Φυλλάδιο για την έναρξη του Nail Project σε 8 βήματα (+Δωρεάν πρότυπο!)

Ακόμα και οι πιο πειθαρχημένες εταιρείες μπορεί μερικές φορές να νιώθουν ότι τα έργα τους δεν προχωρούν όπως πρέπει. Τις περισσότερες φορές, το πρόβλημα είναι η προετοιμασία . Η λύση; Μια καλά δομημένη και πλήρως διαδραστική εναρκτήρια συνάντηση έργου!

Περισσότερο από απλή μεγαλοπρέπεια και τελετή, μια καλά οργανωμένη εναρκτήρια συνάντηση μπορεί πραγματικά να αποφέρει κάτι όμορφο με το δεξί. Ακολουθούν 8 βήματα για τη διεξαγωγή μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου που θα δημιουργήσει ενθουσιασμό και θα φέρει όλους στο ίδιο μήκος κύματος.

Ώρα έναρξης!

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;
Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;
8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass
Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Συμβουλές για συναντήσεις που πρέπει να θυμάστε

Πρέπει να έχετε εκ των προτέρων μια ατζέντα για την εναρκτήρια συνάντηση. Η έγκαιρη αποστολή email για την εναρκτήρια συνάντηση του έργου είναι πολύ σημαντική! Ας δούμε, λοιπόν, μερικά δείγματα ατζέντας για την εναρκτήρια συνάντηση!

Η εναρκτήρια συνεδρία θα πρέπει να είναι σύντομη και περιεκτική, με πολλά παιχνίδια και δραστηριότητες, καθώς τότε είναι που το AhaSlides είναι πολύ χρήσιμο! Δείτε περισσότερες συμβουλές μαζί μας παρακάτω:

Εναλλακτικό κείμενο

Ξεκινήστε τη συζήτηση.

Λάβετε πολύτιμες πληροφορίες από την ομάδα και τους πελάτες σας κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης του έργου. Χρησιμοποιήστε ζωντανά εργαλεία δημοσκοπήσεων, ερωτήσεων και απαντήσεων και ανταλλαγής ιδεών με αυτό το δωρεάν πρότυπο!

🚀 Δείτε το πρότυπο

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;

Όπως λέει και η ετικέτα, μια εναρκτήρια συνάντηση έργου είναι μια συνάντηση όπου ξεκινάτε το έργο σας.

Συνήθως, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι η πρώτη συνάντηση μεταξύ του πελάτη που παρήγγειλε ένα έργο και της εταιρείας που θα το φέρει στη ζωή. Και οι δύο πλευρές θα καθίσουν μαζί και θα συζητήσουν τα θεμέλια του έργου, τον σκοπό του, τους στόχους του και πώς θα φτάσει από την ιδέα μέχρι την πραγματοποίηση.

Γενικά, υπάρχουν 2 τύποι εναρκτήριων συναντήσεων που πρέπει να γνωρίζετε:

Έναρξη Εξωτερικού Έργου – Μια ομάδα ανάπτυξης κάθεται με κάποιον από εκτός η εταιρεία, όπως πελάτης ή ενδιαφερόμενος, και συζητά το σχέδιο για ένα συνεργατικό έργο.
Εσωτερικό PKM – Μια ομάδα από εντός η εταιρεία κάθεται μαζί και συζητά το σχέδιο για ένα νέο εσωτερικό έργο.

Ενώ και οι δύο αυτοί τύποι μπορεί να έχουν διαφορετικά αποτελέσματα, η διαδικασία είναι σχεδόν η ίδια. Ουσιαστικά, δεν υπάρχει μέρος μιας εξωτερικής έναρξης έργου που να μην αποτελεί μέρος μιας εσωτερικής έναρξης έργου - η μόνη διαφορά θα είναι για ποιον το κρατάτε.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;

Ο σκοπός των Εναρκτήριων Συναντήσεων θα πρέπει να είναι σαφής! Μπορεί να φαίνεται αρκετά απλό να ξεκινήσεις ένα έργο απλώς αναθέτοντας μια σειρά από εργασίες στα σωστά άτομα, ειδικά στον σημερινό χώρο εργασίας που είναι εμμονικός με τα διοικητικά συμβούλια Kanban. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει τις ομάδες να χάνουν συνεχώς τον δρόμο τους.

