Time Boxing Technique – Οδηγός χρήσης το 2024

Τεχνική του Time boxing, γιατί όχι?

Στη σύγχρονη ζωή, οι άνθρωποι λιμοκτονούν για χρόνο. Η παραγωγικότητα με αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι ο κανόνας για την επιτυχία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι προτιμούν εφαρμογές, παντοπωλεία, κόλπα ζωής... για να κάνουν τη ζωή και την εργασία τους ευκολότερες. Μεταξύ των πρόσφατα ψηφισμένων... Τα 100 καλύτερα hacks παραγωγικότητας Σε έρευνα, το Timeboxing, το οποίο περιλαμβάνει τη μεταφορά λιστών υποχρεώσεων σε ημερολόγια, κατατάχθηκε ως το πιο πρακτικό κόλπο. Επιπλέον, το timeboxing είναι επίσης μια από τις αγαπημένες μεθόδους διαχείρισης χρόνου του Elon Musk.

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την εξερεύνηση της τεχνικής του time boxing και πώς να την κάνετε; Ας βουτήξουμε στο θέμα.

• Επισκόπηση
• Τι είναι η τεχνική του time boxing;
• Πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνική του time boxing;
• Ποια είναι τα οφέλη του timeboxing;
• Πώς να κάνετε την τεχνική του time boxing;
• Τεχνική Time Boxing – Οι Ανταμοιβές
• Η κατώτατη γραμμή

Περισσότερες συμβουλές αφοσίωσης με το AhaSlides

• Κορυφή Δεξιότητες απασχολησιμότητας
• Σημασία της ομαδικής εργασίας
• Παραδείγματα Διαπροσωπικών Δεξιοτήτων

Επισκόπηση

Τι είναι η τεχνική του Timeboxing;

Για να ορίσουμε τον όρο «χρονική πυγμαχία», ας επιστρέψουμε στη λίστα υποχρεώσεων. Η λίστα υποχρεώσεων αποτελεί μια από τις καλύτερες τεχνικές για την παραγωγική κατανομή της εργασίας σας εδώ και δεκαετίες. Οι άνθρωποι βάζουν στη λίστα υποχρεώσεων όποια εργασία κι αν είναι, από απλή έως δύσκολη. Η εποικοδομητική συμπλήρωση της λίστας υποχρεώσεων απαιτεί πειθαρχία. Επομένως, οι άνθρωποι χρειάζονται ένα νέο σύνολο εργαλείων που μπορεί να τους βοηθήσει να δεσμευτούν και να ορίσουν χρόνο για προτεραιότητες ή επείγουσες εργασίες και να αποφύγουν την αναβλητικότητα.

Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι σταδιακά μεταφράζουν και προγραμματίζουν λίστες υποχρεώσεων σε οπτικά συστήματα ημερολογίου με καθορισμένη ώρα και τοποθεσία. Ο όρος timeboxing εμφανίστηκε, για την ιστορία, εισήχθη για πρώτη φορά από τον James Martin ως ευέλικτη διαχείριση έργου. Το Timeboxing είναι μια χρήσιμη τεχνική διαχείρισης χρόνου που μπορεί να σας βοηθήσει να τηρήσετε το σχέδιο, να τηρήσετε τις προθεσμίες και να αξιολογήσετε τα αποτελέσματα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Time Boxing;

Η χρήση του time boxing είναι μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης εργασιών, την οποία μπορείτε να αξιοποιήσετε σε όλες τις πτυχές της ζωής, της μελέτης και της εργασίας. Συνήθως, το timeboxing χρησιμοποιείται στην ευέλικτη διαχείριση, τη μελέτη και τη διατήρηση της συνήθειας.

#1. Timeboxing για ευέλικτη διαχείριση

Το Timeboxing είναι μια απλή και ισχυρή τεχνική που υιοθετείται στο Agile Management, μία από τις βασικές πρακτικές του DSDM, για τον επιτυχή έλεγχο και τη διαχείριση έργων και την τήρηση του αυστηρού χρονοδιαγράμματος κάθε συμβάντος. Οι υπεύθυνοι έργων ορίζουν ένα χρονοδιάγραμμα, κυριολεκτικά, μια καθορισμένη χρονική περίοδο για κάθε εργασία που παραδίδεται.

