Time Boxing Technique – Οδηγός χρήσης το 2024

Τεχνική του Time boxing, γιατί όχι?

In modern life, people are time-starved. Becoming productive under effective time management is the rule to get success. It is why people prefer apps, convenient stores, lifehacks… to make life and work become easier. Among the recently voted Τα 100 καλύτερα hacks παραγωγικότητας survey, Timeboxing, which involves moving to-do lists into calendars, was ranked the most practical hack. Plus, timeboxing is also one of Elon Musk’s favorite methods of time management.

Ready to get started exploring time boxing technique and how to make it? Let’s dive in.

• Επισκόπηση
• Τι είναι η τεχνική του time boxing;
• Πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνική του time boxing;
• Ποια είναι τα οφέλη του timeboxing;
• Πώς να κάνετε την τεχνική του time boxing;
• Time Boxing Technique – The Rewards
• Η κατώτατη γραμμή

Περισσότερες συμβουλές αφοσίωσης με το AhaSlides

• Κορυφή Δεξιότητες απασχολησιμότητας
• Σημασία της ομαδικής εργασίας
• Παραδείγματα Διαπροσωπικών Δεξιοτήτων

Επισκόπηση

What Is Timeboxing Technique?

To define the term time boxing, let’s back to the to-do-list. The to-do list has been one of the best techniques to allocate your work productively for decades. People put whatever the task is from simple to difficult into the to-do list. Completing the to-do list constructively needs discipline. Therefore, people need a new toolkit that can help people engage and commit to a time setting for priorities, or urgent tasks and avoid procrastination.

Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι σταδιακά μεταφράζουν και προγραμματίζουν λίστες υποχρεώσεων σε οπτικά συστήματα ημερολογίου με καθορισμένη ώρα και τοποθεσία. Ο όρος timeboxing εμφανίστηκε, για την ιστορία, εισήχθη για πρώτη φορά από τον James Martin ως ευέλικτη διαχείριση έργου. Το Timeboxing είναι μια χρήσιμη τεχνική διαχείρισης χρόνου που μπορεί να σας βοηθήσει να τηρήσετε το σχέδιο, να τηρήσετε τις προθεσμίες και να αξιολογήσετε τα αποτελέσματα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Time Boxing;

Η χρήση του time boxing είναι μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης εργασιών, την οποία μπορείτε να αξιοποιήσετε σε όλες τις πτυχές της ζωής, της μελέτης και της εργασίας. Συνήθως, το timeboxing χρησιμοποιείται στην ευέλικτη διαχείριση, τη μελέτη και τη διατήρηση της συνήθειας.

#1. Timeboxing για ευέλικτη διαχείριση

Timeboxing is a simple and powerful technique adopted in agile management, one of DSDM’s key practices, to control and handle projects successfully and follow the strict time framework of every event. Project leaders allocate a timebox, literally, a fixed time period for each task delivered.

The timebox of the daily scrum will be different from the timebox of retrospectives or time box of the sprint, or the timebox of kick-off and etc… For example, the daily scrum timebox is usually set within 15 minutes per day for quick team updates. Moreover, sprint retrospectives set a timebox of a three-hour time limit for a one-month sprint for team inspection of project progress and improvement.

#2. Timeboxing για μελέτη

Ένα χρονοδιάγραμμα για τις καθημερινές σας εργασίες μάθησης και έρευνας είναι σημαντικό για τους μαθητές ή τους ερευνητές να κερδίσουν τα καλύτερα επιτεύγματα. Μπορείτε να αποκλείσετε μια συγκεκριμένη ώρα στο ημερολόγιό σας για να ελέγξετε την πρόοδό σας. Για παράδειγμα, ορίστε ένα χρονικό διάλειμμα 5 λεπτών μετά από κάθε 45 λεπτά μελέτης. Ή να ορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο 1 ώρας για την εκμάθηση μιας νέας γλώσσας με έναρξη ανάγνωσης, γραφής, ομιλίας ή ακρόασης.

#3. Timeboxing για την καθημερινή ζωή

Η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι προσπαθούν να επιτύχουν και η διατήρηση καλών συνηθειών, όπως η άσκηση ή η ανάγνωση ενός βιβλίου, φαίνεται πιο δύσκολη, καθώς οι άνθρωποι έχουν γεμάτα τα χέρια τους με διαφορετικά θέματα. Ωστόσο, με αυστηρή εκπαίδευση στο timebox, μια καλή συνήθεια είναι δυνατή. Για παράδειγμα, αν ακολουθήσετε μια τεχνική timeboxing, αφιερώνοντας 30 λεπτά στις 21:30 κάθε μέρα για να διαλογιστείτε στο σπίτι πριν πάτε για ύπνο, θα σας βοηθήσει να εκτονώσετε την πίεσή σας και να καθαρίσετε το μυαλό σας.

