Τι είναι η Διαχείριση Έργων | Όλα να γνωρίζουμε το 2024
Πόσα γνωρίζετε διαχείριση έργουΕδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τη διαχείριση έργων το 2024 και στο μέλλον.
Επί αιώνες, το σύστημα ταχείας μεταφοράς (BART) του κόλπου του Σαν Φρανσίσκο, με 400,000 επιβάτες την ημέρα, υπήρξε ένα από τα πιο επιτυχημένα έργα και η Bechtel είναι ο κορυφαίος παγκοσμίως διαχειριστής έργων μαζικών κατασκευαστικών και μηχανικών έργων. Αυτό το παράδειγμα αποτελεί εξαιρετική απόδειξη του πόσο σημαντική είναι η αποτελεσματική διαχείριση έργων. Ο πυρήνας της επιτυχίας κάθε έργου βρίσκεται πίσω από τους καλούς διαχειριστές έργων.
Έτσι, σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε τι είναι η διαχείριση έργων, πόσο σημαντική είναι και τις καλύτερες τεχνικές για τον προγραμματισμό, τον σχεδιασμό, τον έλεγχο και την αξιολόγηση ενός έργου.
Πίνακας περιεχομένων
- Τι είναι η διαχείριση έργων και παραδείγματα;
- Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση έργου;
- Ποια είναι τα τρία βασικά στάδια της διαχείρισης έργων;
- Τι είναι οι τεχνικές διαχείρισης έργων: PERT και CPM
- Χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων για τη διαχείριση έργων
- Συχνές Ερωτήσεις
- Κατώτατη γραμμή
Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση
Αναζητάτε έναν διαδραστικό τρόπο για να διαχειριστείτε καλύτερα το έργο σας;.
Λάβετε δωρεάν πρότυπα και κουίζ για να παίξετε για τις επόμενες συναντήσεις σας. Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από το AhaSlides!
🚀 Αποκτήστε δωρεάν λογαριασμό
Τι είναι η διαχείριση έργων και παραδείγματα;
Τα έργα είναι ένα κοινό μέρος της καθημερινότητάς μας. Μπορεί να σχεδιάζουμε ένα γάμο ή ένα πάρτι γενεθλίων έκπληξη, να διακοσμήσουμε ξανά ένα σπίτι ή να προετοιμάσουμε ένα πρόγραμμα τάξης διάρκειας εξαμήνου. Μπορούν να αναφερθούν μεγαλύτερα έργα όπως η κατασκευή γέφυρας, η μετεγκατάσταση κατοίκων, η παραγωγή νέων γραμμών αεροπλάνων και άλλα. Όλοι χρειάζονται διαχείριση έργου.
Η διαχείριση έργων περιγράφει τη συστηματική προσέγγιση, τις μεθοδολογίες και τις πρακτικές που χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό, τον σχεδιασμό, τον έλεγχο και την αξιολόγηση έργων από την αρχή έως την ολοκλήρωσή τους. Περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων και διαδικασιών που αποσκοπούν στην επίτευξη συγκεκριμένων στόχων εντός καθορισμένων περιορισμών, όπως ο χρόνος, το κόστος, το εύρος, η ποιότητα και οι πόροι.
Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση έργου;
Είναι δύσκολο να αρνηθεί κανείς τη σημασία της διαχείρισης έργων, η οποία βοηθά κάθε έργο της επιχείρησης να λειτουργεί πιο αποδοτικά και αποτελεσματικά. Ας εξετάσουμε τρία κύρια οφέλη της αποτελεσματικής διαχείρισης έργων.
