Πώς να φιλοξενήσετε την πιο συναρπαστική συνεδρίαση του Δημαρχείου το 2024 | Καλύτερες Συμβουλές + Οδηγός

Γνωρίζατε ότι ένας μεγάλος λόγος για τον οποίο ο Μπιλ Κλίντον κέρδισε την προεδρική εκστρατεία του το 1992 ήταν η επιτυχία του συνεδριάσεις του δημαρχείου?

Εξασκήθηκε στην παράδοση αυτών των συναντήσεων ασταμάτητα, χρησιμοποιώντας το προσωπικό του ως προσποιητές θεατές και διπλούς για τους αντιπάλους του. Τελικά, βολεύτηκε τόσο πολύ με τη μορφή που έγινε λίγο πολύ γνωστός για αυτό, και η επιτυχία του να απαντά σε ερωτήσεις τον οδήγησε με επιτυχία μέχρι το Οβάλ Γραφείο.

Now, we’re not saying that you’ll be winning any presidential elections with a town hall meeting, but you’ll be winning your employees’ hearts. This kind of meeting helps keep the entire company up to speed by addressing specific questions from your team in a ζωντανές ερωτήσεις και απαντήσεις.

Here’s your ultimate guide to throwing a town hall meeting in 2024.

• Τι είναι η συνεδρίαση του Δημαρχείου;
• Μια σύντομη ιστορία των συναντήσεων του Δημαρχείου
• 5 Οφέλη ενός Δημαρχείου
• 3 Παραδείγματα Συνάντησης Μεγάλων Δημαρχείων
• 11 Συμβουλές για το Δημαρχείο σας

Τι είναι η συνεδρίαση του Δημαρχείου;

Λοιπόν, τι συμβαίνει στις συνεδριάσεις του δημαρχείου για τις εταιρείες; Μια συνεδρίαση του δημαρχείου είναι απλώς μια προγραμματισμένη συνάντηση σε όλη την εταιρεία στην οποία η εστίαση είναι η διοίκηση απαντά σε ερωτήσεις εργαζομένων.

Εξαιτίας αυτού, ένα δημαρχείο επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό γύρω από το Συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων, καθιστώντας το μια πιο ανοιχτή, λιγότερο τυπική έκδοση του an συνάντηση όλων των χεριών.

Περισσότερες συμβουλές για την εργασία

• Συναντήσεις στο Business
• 6 Hacks για συναντήσεις
• Συνάντηση όλων των χεριών

Μια σύντομη ιστορία των συναντήσεων του Δημαρχείου

The first town hall meeting was held in 1633 in Dorchester, Massachusetts strictly to settle townspeople’s concerns. Given its success, the practice quickly spread throughout New England and became the foundation for American Democracy.

Since then, traditional town hall meetings have become popular in many democracies as a way for politicians to meet with constituents and discuss legislation or regulations. And since then, despite the name, they’ve moved far from any town hall to meeting rooms, schools, ψηφιακές πλατφόρμες και πέρα.

Town hall meetings have also played a key role in presidential campaigns. Jimmy Carter was famous for holding “meet the people” tours in small towns with strong local government. Bill Clinton held televised town hall meetings to answer questions and Obama also held some online town halls from 2011.

