Des notes importantes disparaissent ? De nouveaux employés attendent d’être présentés ? Des équipes atteignent leurs objectifs sans obtenir la reconnaissance qu’elles méritent ? Il semblerait qu’une réunion générale soit nécessaire !
Une entreprise à mains nues est peut-être le meilleur moyen d'unir toute votre équipe dans une réunion décontractée mais intensément productive.
Voici comment le faire correctement, avec un exemple d'agenda et un modèle interactif gratuit !
Table des Matières
- Qu'est-ce qu'une réunion générale ?
- Pourquoi organiser une réunion générale ?
- Modèle de réunion à main levée
- Ordre du jour de la réunion générale
- Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'une réunion générale ?
Une réunion générale est tout simplement une réunion rassemblant tous les employés d'une entreprise . C'est une réunion régulière – qui a lieu environ une fois par mois – et elle est généralement présidée par la direction.
Une réunion de tous les mains tente d'accomplir quelques choses clés…
- informer le personnel de tout nouvelles annonces pas adapté au courrier électronique.
- de mettre en objectifs de l'entreprise et suivre les progrès vers ceux qui existent déjà.
- récompenser réalisations exceptionnelles des individus et des équipes.
- à reconnaître le personnel qui ont rejoint ainsi que ceux qui sont partis.
- répondre questions des employés de tous les coins de l'entreprise.
En définitive, l' objectif principal d'une réunion générale est de renforcer la cohésion d'entreprise. Sans surprise, cette cohésion est de plus en plus recherchée et les réunions générales connaissent un regain de popularité auprès des entreprises soucieuses de consolider leurs liens internes.
Anecdote amusante ⚓ L'expression « réunion générale » vient de l'ancien cri de ralliement de la marine, « tous les hommes sur le pont », utilisé pour rassembler tous les membres d'équipage d'un navire sur le pont supérieur afin de les aider à naviguer pendant une tempête.
Une réunion générale est-elle la même chose qu'un "mairie" ?
Pour être franc, non. Bien qu'assez similaire, une assemblée publique est différente d'une réunion générale sur un point :
Une assemblée générale se concentre davantage sur la fourniture d'informations pré-planifiées, tandis qu'une mairie se concentre davantage sur les questions et réponses.
Cela signifie que si un all-hands a la sensation d'une réunion régulière, une mairie peut ressembler davantage à un événement politique détendu, d'où son nom.
Pourtant, ils sont deux identiques à bien des égards. Les deux sont des réunions régulières à l'échelle de l'entreprise, dirigées par les hauts gradés, qui fournissent aux employés les informations et les distinctions nécessaires.
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Pourquoi organiser une réunion générale ?
Je comprends ; nous essayons tous d’éviter le syndrome du « encore une réunion ». Ajouter une énième réunion à la liste des réunions hebdomadaires, mensuelles et annuelles peut sembler un bon moyen de se mettre son personnel à dos, mais en réalité, cela pourrait réduire le nombre de réunions que vous organisez.
Comment? Parce qu'une réunion à mains nues est globale. Il reprend les parties importantes de nombreuses autres réunions que vous aurez au cours de votre mois de travail et les condense en un créneau horaire serré d'une heure.
En fin de compte, cela peut vraiment libérer du temps dans votre emploi du temps. Voici quelques-uns des autres avantages d'une réunion à mains nues…
- Soyez inclusif – Il est difficile d'exprimer à quel point cela peut signifier pour votre équipe que vous soyez prêt à vous asseoir avec eux chaque semaine ou chaque mois. Leur donner la chance de poser leurs questions brûlantes par le biais d'un Q&A et d'être aussi ouvert et honnête que possible avec eux crée une merveilleuse culture d'entreprise.
- Soyez une équipe – Tout comme c'est formidable d'avoir des nouvelles du patron, c'est aussi formidable de voir les visages de ses collègues. Le travail à distance et les bureaux segmentés peuvent souvent isoler les personnes qui sont censées se gélifier le plus. Une réunion à mains nues leur offre une chance informelle de se voir et de discuter à nouveau.
- Ne manquez personne – L'idée derrière une réunion à mains nues est que c'est tout le monde sur le pont. Bien que vous puissiez avoir quelques absences, vous pouvez transmettre vos messages en sachant que tout le monde, y compris les travailleurs à distance, entend ce qu'il a besoin d'entendre.
Levez la main pour le rassemblement général!
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Ordre du jour de la réunion générale
Vous avez besoin d'un exemple d'ordre du jour de réunion plénière pour bien comprendre ce qui se passe réellement lors d'une telle réunion ?
Voici 6 points typiques que vous pourriez trouver à l'ordre du jour, ainsi que des limites de temps recommandées pour que le tout tienne en 1 heure.
1. Brise-glace
⏰ 5 minutes
S'agissant d'une réunion d'entreprise avec potentiellement de nouveaux participants, il est fort probable que certains collègues n'aient pas eu l'occasion d'échanger depuis un certain temps. Prévoyez une ou deux activités brise-glace pour maintenir une bonne ambiance d'équipe et mettre les participants à l'aise avant le début des discussions plus approfondies.