Εξοικονομήστε χρόνο και χρήματα
Η καλή οργάνωση του έργου περιλαμβάνει προσεκτικό σχεδιασμό και κατανομή των πόρων. Οι διαχειριστές έργων αξιολογούν τις απαιτήσεις του έργου, εντοπίζουν τους απαραίτητους πόρους και τους κατανέμουν αποτελεσματικά. Εκτιμώντας με ακρίβεια τις ανάγκες σε πόρους και αποφεύγοντας την υπερκατανομή ή την υποχρησιμοποίηση, οι διαχειριστές έργων βελτιστοποιούν τη χρήση των πόρων, μειώνοντας το περιττό κόστος και εξοικονομώντας χρόνο.
Βελτιώστε τη Συνεργασία και την Επικοινωνία
Οι διαχειριστές έργου ορίζουν και κοινοποιούν σαφείς ρόλους και ευθύνες στα μέλη της ομάδας. Κάθε άτομο κατανοεί τα συγκεκριμένα καθήκοντά του, τα παραδοτέα και τους τομείς λογοδοσίας του. Αυτή η σαφήνεια ελαχιστοποιεί τη σύγχυση και τις επικαλύψεις, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται ομαλά και αποτελεσματικά.
Μετριασμός Κινδύνων και Προβλημάτων
Τα έργα εγγενώς εμπεριέχουν κινδύνους και αβεβαιότητες, οι οποίες, αν αφεθούν χωρίς διαχείριση, μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντικές προκλήσεις ή ακόμη και σε αποτυχία. Η καλή διαχείριση του έργου δίνει έμφαση στις στρατηγικές εντοπισμού, αξιολόγησης και μετριασμού του κινδύνου. Με την πρόβλεψη και την αντιμετώπιση πιθανών ζητημάτων από νωρίς, οι διαχειριστές έργων μπορούν να ελαχιστοποιήσουν τον αντίκτυπό τους και να διασφαλίσουν ότι τα έργα παραμένουν σε καλό δρόμο ή ακόμη και ολοκληρώνονται πριν από την επιθυμητή ημερομηνία λήξης.
Δείτε τι κάνει Αφέντης των Αποβρασμάτων κάνω?
Ποια είναι τα τρία βασικά στάδια της διαχείρισης έργων;
Η διαχείριση των έργων περιλαμβάνει τρία στάδια: τον προγραμματισμό του έργου, τον προγραμματισμό του έργου και τον έλεγχο του έργου. Ακολουθούν λεπτομέρειες για κάθε φάση.
Προγραμματισμός Έργου
Η διαχείριση και η οργάνωση ενός έργου ξεκινούν με τη φάση σχεδιασμού, όπου ορίζονται οι στόχοι, οι σκοποί και το πεδίο εφαρμογής του έργου. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, οι διαχειριστές έργων συνεργάζονται στενά με τα ενδιαφερόμενα μέρη για να κατανοήσουν τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες τους.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι υπάρχουν αρκετές μέθοδοι που χρησιμοποιούνται στον σχεδιασμό έργων και ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους σχεδιασμού είναι η δομή ανάλυσης εργασιών (WBS). Ορίζεται ως η διαδικασία διαίρεσης ενός έργου στα κύρια υποσυστατικά του (ή εργασίες), τα οποία στη συνέχεια υποδιαιρούνται σε πιο λεπτομερή στοιχεία και, τέλος, σε ένα σύνολο δραστηριοτήτων και των σχετικών δαπανών τους.
Συγγενεύων: Διαδικασία Σχεδιασμού Έργου και Σχεδιασμός πόκερ σε απευθείας σύνδεση
Προγραμματισμός Έργων
Ο προγραμματισμός έργου αναφέρεται στη διαδικασία αλληλουχίας και κατανομής χρόνου σε όλες τις δραστηριότητες του έργου. Σε αυτό το στάδιο, οι διευθυντές αποφασίζουν πόσο χρόνο θα πάρει κάθε δραστηριότητα και υπολογίζουν τους πόρους που χρειάζονται σε κάθε στάδιο της παραγωγής.
