Η κόπωση από το Zoom είναι πραγματική. Οι άνθρωποι κάθονται στα γραφεία τους για διαδοχικές βιντεοκλήσεις, κοιτάζοντας ένα πλέγμα προσώπων ή μια κοινή χρήση οθόνης, και αναμένεται να παραμείνουν αφοσιωμένοι και συγκεντρωμένοι. Είναι γνωστικά εξαντλητικό. Τη στιγμή που ξεκινά η παρουσίασή σας, δίνετε μια ανηφορική μάχη ενάντια στην κόπωση, την απόσπαση της προσοχής και την έλξη των ειδοποιήσεων.
Η διαφορά μεταξύ μιας παρουσίασης Zoom που εμφανίζεται και μιας παρουσίασης που οι άνθρωποι δεν βλέπουν είναι απλή. Το θέμα είναι να αντιμετωπίζουμε τη μορφή διαφορετικά από μια παρουσίαση με φυσική παρουσία. Με φυσική παρουσία, η γλώσσα του σώματος, η οπτική επαφή και η φυσική παρουσία λειτουργούν υπέρ σας. Στο Zoom, αυτά τα εργαλεία είναι περιορισμένα. Έρευνα AhaSlides διαπίστωσαν ότι το 43.9% των επαγγελματιών αναφέρουν τη χρήση ψηφιακών συσκευών και το 41.9% την κόπωση από την οθόνη ως κύριες αιτίες απόσπασης της προσοχής κατά τη διάρκεια παρουσιάσεων, και τα δύο προβλήματα εντείνονται σε απομακρυσμένες καταστάσεις. Πρέπει να αντισταθμίσετε κάνοντας την παρουσίασή σας πιο... διαδραστικό, πιο δυναμικός και με μεγαλύτερη επίγνωση των περιορισμών του μέσου.
Αυτός ο οδηγός προσφέρει επτά πρακτικές συμβουλές για παρουσιάσεις Zoom που αντισταθμίζουν την κόπωση και διατηρούν το κοινό σας πραγματικά αφοσιωμένο. Εφαρμόστε αυτές τις τεχνικές και οι παρουσιάσεις σας θα ξεχωρίζουν από τις δεκάδες άλλες κλήσεις στις οποίες συμμετέχουν άτομα κάθε εβδομάδα.
1. Ξεκινήστε με μια σαφή, φιλική εισαγωγή
Τα πρώτα 60 δευτερόλεπτα έχουν σημασία. Οι άνθρωποι συνδέονται αφηρημένα, ελέγχουν email, επιστρέφουν από μια άλλη κλήση. Πρέπει να ανακτήσετε την προσοχή τους και να τους επισημάνετε ότι αυτή η κλήση είναι διαφορετική από την τυπική ενημέρωση κατάστασης ή την ενημερωτική ενημέρωση.
Ξεκινήστε χαιρετώντας θερμά τους ανθρώπους. Χρησιμοποιήστε τα ονόματά τους αν πρόκειται για μικρή ομάδα. Αναγνωρίστε ότι γνωρίζετε ότι είναι απασχολημένοι. Δείξτε ότι εκτιμάτε τον χρόνο τους δίνοντάς τους έναν σαφή οδικό χάρτη: «Έχουμε 30 λεπτά μαζί. Θα καλύψω τρία κύρια σημεία και θέλω να ακούσω τη γνώμη σας στην πορεία».
Δοκιμάστε όλη την τεχνολογία σας πριν ξεκινήσετε. Ελέγξτε ότι το μικρόφωνό σας λειτουργεί, η κάμερά σας είναι σωστά τοποθετημένη και η κοινή χρήση οθόνης εμφανίζεται σωστά. Τεχνικά προβλήματα στην αρχή υποδηλώνουν ότι δεν είστε προετοιμασμένοι, γεγονός που υπονομεύει την εμπιστοσύνη. Μια ομαλή τεχνική εκκίνηση σηματοδοτεί ικανότητα και επαγγελματισμό.