5 Οφέλη από τις συναντήσεις του Δημαρχείου

1. Όσο ανοιχτό γίνεται: Δεδομένου ότι η ψυχή μιας συνάντησης επαγγελματικού δημαρχείου είναι η συνεδρία Q&A, οι συμμετέχοντες μπορούν να θέσουν τις ερωτήσεις που θέλουν και να λάβουν άμεσα σχόλια από τους ηγέτες. Αποδεικνύει ότι οι ηγέτες δεν είναι απλώς απρόσωποι λήπτες αποφάσεων, αλλά άνθρωποι και συμπονετικοί.
2. Όλα είναι από πρώτο χέρι: Σταματήστε τις φήμες στο γραφείο παρέχοντας πληροφορίες από πρώτο χέρι από τη διοίκηση. Το να είστε όσο το δυνατόν πιο διαφανείς είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι κανείς δεν ακούει ψευδείς πληροφορίες από αλλού.
3. Δέσμευση των εργαζομένων: Μια μελέτη του 2018 διαπίστωσε ότι το 70% των εργαζομένων στις ΗΠΑ δεν ασχολούνταν πλήρως με την εργασία, συμπεριλαμβανομένου του 19% που ήταν ενεργά αποδεσμευμένοι. Οι κύριοι λόγοι που αναφέρονται είναι η δυσπιστία των ανώτερων στελεχών, οι κακές σχέσεις με τον άμεσο διευθυντή και η έλλειψη υπερηφάνειας για την εργασία για την εταιρεία. Οι συναντήσεις του Δημαρχείου επιτρέπουν στο αποδεσμευμένο προσωπικό να αισθάνεται ενεργό και συνεπακόλουθο στον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας, κάτι που κάνει θαύματα για τα κίνητρά του.
4. Σύσφιξη των σχέσεων: Μια συνάντηση του δημαρχείου είναι μια ευκαιρία για όλους να συγκεντρωθούν και να καλύψουν τη διαφορά, όχι μόνο όσον αφορά τη δουλειά, αλλά και την προσωπική ζωή. Διαφορετικά τμήματα εξοικειώνονται επίσης περισσότερο με τη δουλειά και τους ρόλους του άλλου και μπορούν ενδεχομένως να προσεγγίσουν τη συνεργασία.
5. Ενισχυτικές αξίες: Υπογραμμίστε τις αξίες και τις κουλτούρες του οργανισμού σας. Θέστε κοινούς στόχους και επαναφέρετε τι προσπαθούν πραγματικά να επιτύχουν αυτοί οι στόχοι.

3 Παραδείγματα Συνάντησης Μεγάλων Δημαρχείων

Εκτός από τις πολιτικές συναντήσεις, οι συναντήσεις του δημαρχείου έχουν βρει το δρόμο τους σε κάθε οργανισμό διαφορετικών τομέων.

1. At Victor Central School District Στη Νέα Υόρκη, οι συνεδριάσεις του δημαρχείου πραγματοποιούνται επί του παρόντος διαδικτυακά για να συζητηθεί η ανάπτυξη στρατηγικού σχεδιασμού και ο επικείμενος προϋπολογισμός. Συζητούνται οι τρεις πυλώνες του πολιτισμού, της μάθησης και της διδασκαλίας και της υποστήριξης και των ευκαιριών των μαθητών.
2. At Home Depot, μια ομάδα συνεργατών συναντιέται με ένα μέλος της διοίκησης και συζητούν πράγματα που πάνε καλά μέσα στο κατάστημα και πράγματα που χρειάζονται βελτίωση. Είναι μια ευκαιρία να είμαστε ειλικρινείς σχετικά με ζητήματα που συμβαίνουν στο κατάστημα που η διοίκηση μπορεί να μην παρατηρήσει.
3. At Vietnam Technique Development Co., μια βιετναμέζικη εταιρεία στην οποία έχω εργαστεί προσωπικά, οι συνεδριάσεις του δημαρχείου πραγματοποιούνται ανά τρίμηνο και ετησίως για να συζητηθούν τα έσοδα και οι στόχοι πωλήσεων καθώς και να γιορταστούν οι διακοπές. Βρήκα ότι οι υπάλληλοι είναι πιο προσγειωμένος και συγκεντρωμένος μετά από κάθε συνάντηση.

11 Συμβουλές για τη Συνάντησή σας στο Δημαρχείο

Firstly, you need a few town hall questions to ask! Nailing a town hall meeting is no easy task. It’s hard to find the right balance of giving information and answering questions, all while trying to keep your crew as engaged as possible.

These 11 tips will help you hold the best town hall meeting possible, whether it’s live or online…

Συμβουλές Γενικής Συνάντησης Δημαρχείου

Tip #1 – Develop an agenda

Η σωστή λήψη της ατζέντας είναι εξαιρετικά σημαντική για λόγους σαφήνειας.