Να θυμάστε, το ότι βρίσκεστε στο ίδιο φόρουμ δεν σημαίνει ότι βρίσκεστε και στην ίδια σελίδα.

Στην καρδιά της, μια εναρκτήρια συνάντηση έργου είναι ένας ειλικρινής και ανοιχτός διάλογος μεταξύ ενός πελάτη και μιας ομάδας. Δεν είναι μια σειρά από ανακοινώσεις σχετικά με το πώς θα λειτουργήσει το έργο, αλλά μια συζήτηση σχετικά με σχέδια, προσδοκίες και στόχους που επιτεύχθηκαν μέσω αχαλίνωτης συζήτησης.

Ακολουθούν μερικά από τα οφέλη από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης έναρξης έργου:

Παίρνει όλους έτοιμος - «Δώστε μου έξι ώρες για να κόψω ένα δέντρο και θα περάσω τις πρώτες τέσσερις ακονίζοντας το τσεκούρι». Αν ο Αβραάμ Λίνκολν ήταν ζωντανός σήμερα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα αφιέρωνε τις πρώτες 4 από τις 6 ώρες του έργου σε μια εναρκτήρια συνάντηση έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι συναντήσεις περιλαμβάνουν όλοι τα απαραίτητα βήματα για να βγάλεις οποιοδήποτε έργο στα δεξιά.
Περιλαμβάνει όλοι οι βασικοί παίκτες – Οι εναρκτήριες συναντήσεις δεν μπορούν να ξεκινήσουν αν δεν είναι όλοι εκεί: διευθυντές, επικεφαλής ομάδων, πελάτες και οποιοσδήποτε άλλος έχει κάποιο ενδιαφέρον για το έργο. Είναι τόσο εύκολο να χάσει κανείς την αίσθηση του ποιος είναι υπεύθυνος για τι, χωρίς τη σαφήνεια μιας εναρκτήριας συνάντησης για να τα καταλάβει όλα.
Είναι ανοιχτό και συνεργατικό – Όπως είπαμε, οι εναρκτήριες συναντήσεις έργων είναι συζητήσεις. Οι καλύτερες από αυτές εμπλέκουν όλοι συμμετέχοντες και φέρνουν τις καλύτερες ιδέες από όλους.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass

Λοιπόν, τι ακριβώς περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου; Την έχουμε περιορίσει στα 8 βήματα παρακάτω, αλλά θα πρέπει πάντα να θυμάστε ότι δεν υπάρχει καθορισμένο μενού για αυτό το είδος συνάντησης.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα 8 βήματα ως οδηγό, αλλά μην ξεχνάτε ποτέ ότι η τελική ατζέντα είναι δική σας!

Βήμα #1 – Συστάσεις και σημεία που σπάνε τον πάγο

Φυσικά, ο μόνος τρόπος για να ξεκινήσει οποιαδήποτε εναρκτήρια συνάντηση είναι να εξοικειωθούν οι συμμετέχοντες μεταξύ τους. Ανεξάρτητα από το μήκος ή το μέγεθος του έργου σας, οι πελάτες και τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν ονομαστικούς όρους μεταξύ τους προτού μπορέσουν να συνεργαστούν αποτελεσματικά.

Ενώ μια απλή εισαγωγή τύπου «γύρω από το τραπέζι» είναι αρκετή για να εξοικειώσει τους ανθρώπους με τα ονόματα, ένα «σπάσιμο του πάγου» μπορεί να προσθέσει ένα ακόμη επίπεδο προσωπικότητας και να ελαφρύνει την ατμόσφαιρα πριν από την έναρξη του έργου.

Δοκίμασε αυτό: Γυρίστε τον τροχό 🎡

Τοποθετήστε μερικά απλά εισαγωγικά θέματα σε έναν περιστρεφόμενο τροχό και, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να τον περιστρέψει και να απαντήσει σε οποιοδήποτε θέμα καταλήξει ο τροχός. Ενθαρρύνονται οι αστείες ερωτήσεις, αλλά φροντίστε να τις διατηρήσετε λίγο πολύ επαγγελματικές!

Ένας περιστρεφόμενος τροχός που χρησιμοποιείται ως παγοθραύστης.

Θέλεις κι άλλα σαν κι αυτό; 💡 Έχουμε 10 τρόπους να σπάσεις τον πάγο για κάθε συνάντηση εδώ.