Οι σκοποί του προγραμματισμού του έργου μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:
- Εμφάνιση της σχέσης κάθε δραστηριότητας με άλλες και με ολόκληρο το έργο
- Προσδιορισμός της λογικής σειράς και συσχέτισης μεταξύ των δραστηριοτήτων
- Διευκόλυνση της δημιουργίας ρεαλιστικών εκτιμήσεων χρόνου και κόστους για κάθε δραστηριότητα
- Διασφάλιση της βέλτιστης χρήσης των ανθρώπων, των χρημάτων και των υλικών πόρων, εντοπίζοντας κρίσιμα σημεία συμφόρησης.
Μια δημοφιλής προσέγγιση προγραμματισμού έργου είναι το διάγραμμα Gantt. Τα διαγράμματα Gantt είναι μέθοδοι χαμηλού κόστους που στοχεύουν να βοηθήσουν τους διαχειριστές να διασφαλίσουν ότι:
- Προγραμματίζονται δραστηριότητες
- Η σειρά απόδοσης τεκμηριώνεται
- Οι εκτιμήσεις χρόνου δραστηριότητας καταγράφονται
- Ο συνολικός χρόνος του έργου αναπτύσσεται.
Συγγενεύων:
Έλεγχος έργου
Ο έλεγχος του έργου περιγράφει έναν στενό χειρισμό των πόρων, του κόστους, της ποιότητας και των προϋπολογισμών. Ο έλεγχος των έργων μπορεί να είναι δύσκολος. Δεν είναι όλα τα έργα σαφώς καθορισμένα στην αρχή, ορισμένα μπορεί να είναι ασαφή. Τα έργα συνήθως καθίστανται σαφώς καθορισμένα μόνο μετά από λεπτομερή, εκτενή αρχικό σχεδιασμό και προσεκτικό ορισμό των απαιτούμενων εισροών, πόρων, διαδικασιών και αποτελεσμάτων.
Στον έλεγχο, υπάρχει ένας όρος που ονομάζεται Μεθοδολογία Καταρράκτη η οποία περιλαμβάνει μια διαδοχική προσέγγιση όπου το έργο εστιάζει σε μια βήμα προς βήμα διαδικασία και κάθε φάση ολοκληρώνεται πριν προχωρήσει στην επόμενη. Ο διαχειριστής του έργου και η ομάδα επικεντρώνονται στον σχεδιασμό και την εκτέλεση μίας φάσης κάθε φορά, ακολουθώντας μια προκαθορισμένη ακολουθία. Όταν οι περιορισμοί είναι γνωστοί, οι αλλαγές είναι αρκετά μικρές ώστε να μπορούν να διαχειριστούν χωρίς ουσιαστική αναθεώρηση των σχεδίων.
Σε αντίθεση με τη μεθοδολογία Waterfall, Ευέλικτη μεθοδολογία δίνει έμφαση στον παράλληλο ή ταυτόχρονο σχεδιασμό και εκτέλεση των στοιχείων του έργου. Συνδέεται συνήθως με μεθοδολογίες Agile όπως π.χ Scrum και Kanban. Αντί να ολοκληρώνουν κάθε φάση πριν ξεκινήσουν την επόμενη, οι ομάδες εργάζονται σε πολλαπλές πτυχές του έργου ταυτόχρονα, εστιάζοντας σε μικρότερες επαναλήψεις ή προσαυξήσεις με χρονικά πλαίσια. Υπάρχουν πολλά σημεία ελέγχου και βρόχοι ανατροφοδότησης για την παρακολούθηση της προόδου, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε αξιολόγηση έργου αργότερα.
Αναχώρηση: Υλοποίηση του έργου και Διαδικασία Αξιολόγησης Έργου
Τι είναι οι τεχνικές διαχείρισης έργου: PERT και CPM
Τόσο η Τεχνική Αξιολόγησης και Αναθεώρησης Προγράμματος (PERT) όσο και η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM) είναι γνωστές τεχνικές διαχείρισης έργου που χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό και τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων, οι οποίες μοιράζονται κοινά στοιχεία όσον αφορά τη συνολική διαδικασία των 6 βημάτων ως εξής:
- Καθορίστε τις δραστηριότητες του έργου που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου και προετοιμάστε τη δομή ανάλυσης εργασιών
- Προσδιορίστε ποιες δραστηριότητες εξαρτώνται από άλλες και δημιουργήστε λογικές σχέσεις, όπως «από το τέλος στην αρχή» ή «από την αρχή στην αρχή».