1. Να ξεκινάτε πάντα με ένα σύντομο καλωσόρισμα και παγοθραυστικό. We’ve got a few ideas for that εδώ.
2. Έχετε μια ενότητα στην οποία αναφέρετε ενημερώσεις της εταιρείας στην ομάδα και επιβεβαιώνουν συγκεκριμένους στόχους.
3. Αφήστε χρόνο για το Q&A. Πολύ χρόνο. Περίπου 40 λεπτά σε μια ωριαία συνάντηση είναι καλά.

Στείλτε την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνάντηση, ώστε όλοι να προετοιμαστούν διανοητικά και να σημειώσουν τις ερωτήσεις που θέλουν να κάνουν.

Tip #2 – Make it interactive

Μια βαρετή, στατική παρουσίαση μπορεί να αποκλείσει γρήγορα τη συνάντησή σας, αφήνοντάς σας μια θάλασσα από λευκά πρόσωπα όταν πρόκειται για την ενότητα Q&A. Για να αποφευχθεί αυτό με κάθε κόστος, μπορείτε να ενσωματώσετε την παρουσίασή σας με δημοσκοπήσεις πολλαπλών επιλογών, σύννεφα λέξεων και ακόμη και κουίζ με δωρεάν λογαριασμός στο AhaSlides!

Tip #3 – Use technology

If you’re flooded with questions, which you probably will be, you’ll benefit from an online tool to keep everything organised. Many live Q&A tools let you categorise questions, mark them as answered and pin them for later, while they let your team upvote each other’s questions and ask anonymously without fear of judgment.

Απάντηση όλοι τα σημαντικά ερωτήματα

Don’t miss a beat with AhaSlides’ δωρεάν εργαλείο Q&A. Να είστε οργανωμένοι, διαφανείς και μεγάλος ηγέτης.

Tip #4 – Promote inclusivity

Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στη συνεδρίαση του δημαρχείου σας είναι σχετικές με κάθε συμμετέχοντα σε κάποιο βαθμό. Δεν είναι εκεί για να ακούσουν πληροφορίες που μπορείτε να συζητήσετε ιδιωτικά με μεμονωμένα τμήματα.

Tip #5 – Write a follow-up

After the meeting, send an email with a recap of all the questions you answered, as well as any other questions you didn’t have time to address live.

Συμβουλές για τη συνάντηση του Δημαρχείου ζωντανά

• Σκεφτείτε τις ρυθμίσεις των καθισμάτων σας – U-shape, Boardroom or Circled – which is the best arrangement for your town hall meeting? You can check out the pros and cons of each in αυτό το άρθρο.
• Φέρτε σνακ: Για να αυξήσετε την ενεργό συμμετοχή στη σύσκεψη, μπορείτε επίσης να φέρετε στη σύσκεψη μη ακατάστατα σνακ και ποτά κατάλληλα για την ηλικία. Αυτή η ευγένεια είναι χρήσιμη, ειδικά κατά τη διάρκεια μακρών συναντήσεων, όταν οι άνθρωποι μπορεί να αφυδατωθούν, να πεινάσουν και να χρειαστούν μια ώθηση ενέργειας για να αισθανθούν πλήρως δεσμευμένοι.
• Δοκιμάστε την τεχνολογία: If you’re using technology of any description, test it out first. Preferably have a backup for each piece of software you’re using as well.

Εικονική Συνάντηση Δημαρχείου Συμβουλές

• Εξασφαλίστε μια καλή σύνδεση – You don’t want your speech to be interrupted by a bad network connection. It frustrates your stakeholders and you lose points when it comes to professionalism.
• Επιλέξτε μια αξιόπιστη πλατφόρμα κλήσεων – This one is a no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Your choice. Just make sure it is something that most people can access and download without a premium fee.
• Record the meeting – Some participants may not be able to attend at the scheduled time, so going virtual is a plus. Make sure to record your screen during the meeting so people can watch it later.

💡 Λάβετε περισσότερες συμβουλές για πώς να φιλοξενήσετε τις καλύτερες διαδικτυακές ερωτήσεις και απαντήσεις για το κοινό σας!

Συχνές Ερωτήσεις