Βήμα #2 – Ιστορικό Έργου

Αφού ξεπεράστηκαν οι τυπικότητες και οι εορταστικές εκδηλώσεις, ήρθε η ώρα να ξεκινήσουμε με την ψυχρή έναρξη της σύσκεψης. Για να ξεκινήσει με επιτυχία η συνάντηση, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ατζέντα για την εναρκτήρια συνάντηση!

Όπως συμβαίνει με όλες τις σπουδαίες ιστορίες, είναι καλύτερο να ξεκινάτε από την αρχή. Περιγράψτε όλη την αλληλογραφία μεταξύ εσάς και των πελατών σας, ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι στο έργο να γνωρίζουν πλήρως τι έχει συμβεί μέχρι στιγμής.

Αυτό μπορεί να είναι στιγμιότυπα οθόνης email, κειμένων, λεπτών από προηγούμενες συναντήσεις ή πόρων που προσθέτουν οποιοδήποτε είδος περιβάλλοντος για την εταιρεία σας και τον πελάτη σας. Διευκολύνετε την οπτικοποίηση όλων δημιουργώντας ένα χρονοδιάγραμμα.

Βήμα #3 – Ζήτηση Έργου

Εκτός από το ιστορικό αλληλογραφίας, θα πρέπει να εμβαθύνετε στις λεπτομέρειες του γιατί ξεκίνησε εξαρχής αυτό το έργο.

Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα καθώς παρέχει μια σαφή επισκόπηση των σημείων πόνου που το έργο επιδιώκει να λύσει, κάτι που πρέπει να διατηρήσουν στο μυαλό τους οι ομάδες και οι πελάτες ανά πάσα στιγμή.

Protip 👊

Στάδια σαν κι αυτό είναι ώριμα για συζήτηση. Ζητήστε από τους πελάτες και την ομάδα σας να παρουσιάσουν τις ιδέες τους σχετικά με το γιατί πιστεύουν ότι αυτό το έργο ήταν η επινόηση.

Εάν είναι εφικτό, θα πρέπει πάντα να προσπαθείτε να διοχετεύσετε τη φωνή του πελάτη σε αυτήν την ενότητα. Συνεργαστείτε με τον πελάτη για να βρείτε παραδείγματα από τον πραγματικό κόσμο καταναλωτών που αναφέρουν σημεία που το έργο σας προσπαθεί να διορθώσει. Οι απόψεις τους θα πρέπει να διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας προσεγγίζει το έργο.

Βήμα #4 – Στόχοι Έργου

Έτσι, αφού εξετάσατε το παρελθόν του έργου, τώρα είναι η ώρα να κοιτάξετε το μέλλον.

Το να έχετε σαφείς στόχους και έναν σαφή ορισμό της επιτυχίας για το έργο σας θα βοηθήσει πραγματικά την ομάδα σας να εργαστεί προς την κατεύθυνση αυτή. Όχι μόνο αυτό, αλλά θα δείξει στον πελάτη σας ότι παίρνετε στα σοβαρά την εργασία και έχετε εξίσου υψηλά διακυβεύματα για την πορεία της.

Ρωτήστε τους συμμετέχοντες στην εναρκτήρια συνάντηση «πώς θα μοιάζει η επιτυχία;» Είναι περισσότεροι πελάτες; Περισσότερες κριτικές; Καλύτερο ποσοστό ικανοποίησης πελατών;

Ανεξάρτητα από τον στόχο, αυτός πρέπει πάντα να είναι...

Εφικτοί – Μην υπερφορτώνεστε. Γνωρίστε τα όριά σας και θέστε έναν στόχο που εσείς πραγματικά έχετε την ευκαιρία να επιτύχετε.
Μετρήσιμα – Υποστηρίξτε τον στόχο σας με δεδομένα. Στοχεύστε σε έναν συγκεκριμένο αριθμό και παρακολουθήστε την πρόοδό σας προς την επίτευξη αυτού.
Χρονικά – Δώστε στον εαυτό σας μια ημερομηνία λήξης. Κάντε ό,τι μπορείτε για να πετύχετε τους στόχους σας πριν από αυτήν την προθεσμία.

