλεγκτη συζήτηση.

Ακολουθούν μερικά από τα οφέλη από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης έναρξης έργου:

Παίρνει όλους έτοιμος - «Δώστε μου έξι ώρες για να κόψω ένα δέντρο και θα περάσω τις πρώτες τέσσερις ακονίζοντας το τσεκούρι». Αν ο Αβραάμ Λίνκολν ήταν ζωντανός σήμερα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα αφιέρωνε τις πρώτες 4 από τις 6 ώρες του έργου σε μια εναρκτήρια συνάντηση έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι συναντήσεις περιλαμβάνουν όλοι τα απαραίτητα βήματα για να βγάλεις οποιοδήποτε έργο στα δεξιά.
Περιλαμβάνει όλοι οι βασικοί παίκτες – Οι εναρκτήριες συναντήσεις δεν μπορούν να ξεκινήσουν αν δεν είναι όλοι εκεί: διευθυντές, επικεφαλής ομάδων, πελάτες και οποιοσδήποτε άλλος έχει κάποιο ενδιαφέρον για το έργο. Είναι τόσο εύκολο να χάσει κανείς την αίσθηση του ποιος είναι υπεύθυνος για τι, χωρίς τη σαφήνεια μιας εναρκτήριας συνάντησης για να τα καταλάβει όλα.
Είναι ανοιχτό και συνεργατικό – Όπως είπαμε, οι εναρκτήριες συναντήσεις έργων είναι συζητήσεις. Οι καλύτερες από αυτές εμπλέκουν όλοι συμμετέχοντες και φέρνουν τις καλύτερες ιδέες από όλους.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass

Λοιπόν, τι ακριβώς περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου; Το έχουμε περιορίσει στα 8 βήματα παρακάτω, αλλά θα πρέπει πάντα να θυμάστε ότι υπάρχει κανένα καθορισμένο μενού για αυτόν τον τύπο σύσκεψης.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα 8 βήματα ως οδηγό, αλλά μην ξεχνάτε ποτέ ότι βρίσκεται η τελική ατζέντα you!

Βήμα #1 – Συστάσεις και σημεία που σπάνε τον πάγο

Φυσικά, ο μόνος τρόπος για να ξεκινήσει οποιαδήποτε εναρκτήρια συνάντηση είναι να εξοικειωθούν οι συμμετέχοντες μεταξύ τους. Ανεξάρτητα από το μήκος ή το μέγεθος του έργου σας, οι πελάτες και τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν ονομαστικούς όρους μεταξύ τους προτού μπορέσουν να συνεργαστούν αποτελεσματικά.

Ενώ μια απλή εισαγωγή τύπου «γύρω από το τραπέζι» είναι αρκετή για να εξοικειώσει τους ανθρώπους με τα ονόματα, ένα σπάσιμο του πάγου μπορεί να προσθέσει ένα άλλο επίπεδο προσωπικότητα και ελαφρύνει τη διάθεση πριν από την έναρξη του έργου.

Δοκίμασε αυτό: Γυρίστε τον τροχό 🎡

Περιγράψτε μερικά απλά θέματα εισαγωγής στο α περιστρεφόμενο τροχό, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να το γυρίσει και να απαντήσει σε οποιοδήποτε θέμα προσγειώνεται ο τροχός. Ενθαρρύνονται οι αστείες ερωτήσεις, αλλά φροντίστε να το κρατήσετε περισσότερο ή λιγότερο επαγγελματικό!

Ένας περιστρεφόμενος τροχός που χρησιμοποιείται ως παγοθραύστης.

Θέλετε περισσότερα έτσι; 💡 Έχουμε 10 παγοθραυστικά για κάθε συνάντηση εδώ.

Βήμα #2 – Ιστορικό Έργου

Αφού ξεπεράστηκαν οι τυπικότητες και οι εορταστικές εκδηλώσεις, ήρθε η ώρα να ξεκινήσουμε με την ψυχρή έναρξη της σύσκεψης. Για να ξεκινήσει με επιτυχία η συνάντηση, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ατζέντα για την εναρκτήρια συνάντηση!