Το αρχικό σας πλαίσιο διαμορφώνει τις προσδοκίες. Αν δώσετε το μήνυμα ότι πρόκειται για συζήτηση και όχι για διάλεξη, οι άνθρωποι την αντιμετωπίζουν με διαφορετική ενέργεια. Θα είναι πιο πιθανό να συμμετάσχουν και λιγότερο πιθανό να ελέγξουν το email τους.
2. Διατηρήστε τις παρουσιάσεις συνοπτικές και εστιασμένες
Η προσοχή είναι ήδη λεπτή πριν ξεκινήσετε: έρευνα δείχνει ότι το μέσο χρονικό διάστημα παρατεταμένης προσοχής σε μια παρουσίαση είναι μόλις 47 δευτερόλεπτα πριν το μυαλό αρχίσει να παρασύρεται. Σε μια κλήση Zoom, αυτό το χρονικό διάστημα συμπιέζεται περαιτέρω από τις ανταγωνιστικές ειδοποιήσεις και την κόπωση των διαδοχικών κλήσεων. Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε βιώσει την αργή αποδέσμευση που συμβαίνει στα μισά μιας κλήσης 45 λεπτών. Αρχίζει η πλήξη. Ξεκινά η πολυδιεργασία.
Δομήστε την παρουσίασή σας στο Zoom γύρω από 10λεπτα μπλοκ. Κάθε μπλοκ θα πρέπει να καλύπτει μία κύρια ιδέα ή να έχει έναν σαφή σκοπό. Μετά από 10 λεπτά, μεταβείτε σε κάτι διαφορετικό. Αλλάξτε ομιλητή, αν είναι δυνατόν. Κάντε μια ερώτηση. Δείξτε διαφορετικό τύπο περιεχομένου. Αλλάξτε το ερέθισμα και επαναφέρετε την προσοχή σας.
Αν η παρουσίασή σας διαρκεί περισσότερο από 30 λεπτά, προβλέψτε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών. Αφήστε τους συμμετέχοντες να απομακρυνθούν, να πιουν νερό, να ελέγξουν το email τους χωρίς ενοχές. Το διάλειμμα επαναφέρει την προσοχή και κάνει το δεύτερο μισό πιο ενδιαφέρον από ό,τι θα ήταν χωρίς αυτό.
Σεβαστείτε τη μορφή Zoom σχεδιάζοντας για αυτήν. Μια παρουσίαση που λειτουργεί σε μια αίθουσα συνεδριάσεων μπορεί να σας φαίνεται εξαντλητική στο Zoom επειδή σχεδιάστηκε για διαφορετικό μέσο. Το Zoom λειτουργεί καλά με μικρότερα τμήματα, συχνή αλληλεπίδραση και ποικίλους τύπους περιεχομένου.
3. Χρησιμοποιήστε διαδραστικά εργαλεία σε όλη την παρουσίασή σας
Κάντε ερωτήσεις στο κοινό τακτικά. Μην περιμένετε μέχρι το τέλος για μια συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων. Μοιράστε ερωτήσεις σε όλη την παρουσίασή σας για να κρατήσετε το ενδιαφέρον των ατόμων και να τους δώσετε την ευκαιρία να σκεφτούν ενεργά αντί να δεχτούν παθητικά.
Χρησιμοποιήστε δημοσκοπήσεις για να συγκεντρώσετε γρήγορα σχόλια: «Σε μια κλίμακα από το 1 έως το 5, πόσο σίγουροι αισθάνεστε για αυτήν την έννοια;» Χρησιμοποιήστε κουίζ για να ελέγξετε την κατανόηση: «Ποια από αυτές τις τρεις προσεγγίσεις θα επιλέγατε και γιατί;» Χρησιμοποιήστε σύννεφα λέξεων να κάνετε καταιγισμό ιδεών: «Ποια είναι η πρώτη λέξη που σας έρχεται στο μυαλό;» Χρησιμοποιήστε συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων για να θέσετε στην επιφάνεια πραγματικά ερωτήματα: «Τι είναι κάτι που εξακολουθείτε να αναρωτιέστε;»
Για απρόσκοπτη εκτέλεση, χρησιμοποιήστε εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για αυτό. Το AhaSlides ενσωματώνεται με το Zoom και σας επιτρέπει να ενσωματώνετε διαδραστικό στοιχεία απευθείας στην κοινή χρήση της οθόνης σας. Οι συμμετέχοντες βλέπουν τις διαφάνειές σας και την διαδραστική δημοσκόπηση ή το κουίζ. Απαντούν από τις συσκευές τους. Τα αποτελέσματα εμφανίζονται σε πραγματικό χρόνο. Δεν διαχειρίζεστε ξεχωριστό παράθυρο εργαλείων. Όλα είναι ενσωματωμένα στη ροή της παρουσίασής σας.