Essayez quelques-unes de ces idées :
- Quel GIF décrit votre humeur ? – Présentez à chacun quelques GIF et demandez-leur de voter pour celui qui correspond le mieux à ce qu'ils ressentent.
- Partagez une histoire embarrassante – En voici un qui est prouvé qu'il génère de bonnes idées. Demandez à chacun d’écrire une histoire courte et embarrassante et soumettez-la de manière anonyme. Les lire peut être un début hilarant pour votre ordre du jour de réunion à tous.
- Pop quizz ! – Il n'y a pas de situation qui ne puisse être aggravée par quelques anecdotes. Un quiz rapide de 5 minutes sur les événements actuels ou les pratiques de l'entreprise peut inspirer la créativité et commencer vos mains avec du plaisir propre.
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2. Mises à jour de l'équipe
⏰ 5 minutes
Il est possible que vous rencontriez de nouveaux visages à cette réunion, et que vous regrettiez l'absence de quelques personnes ayant récemment quitté l'équipe. Il est préférable d' aborder ce point dès le début de l'ordre du jour afin d'éviter toute attente gênante avant d'être présenté.
Remercier chaleureusement le personnel qui vient de partir n'est pas seulement un bon leadership, cela vous humanise devant votre peuple. De même, présenter tôt de nouveaux visages à l'entreprise est un excellent moyen de les aider à se sentir inclus et de mettre tout le monde à l'aise pour le reste de la réunion.
Juste un remerciement rapide et une salutation suffiront pour cela, mais vous pouvez faire un effort supplémentaire en faisant une courte présentation.
3. Nouvelles de la société
⏰ 5 minutes
Un autre point rapide mais essentiel à inclure dans l'ordre du jour de votre réunion générale est celui où vous pouvez informer votre équipe des mouvements de personnel au sein de l'entreprise.
Gardez à l'esprit que ce n'est pas le sujet des projets et des objectifs (nous y reviendrons), mais plutôt des annonces qui concernent toute l'entreprise. Il peut s'agir de nouveaux contrats conclus, de nouveaux projets de renforcement d'équipe en préparation, et aussi de toutes ces choses fastidieuses, comme la date de passage du plombier pour récupérer la tasse à café oubliée la dernière fois.
4. Progrès vers les objectifs
⏰ 20 minutes
Maintenant, nous sommes dans la vraie viande de vos mains. C'est là que vous montrerez les objectifs et vous vanterez fièrement (ou pleurerez publiquement) des progrès de votre équipe vers ceux-ci.
C'est peut-être la section la plus importante de votre réunion, alors consultez ces conseils rapides…
- Utiliser des données visuelles – Cela peut ne pas surprendre, mais les graphiques et les tableaux font un beaucoup meilleur travail de clarification des données que du texte. Montrez les progrès de chaque département sous la forme d'un point sur un graphique pour leur donner une indication plus claire d'où ils viennent et où ils vont (espérons-le).
- Féliciter et pousser – Pour votre équipe, cela pourrait être la partie la plus éprouvante pour les nerfs de l'ordre du jour de la réunion générale. Apaisez les craintes en félicitant les équipes pour leur bon travail et en donnant un petit coup de coude aux équipes qui sont sous-performantes en leur demandant ce dont elles auraient besoin pour avoir une meilleure chance d'atteindre leurs objectifs.
- Rendez-le interactif – En tant que partie la plus longue de votre réunion générale, et avec de nombreux aspects qui ne s'appliquent pas directement à tout le monde, vous voudrez peut-être garder le focus dans la salle avec une certaine interactivité. Essayez un sondage, une échelle d'évaluation, un nuage de mots ou même un quiz pour voir comment sur la bonne voie votre équipe pense qu'ils le sont.
Une fois que vous avez livré cette partie de l'exposé, c'est une bonne idée de mettre les équipes dans des salles de sous-commission afin qu'elles puissent réfléchir à une réponse en 3 volets…
- Ce qu'ils ont aimé dans leur mise à jour des progrès.
- Ce qu'ils n'ont pas aimé dans leur mise à jour des progrès.
- Un bloqueur qui entrave une meilleure progression.
5. Reconnaissance du personnel
⏰ 10 minutes
Il n'y a rien de pire que de trimer sur quelque chose pour lequel vous n'obtenez aucun crédit. C'est un désir fondamental de chacun des membres de votre personnel de rechercher le crédit là où le crédit est dû, alors utilisez cette partie de votre réunion générale pour leur donner l'attention qu'ils méritent.
Vous n'êtes pas obligé de mettre toute une chanson et de danser (beaucoup de vos employés pourraient de toute façon se sentir mal à l'aise avec cela), mais une certaine reconnaissance et peut-être un petit prix peuvent faire beaucoup, non seulement pour l'individu, mais pour votre réunion en tant que un ensemble.
De manière générale, il existe deux manières de procéder :
- Avant la réunion, tous les chefs d'équipe soumettent le nom d'un membre de leur équipe qui s'est surpassé dans son rôle. Utilisez la réunion pour reconnaître le nom le plus soumis de chaque équipe.
