Πώς να φιλοξενήσετε την πιο συναρπαστική συνεδρίαση του Δημαρχείου το 2024 | Καλύτερες Συμβουλές + Οδηγός

Γνωρίζατε ότι ένας μεγάλος λόγος για τον οποίο ο Μπιλ Κλίντον κέρδισε την προεδρική εκστρατεία του το 1992 ήταν η επιτυχία του συνεδριάσεις του δημαρχείου?

Εξασκήθηκε στην παράδοση αυτών των συναντήσεων ασταμάτητα, χρησιμοποιώντας το προσωπικό του ως προσποιητές θεατές και διπλούς για τους αντιπάλους του. Τελικά, βολεύτηκε τόσο πολύ με τη μορφή που έγινε λίγο πολύ γνωστός για αυτό, και η επιτυχία του να απαντά σε ερωτήσεις τον οδήγησε με επιτυχία μέχρι το Οβάλ Γραφείο.

Τώρα, δεν λέμε ότι θα κερδίσετε οποιεσδήποτε προεδρικές εκλογές με μια δημόσια συνεδρίαση, αλλά θα κερδίσετε τις καρδιές των εργαζομένων σας. Αυτού του είδους η συνάντηση βοηθά στην ενημέρωση ολόκληρης της εταιρείας, απαντώντας σε συγκεκριμένες ερωτήσεις της ομάδας σας με σαφήνεια. ζωντανές ερωτήσεις και απαντήσεις.

Ορίστε ο απόλυτος οδηγός σας για τη διοργάνωση μιας δημαρχιακής συνάντησης το 2024.

• Τι είναι η συνεδρίαση του Δημαρχείου;
• Μια σύντομη ιστορία των συναντήσεων του Δημαρχείου
• 5 Οφέλη ενός Δημαρχείου
• 3 Παραδείγματα Συνάντησης Μεγάλων Δημαρχείων
• 11 Συμβουλές για το Δημαρχείο σας

Τι είναι η συνεδρίαση του Δημαρχείου;

Λοιπόν, τι συμβαίνει στις συνεδριάσεις του δημαρχείου για τις εταιρείες; Μια συνεδρίαση του δημαρχείου είναι απλώς μια προγραμματισμένη συνάντηση σε όλη την εταιρεία στην οποία η εστίαση είναι η διοίκηση απαντά σε ερωτήσεις εργαζομένων.

Εξαιτίας αυτού, ένα δημαρχείο επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό γύρω από το Συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων, καθιστώντας το μια πιο ανοιχτή, λιγότερο τυπική έκδοση του an συνάντηση όλων των χεριών.

Περισσότερες συμβουλές για την εργασία

• Συναντήσεις στο Business
• 6 Hacks για συναντήσεις
• Συνάντηση όλων των χεριών

Μια σύντομη ιστορία των συναντήσεων του Δημαρχείου

Η πρώτη συνεδρίαση του δημαρχείου πραγματοποιήθηκε το 1633 στο Ντόρτσεστερ της Μασαχουσέτης, αποκλειστικά για να διευθετήσει τις ανησυχίες των κατοίκων της πόλης. Δεδομένης της επιτυχίας της, η πρακτική εξαπλώθηκε γρήγορα σε όλη τη Νέα Αγγλία και έγινε το θεμέλιο της Αμερικανικής Δημοκρατίας.

Έκτοτε, οι παραδοσιακές συνεδριάσεις του δημαρχείου έχουν γίνει δημοφιλείς σε πολλές δημοκρατίες ως ένας τρόπος για τους πολιτικούς να συναντώνται με τους ψηφοφόρους και να συζητούν νομοθεσία ή κανονισμούς. Και από τότε, παρά το όνομά τους, έχουν μετακινηθεί πολύ μακριά από οποιοδήποτε δημαρχείο σε αίθουσες συνεδριάσεων, σχολεία, ψηφιακές πλατφόρμες και πέρα.

