A συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης είναι μία από τις καλύτερες μεθόδους που βοηθούν τις ομάδες υψηλών επιδόσεων να επανεξετάζουν και να βελτιώνουν την ποιότητα εργασίας καθώς και την παραγωγικότητα για να δημιουργήσουν τα καλύτερα αποτελέσματα για την επιχείρηση. Αυτό το άρθρο θα σας δώσει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για μια συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης και πώς να ανοίξετε μια συνάντηση αποτελεσματικά.
Πίνακας περιεχομένων
- #1 – What is a Strategic Management Meeting?
- #2 – The Benefits of a Strategic Management Meeting
- #3 – Who Should Attend a Strategic Management Meeting?
- #4 – How to Run an Effective Strategic Management Meeting (SMM Plan)
Τι είναι μια συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης;
Διαχείριση στρατηγικών συναντήσεων (SMM) Είναι ένα μοντέλο διαχείρισης που εστιάζει στη συνολική στρατηγική μιας εταιρείας, η οποία περιλαμβάνει τη διαχείριση διαδικασιών, τον προϋπολογισμό, την ποιότητα, τα πρότυπα και τους προμηθευτές για την αξιολόγηση της αποδοτικότητας της εργασίας και της επιχειρηματικής απόδοσης.
Αυτή η συνάντηση μπορεί να πραγματοποιείται κάθε τρίμηνο και μπορεί να χρειάζεται δεδομένα που συλλέγονται από μια συνάντηση στρατηγικής μάρκετινγκ, συνάντηση επιχειρηματικής στρατηγικής ή συνάντηση στρατηγικής πωλήσεων.
Εν ολίγοις, the purpose of strategic meetings is to find out how to most effectively use a company’s resources to meet specific goals and objectives.
Περισσότερες συμβουλές εργασίας με το AhaSlides
- Συναντήσεις στην Επιχείρηση | 10 Τύποι και βέλτιστες πρακτικές
- Οι 8 καλύτερες συμβουλές για Καλή Συνάντηση
- Συνάντηση Στρατηγικής Διαχείρισης
Αποκτήστε δωρεάν πρότυπα συσκέψεων που προκαλούν ζωηρές συνομιλίες!
Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε αυτό που θέλετε δωρεάν
🚀 Δωρεάν πρότυπα ☁️
Τα οφέλη μιας συνάντησης στρατηγικής διαχείρισης
Μια συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης όχι μόνο βοηθά τους συμμετέχοντες να είναι πιο προληπτικοί με την εργασία τους από το να φτάσουν στην ώρα τους και να προετοιμάσουν έγγραφα και ερωτήσεις που θα υποβάλουν κατά τη διάρκεια του στρατηγικού σχεδιασμού, αλλά φέρνει επίσης 5 οφέλη ως εξής:
Μείωση κόστους
Many organizations have switched to the strategic management meeting framework. The SMM plan helps companies now use low-cost (even free) tools and services to cross-analyze data between meetings to see what works, what doesn’t, and what can do well.
Αυτό βοηθά στη δαπάνη, την κατανομή και την επένδυση πόρων όσο το δυνατόν πιο συνετά και αποτελεσματικά.
Εξοικονομήστε χρόνο και ενέργεια
Ο προγραμματισμός αποτελεσματικών συναντήσεων επιτρέπει στα τμήματα ή τους συμμετέχοντες να κατανοήσουν τον σκοπό της στρατηγικής συζήτησης και τι πρέπει να προετοιμάσουν και να συνεισφέρουν.
Για παράδειγμα, ποια έγγραφα θα φέρουν, ποια στοιχεία να παρουσιάσουν και ποιες εργασίες ή λύσεις θα δοθούν μετά τη συνάντηση.
Η κατανομή των εργασιών για την προετοιμασία για τη συνάντηση εξοικονομεί πολύ χρόνο και προσπάθεια, καθώς δεν γίνεται φασαρία ή κριτική για το ποιος φταίει, αλλά ξεχνά τον σκοπό της συνάντησης.