Τα διαδραστικά στοιχεία εξυπηρετούν δύο σκοπούς. Πρώτον, σπάνε τη μονοτονία της ακρόασης ενός ατόμου να μιλάει. Δεύτερον, δημιουργούν στιγμές όπου το κοινό πρέπει να σκεφτεί ενεργά. Αυτή η ενεργή εμπλοκή καταπολεμά την κόπωση του Zoom πιο αποτελεσματικά από οποιαδήποτε ποσότητα ενθουσιασμού από τον παρουσιαστή.
4. Διηγηθείτε ιστορίες με συναισθηματικό βάρος
Οι πληροφορίες χωρίς συμφραζόμενα είναι δύσκολο να τις θυμηθεί κανείς. Αλλά οι πληροφορίες που είναι ενσωματωμένες σε μια ιστορία παραμένουν. Στο Zoom, όπου παλεύεις για την προσοχή ενάντια στις ειδοποιήσεις και τους περισπασμούς, οι ιστορίες είναι το πιο ισχυρό σου εργαλείο.
Επιλέξτε ιστορίες που επεξηγούν τα επιχειρήματά σας. Εάν εκπαιδεύετε νέους υπαλλήλους σχετικά με τις αξίες της εταιρείας, πείτε μια ιστορία για το πότε αυτές οι αξίες εμφανίστηκαν στην πράξη. Εάν παρουσιάζετε μια παρουσίαση για την επίλυση προβλημάτων, πείτε μια ιστορία για ένα πρόβλημα που αντιμετωπίσατε, την αρχική σας προσέγγιση, πώς απέτυχε και τι μάθατε. Η ιδιαιτερότητα και η αφηγηματική πλοκή κάνουν τις πληροφορίες αξιομνημόνευτες.
Οι ιστορίες δημιουργούν επίσης συναισθηματική σύνδεση, η οποία καταπολεμά την αδιαφορία και την απόσταση που νιώθουν οι άνθρωποι στο Zoom. Όταν είσαι αρκετά ευάλωτος για να μοιραστείς μια αποτυχία ή μια στιγμή αβεβαιότητας, δείχνεις σε μια οθόνη ότι είσαι άνθρωπος, όχι ρομπότ. Αυτό κάνει τους ανθρώπους πιο πρόθυμους να αλληλεπιδράσουν μαζί σου.
Δομήστε τις ιστορίες με σαφή αρχή, μέση και τέλος. Αποφύγετε τις εφαπτομενικές διαφορές. Στο Zoom, μια ασυνάρτητη ιστορία χάνει τον κόσμο. Μια συγκεκριμένη και περιεκτική ιστορία τραβάει την προσοχή.
5. Παραμείνετε ορατοί στην κάμερα
Η ώθηση στο Zoom είναι συχνά να ελαχιστοποιήσετε την κάμερά σας και να μεγιστοποιήσετε το περιεχόμενο που μοιράζεστε. Αλλά οι άνθρωποι αλληλεπιδρούν με ανθρώπους, όχι με διαφάνειες. Όταν το πρόσωπό σας είναι ορατό, οι άνθρωποι βλέπουν τις εκφράσεις σας και αισθάνονται πιο συνδεδεμένοι. Όταν εξαφανίζεστε πίσω από το περιεχόμενο, η εμπειρία γίνεται αφηρημένη και απόμακρη.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία εικόνας-μέσα-σε-εικόνα, εάν το επιτρέπουν οι ρυθμίσεις Zoom. Το πρόσωπό σας εμφανίζεται σε μια γωνία, ενώ οι διαφάνειές σας καταλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος της οθόνης. Αυτό σας κρατά ορατούς, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι το περιεχόμενό σας είναι ευανάγνωστο. Όταν μιλάτε, οι άνθρωποι σας βλέπουν. Όταν προβάλλετε μια διαφάνεια, βλέπουν τη διαφάνεια. Η ισορροπία διατηρεί και τα δύο στοιχεία παρόντα.
