सहज परिचयात्मक बैठकें कैसे आयोजित करें | 2024 में सर्वोत्तम युक्तियाँ अनलॉक!

आप कभी भी ईधर थे क्या सफल परिचयात्मक बैठकें?

If you’re participating in a new cross-functional team at work or a new project team, they can be someone from other departments or from other companies that you might not be acquainted or have worked with before, and you want to make sure your readiness to commit and invest your skills and ideas to the team — especially if that team is high-performing. Thus, it is essential to host a meeting to gather new teammates together.

हालांकि, इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है अगर आप थोड़ा अजीब और घबराए हुए महसूस करते हैं क्योंकि यहां तक ​​कि सबसे अनुभवी पेशेवरों के पास एक नई टीम के साथ प्रारंभिक बैठक होने पर घबराहट होती है। यदि आप एक नेता हैं और उत्पादकता परिचयात्मक बैठकों की मेजबानी करने में विफल होने की चिंता करते हैं।

यह लेख आपको परिचयात्मक बैठकों को सफल बनाने के बारे में संपूर्ण मार्गदर्शिका, उदाहरण और सुझाव देगा।

इस लेख में आप जानेंगे

• What’s an Introductory Meeting?
• परिचयात्मक बैठक का लक्ष्य क्या है?
• एक प्रभावी परिचयात्मक बैठक कैसे स्थापित करें
• परिचयात्मक बैठक को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए युक्तियाँ
• चाबी छीन लेना

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परिचयात्मक बैठक क्या है?

एक परिचयात्मक या परिचयात्मक बैठक जब टीम के परिचय की बात आती है तो इसका बिल्कुल वही अर्थ होता है जब टीम के सदस्य और उनके नेता पहली बार एक-दूसरे से आधिकारिक तौर पर मिलते हैं, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या इसमें शामिल व्यक्ति कामकाजी संबंध बनाना चाहते हैं और टीम के लिए प्रतिबद्ध हैं। भविष्य।

It aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings formal or informal.

एक मानक परिचयात्मक बैठक के एजेंडे में शामिल हैं:

• बैठक के लक्ष्य का परिचय दें
• नेताओं और प्रत्येक सदस्य का परिचय दें
• Discuss the team regulations, work, benefits, and treatments…
• कुछ खेल खेलने का समय
• बैठकें समाप्त करें और अनुवर्ती कार्रवाई करें

परिचयात्मक बैठकों का लक्ष्य क्या है?

Don’t just see introductions as a box to check. Use this time to ignite real connections, gain unique insights, and establish a framework for flawless teamwork. Introduction meetings are awesome to:

• टीम वर्क और टीम सामंजस्य को बढ़ावा दें

परिचयात्मक बैठकों का पहला लक्ष्य अजनबियों को करीबी साथियों के पास लाना है। यदि आपने पहले कभी एक-दूसरे को नहीं देखा है और उनके बारे में बहुत कम जानते हैं, तो सामंजस्य और जुड़ाव का अभाव होगा, जो टीम भावना और उत्पादकता को प्रभावित कर सकता है। जब लोग टीम के नियमों, उचित पुरस्कार और दंड पर चर्चा कर सकते हैं और उन्हें एकजुट कर सकते हैं, या यह जान सकते हैं कि उनके नेता निष्पक्ष और वफादार लोग हैं, उनके साथी विनम्र, विश्वसनीय, सहानुभूतिपूर्ण और अधिक हैं, तो विश्वास इच्छा और एक सकारात्मक कार्य वातावरण का निर्माण होगा टीम।

• तनाव और अजीबता को तोड़ो

यदि कर्मचारी दबाव वाले कार्यस्थल के माहौल में काम करते हैं तो उत्पादकता में गिरावट आने की संभावना है। यह भी अच्छा नहीं है कि कर्मचारी अपने नेता से प्रेरित होने के बजाय उन्हें डराएं। परिचयात्मक बैठकें नई टीमों को अपने विचार और राय साझा करने में अधिक आत्मविश्वास महसूस करने में मदद कर सकती हैं। वे आसानी से दोस्त बनाना, संवाद करना और आगे सहयोग के लिए अजीबता कम करना भी शुरू कर देते हैं। उदाहरण के लिए, जब टीम का कोई सदस्य समय सीमा को पूरा करने में असमर्थ होता है तो बोलने और मदद मांगने में संकोच नहीं करता है।

• मानकों और प्रथाओं की संरचना और संरेखित करने में सहायता करें

नियमों और विनियमों पर जोर पहली परिचयात्मक बैठकों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। टीम वर्क की शुरुआत में इसे स्पष्ट, निष्पक्ष और सीधा करने में विफलता टीम के संघर्ष और गलत संचार को बढ़ावा दे सकती है। इसके विपरीत, यदि आप टीम का अनुसरण कर सकते हैं मानकों और प्रथाओं, there will be resource efficiency due to a team’s effectiveness and efficiency, at the same time, enhancing job satisfaction among team members who are part of a cohesive team.