Το χρονικό πλαίσιο του καθημερινού scrum θα είναι διαφορετικό από το χρονικό πλαίσιο των αναδρομικών ή το χρονικό πλαίσιο του sprint, ή το χρονικό πλαίσιο της έναρξης κ.λπ.... Για παράδειγμα, το χρονικό πλαίσιο του καθημερινού scrum συνήθως ορίζεται εντός 15 λεπτών την ημέρα για γρήγορες ενημερώσεις της ομάδας. Επιπλέον, οι αναδρομικές αναδρομές των sprint ορίζουν ένα χρονικό όριο τριών ωρών για ένα sprint ενός μήνα για την ομαδική επιθεώρηση της προόδου και της βελτίωσης του έργου.

#2. Timeboxing για μελέτη

Ένα χρονοδιάγραμμα για τις καθημερινές σας εργασίες μάθησης και έρευνας είναι σημαντικό για τους μαθητές ή τους ερευνητές να κερδίσουν τα καλύτερα επιτεύγματα. Μπορείτε να αποκλείσετε μια συγκεκριμένη ώρα στο ημερολόγιό σας για να ελέγξετε την πρόοδό σας. Για παράδειγμα, ορίστε ένα χρονικό διάλειμμα 5 λεπτών μετά από κάθε 45 λεπτά μελέτης. Ή να ορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο 1 ώρας για την εκμάθηση μιας νέας γλώσσας με έναρξη ανάγνωσης, γραφής, ομιλίας ή ακρόασης.

#3. Timeboxing για την καθημερινή ζωή

Η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι προσπαθούν να επιτύχουν και η διατήρηση καλών συνηθειών, όπως η άσκηση ή η ανάγνωση ενός βιβλίου, φαίνεται πιο δύσκολη, καθώς οι άνθρωποι έχουν γεμάτα τα χέρια τους με διαφορετικά θέματα. Ωστόσο, με αυστηρή εκπαίδευση στο timebox, μια καλή συνήθεια είναι δυνατή. Για παράδειγμα, αν ακολουθήσετε μια τεχνική timeboxing, αφιερώνοντας 30 λεπτά στις 21:30 κάθε μέρα για να διαλογιστείτε στο σπίτι πριν πάτε για ύπνο, θα σας βοηθήσει να εκτονώσετε την πίεσή σας και να καθαρίσετε το μυαλό σας.

Ποια είναι τα οφέλη της Τεχνικής Time Boxing;

Υπάρχουν πέντε οφέλη της τεχνικής του Time boxing που μπορείτε να δείτε προφανώς.

#1. Βοηθώντας σας να παραμείνετε συγκεντρωμένοι

Ναι, το τεράστιο όφελος του timeboxing είναι ότι σας κρατάει συγκεντρωμένους στο να είστε επικεντρωμένοι στο να επιδιώκετε τα αποτελέσματα και να αποφεύγετε τους περισπασμούς. Με τη διαχείριση του timebox, έχετε περιορισμένο χρόνο για να εργαστείτε στην εργασία σας, επομένως έχετε κίνητρο να ολοκληρώσετε το καθήκον σας εγκαίρως. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Τεχνική Pomodoro για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά αυτήν την τεχνική. Αυτή είναι επίσης μια τακτική διαχείρισης χρόνου που συνεπάγεται εργασία σε χρονομετρημένα τμήματα ακολουθούμενη από ένα σύντομο διάλειμμα. Τα 25 λεπτά δεν φαίνονται πολλά, αλλά αν δεν αφήσετε τη διακοπή σας να σας αποσπάσει την προσοχή, θα εκπλαγείτε με το πόσα πολλά μπορείτε να πετύχετε σε αυτό το χρονικό διάστημα.

#2. Έλεγχος του χρόνου σας

Υπάρχουν 24 ώρες την ημέρα και μόνο εσείς αποφασίζετε πώς να το χρησιμοποιήσετε έξυπνα. Με τις τεχνικές timeboxing, σας δίνεται η ευκαιρία να διαθέσετε προληπτικά τον χρόνο που δίνεται σε κάθε εργασία μόνοι σας. Θα νιώσετε ότι ελέγχετε τον χρόνο σας ξεκάθαρα όταν ξεκινάτε και τελειώνετε την εργασία και πηγαίνετε σε άλλη εγκαίρως.

#3. Ενίσχυση της παραγωγικότητας

Σίγουρα, το timeboxing βοηθά στη βελτίωση της ποιότητας της εργασίας. Το μυστικό της παραγωγικότητας είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να επιτύχουν έναν στόχο με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στο συντομότερο χρόνο και με περιορισμένους πόρους. Η εφαρμογή πειθαρχημένου timeboxing μπορεί να μας απαλλάξει από τον νόμο του Πάρκινσον θέτοντας ένα εύλογο, περιορισμένο χρονικό όριο για μια εργασία και τηρώντας το. Τα πλεονεκτήματα οποιασδήποτε αποτελεσματικότητας ή τεχνικής διαχείρισης εργασιών είναι δύσκολο να αντιμετωπιστούν με ακρίβεια, αλλά είναι αναμφισβήτητα σημαντικά.