Αν δεν μπορείτε να κάνετε εικόνα-σε-εικόνα, τουλάχιστον να επιστρέφετε περιοδικά στην προβολή κάμερας. Δείξτε το πρόσωπό σας. Κάντε οπτική επαφή με την κάμερα. Χαμογελάστε. Αυτά τα φυσικά σημάδια έχουν μεγαλύτερη σημασία στο Zoom από ό,τι στο πρόσωπο, επειδή είναι τα μόνα διαθέσιμα σημάδια.
Επίσης, να είστε προσεκτικοί όσον αφορά τη διοργάνωσή σας. Το φόντο σας θα πρέπει να είναι επαγγελματικό ή σκόπιμα απλό, ανάλογα με το κοινό σας. Ο καλός φωτισμός σας κάνει να φαίνεστε αφοσιωμένοι και παρόντες. Ένας κακός φωτισμός σας κάνει να φαίνεστε σαν να μην νοιαστήκατε αρκετά για να προετοιμαστείτε. Οι μικρές λεπτομέρειες σηματοδοτούν σεβασμό για τον χρόνο του κοινού σας.
6. Ενσωματώστε διαλείμματα για συνομιλίες
Οι παρουσιάσεις αποτελούν μονόδρομη επικοινωνία. Οι συνομιλίες είναι αμφίδρομες. Στο Zoom, όπου οι άνθρωποι είναι ήδη αποσυνδεδεμένοι, η ισορροπία θα πρέπει να μετατοπιστεί περισσότερο προς τη συζήτηση.
Αφού καλύψετε ένα σημαντικό σημείο, κάντε μια παύση και ζητήστε αντιδράσεις. «Συμφωνεί αυτό με την εμπειρία σας;» ή «Ποιες ερωτήσεις εγείρει αυτό;» Δώστε στους συμμετέχοντες χώρο να απαντήσουν. Για μεγάλες ομάδες, χρησιμοποιήστε τη συνομιλία. Για μικρότερες ομάδες, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να απενεργοποιήσουν τη σίγαση και να κοινοποιήσουν την πληροφορία. Για ομάδες οποιουδήποτε μεγέθους, δημιουργείτε μια στιγμή όπου η επικοινωνία ρέει αμφίδρομα αντί μόνο από εσάς σε αυτούς.
Αν έχετε πολλούς ομιλητές ή συντονιστές, εναλλάσσεστε κάθε 10 λεπτά. Μια νέα φωνή αναζωογονεί την προσοχή. Μια αμφίδρομη συζήτηση μεταξύ δύο ατόμων είναι πιο ενδιαφέρουσα από έναν μονόλογο ενός ατόμου.
Δομήστε την παρουσίασή σας ως μια σειρά σύντομων ομιλιών που ακολουθούνται από συζητήσεις, αντί για μια μεμονωμένη μακρά ομιλία που ακολουθείται από ερωτήσεις. Ο τακτικός ρυθμός «μίλησε-μετά-άκουσε-μετά-μίλησε» διατηρεί το ενδιαφέρον των ανθρώπων.
7. Χρησιμοποιήστε ποικίλους τύπους περιεχομένου
Το κείμενο σε διαφάνειες γίνεται δύσκολο να διαβαστεί στο Zoom όταν πολλοί άνθρωποι παρακολουθούν σε μικρότερες οθόνες. Οι εικόνες λειτουργούν καλύτερα από τις λέξεις. Τα βίντεο λειτουργούν καλύτερα και από τα δύο. Οι οπτικοποιήσεις δεδομένων είναι πιο ελκυστικές από τους πίνακες αριθμών. Η ποικιλία στον τύπο περιεχομένου διατηρεί την προσοχή καλύτερα από τη χρήση της ίδιας μορφής σε όλη την έκταση.