Ποια είναι τα οφέλη της Τεχνικής Time Boxing;

Υπάρχουν πέντε οφέλη της τεχνικής του Time boxing που μπορείτε να δείτε προφανώς.

#1. Βοηθώντας σας να παραμείνετε συγκεντρωμένοι

Yes, the huge benefit of timeboxing is to keep you focused on being result-driven and avoiding distractions. With timebox management, you have time limited to work on your task, so you are motivated to finish your duty on time. You can also use the Pomodoro Technique to manage this technique effectively. This is also a time management tactic that implies working for timed divisions followed by a short break. 25 minutes seems nothing big, but if you don’t allow your interruption to take your eyes off the ball, you’ll be astonished at how much you can achieve in this period of time.

#2. Έλεγχος του χρόνου σας

Υπάρχουν 24 ώρες την ημέρα και μόνο εσείς αποφασίζετε πώς να το χρησιμοποιήσετε έξυπνα. Με τις τεχνικές timeboxing, σας δίνεται η ευκαιρία να διαθέσετε προληπτικά τον χρόνο που δίνεται σε κάθε εργασία μόνοι σας. Θα νιώσετε ότι ελέγχετε τον χρόνο σας ξεκάθαρα όταν ξεκινάτε και τελειώνετε την εργασία και πηγαίνετε σε άλλη εγκαίρως.

#3. Ενίσχυση της παραγωγικότητας

Σίγουρα, το timeboxing βοηθά στη βελτίωση της ποιότητας της εργασίας. Το μυστικό της παραγωγικότητας είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να επιτύχουν έναν στόχο με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στο συντομότερο χρόνο και με περιορισμένους πόρους. Η εφαρμογή πειθαρχημένου timeboxing μπορεί να μας απαλλάξει από τον νόμο του Πάρκινσον θέτοντας ένα εύλογο, περιορισμένο χρονικό όριο για μια εργασία και τηρώντας το. Τα πλεονεκτήματα οποιασδήποτε αποτελεσματικότητας ή τεχνικής διαχείρισης εργασιών είναι δύσκολο να αντιμετωπιστούν με ακρίβεια, αλλά είναι αναμφισβήτητα σημαντικά.

#4. Ενίσχυση κινήτρων

Μόλις είστε συνεπείς με τον έλεγχο και τη μετρήσιμη επιτυχία σας, θα το βρείτε εξαιρετικά ευχάριστο και ακόμη και εθιστικό. Μετά την ανασκόπηση της όλης διαδικασίας, έχετε συνειδητοποιήσει καλύτερα πώς θα πρέπει να κατανεμηθεί ο χρόνος σε κάθε εργασία, αυτό θα σας παρακινήσει να αποδώσετε καλύτερα την επόμενη φορά και επίσης θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πιο κατάλληλη προσέγγιση για το επερχόμενο έργο. Εφόσον καταλαβαίνετε γιατί δεν καταφέρατε να κάνετε μια εργασία που έπρεπε, ξέρετε τι πρέπει να βελτιώσετε.

Πώς να κάνετε την τεχνική του Time Boxing;

After learning on the Time Boxing technique, let’s learn how to create your timeboxing for your upcoming project or daily activities in the five following steps:

# 1.  Επιλέξτε ένα σύστημα ή μια εφαρμογή που θα σας βοηθήσει στο timeboxing

In the very first step, it is important to choose a suitable tool to apply the timeboxing technique. Time boxing tools can be time boxing apps that give you comprehensive instruction on how to set up a plan, create a time management framework, block your tasks… or simply a laptop calendar.

#2. Καθορισμός της λίστας υποχρεώσεών σας

Don’t forget to start your timeboxing with a list of all tasks you have to accomplish from trivial to very important. Depending on your priorities, divide your todos with different labels or categorize similar tasks together so that you can keep track easily. Thus, you are likely avoiding time-consuming by refocusing your attention on a new task of a completely different category.