- Σχεδιάστε το δίκτυο που συνδέει όλες τις δραστηριότητες χρησιμοποιώντας κόμβους για την αναπαράσταση δραστηριοτήτων και βέλη για να εμφανίσετε τη ροή και τις εξαρτήσεις μεταξύ τους
- Υπολογίστε τη διάρκεια και το κόστος κάθε δραστηριότητας
- Προσδιορίστε την Κρίσιμη Διαδρομή (τη μεγαλύτερη ακολουθία εξαρτώμενων δραστηριοτήτων που καθορίζει την ελάχιστη διάρκεια του έργου)
- Καθ' όλη τη διάρκεια του έργου, η πρόοδος παρακολουθείται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και γίνονται προσαρμογές όπως απαιτείται για να διασφαλιστεί η έγκαιρη ολοκλήρωση.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του PERT και του CPM;
Υπάρχει μια κριτική σχετικά με το PERT και το CPM εάν είναι σημαντικά για τη διαχείριση έργου. Ακολουθούν τα οφέλη και οι περιορισμοί των δύο τεχνικών:
| Πλεονεκτήματα | Περιορισμοί |
| – Παρέχουν μια συστηματική προσέγγιση στον σχεδιασμό έργων, ιδιαίτερα για μεγάλα, σύνθετα έργα με πολλαπλές δραστηριότητες. – Εστιάζοντας σε κρίσιμες δραστηριότητες σε μια κρίσιμη διαδρομή, οι διαχειριστές έργων μπορούν να ιεραρχήσουν τους πόρους και τις προσπάθειες για να διασφαλίσουν την έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου. – Προσφέρουν επίσης ένα πλαίσιο για την παρακολούθηση της προόδου του έργου και τη σύγκρισή της με το προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα. | – Η ακριβής αναγνώριση και ποσοτικοποίηση αυτών των εξαρτήσεων μπορεί να είναι δύσκολη – Οι εκτιμήσεις χρόνου στη διαχείριση έργων μπορεί συχνά να είναι υποκειμενικές και να επηρεάζονται από διάφορους παράγοντες, γεγονός που οδηγεί σε κίνδυνο μεροληπτικών εκτιμήσεων και πιθανών ανακριβειών στο χρονοδιάγραμμα του έργου. – Είναι εξίσου σημαντικό να παρακολουθούνται στενά οι σχεδόν κρίσιμες διαδρομές εντός του έργου. Η παραμέληση αυτών των σχεδόν κρίσιμων διαδρομών μπορεί να εγκυμονεί εγγενείς κινδύνους και να οδηγήσει σε πιθανές καθυστερήσεις ή διαταραχές στο συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου. |
Χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων για τη διαχείριση έργων
Ποια είναι η καλύτερη λογισμικό διαχείρισης έργου ? Υπάρχουν πολλές επιλογές για τις εταιρείες για τη διαχείριση έργων. Ανάλογα με την κλίμακα ενός έργου, οι διαχειριστές μπορούν να αποφασίσουν να χρησιμοποιήσουν τις παραπάνω προσεγγίσεις για τη διαχείριση μικρών έργων ή να ενσωματώσουν εξειδικευμένο λογισμικό διαχείρισης έργων για μεγάλα και πολύπλοκα έργα.