Οι συναντήσεις με τους δημάρχους έχουν επίσης διαδραματίσει καθοριστικό ρόλο στις προεδρικές εκστρατείες. Ο Τζίμι Κάρτερ ήταν διάσημος για τις περιοδείες «γνωριμίας με τον λαό» σε μικρές πόλεις με ισχυρή τοπική αυτοδιοίκηση. Ο Μπιλ Κλίντον πραγματοποίησε τηλεοπτικές συναντήσεις με τους δημάρχους για να απαντήσει σε ερωτήσεις και ο Ομπάμα πραγματοποίησε επίσης μερικές διαδικτυακές συναντήσεις με τους δημάρχους από το 2011.

5 Οφέλη από τις συναντήσεις του Δημαρχείου

1. Όσο ανοιχτό γίνεται: Δεδομένου ότι η ψυχή μιας συνάντησης επαγγελματικού δημαρχείου είναι η συνεδρία Q&A, οι συμμετέχοντες μπορούν να θέσουν τις ερωτήσεις που θέλουν και να λάβουν άμεσα σχόλια από τους ηγέτες. Αποδεικνύει ότι οι ηγέτες δεν είναι απλώς απρόσωποι λήπτες αποφάσεων, αλλά άνθρωποι και συμπονετικοί.
2. Όλα είναι από πρώτο χέρι: Σταματήστε τις φήμες στο γραφείο παρέχοντας πληροφορίες από πρώτο χέρι από τη διοίκηση. Το να είστε όσο το δυνατόν πιο διαφανείς είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι κανείς δεν ακούει ψευδείς πληροφορίες από αλλού.
3. Δέσμευση των εργαζομένων: Μια μελέτη του 2018 διαπίστωσε ότι το 70% των εργαζομένων στις ΗΠΑ δεν ασχολούνταν πλήρως με την εργασία, συμπεριλαμβανομένου του 19% που ήταν ενεργά αποδεσμευμένοι. Οι κύριοι λόγοι που αναφέρονται είναι η δυσπιστία των ανώτερων στελεχών, οι κακές σχέσεις με τον άμεσο διευθυντή και η έλλειψη υπερηφάνειας για την εργασία για την εταιρεία. Οι συναντήσεις του Δημαρχείου επιτρέπουν στο αποδεσμευμένο προσωπικό να αισθάνεται ενεργό και συνεπακόλουθο στον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας, κάτι που κάνει θαύματα για τα κίνητρά του.
4. Σύσφιξη των σχέσεων: Μια συνάντηση του δημαρχείου είναι μια ευκαιρία για όλους να συγκεντρωθούν και να καλύψουν τη διαφορά, όχι μόνο όσον αφορά τη δουλειά, αλλά και την προσωπική ζωή. Διαφορετικά τμήματα εξοικειώνονται επίσης περισσότερο με τη δουλειά και τους ρόλους του άλλου και μπορούν ενδεχομένως να προσεγγίσουν τη συνεργασία.
5. Ενισχυτικές αξίες: Υπογραμμίστε τις αξίες και τις κουλτούρες του οργανισμού σας. Θέστε κοινούς στόχους και επαναφέρετε τι προσπαθούν πραγματικά να επιτύχουν αυτοί οι στόχοι.

3 Παραδείγματα Συνάντησης Μεγάλων Δημαρχείων

Εκτός από τις πολιτικές συναντήσεις, οι συναντήσεις του δημαρχείου έχουν βρει το δρόμο τους σε κάθε οργανισμό διαφορετικών τομέων.