#4. Ενίσχυση κινήτρων

Μόλις είστε συνεπείς με τον έλεγχο και τη μετρήσιμη επιτυχία σας, θα το βρείτε εξαιρετικά ευχάριστο και ακόμη και εθιστικό. Μετά την ανασκόπηση της όλης διαδικασίας, έχετε συνειδητοποιήσει καλύτερα πώς θα πρέπει να κατανεμηθεί ο χρόνος σε κάθε εργασία, αυτό θα σας παρακινήσει να αποδώσετε καλύτερα την επόμενη φορά και επίσης θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πιο κατάλληλη προσέγγιση για το επερχόμενο έργο. Εφόσον καταλαβαίνετε γιατί δεν καταφέρατε να κάνετε μια εργασία που έπρεπε, ξέρετε τι πρέπει να βελτιώσετε.

Πώς να κάνετε την τεχνική του Time Boxing;

Αφού μάθαμε την τεχνική του Time Boxing, ας μάθουμε πώς να δημιουργήσουμε το δικό μας timeboxing για το επερχόμενο έργο ή τις καθημερινές σας δραστηριότητες στα ακόλουθα πέντε βήματα:

# 1.  Επιλέξτε ένα σύστημα ή μια εφαρμογή που θα σας βοηθήσει στο timeboxing

Στο πρώτο βήμα, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα κατάλληλο εργαλείο για την εφαρμογή της τεχνικής timeboxing. Τα εργαλεία timeboxing μπορεί να είναι εφαρμογές timeboxing που σας παρέχουν ολοκληρωμένες οδηγίες για το πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο, να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο διαχείρισης χρόνου, να ορίσετε τις εργασίες σας... ή απλώς ένα ημερολόγιο φορητού υπολογιστή.

#2. Καθορισμός της λίστας υποχρεώσεών σας

Μην ξεχάσετε να ξεκινήσετε το timebox σας με μια λίστα με όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε, από ασήμαντες έως πολύ σημαντικές. Ανάλογα με τις προτεραιότητές σας, χωρίστε τις εκκρεμότητές σας με διαφορετικές ετικέτες ή κατηγοριοποιήστε παρόμοιες εργασίες μαζί, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα. Έτσι, πιθανότατα αποφεύγετε την χρονοβόρα διαδικασία, εστιάζοντας ξανά την προσοχή σας σε μια νέα εργασία μιας εντελώς διαφορετικής κατηγορίας.

#3. Ρύθμιση χρονικού πλαισίου

Στο timeboxing, η έννοια του timeboxing είναι ένα απαραίτητο βήμα για να ολοκληρωθεί η εργασία εγκαίρως. Για την ιστορία, ονομάζεται επίσης time blocking, που είναι απλώς η δέσμευση χρόνου για συγκεκριμένες εργασίες σε κάθε μπλοκ της ημέρας σας. Πάρτε για παράδειγμα τη συνάντηση βελτίωσης του Backlog, δεν απαιτείται να ορίσετε ένα επίσημο χρονοδιάγραμμα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι ο επικεφαλής της ομάδας δεν το παίρνει στα σοβαρά. Οι συναντήσεις βελτίωσης του Timebox Backlog μπορούν να διασφαλίσουν ότι όλα τα μέλη της ομάδας συνεργάζονται και συμμετέχουν συνεχώς.

Για παράδειγμα,

• Έναρξη χρονικού πλαισίου 10 λεπτών για την έναρξη και την εισαγωγή
• Αποκλεισμός χρονικού πλαισίου διάρκειας 15 λεπτών ή περισσότερων ανά αντικείμενο του Backlog προϊόντος που πρόκειται να εξεταστεί
• Τελικό χρονικό πλαίσιο 5 λεπτών για περίληψη

#4. Ρύθμιση χρονοδιακόπτη

Ενώ η προσθήκη μπλοκ στο ημερολόγιό σας μπορεί να σας βοηθήσει να έχετε μια καλύτερη συνολική εικόνα, δεν θα σας βοηθήσει αυτόματα να κάνετε περισσότερα σε λιγότερες ώρες. Ο ορισμός ενός χρονοδιακόπτη στον φορητό υπολογιστή σας αφού έχετε ορίσει μια ώρα σε κάθε εργασία. Ο ορισμός ενός χρονοδιακόπτη και ο ορισμός μιας προθεσμίας για κάθε πλαίσιο, από την άλλη πλευρά, θα είναι εξαιρετικά ωφέλιμος. Αυτό θα σας ενημερώνει για το πρόγραμμα κατά το οποίο ξεκινάτε να εργάζεστε και πότε θα πρέπει να συνεχίσετε να προχωράτε στην επόμενη εργασία. Ο καθορισμός χρόνου για κάθε εργασία θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι δεν θα μείνουν άλλα έργα ημιτελή.