Όπως συμβαίνει με όλες τις σπουδαίες ιστορίες, είναι καλύτερο να ξεκινάς από την αρχή. Περιγράψτε όλη την αλληλογραφία μεταξύ εσάς και των πελατών σας, ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι στο έργο να ενημερωθούν πλήρως για το τι έχει συμβεί μέχρι στιγμής.

Αυτό μπορεί να είναι στιγμιότυπα οθόνης email, κειμένων, λεπτών από προηγούμενες συναντήσεις ή πόρων που προσθέτουν οποιοδήποτε είδος περιβάλλοντος για την εταιρεία σας και τον πελάτη σας. Διευκολύνετε την οπτικοποίηση όλων δημιουργώντας ένα χρονοδιάγραμμα.

Βήμα #3 – Ζήτηση Έργου

Εκτός από το υπόβαθρο της αλληλογραφίας, θα θελήσετε να εμβαθύνετε στις λεπτομέρειες του γιατί αυτό το έργο ξεκινά από την πρώτη θέση.

Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα καθώς παρέχει μια σαφή επισκόπηση των σημείων πόνου που το έργο επιδιώκει να λύσει, κάτι που πρέπει να διατηρήσουν στο μυαλό τους οι ομάδες και οι πελάτες ανά πάσα στιγμή.

Protip 👊

Στάδια σαν αυτό είναι ώριμα για συζήτηση. Ρωτήστε τους πελάτες σας και η ομάδα σας να παρουσιάσει τις ιδέες τους για το γιατί πιστεύουν ότι αυτό το έργο ονειρεύτηκε

Εάν ισχύει, πρέπει πάντα να προσπαθείτε να διοχετεύσετε το φωνή του πελάτη σε ΑΥΤΗΝ την ΕΝΟΤΗΤΑ. Συνεργαστείτε με τον πελάτη για να προμηθευτείτε παραδείγματα καταναλωτών από τον πραγματικό κόσμο που αναφέρουν σημεία πόνου που προσπαθεί να διορθώσει το έργο σας. Οι απόψεις τους πρέπει να διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας προσεγγίζει το έργο.

Βήμα #4 – Στόχοι Έργου

Έτσι λοιπόν, έχετε εξετάσει το Το παρελθόν του έργου, τώρα ήρθε η ώρα να δούμε το μελλοντικός.

Το να έχετε σαφείς στόχους και έναν σαφή ορισμό της επιτυχίας για το έργο σας θα βοηθήσει πραγματικά την ομάδα σας να εργαστεί προς την κατεύθυνση αυτή. Όχι μόνο αυτό, αλλά θα δείξει στον πελάτη σας ότι παίρνετε στα σοβαρά την εργασία και έχετε εξίσου υψηλά διακυβεύματα για την πορεία της.

Ρωτήστε τους παρευρισκόμενους στη συνάντηση «Πώς θα μοιάζει η επιτυχία;» Είναι περισσότεροι πελάτες; Περισσότερες κριτικές; Ένα καλύτερο ποσοστό ικανοποίησης πελατών;

Ανεξάρτητα από τον στόχο, αυτός πρέπει πάντα να είναι...

Εφικτοί – Μην υπερφορτώνεστε. Γνωρίστε τα όριά σας και θέστε έναν στόχο που εσείς πραγματικά έχετε την ευκαιρία να επιτύχετε.
Μετρήσιμα – Υποστηρίξτε τον στόχο σας με δεδομένα. Στοχεύστε σε έναν συγκεκριμένο αριθμό και παρακολουθήστε την πρόοδό σας προς την επίτευξη αυτού.
Χρονικά – Δώστε στον εαυτό σας μια ημερομηνία λήξης. Κάντε ό,τι μπορείτε για να πετύχετε τους στόχους σας πριν από αυτήν την προθεσμία.

Βήμα #5 – Η Δήλωση Εργασίας

Βάζοντας το «κρέας» στην «εναρκτήρια συνάντηση», μια Δήλωση Εργασίας (ΔΕ) είναι μια εκτενής ανάλυση των λεπτομερειών του έργου και του τρόπου με τον οποίο θα υλοποιηθεί. Είναι το κύρια χρέωση στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης έναρξης και θα πρέπει να λαμβάνετε το μεγαλύτερο μέρος της προσοχής σας.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το γράφημα σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δήλωση εργασίας σας:

Το Infographic εξηγεί τα 6 μίνι βήματα που εμπλέκονται στην ανακοίνωση μιας δήλωσης εργασίας σε μια συνάντηση έναρξης έργου.