#3. Ρύθμιση χρονικού πλαισίου

In timeboxing, a timeboxing notion is a must-step to get work done on time. For the record, it is also called time blocking, which is simply the involvement of setting aside time for specific tasks in each block of your day. Take the Backlog refinement meeting as an instance, it is not required of setting an official timebox, but it doesn’t mean the team leader doesn’t take it seriously. Timebox Backlog refinement meetings can ensure that all the team members collaborate and engage all the time.

Για παράδειγμα,

• Έναρξη χρονικού πλαισίου 10 λεπτών για την έναρξη και την εισαγωγή
• Αποκλεισμός χρονικού πλαισίου διάρκειας 15 λεπτών ή περισσότερων ανά αντικείμενο του Backlog προϊόντος που πρόκειται να εξεταστεί
• Τελικό χρονικό πλαίσιο 5 λεπτών για περίληψη

#4. Ρύθμιση χρονοδιακόπτη

While adding blocks to your calendar can help you get a better overall picture, it won’t automatically help you get more done in fewer hours. Setting a timer on your laptop after you’ve assigned a time to each task. Setting a timer and appointing a deadline for each box, on the other hand, will be incredibly beneficial. This will keep you updated on the schedule during which you’re starting to work and when you’ll need to keep moving on to the next task. Setting aside time for each task will help ensure that no other projects are left unfinished.

#5. Επιμείνετε στο ημερολόγιό σας

There is a time you may encounter struggles of starting a new task. But don’t allow yourself to give up and try to attach to your initial planning.  Until the timer goes off, at which point you can review and analyze your results and make changes for the next time. The key to this technique is to believe in your initial planning and avoid changing it as much as possible during processing. If you are going to make any changes, do so straightforwardly on the calendar so you can assess your progress at the end of the day.

7 Συμβουλές για να κυριαρχήσετε στο Timeboxing για καλύτερα αποτελέσματα.

#1. Κατανείμετε το χρονικό φραγμό εύλογα

#2. Μην επιτρέπετε καμία διακοπή

#3. Προσθέστε λίγο buffer

#4. Ενημερώστε τι πραγματικά συνέβη

#5. Don’t overdo

#6. Δώστε στον εαυτό σας ένα διάλειμμα

#7. Αξιολογήστε την πρόοδο συχνά

Time Boxing Technique – The Rewards

Τώρα που έχετε τον τρόπο σας να ολοκληρώσετε την εργασία σας έγκαιρα και να κερδίζετε επιτεύγματα κάθε μέρα, είναι καιρός να συγχαρείτε αυτό που προσπαθείτε με συνέπεια τόσο καιρό. Το να κάνετε ένα μικρό δώρο στον εαυτό σας, όπως ένα διάλειμμα, διακοπές έξω από την πεπατημένη, να αγοράσετε νέα ρούχα ή να απολαύσετε τον χρόνο μου στο σπίτι είναι ένας καλός τρόπος για να σας ενθαρρύνει να εργαστείτε σκληρότερα και να συνεχίσετε να ακολουθείτε τις αρχές και τις πειθαρχίες σας, και φυσικά, νέο ημερολόγιο timeboxing.

Tips: If you need to quickly decide your reward each time you achieve your goal, let’s spin the Τροχός περιστροφής βραβείων για τη διασκέδαση.

Επιβράβευση επιτεύγματος Timeboxing AhaSlides περιστρεφόμενος τροχός.

Η κατώτατη γραμμή

Είναι κατανοητό ότι το Harvard Business Review αναγνώρισε Τεχνική του Time boxing ως μία από τις πιο ισχυρές μεθόδους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Μπορεί να το έχετε ακούσει χιλιάδες φορές στο παρελθόν: δούλεψε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά. Ο κόσμος αλλάζει τόσο γρήγορα, το ίδιο κι εσείς. Βελτιώνοντας τον εαυτό σου αλλιώς θα μείνεις πίσω. Το να μάθετε πώς να σας κάνει να γίνετε ένα άτομο υψηλής παραγωγικότητας είναι απαραίτητο για μια καλύτερη ζωή.

Υπάρχουν επίσης πολλά lifehacks που μπορείτε να μάθετε εκτός από την τεχνική του time boxing. Για παράδειγμα: Χρησιμοποιώντας λογισμικό παρουσιάσεων για να εκτελέσετε την εργασία σας πιο εντυπωσιακά και να προχωρήσετε ένα βήμα μπροστά από την καριέρα σας. AhaSlides is the ultimate live presentation tool for educators, professionals, learners, and businessmen… which definitely tackles your problems faster, more effectively, and more efficiently.