#5. Επιμείνετε στο ημερολόγιό σας

Υπάρχει μια στιγμή που μπορεί να αντιμετωπίσετε δυσκολίες στην έναρξη μιας νέας εργασίας. Αλλά μην αφήσετε τον εαυτό σας να τα παρατήσει και προσπαθήστε να επιμείνετε στον αρχικό σας σχεδιασμό. Μέχρι να χτυπήσει το χρονόμετρο, οπότε μπορείτε να επανεξετάσετε και να αναλύσετε τα αποτελέσματά σας και να κάνετε αλλαγές για την επόμενη φορά. Το κλειδί σε αυτήν την τεχνική είναι να πιστεύετε στον αρχικό σας σχεδιασμό και να αποφεύγετε να τον αλλάζετε όσο το δυνατόν περισσότερο κατά την επεξεργασία. Εάν πρόκειται να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, κάντε το απευθείας στο ημερολόγιο, ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε την πρόοδό σας στο τέλος της ημέρας.

7 Συμβουλές για να κυριαρχήσετε στο Timeboxing για καλύτερα αποτελέσματα.

#1. Κατανείμετε το χρονικό φραγμό εύλογα

#2. Μην επιτρέπετε καμία διακοπή

#3. Προσθέστε λίγο buffer

#4. Ενημερώστε τι πραγματικά συνέβη

#5. Μην το παρακάνετε

#6. Δώστε στον εαυτό σας ένα διάλειμμα

#7. Αξιολογήστε την πρόοδο συχνά

Τεχνική Time Boxing – Οι Ανταμοιβές

Τώρα που έχετε τον τρόπο σας να ολοκληρώσετε την εργασία σας έγκαιρα και να κερδίζετε επιτεύγματα κάθε μέρα, είναι καιρός να συγχαρείτε αυτό που προσπαθείτε με συνέπεια τόσο καιρό. Το να κάνετε ένα μικρό δώρο στον εαυτό σας, όπως ένα διάλειμμα, διακοπές έξω από την πεπατημένη, να αγοράσετε νέα ρούχα ή να απολαύσετε τον χρόνο μου στο σπίτι είναι ένας καλός τρόπος για να σας ενθαρρύνει να εργαστείτε σκληρότερα και να συνεχίσετε να ακολουθείτε τις αρχές και τις πειθαρχίες σας, και φυσικά, νέο ημερολόγιο timeboxing.

Συμβουλές: Αν χρειάζεται να αποφασίζετε γρήγορα την ανταμοιβή σας κάθε φορά που επιτυγχάνετε τον στόχο σας, ας περιστρέψουμε το Τροχός περιστροφής βραβείων για τη διασκέδαση.

Επιβράβευση επιτεύγματος Timeboxing AhaSlides περιστρεφόμενος τροχός.

Η κατώτατη γραμμή

Είναι κατανοητό ότι το Harvard Business Review αναγνώρισε Τεχνική του Time boxing ως μία από τις πιο ισχυρές μεθόδους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Μπορεί να το έχετε ακούσει χιλιάδες φορές στο παρελθόν: δούλεψε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά. Ο κόσμος αλλάζει τόσο γρήγορα, το ίδιο κι εσείς. Βελτιώνοντας τον εαυτό σου αλλιώς θα μείνεις πίσω. Το να μάθετε πώς να σας κάνει να γίνετε ένα άτομο υψηλής παραγωγικότητας είναι απαραίτητο για μια καλύτερη ζωή.

Υπάρχουν επίσης πολλά lifehacks που μπορείτε να μάθετε εκτός από την τεχνική του time boxing. Για παράδειγμα: Χρησιμοποιώντας λογισμικό παρουσιάσεων για να εκτελέσετε την εργασία σας πιο εντυπωσιακά και να προχωρήσετε ένα βήμα μπροστά από την καριέρα σας. AhaSlides είναι το απόλυτο εργαλείο ζωντανών παρουσιάσεων για εκπαιδευτικούς, επαγγελματίες, μαθητές και επιχειρηματίες... το οποίο σίγουρα αντιμετωπίζει τα προβλήματά σας πιο γρήγορα, πιο αποτελεσματικά και πιο αποδοτικά.