एक प्रभावी परिचयात्मक बैठक कैसे स्थापित करें

परिचयात्मक बैठकें मानक बैठक योजना प्रक्रिया का पालन कर सकती हैं 5 पी.एस: उद्देश्य, प्लानिंग, तैयारी, भाग लेना, तथा प्रगति. आपकी समय सीमा, प्रतिभागियों की संख्या, आपकी टीम पृष्ठभूमि और आपके संसाधनों के आधार पर, आप औपचारिक या आकस्मिक परिचयात्मक बैठकें आयोजित कर सकते हैं। पहली छाप महत्वपूर्ण होती है। जब आप व्यवस्थित और विचारशील बैठकें दिखाएंगे तो आपकी टीम के सदस्य उतना ही अधिक सम्मान और विश्वास की सराहना करेंगे।

• उद्देश्य

यह बैठकों के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के बारे में है। जब आप बैठकों के लक्ष्यों को सूचीबद्ध करते हैं तो स्पष्ट और संक्षिप्त रहें ताकि यदि कोई प्रतिभागी असंबद्ध गतिविधियों से विचलित हो जाता है तो आप आसानी से सभी को ध्यान में वापस ला सकें। आप एक लक्ष्य पिरामिड की व्यवस्था करके लक्ष्यों की संरचना पर विचार कर सकते हैं जो विभिन्न स्तरों पर लक्ष्यों के प्रत्येक सेट की रूपरेखा तैयार करता है।

• प्लानिंग

नए टीम लीडरों को सबसे पहले जो काम करना चाहिए वह है विवरणों की योजना बनाना या एक एजेंडा विकसित करना। जब आपके पास संदर्भित करने के लिए कुछ हो, तो स्वयं ही सब कुछ याद रखने का प्रयास करने से तनाव से राहत मिलती है। आप PowerPoint के माध्यम से स्लाइड शो का उपयोग करके एक टेम्पलेट बना सकते हैं या हस्तलिखित क्यू कार्ड।

• तैयारी

इस भाग में कुछ गतिविधियाँ शामिल हैं जैसे मीटिंग परिचय स्क्रिप्ट तैयार करना और आधिकारिक मीटिंग शुरू करने से पहले एजेंडा की समीक्षा करना। जब आप अचानक अपना दिमाग खिसकाते हैं तो आपके लिए सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को बोलना और स्पीकर नोट्स या स्क्रिप्ट के समर्थन से एजेंडे पर ध्यान केंद्रित करना आसान हो जाएगा।

• भाग लेना

Don’t forget to encourage new members to ask questions and engage in interactive activities during the meetings. If others seem so hesitant, ask them for their opinions. Make sure everyone in the team has the chance to speak out not just focus on the extrovert members. You can host a live poll so that some introverts can share their opinions directly.

• प्रगति

आपको अपनी बैठक को सारांश के साथ समाप्त करना चाहिए और अगले चरणों के लिए कार्रवाई की जानकारी देनी चाहिए। और, बैठक के बाद अनुवर्ती कार्रवाई एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, आप अंतिम निर्णय लेने पर विचार कर सकते हैं और उन्हें दस्तावेजित कर सकते हैं।

परिचयात्मक बैठक को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए युक्तियाँ

• एक इंटरैक्टिव प्रस्तुति उपकरण का प्रयोग करें

पहले दिन शर्म या असहजता महसूस कर रहे हैं? आप AhaSlides जैसे इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन टूल का उपयोग करके अपनी परिचयात्मक मीटिंग को 100 गुना अधिक मज़ेदार बना सकते हैं!

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इसे करने के एक दर्जन तरीके हैं, लेकिन हम बर्फ को जल्दी तोड़ने के लिए इस रूपरेखा की अनुशंसा करते हैं:

• एक परिचय स्लाइड से शुरुआत करें।
• अंकों और लीडरबोर्ड के साथ अपने बारे में प्रश्नोत्तरी के साथ चीज़ों को मज़ेदार बनाएं।
• अंत में एक प्रश्नोत्तर स्लाइड के साथ समाप्त करें जहां हर कोई आपके बारे में वे बातें पूछ सकता है जिनके बारे में वे सोच रहे हैं।

With AhaSlides’ interactive presentation platform, you can craft a compelling introduction that flies people to the moon🚀Try this template here:

• Start an introduction with “we"

The team works on the collaboration between team members to achieve common goals not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of “we” culture. Try to use “we: rather than “I” as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are dedicated more to working for the team rather than for themselves.

• अपने साथियों का मनोरंजन करें

सबसे रोमांचक तरीकों से परिचयात्मक बैठकों की शुरुआत कैसे करें? जैसा कि सभी सदस्य एक दूसरे के लिए नए हैं, एक मेजबान के रूप में, आप कुछ त्वरित आइसब्रेकर के साथ शुरुआत करने पर विचार कर सकते हैं। आप 2 से 3 गेम और क्विज़, और विचार-मंथन सत्र भी सेट कर सकते हैं ताकि दूसरों को अपने व्यक्तित्व, प्रतिभा और सोच को साझा करने का समय मिल सके; टीम सामंजस्य और कार्यस्थल संस्कृति और कनेक्शन को बेहतर बनाने के लिए दूसरों के साथ संवाद करें और काम करें। उदाहरण के लिए, आप कुछ गेम आज़मा सकते हैं जैसे प्रशंसा का चक्र, मेहतर शिकार करता है, Would you rather…

• समय प्रबंधन

Usually, highly productive meetings, can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn’t running out while you still have a lot to cover up.

चाबी छीन लेना

परिचयात्मक बैठकों का लाभ उठाकर एक नई टीम के साथ टीम वर्क शुरू करना आपकी टीम के लिए फायदेमंद है। पहली मीटिंग सेट करना चुनौतीपूर्ण और नकल करने वाला हो सकता है। जब आप तैयारी की प्रक्रिया में हों, तो पॉवरपॉइंट मास्टर होने पर भी सहायता प्राप्त करने में संकोच न करें। आप निश्चित रूप से अपना काम आसान कर सकते हैं और अपना दिन बचा सकते हैं अहास्लाइड्स.

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

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