Ενισχύστε τη διαπραγματευτική δύναμη
During the meeting, arguments or disagreements will not be avoided. However, this boosts team members’ negotiating power by having to discuss and figure out the best solution to solve problems for customers and businesses. You might be surprised to find an excellent negotiator on your team!
Διαχείριση κινδύνων
Κανείς δεν θέλει να παρευρεθεί σε μια συνάντηση που θα ακυρωθεί στη μέση, επειδή δεν υπάρχουν δεδομένα ή επίλυση προβλημάτων.
Επομένως, μια συνάντηση παρακολούθησης σημαίνει ότι όλοι πρέπει να σχεδιάσουν, να συλλέξουν και να παραδώσουν δεδομένα από προηγούμενες συναντήσεις, να αναλύσουν αυτά τα δεδομένα και να βοηθήσουν στη μετατροπή αυτής της ανάλυσης σε επόμενα βήματα που μπορούν να υλοποιηθούν. Αυτές οι δραστηριότητες φροντίζουν να διαχειρίζονται καλύτερα τους κινδύνους. Ή ακόμα και να κάνετε τη συνάντηση πιο παραγωγική ή πιο στοχευμένη από την προηγούμενη.
Παρακολουθήστε προσεκτικά τους προϋπολογισμούς και τους πόρους
Η διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων ομάδας θα είναι σε θέση να παρακολουθεί και να προσαρμόζει τους πόρους και να λαμβάνει ενημερωμένες αποφάσεις για τον προϋπολογισμό. Οι συναντήσεις αναθεώρησης στρατηγικής θα βοηθήσουν στην επισήμανση τμημάτων ή προγραμμάτων που μπορεί να χρειάζονται πρόσθετη χρηματοδότηση για να είναι επιτυχή. Είναι επίσης ένα καλό μέρος για να δείτε εάν πρέπει να αυξήσετε/μειώσετε τον προϋπολογισμό σας ή το εργατικό δυναμικό σας.
Ποιος πρέπει να παραστεί σε μια συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης;
Τα άτομα που θα πρέπει να εμφανιστούν στη συνάντηση θα είναι οι ανώτεροι όπως π.χ the CEO (Managing Director, Executive Director, City Manager, etc.) and the project’s direct manager.
Οι βασικοί παίκτες πρέπει να έχουν λόγο στον προγραμματισμό, αλλά δεν είναι όλοι κυριολεκτικά στο τραπέζι.
Πάρα πολλά άτομα στο δωμάτιο μπορεί να οδηγήσουν σε άγχος, χάος και σύγχυση. Εάν έχετε πολλά άτομα που θέλουν να συμμετάσχουν σε αυτήν τη διαδικασία, συμπεριλάβετέ τα με τρόπο όπως η συλλογή απόψεων εργαζομένων μέσω ερευνών και η χρέωση κάποιου στη σύσκεψη για να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα δεδομένα έρχονται στο τραπέζι και θεωρούνται μέρος της διαδικασίας.
Πώς να Διεξάγετε μια Συνάντηση Αποτελεσματικής Στρατηγικής Διαχείρισης (Σχέδιο SMM)
Βεβαιωθείτε ότι οι συναντήσεις στρατηγικής διαχείρισης σας είναι ελκυστικές και παραγωγικές ξεκινούν με σωστό προγραμματισμό. Με αυτά τα βήματα
Προετοιμασία Συνάντησης
Θυμηθείτε να ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης με 4 βήματα:
- Προγραμματίστε μια ώρα και συλλέξτε τα απαραίτητα δεδομένα/αναφορά
Προγραμματίστε και φροντίστε να προσκαλέσετε όλους τους ηγέτες και τους βασικούς υπαλλήλους που απαιτείται να παρευρεθούν σε αυτή τη συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα στην αίθουσα είναι άτομα που μπορούν να συμμετέχουν ενεργά στη συνάντηση.