Αξίζει να παρουσιάσουμε το Microsoft Project, ένα από τα πιο δημοφιλή εξειδικευμένα λογισμικά, το οποίο είναι εξαιρετικά χρήσιμο στη σχεδίαση δικτύων έργων, στον προσδιορισμό του χρονοδιαγράμματος του έργου και στη διαχείριση του κόστους του έργου και άλλων πόρων και στην αξιολόγηση του έργου. Μπορείτε επίσης εξετάσει τις εναλλακτικές του όπως τα λογισμικά διαχείρισης έργων Asana, Trello, Jira και Basecamp. Είναι όλα λογισμικό διαχείρισης έργων επί πληρωμή με δωρεάν δοκιμή πολλών προηγμένων λειτουργιών που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα έργα και τις ομάδες σας πιο αποτελεσματικά.
Συγγενεύων: 10 Συμβουλές για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το Asana Project Management το 2024 or Εναλλακτικές λύσεις Microsoft Project
Συχνές Ερωτήσεις
Ποιοι είναι οι 4 χρυσοί κανόνες διαχείρισης έργου;
Οι τέσσερις χρυσοί κανόνες της διαχείρισης έργου είναι: η σωστή επικοινωνία με τον πελάτη, η ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου έργου, η διατήρηση ηθικών σχέσεων με τον οργανισμό και η μνήμη ότι οι άνθρωποι μετράνε.
Ποια είναι τα 5 στάδια της διαχείρισης έργου;
Τα 5 βασικά στάδια της διαχείρισης έργου περιλαμβάνουν: έναρξη, σχεδιασμός, εκτέλεση, έλεγχος και κλείσιμο.
Ποιοι είναι οι 4 τύποι διαχείρισης έργου;
Μερικοί συνήθεις τύποι προσεγγίσεων διαχείρισης έργου αποτελούνται από: τη μέθοδο Waterfall, Agile, Scrum και Kanban.
Τρεις φάσεις που εμπλέκονται στη διαχείριση μεγάλων έργων είναι…
Σχεδιασμός για τον τρόπο υλοποίησης του έργου, προγραμματισμός διαδικασίας με χρονοδιάγραμμα και διαχείριση εκτέλεσης.
Κατώτατη γραμμή
Όπως μπορούμε να δούμε, αξίζει τον κόπο για κάθε εταιρεία να επενδύσει στην ενίσχυση των δεξιοτήτων διαχείρισης έργων. Μια αποτελεσματική διαχείριση έργου δεν μπορεί να λείπει από πολυμήχανους διαχειριστές έργου και μια ομάδα υψηλής απόδοσης. Υπάρχουν πολλά πιστοποιημένα μαθήματα και η εκπαίδευση μπορεί να βοηθήσει τους μαθητές να αποκτήσουν βαθύτερες και χρήσιμες γνώσεις σχετικά με τη διαχείριση έργων. Εάν είστε αρκετά σίγουροι και καλά προετοιμασμένοι, γιατί να μην πάρετε μια πρόκληση από PMI, η πιο εκτιμημένη πιστοποίηση διαχείρισης έργων στον κόσμο, που αγκαλιάζει παραδοσιακές, ευέλικτες και υβριδικές έννοιες.
Ωστόσο, εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, η παρακολούθηση ενός δωρεάν μαθήματος διαχείρισης έργου Coursera είναι επίσης μια εξαιρετική ιδέα. Για τους εργαζομένους, η χρήση μιας προσαρμοσμένης εκπαίδευσης μπορεί επίσης να οδηγήσει σε καλύτερα αποτελέσματα. Μπορείτε να σχεδιάσετε συναρπαστικά μαθήματα με Γνωρίστε το Περιεχόμενο X εργαλείο, όπου μπορείτε να βρείτε πολλά δωρεάν προσαρμόσιμα πρότυπα διαδραστικών κουίζ και παιχνιδιών μαζί με μοναδικά εφέ παρουσίασης.
Έργο που αναφέρεται: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Διαχείριση λειτουργίας : Βιωσιμότητα και Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας 12η. Εκδ. (12 η Έκδ.).
Αναφορά: Ομαδικό Πνεύμα | Μ. Βιβλιοθήκη