1. At Victor Central School District Στη Νέα Υόρκη, οι συνεδριάσεις του δημαρχείου πραγματοποιούνται επί του παρόντος διαδικτυακά για να συζητηθεί η ανάπτυξη στρατηγικού σχεδιασμού και ο επικείμενος προϋπολογισμός. Συζητούνται οι τρεις πυλώνες του πολιτισμού, της μάθησης και της διδασκαλίας και της υποστήριξης και των ευκαιριών των μαθητών.
2. At Home Depot, μια ομάδα συνεργατών συναντιέται με ένα μέλος της διοίκησης και συζητούν πράγματα που πάνε καλά μέσα στο κατάστημα και πράγματα που χρειάζονται βελτίωση. Είναι μια ευκαιρία να είμαστε ειλικρινείς σχετικά με ζητήματα που συμβαίνουν στο κατάστημα που η διοίκηση μπορεί να μην παρατηρήσει.
3. At Vietnam Technique Development Co., μια βιετναμέζικη εταιρεία στην οποία έχω εργαστεί προσωπικά, οι συνεδριάσεις του δημαρχείου πραγματοποιούνται ανά τρίμηνο και ετησίως για να συζητηθούν τα έσοδα και οι στόχοι πωλήσεων καθώς και να γιορταστούν οι διακοπές. Βρήκα ότι οι υπάλληλοι είναι πιο προσγειωμένος και συγκεντρωμένος μετά από κάθε συνάντηση.

11 Συμβουλές για τη Συνάντησή σας στο Δημαρχείο

Καταρχάς, χρειάζεστε μερικές ερωτήσεις προς το δημαρχείο! Η επιτυχία μιας σύσκεψης στο δημαρχείο δεν είναι εύκολη υπόθεση. Είναι δύσκολο να βρείτε τη σωστή ισορροπία μεταξύ της παροχής πληροφοριών και της απάντησης σε ερωτήσεις, ενώ παράλληλα προσπαθείτε να διατηρήσετε το συνεργείο σας όσο το δυνατόν πιο αφοσιωμένο.

Αυτές οι 11 συμβουλές θα σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε την καλύτερη δυνατή συνάντηση στο δημαρχείο, είτε ζωντανά είτε διαδικτυακά...

Συμβουλές Γενικής Συνάντησης Δημαρχείου

Συμβουλή #1 – Αναπτύξτε μια ατζέντα

Η σωστή λήψη της ατζέντας είναι εξαιρετικά σημαντική για λόγους σαφήνειας.

1. Να ξεκινάτε πάντα με ένα σύντομο καλωσόρισμα και παγοθραυστικόΈχουμε μερικές ιδέες για αυτό εδώ.
2. Έχετε μια ενότητα στην οποία αναφέρετε ενημερώσεις της εταιρείας στην ομάδα και επιβεβαιώνουν συγκεκριμένους στόχους.
3. Αφήστε χρόνο για το Q&A. Πολύ χρόνο. Περίπου 40 λεπτά σε μια ωριαία συνάντηση είναι καλά.

Στείλτε την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνάντηση, ώστε όλοι να προετοιμαστούν διανοητικά και να σημειώσουν τις ερωτήσεις που θέλουν να κάνουν.

Συμβουλή #2 – Κάντε το διαδραστικό

Μια βαρετή, στατική παρουσίαση μπορεί να αποκλείσει γρήγορα τη συνάντησή σας, αφήνοντάς σας μια θάλασσα από λευκά πρόσωπα όταν πρόκειται για την ενότητα Q&A. Για να αποφευχθεί αυτό με κάθε κόστος, μπορείτε να ενσωματώσετε την παρουσίασή σας με δημοσκοπήσεις πολλαπλών επιλογών, σύννεφα λέξεων και ακόμη και κουίζ με δωρεάν λογαριασμός στο AhaSlides!

Συμβουλή #3 – Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία

Αν σας κατακλύζουν ερωτήσεις, κάτι που πιθανότατα θα συμβεί, θα επωφεληθείτε από ένα ηλεκτρονικό εργαλείο για να διατηρείτε τα πάντα οργανωμένα. Πολλά εργαλεία ερωτήσεων και απαντήσεων σε πραγματικό χρόνο σάς επιτρέπουν να κατηγοριοποιείτε ερωτήσεις, να τις επισημαίνετε ως απαντημένες και να τις καρφιτσώνετε για αργότερα, ενώ παράλληλα επιτρέπουν στην ομάδα σας να ψηφίζει θετικά τις ερωτήσεις της άλλης και να κάνει ανώνυμα ερωτήσεις χωρίς φόβο κρίσης.