At the same time, collect the necessary data, and reports, update status indicators, and even questions to be answered in the meeting. Make sure submissions aren’t too close to the meeting date so everyone can go through the most recent data and write an analysis on emerging trends or issues.
- Πρότυπο σχεδίου ατζέντας
Μια ατζέντα βοηθά εσάς και τους συμμετέχοντες να παραμείνετε σε καλό δρόμο. Οι ιδέες της ατζέντας της συνάντησης θα εξασφαλίσουν απαντήσεις στις ερωτήσεις:
- Γιατί κάνουμε αυτή τη συνάντηση;
- Τι πρέπει να κάνουμε όταν τελειώσει η συνάντηση;
- Ποια είναι τα επόμενα βήματα που πρέπει να κάνουμε;
Θυμηθείτε ότι α Η ατζέντα συνάντησης στρατηγικής διαχείρισης μπορεί να είναι σαν μια ανασκόπηση στόχων, μέτρων και πρωτοβουλιών, επικύρωση της στρατηγικής και συνέχιση της τρέχουσας στρατηγικής κατεύθυνσης και έργων.
Ακολουθεί ένα δείγμα ατζέντας:
- 9.00 AM – 9.30 AM: Overview of the purpose of the meeting
- 9.30 AM – 11.00 AM: Re-evaluate the whole process
- 1.00 PM – 3.00 PM: Departments and Leaders Updates
- 3.00 – 4.00 PM: Outstanding Issues
- 4.00 PM – 5.00 PM: Solutions Given
- 5.00 PM – 6.00 PM: Actions Plan
- 6.00 PM – 6.30 PM: QnA Session
- 6.30 PM – 7.00 PM: Wrap-up
- Ορίστε τους βασικούς κανόνες
Μπορείτε να ορίσετε κανόνες για να προετοιμαστούν όλοι πριν από τη συνάντηση.
Για παράδειγμα, εάν δεν μπορούν να παρευρεθούν, πρέπει να στείλουν έναν βοηθό.
Ή οι παρευρισκόμενοι πρέπει να τηρούν την τάξη, να σέβονται τον ομιλητή, να μην διακόπτουν (κ.λπ.)
- Μηνιαία Χρέωση Συναντήσεις όλων των χεριών
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένα συνέδριο στρατηγικής διαχείρισης είναι ένα μεγάλο γεγονός, που συνήθως πραγματοποιείται κάθε τρίμηνο. Έτσι, εάν θέλετε το προσωπικό σας να εξοικειωθεί με αυτήν την πρακτική και να είναι όσο το δυνατόν πιο προετοιμασμένο. Πρέπει να αναθεωρήσετε τη σύσκεψη και να οργανώσετε μηνιαίες συνεδριάσεις για να ενημερώνετε το προσωπικό με τυχόν νέες ανακοινώσεις που δεν είναι κατάλληλες για email και να θέσετε εταιρικούς στόχους και να παρακολουθείτε την πρόοδο προς τους υπάρχοντες.
Εάν μια συνάντηση όλων των χεριών θα βοηθήσει το προσωπικό να εξοικειωθεί και να προετοιμάσει δεδομένα για τη στρατηγική διαχείριση τότε μια εναρκτήρια συνάντηση έργου είναι η πρώτη συνάντηση μεταξύ του πελάτη που παρήγγειλε ένα έργο και της εταιρείας που θα το φέρει στη ζωή. Αυτή η συνάντηση θα χρειαστεί μόνο βασικούς παράγοντες για να συζητήσουν τα θεμέλια του έργου, τον σκοπό του και τους στόχους του.
Η συνάντηση
- Καθορίστε τον σκοπό της συνάντησης και τα επιθυμητά αποτελέσματα
A strategic planning meeting can completely go wrong if it is held without giving everyone defined goals and demanding outputs. That’s why the first step is to define a clear, tangible goal for the meeting.
Μερικά παραδείγματα ξεκάθαρων στόχων:
- Μια στρατηγική στα social media για να προσεγγίσετε ένα νεότερο κοινό.