- Pendant la réunion - Tenir un nuage de mots en direct pour le "héros silencieux" de chacun. Le nom le plus soumis de votre public occupera une place importante au centre du nuage de mots, vous donnant une chance de reconnaître publiquement qui il est.
Astuce 💡 La roue de la fortune est l'outil idéal pour offrir des prix. Rien de tel pour capter l'attention du public !
6. Ouvrir les questions et réponses
⏰ 15 minutes
Terminez par ce que beaucoup considèrent comme la priorité absolue lors d'une réunion générale : la séance de questions-réponses en direct.
C'est une chance pour n'importe qui de n'importe quel département de poser des questions aux hauts gradés. Attendez-vous à tout et à rien de ce segment, et accueillez-le également, car votre équipe peut avoir l'impression que c'est la seule fois où elle peut obtenir une réponse directe à une préoccupation valable.
Si vous avez une grande équipe, une façon de gérer efficacement les questions-réponses est de poser des questions quelques jours avant votre réunion générale, puis de les filtrer pour trouver celles qui méritent une réponse devant la foule.
Mais si vous souhaitez plus de transparence, il vous suffit de laisser votre équipe vous poser des questions via une plateforme de questions-réponses en direct . Ainsi, tout restera organisé , modéré et parfaitement adapté aux télétravailleurs.
Aides supplémentaires pour une réunion à mains nues
Si vous cherchez à étoffer vos mains en quelque chose d'un peu plus d'une heure, essayez ces activités supplémentaires…
1. Témoignages clients
Les moments où votre entreprise a touché un client peuvent être une motivation extrêmement puissante pour votre équipe.
Que ce soit avant ou pendant la réunion, demandez à votre équipe de vous envoyer les avis élogieux des clients. Lisez-les à toute l'équipe, ou même faites un quiz pour que chacun puisse deviner quel client a donné quel avis.
2. Discussion d'équipe
Soyons honnêtes, les membres de l'équipe sont souvent beaucoup plus proches de leurs chefs d'équipe que de leur PDG.
Pour que chacun puisse entendre une voix familière, invitez les responsables de chaque équipe à monter sur scène et à présenter leur version de l' étape d'avancement de l'objectif . Cette approche sera plus pertinente et plus juste, et permettra aux autres de faire une pause avec votre propre voix !
3. C'est l'heure du quiz !
Pimentez vos mains avec un quiz compétitif. Vous pouvez mettre chaque équipe en… équipes, puis les faire défier pour le classement à travers des questions relatives au travail.
Quel est notre volume de contenu prévu pour cette année ? Quel a été le taux d’adoption de notre fonctionnalité phare l’an dernier ? Des questions comme celles-ci permettent non seulement d’obtenir des indicateurs clés de performance pour l’entreprise, mais aussi de dynamiser vos réunions et de constituer les équipes que vous souhaitez.
Questions fréquemment posées
Quelle est la différence entre la mairie et tout le monde ?
Les assemblées publiques sont des sessions de mise à jour/questions-réponses plus localisées, tandis que les réunions générales sont des orientations à l'échelle de l'entreprise dirigées par les hauts dirigeants.
Quel est l’ordre du jour d’une rencontre à tous ?
Cela varie selon les entreprises, mais l'ordre du jour d'une réunion à tous comprend généralement :
– Mises à jour de l'entreprise – Le PDG ou d'autres dirigeants donnent un aperçu des performances de l'entreprise au cours de la dernière période (trimestre ou année), des mises à jour commerciales majeures, des nouveaux produits/initiatives lancés, etc.
– Mises à jour financières – Le CFO partage des indicateurs financiers clés tels que les revenus, la rentabilité, la croissance par rapport aux périodes passées et les estimations des analystes.
– Stratégie approfondie – Le leadership se concentre sur un domaine de l’entreprise/de la stratégie en profondeur, comme les nouveaux plans d’expansion du marché, la feuille de route technologique, les partenariats.
– Reconnaissance – Reconnaissez les plus performants, les équipes et leurs réalisations.
– Mises à jour sur les personnes – CHRO parle des objectifs d'embauche, des stratégies de rétention, des changements d'avantages sociaux, du processus de promotion, etc.
– Séance de questions-réponses – Accordez du temps aux employés pour poser des questions à l’équipe de direction.
– Discussion sur la feuille de route – La direction partage la feuille de route stratégique et les priorités pour les 6 à 12 prochains mois.
Quel est un meilleur nom pour une réunion à tous ?
Voici quelques noms alternatifs pour une réunion à tous qui pourraient potentiellement être meilleurs que « à tous » :
– Réunion de mise à jour de l'entreprise – Se concentre sur l'objectif d'information/de mise à jour sans préciser qu'elle s'adresse à tous les employés.
– État de [l’entreprise] – Implique une perspective stratégique plus large comme un discours sur « l’état de l’Union ».
– All-Team Gathering – Un terme plus doux que « tout le monde » qui signifie toujours qu'il s'adresse à toute l'équipe.