Απάντηση όλοι τα σημαντικά ερωτήματα

Μην χάσετε ούτε στιγμή με το AhaSlides δωρεάν εργαλείο Q&A. Να είστε οργανωμένοι, διαφανείς και μεγάλος ηγέτης.

Συμβουλή #4 – Προωθήστε την συμπερίληψη

Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στη συνεδρίαση του δημαρχείου σας είναι σχετικές με κάθε συμμετέχοντα σε κάποιο βαθμό. Δεν είναι εκεί για να ακούσουν πληροφορίες που μπορείτε να συζητήσετε ιδιωτικά με μεμονωμένα τμήματα.

Συμβουλή #5 – Γράψτε μια συνέχεια

Μετά τη συνάντηση, στείλτε ένα email με μια περίληψη όλων των ερωτήσεων που απαντήσατε, καθώς και οποιεσδήποτε άλλες ερωτήσεις που δεν είχατε χρόνο να απαντήσετε ζωντανά.

Συμβουλές για τη συνάντηση του Δημαρχείου ζωντανά

• Σκεφτείτε τις ρυθμίσεις των καθισμάτων σας – Σχήμα U, Αίθουσα Συνεδριάσεων ή Κυκλικό – ποια είναι η καλύτερη διάταξη για τη συνάντησή σας στο δημαρχείο; Μπορείτε να δείτε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της καθεμίας στο αυτό το άρθρο.
• Φέρτε σνακ: Για να αυξήσετε την ενεργό συμμετοχή στη σύσκεψη, μπορείτε επίσης να φέρετε στη σύσκεψη μη ακατάστατα σνακ και ποτά κατάλληλα για την ηλικία. Αυτή η ευγένεια είναι χρήσιμη, ειδικά κατά τη διάρκεια μακρών συναντήσεων, όταν οι άνθρωποι μπορεί να αφυδατωθούν, να πεινάσουν και να χρειαστούν μια ώθηση ενέργειας για να αισθανθούν πλήρως δεσμευμένοι.
• Δοκιμάστε την τεχνολογία: Εάν χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε τεχνολογία, δοκιμάστε την πρώτα. Κατά προτίμηση, να έχετε επίσης ένα αντίγραφο ασφαλείας για κάθε λογισμικό που χρησιμοποιείτε.

Εικονική Συνάντηση Δημαρχείου Συμβουλές

• Εξασφαλίστε μια καλή σύνδεση – Δεν θέλετε η ομιλία σας να διακόπτεται από μια κακή σύνδεση δικτύου. Αυτό απογοητεύει τα ενδιαφερόμενα μέρη και χάνετε πόντους όσον αφορά τον επαγγελματισμό.
• Επιλέξτε μια αξιόπιστη πλατφόρμα κλήσεων – Αυτό είναι αυτονόητο. Google Hangout; Zoom; Microsoft Teams; Η επιλογή σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι είναι κάτι στο οποίο οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση και να το κατεβάσουν χωρίς χρέωση premium.
• Ηχογράφηση της σύσκεψης – Ορισμένοι συμμετέχοντες ενδέχεται να μην μπορούν να παραστούν στην προγραμματισμένη ώρα, επομένως η εικονική συμμετοχή είναι ένα πλεονέκτημα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ηχογραφήσει την οθόνη σας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, ώστε να μπορούν να την παρακολουθήσουν αργότερα.

💡 Λάβετε περισσότερες συμβουλές για πώς να φιλοξενήσετε τις καλύτερες διαδικτυακές ερωτήσεις και απαντήσεις για το κοινό σας!

Συχνές Ερωτήσεις