Λάβετε υπόψη ότι η δήλωση εργασίας δεν αφορά τόσο τη συζήτηση όσο και την υπόλοιπη ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Αυτή είναι πραγματικά η ώρα για ένα έργο να οδηγήσει απλά καθορίστε το σχέδιο δράσης για το επερχόμενο έργο και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τη συζήτηση για το επόμενο θέμα της συνάντησης.

Όπως και η υπόλοιπη συνάντησή σας, η δήλωση εργασίας σας είναι σούπερ μεταβλητή. Οι λεπτομέρειες της δήλωσης εργασίας σας θα εξαρτώνται πάντα από την πολυπλοκότητα του έργου, το μέγεθος της ομάδας, τα εμπλεκόμενα μέρη κ.λπ.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε αυτό περιεκτικό άρθρο σχετικά με τη σύνταξη μιας δήλωσης εργασίας.

Βήμα #6 – Ενότητα Ερωτήσεων και Απαντήσεων

Ενώ μπορεί να νιώσετε την ανάγκη να αφήσετε την ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων για το τέλος, θα σας συνιστούσαμε να την κρατήσετε. αμέσως μετά τη δήλωση εργασίας σας.

Ένα τόσο ογκώδες τμήμα σίγουρα θα προκαλέσει ερωτήσεις τόσο από τον πελάτη σας όσο και από την ομάδα σας. Με το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης να είναι τόσο φρέσκο στο μυαλό όλων, είναι καλύτερο να το κάνετε όσο είναι ακόμα σε εγρήγορση.

Η χρήση διαδραστικού λογισμικού παρουσιάσεων για τη διοργάνωση των ερωτήσεων και απαντήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να κυλήσουν όλα ομαλά, ειδικά εάν η εναρκτήρια συνάντηση του έργου σας έχει υψηλή προσέλευση...

Είναι διοργάνωσε – Οι ερωτήσεις ταξινομούνται κατά δημοτικότητα (μέσω θετικών ψήφων) ή κατά χρόνο και μπορούν να επισημανθούν ως «απαντημένες» ή να καρφιτσωθούν στην κορυφή.
Είναι μετριοπαθείς – Οι ερωτήσεις μπορούν να εγκριθούν και να απορριφθούν πριν εμφανιστούν στην οθόνη.
Είναι ανώνυμος – Οι ερωτήσεις μπορούν να υποβληθούν ανώνυμα, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι έχουν φωνή.

Βήμα #7 – Πιθανά προβλήματα

Όπως είπαμε και προηγουμένως, μια συνάντηση εναρκτήριου έργου είναι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτή και ειλικρινής. Αυτό είναι πώς χτίζετε ένα αίσθηση εμπιστοσύνης με τον πελάτη σας από την αρχή.

Για τον σκοπό αυτό, είναι καλύτερο να συζητήσετε τα πιθανά προβλήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσει το έργο στην πορεία. Κανείς δεν σας ζητά να προβλέψετε το μέλλον εδώ, απλώς να καταρτίσετε μια προσωρινή λίστα με εμπόδια που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε.

Καθώς εσείς, η ομάδα σας και ο πελάτης σας θα προσεγγίσετε αυτό το έργο με διαφορετικά διακυβεύματα, είναι ιδανικό να λάβετε όλοι συμμετέχει στη συζήτηση για πιθανά προβλήματα.

Βήμα #8 – Έλεγχος εισόδου

Η τακτική επικοινωνία με τον πελάτη σας είναι ένας άλλος τρόπος για να εδραιώσετε την εμπιστοσύνη μεταξύ των δύο μερών. Στην εναρκτήρια συνάντηση του έργου σας, έχετε μερικές ερωτήσεις να απαντήσετε σχετικά με τι, πότε, ποιος και Αυτό που μπερδεύει, είναι το πώς. αυτά τα check-in πρόκειται να συμβούν.