- Ένα σχέδιο για την ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος, μιας νέας δυνατότητας.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα θέματα συνάντησης στρατηγικής διαχείρισης ως μέρος των στόχων σας, όπως η ανάπτυξη της επιχείρησης το δεύτερο εξάμηνο του έτους.
Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι με τον στόχο σας. Με αυτόν τον τρόπο, είναι ευκολότερο για όλους να συνεχίσουν να εργάζονται και να παίρνουν τις σωστές αποφάσεις.
- Σπάω τον πάγο
Με την αλλαγή του τρόπου εργασίας μετά από δύο χρόνια της πανδημίας, οι εταιρείες πρέπει να είναι πάντα έτοιμες με εικονικές συναντήσεις και παραδοσιακές συναντήσεις σε συνδυασμό. Οι άνθρωποι που επικοινωνούν μέσω οθονών υπολογιστή ενώ άλλοι κάθονται στο γραφείο μερικές φορές κάνουν τους συναδέλφους σας να αισθάνονται λιγότερο ενθουσιασμένοι και αποκομμένοι.
Επομένως, χρειάζεστε α συνάντηση της ομάδας με παγοθραυστικά και δραστηριότητες σύνδεσης στην αρχή της συνάντησης για να ζεστάνει την ατμόσφαιρα.
- Κάντε τη συνάντηση διαδραστική
Η πλήρης επένδυση της ομάδας σας στη συνεδρία στρατηγικής απαιτεί την ενίσχυση της πραγματικής διαδραστικότητας. Αντί για μεμονωμένες παρουσιάσεις, δοκιμάστε να χωρίσετε σε επιμέρους τμήματα όπου διαφορετικά τμήματα μπορούν να βρουν λύσεις σε πρόσφατα εμπόδια.
Assign each group a challenge your company is facing. Then, let their creativity run wild – whether through παιχνίδια συγκρότησης ομάδας, γρήγορες δημοσκοπήσεις ή στοχαστικές ερωτήσεις συζήτησης. Αυτή η κοινή χρήση προοπτικών σε μορφή χαμηλότερης πίεσης μπορεί να προκαλέσει απροσδόκητες πληροφορίες.
Κατά την εκ νέου σύγκληση, ζητήστε δομημένη αλλά ανοιχτή ανατροφοδότηση από κάθε διάσπαση. Υπενθυμίστε σε όλους ότι δεν υπάρχουν «λανθασμένες» ιδέες σε αυτό το στάδιο. Ο στόχος σας είναι να κατανοήσετε όλες τις προοπτικές για να ξεπεράσετε τελικά τα εμπόδια μαζί.
- Προσδιορίστε πιθανές προκλήσεις
Τι θα συμβεί εάν η συνάντηση υπερβεί τον καθορισμένο χρόνο; Τι γίνεται αν η ηγετική ομάδα πρέπει να απουσιάζει για να αντιμετωπίσει άλλα απροσδόκητα ζητήματα; Αν όλοι είναι απασχολημένοι κατηγορώντας τους άλλους και δεν παίρνουν τα επιθυμητά αποτελέσματα;
Παρακαλούμε απαριθμήστε όλους τους πιθανούς κινδύνους με λύσεις για καλή προετοιμασία!
Για παράδειγμα, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης για συγκεκριμένα θέματα ατζέντας ή παρουσιάσεις.
- Χρήση διαδικτυακών εργαλείων
Η χρήση εικόνων και εργαλείων είναι απαραίτητη σήμερα σε μια συνάντηση, εάν θέλετε να μεταδώσετε ιδέες εύκολα και γρήγορα. Οι αναφορές και τα στατιστικά στοιχεία θα παρουσιάζονται επίσης οπτικά και είναι εύκολα κατανοητά χάρη σε αυτά τα εργαλεία. Επίσης, ενθαρρύνει τους ανθρώπους να παρέχουν πληροφορίες και σας βοηθά να λαμβάνετε γρήγορες αποφάσεις λαμβάνοντας σχόλια σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να βρείτε δωρεάν εργαλεία και παρόχους προτύπων όπως το AhaSlide, το Miro και το Google Slide.