Εναλλάξτε τις διαφάνειες, τα βίντεο, τις δημοσκοπήσεις, τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις και την κάμερα του παρουσιαστή καθ' όλη τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Καθώς προχωράτε σε αυτές τις διαφορετικές μεθόδους, εμποδίζετε την προσαρμογή του εγκεφάλου που οδηγεί σε αποσύνδεση. Τα φρέσκα ερεθίσματα διατηρούν τους ανθρώπους σε εγρήγορση.
Διατηρήστε το κείμενο σε ελάχιστο μέγεθος. Χρησιμοποιήστε μεγάλες, καθαρές γραμματοσειρές. Χρησιμοποιήστε υψηλή αντίθεση μεταξύ κειμένου και φόντου. Ελέγξτε ότι οι διαφάνειές σας είναι ευανάγνωστες όταν κοινοποιούνται στο Zoom. Πολλοί παρουσιαστές δημιουργούν διαφάνειες που λειτουργούν καλά με την παρουσία τους, αλλά γίνονται δυσανάγνωστες σε μια κοινή χρήση οθόνης.
Συναρμολόγηση: Μια δομή παρουσίασης Zoom
Δείτε πώς μπορεί να κυλήσει μια παρουσίαση Zoom 30 λεπτών, ενσωματώνοντας αυτές τις αρχές:
Λεπτά 0-2Θερμή υποδοχή, ονόματα αν πρόκειται για μικρή ομάδα, σαφής οδικός χάρτης για το τι έρχεται.
Λεπτά 2-10Πρώτο κύριο σημείο. Να είναι συγκεκριμένο, μία ιδέα, υποστηριζόμενη από μια ιστορία ή ένα οπτικό στοιχείο.
Λεπτά 10-12: Διαδραστική στιγμή. Μια δημοσκόπηση, ένα σύννεφο λέξεων ή μια άμεση ερώτηση προς την ομάδα.
Λεπτά 12-20Δεύτερο κύριο σημείο. Αλλάξτε ηχεία αν μπορείτε. Νέα φωνή, φρέσκια προσοχή.
Λεπτά 20-22: Άλλη μια διαδραστική στιγμή. Ερωτήσεις και απαντήσεις, απαντήσεις σε συνομιλία ή ένα γρήγορο κουίζ.
Λεπτά 22-28Τρίτο κύριο σημείο. Το πιο δυνατό σου σημείο είναι εδώ, όχι πρώτο. Οι άνθρωποι θυμούνται τι άκουσαν τελευταίο.
Λεπτά 28-30Κλείστε με μια σαφή έκκληση για δράση. Τι θέλετε να κάνουν, να σκεφτούν ή να αποφασίσουν οι άνθρωποι μετά από αυτήν την κλήση;
Κανένα τμήμα δεν διαρκεί περισσότερο από δέκα λεπτά. Κάθε διαδραστική στιγμή επαναφέρει την προσοχή. Η δομή κάνει τη μισή δουλειά για εσάς.
Η βασική αρχή
Η κόπωση από το zoom δεν έχει να κάνει πραγματικά με τις οθόνες. Έχει να κάνει με το να σου μιλάνε για πολλή ώρα χωρίς να υπάρχει λόγος να παραμένεις παρών.
Η λύση δεν είναι μια καλύτερη πλατφόρμα διαφανειών ή μια ταχύτερη σύνδεση στο διαδίκτυο. Δίνει στους ανθρώπους κάτι να κάνουν, κάτι στο οποίο να απαντήσουν, κάτι που κάνει την κλήση να μοιάζει σαν να άξιζε τον κόπο να εμφανιστεί.
Κάν'το αυτό, και η οθόνη σταματά να αποτελεί εμπόδιο. Γίνεται το δωμάτιο.