Βήμα #5 – Η Δήλωση Εργασίας

Βάζοντας το «κρέας» στην «εναρκτήρια συνάντηση», μια Δήλωση Εργασίας (ΔΕ) αποτελεί μια εκτενή ανάλυση των λεπτομερειών του έργου και του τρόπου με τον οποίο θα υλοποιηθεί. Είναι το κύριο θέμα στην ημερήσια διάταξη της εναρκτήριας συνάντησης και θα πρέπει να τραβήξει την περισσότερη προσοχή σας.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το γράφημα σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δήλωση εργασίας σας:

Το Infographic εξηγεί τα 6 μίνι βήματα που εμπλέκονται στην ανακοίνωση μιας δήλωσης εργασίας σε μια συνάντηση έναρξης έργου.

Λάβετε υπόψη ότι η δήλωση εργασίας δεν αφορά τόσο τη συζήτηση όσο το υπόλοιπο πρόγραμμα της εναρκτήριας συνάντησης του έργου. Αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για έναν επικεφαλής έργου να παρουσιάσει απλώς το σχέδιο δράσης για το επερχόμενο έργο και στη συνέχεια να αφήσει τη συζήτηση για το επόμενο θέμα της συνάντησης.

Όπως και η υπόλοιπη εναρκτήρια συνάντηση, η περιγραφή της εργασίας σας είναι εξαιρετικά μεταβλητή . Οι λεπτομέρειες της περιγραφής της εργασίας σας θα εξαρτώνται πάντα από την πολυπλοκότητα του έργου, το μέγεθος της ομάδας, τα εμπλεκόμενα μέρη κ.λπ.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε αυτό το περιεκτικό άρθρο σχετικά με τη σύνταξη μιας δήλωσης εργασίας.

Βήμα #6 – Ενότητα Ερωτήσεων και Απαντήσεων

Ενώ μπορεί να νιώσετε την ανάγκη να αφήσετε την ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων για το τέλος, θα συνιστούσαμε να την πραγματοποιήσετε αμέσως μετά τη δήλωση εργασίας σας.

Ένα τόσο ογκώδες τμήμα σίγουρα θα προκαλέσει ερωτήσεις τόσο από τον πελάτη σας όσο και από την ομάδα σας. Με το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης να είναι τόσο φρέσκο στο μυαλό όλων, είναι καλύτερο να το κάνετε όσο είναι ακόμα σε εγρήγορση.

Η χρήση διαδραστικού λογισμικού παρουσιάσεων για τη διοργάνωση των ερωτήσεων και απαντήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να κυλήσουν όλα ομαλά, ειδικά εάν η εναρκτήρια συνάντηση του έργου σας έχει υψηλή προσέλευση...

Είναι διοργάνωσε – Οι ερωτήσεις ταξινομούνται κατά δημοτικότητα (μέσω θετικών ψήφων) ή κατά χρόνο και μπορούν να επισημανθούν ως «απαντημένες» ή να καρφιτσωθούν στην κορυφή.
Είναι μετριοπαθείς – Οι ερωτήσεις μπορούν να εγκριθούν και να απορριφθούν πριν εμφανιστούν στην οθόνη.
Είναι ανώνυμος – Οι ερωτήσεις μπορούν να υποβληθούν ανώνυμα, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι έχουν φωνή.

Βήμα #7 – Πιθανά προβλήματα

Όπως είπαμε και πριν, μια εναρκτήρια συνάντηση έργου έχει να κάνει με το να είσαι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτός και ειλικρινής. Έτσι χτίζεις ένα αίσθημα εμπιστοσύνης με τον πελάτη σου από την αρχή.

Για τον σκοπό αυτό, είναι καλύτερο να συζητήσετε τα πιθανά προβλήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσει το έργο στην πορεία. Κανείς δεν σας ζητά να προβλέψετε το μέλλον εδώ, απλώς να καταρτίσετε μια προσωρινή λίστα με εμπόδια που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε.

Καθώς εσείς, η ομάδα σας και ο πελάτης σας θα προσεγγίσετε αυτό το έργο με διαφορετικά συμφέροντα, είναι ιδανικό να συμμετάσχουν όλοι στη συζήτηση για το πιθανό πρόβλημα.

Βήμα #8 – Έλεγχος εισόδου

Η τακτική επικοινωνία με τον πελάτη σας είναι ένας ακόμη τρόπος για να εδραιώσετε την εμπιστοσύνη μεταξύ των δύο μερών. Στην εναρκτήρια συνάντηση του έργου σας, έχετε να απαντήσετε σε μερικές ερωτήσεις σχετικά με το τι, πότε, ποιος και πώς θα πραγματοποιηθούν αυτές οι συναντήσεις.