Το check in είναι μια αρκετά λεπτή πράξη εξισορρόπησης μεταξύ διαφάνεια και προσπάθειαΕνώ είναι ωραίο να είστε όσο το δυνατόν πιο ανοιχτοί και διαφανείς, πρέπει να το διαχειριστείτε αυτό στο πλαίσιο του πόσο διαθέσιμοι θα είστε πραγματικά be ανοιχτό και διαφανές.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις πριν από το τέλος της συνάντησης:

Τι? – Σε ποιες ακριβώς λεπτομέρειες χρειάζεται ενημέρωση ο πελάτης; Χρειάζεται να γνωρίζει κάθε μικρή λεπτομέρεια της προόδου ή μήπως έχουν σημασία μόνο οι μεγάλες εγκρίσεις;
Πότε? – Πόσο συχνά πρέπει η ομάδα σας να ενημερώνει τον πελάτη σας; Πρέπει να αναφέρει τι έχει κάνει κάθε μέρα ή απλώς να συνοψίζει τι έχει καταφέρει στο τέλος της εβδομάδας;
Ποιος; – Ποιο μέλος της ομάδας θα είναι αυτό που θα έρχεται σε επαφή με τον πελάτη; Θα υπάρχει ένα μέλος από κάθε ομάδα, σε κάθε στάδιο, ή μόνο ένας μοναδικός ανταποκριτής σε όλο το έργο;
Πώς; – Με ποια μέθοδο θα διατηρείται η επαφή μεταξύ του πελάτη και του ανταποκριτή; Μέσω τακτικής βιντεοκλήσης, email ή μέσω συνεχώς ενημερωμένου ζωντανού εγγράφου;

Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα θέματα στην ημερήσια διάταξη μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου, είναι καλύτερο να συζητηθεί ανοιχτά. Για μια μεγάλη ομάδα και μια μεγάλη ομάδα πελατών, ίσως σας φανεί πιο εύκολο να κάνετε μια ζωντανή δημοσκόπηση προκειμένου να μειωθούν οι επιλογές για να καθοριστεί ο καλύτερος δυνατός τύπος check-in.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε μερικά βέλτιστες πρακτικές για check in με τους πελάτες σας.

Έρευνα αποτελεσματικά με το AhaSlides

Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Με την εξειδικευμένη προγραμματισμένη συνάντησή σας να περιμένει να σκεφτεί κανείς την αίθουσα συνεδριάσεων, η τελευταία πινελιά μπορεί να είναι λίγο αλληλεπίδραση για να τα συγκεντρώσουμε όλα.

Το ξέρατε μόνο 29% των επιχειρήσεων αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους πελάτες τους (Gallup)? Η αποδέσμευση είναι μια επιδημία σε επίπεδο B2B και μπορεί να κάνει τις εναρκτήριες συναντήσεις σαν μια επίπεδη, χωρίς έμπνευση διαδικασία μέσα από τις τυπικές διαδικασίες.

Η εμπλοκή των πελατών και των ομάδων σας μέσω διαδραστικών διαφανειών μπορεί πραγματικά ενίσχυση της συμμετοχής και αυξάνουν την προσοχή.

Το AhaSlides διαθέτει ένα οπλοστάσιο εργαλείων συμπεριλαμβανομένων ζωντανών δημοσκοπήσεων, διαφανειών για ερωτήσεις και απαντήσεις και καταιγισμό ιδεών, ακόμη και ζωντανά κουίζ και παιχνίδια για να πυροδοτήσετε το έργο σας με τον σωστό τρόπο.

Κάντε κλικ παρακάτω για να πάρετε ένα δωρεάν πρότυπο χωρίς λήψη για τη συνάντηση έναρξης. Αλλάξτε οτιδήποτε θέλετε και παρουσιάστε το χωρίς κόστος!

Πιάσε το Πρότυπο

Κάντε κλικ παρακάτω για να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό AhaSlides και ξεκινήστε να δημιουργείτε τις δικές σας ελκυστικές συναντήσεις μέσω διαδραστικότητας!

Δημιουργήστε το δικό σας

Ετικέτες: Επαγγελματική συνάντηση