Για παράδειγμα, Χρήση Διαδραστικές Παρουσιάσεις και εργαλεία όπως δημοσκοπήσεις και έρευνες για τη δημιουργία δημιουργικών ιδεών και την προβολή τους σε πραγματικό χρόνο.
- Ολοκλήρωση με τη μορφή Συνάντησης Δημαρχείου
Let’s wrap up the meeting with a Q&A session in Tμορφή Συνάντησης Αίθουσας.
Participants can raise the questions they want and get instant answers from leaders. It proves that leaders are not just faceless decision-makers, but are thoughtful thinkers who not only put the company’s interests first but also think about the interests of their employees.
- Συμβουλές για τη διευκόλυνση μιας συνάντησης στρατηγικής διαχείρισης
Εκτός από τα παραπάνω βήματα, ακολουθούν μερικές μικρές σημειώσεις που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα μια συνεδρία στρατηγικού σχεδιασμού:
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι συμμετέχουν στη συζήτηση.
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι ακούν ενεργά.
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι εφαρμόζουν τις δεξιότητές τους στην ομαδική εργασία.
- Εργαστείτε για να περιορίσετε τις επιλογές όσο το δυνατόν λιγότερο.
- Don’t be afraid to call for a vote to see the level of opinion and consensus.
- Να είσαι δημιουργικός! Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι μια στιγμή για να εξερευνήσετε τη δημιουργικότητα και να δείτε τις αντιδράσεις και τις λύσεις σε καταστάσεις ολόκληρης της ομάδας.
Συνοψίζοντας
Για να εκτελέσετε μια επιτυχημένη συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης. Πρέπει να προετοιμαστείτε καλά κάθε βήμα από άτομα, έγγραφα, δεδομένα και εργαλεία. Δώστε μια ατζέντα και τηρήστε την, ώστε οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν τι πρόκειται να κάνουν και ποιες εργασίες θα τους ανατεθούν.
Το AhaSlide ελπίζει να παρέχει όλες τις απαντήσεις στις ερωτήσεις σας σχετικά με το πώς να διευθύνετε μια συνεδρία στρατηγικού σχεδιασμού. Ελπίζουμε να απολαμβάνετε τις συμβουλές και τις τεχνικές βοήθειας που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο για να διατηρείτε τις συναντήσεις στρατηγικής διαχείρισης και τις ομαδικές δραστηριότητες ενεργές και παραγωγικές είτε εκτός σύνδεσης είτε στο διαδίκτυο.
Συχνές Ερωτήσεις
Ποιες είναι οι 5 έννοιες της στρατηγικής διαχείρισης;
Οι πέντε έννοιες της στρατηγικής διαχείρισης είναι η περιβαλλοντική σάρωση, η διαμόρφωση στρατηγικής, η εφαρμογή στρατηγικής, η αξιολόγηση και ο έλεγχος και η στρατηγική ηγεσία, όπως η παροχή καθοδήγησης και επίβλεψης μέσω βασικών δραστηριοτήτων.
Τι συζητάτε σε μια συνάντηση στρατηγικής;
Η ατζέντα σε μια συνάντηση στρατηγικής θα ποικίλλει ανάλογα με τον οργανισμό και τον κλάδο, αλλά συνήθως επικεντρώνεται στην κατανόηση του τοπίου και στη συμφωνία για τη στρατηγική κατεύθυνση.
Τι είναι μια συνάντηση στρατηγικής;
Μια συνάντηση στρατηγικής, ή στρατηγική συνάντηση, είναι μια συγκέντρωση στελεχών, διευθυντικών στελεχών και άλλων βασικών ενδιαφερομένων σε έναν οργανισμό για να συζητηθεί ο στρατηγικός σχεδιασμός και η κατεύθυνση.