Το check-in είναι μια αρκετά καλή πράξη ισορροπίας μεταξύ διαφάνειας και προσπάθειας . Ενώ είναι ωραίο να είστε όσο το δυνατόν πιο ανοιχτοί και διαφανείς, πρέπει να το διαχειριστείτε αυτό στο πλαίσιο του πόσο διαθέσιμοι θα είστε πραγματικά για να είστε ανοιχτοί και διαφανείς.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις πριν από το τέλος της συνάντησης:

Τι? – Σε ποιες ακριβώς λεπτομέρειες χρειάζεται ενημέρωση ο πελάτης; Χρειάζεται να γνωρίζει κάθε μικρή λεπτομέρεια της προόδου ή μήπως έχουν σημασία μόνο οι μεγάλες εγκρίσεις;
Πότε? – Πόσο συχνά πρέπει η ομάδα σας να ενημερώνει τον πελάτη σας; Πρέπει να αναφέρει τι έχει κάνει κάθε μέρα ή απλώς να συνοψίζει τι έχει καταφέρει στο τέλος της εβδομάδας;
Ποιος; – Ποιο μέλος της ομάδας θα είναι αυτό που θα έρχεται σε επαφή με τον πελάτη; Θα υπάρχει ένα μέλος από κάθε ομάδα, σε κάθε στάδιο, ή μόνο ένας μοναδικός ανταποκριτής σε όλο το έργο;
Πώς; – Με ποια μέθοδο θα διατηρείται η επαφή μεταξύ του πελάτη και του ανταποκριτή; Μέσω τακτικής βιντεοκλήσης, email ή μέσω συνεχώς ενημερωμένου ζωντανού εγγράφου;

Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα θέματα στην ημερήσια διάταξη μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου, είναι καλύτερο να συζητηθούν ανοιχτά. Για μια μεγάλη ομάδα και μια μεγάλη ομάδα πελατών, ίσως σας φανεί πιο εύκολο να κάνετε μια ζωντανή δημοσκόπηση, προκειμένου να περιορίσετε τις επιλογές και να καθορίσετε την καλύτερη δυνατή φόρμουλα check-in.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε μερικές βέλτιστες πρακτικές για την επικοινωνία με τους πελάτες σας.

Έρευνα αποτελεσματικά με το AhaSlides

Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Με την άρτια σχεδιασμένη εναρκτήρια συνάντησή σας να περιμένει να εντυπωσιάσει μερικούς στην αίθουσα συνεδριάσεων, η τελευταία πινελιά μπορεί να είναι μια μικρή αλληλεπίδραση για να τα φέρει όλα σε πέρας.

Γνωρίζατε ότι μόνο το 29% των επιχειρήσεων αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους πελάτες τους ( Gallup ); Η αποσύνδεση αποτελεί επιδημία σε επίπεδο B2B και μπορεί να κάνει τις εναρκτήριες συναντήσεις να μοιάζουν με μια επίπεδη, ανούσια διαδικασία μέσω των τυπικοτήτων.

Η εμπλοκή των πελατών και των ομάδων σας μέσω διαδραστικών διαφανειών μπορεί πραγματικά ενίσχυση της συμμετοχής και αυξάνουν την προσοχή.

Το AhaSlides διαθέτει ένα οπλοστάσιο εργαλείων συμπεριλαμβανομένων ζωντανών δημοσκοπήσεων, διαφανειών για ερωτήσεις και απαντήσεις και καταιγισμό ιδεών, ακόμη και ζωντανά κουίζ και παιχνίδια για να πυροδοτήσετε το έργο σας με τον σωστό τρόπο.

Κάντε κλικ παρακάτω για να πάρετε ένα δωρεάν πρότυπο χωρίς λήψη για τη συνάντηση έναρξης. Αλλάξτε οτιδήποτε θέλετε και παρουσιάστε το χωρίς κόστος!

Πιάσε το Πρότυπο

Κάντε κλικ παρακάτω για να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό AhaSlides και ξεκινήστε να δημιουργείτε τις δικές σας ελκυστικές συναντήσεις μέσω διαδραστικότητας!

Δημιουργήστε το δικό σας

Ετικέτες: Επαγγελματική συνάντηση