व्यवसाय में सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ 10 प्रकार की बैठकें

व्यापार में बैठकें किसी कंपनी के भीतर परियोजना प्रबंधक या वरिष्ठ भूमिकाओं जैसे नेतृत्व के पदों से परिचित हैं। ये सभाएँ संचार बढ़ाने, सहयोग को प्रोत्साहित करने और संगठन के भीतर सफलता को आगे बढ़ाने के लिए आवश्यक हैं। 

However, not everyone may be aware of these meetings’ definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.

• एक व्यापार बैठक क्या है?
• व्यवसाय में बैठकों के प्रकार
• व्यापार में बैठकें कैसे करें
• चाबी छीन लेना 

बिजनेस मीटिंग क्या है?

एक व्यावसायिक बैठक व्यक्तियों की एक बैठक है जो व्यवसाय से संबंधित विशिष्ट विषयों पर चर्चा करने और निर्णय लेने के लिए एक साथ आती है। इस बैठक के उद्देश्यों में वर्तमान परियोजनाओं पर टीम के सदस्यों को अद्यतन करना, भविष्य के प्रयासों की योजना बनाना, समस्याओं को हल करना, या संपूर्ण कंपनी को प्रभावित करने वाले निर्णय लेना शामिल हो सकता है। 

व्यवसाय में बैठकें व्यक्तिगत रूप से आयोजित की जा सकती हैं, आभासी, या दोनों का संयोजन और औपचारिक या अनौपचारिक हो सकता है।

व्यावसायिक बैठक का लक्ष्य सूचनाओं का आदान-प्रदान करना, टीम के सदस्यों को संरेखित करना और ऐसे निर्णय लेना है जो व्यवसाय को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करें।

व्यवसाय में बैठकों के प्रकार

व्यवसाय में कई प्रकार की बैठकें होती हैं, लेकिन 10 सामान्य प्रकारों में शामिल हैं:

1/मासिक टीम बैठकें

Monthly team meetings are regular meetings of a company’s team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).

मासिक टीम बैठकें टीम के सदस्यों को सूचनाओं और विचारों का आदान-प्रदान करने, परियोजना की प्रगति पर चर्चा करने और यह सुनिश्चित करने का अवसर और मार्गदर्शन प्रदान करती हैं कि सभी एक ही लक्ष्य की ओर काम कर रहे हैं। 

These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team’s work.

An सब हाथ की बैठक बस एक बैठक है जिसमें कंपनी के सभी कर्मचारी शामिल होते हैं, दूसरे शब्दों में, एक मासिक टीम मीटिंग। यह एक नियमित बैठक है - महीने में एक बार हो सकती है - और आमतौर पर कंपनी के प्रमुखों द्वारा संचालित की जाती है।

2/स्टैंड अप मीटिंग्स

RSI आमने - सामने की मीटिंग, जिसे दैनिक स्टैंड-अप या दैनिक स्क्रम बैठक के रूप में भी जाना जाता है, एक प्रकार की छोटी बैठक होती है, जो आमतौर पर 15 मिनट से अधिक नहीं होती है, और टीम को परियोजना की प्रगति पर त्वरित अपडेट देने के लिए या काम के बोझ को पूरा करने के लिए योजना बनाने के लिए दैनिक रूप से आयोजित की जाती है। आज काम करो।

At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team’s common goals. 

3/स्थिति अद्यतन बैठकें

स्थिति अद्यतन बैठकें टीम के सदस्यों से उनकी परियोजनाओं और कार्यों की प्रगति पर अद्यतन प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं। वे मासिक बैठकों की तुलना में अधिक बार हो सकते हैं, जैसे साप्ताहिक। 

बेशक, स्थिति अद्यतन बैठकों का उद्देश्य प्रत्येक परियोजना की प्रगति का एक पारदर्शी दृष्टिकोण प्रदान करना और परियोजना की सफलता को प्रभावित करने वाली किसी भी चुनौती की पहचान करना है। ये बैठकें चर्चा या समस्या समाधान जैसे मुद्दों में नहीं उलझेंगी।

For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a ‘टाउन हॉल की बैठक‘, A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!

4/समस्या-समाधान बैठकें

ये ऐसी बैठकें हैं जो किसी संगठन के सामने आने वाली चुनौतियों, संकटों या समस्याओं की पहचान करने और उनका समाधान करने के इर्द-गिर्द घूमती हैं। वे अक्सर अप्रत्याशित होते हैं और सहयोग करने और विशिष्ट समस्याओं के समाधान खोजने के लिए विभिन्न विभागों या टीमों से व्यक्तियों को लाने की आवश्यकता होती है।

इस बैठक में उपस्थित लोग अपने विचार साझा करेंगे, संयुक्त रूप से समस्याओं के मूल कारणों की पहचान करेंगे और संभावित समाधान पेश करेंगे। इस बैठक के प्रभावी होने के लिए, उन्हें खुलकर और ईमानदारी से चर्चा करने, दोषारोपण से बचने और उत्तर खोजने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।

5/निर्णय लेने वाली बैठकें

इन बैठकों में महत्वपूर्ण निर्णय लेने का लक्ष्य होता है जो परियोजना, टीम या पूरे संगठन की दिशा को प्रभावित करते हैं। उपस्थित लोग आमतौर पर आवश्यक निर्णय लेने के अधिकार और विशेषज्ञता वाले व्यक्ति होते हैं।

इस बैठक को सभी प्रासंगिक जानकारी, आवश्यक हितधारकों के साथ अग्रिम रूप से प्रदान करने की आवश्यकता होगी। फिर, यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठक के दौरान किए गए निर्णयों को पूरा किया जाता है, अनुवर्ती कार्रवाई को समापन समय के साथ स्थापित किया जाता है। 

6/मंथन बैठकें

बुद्धिशीलता बैठकें आपके व्यवसाय के लिए नए और नए विचारों को उत्पन्न करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं। 

The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another’s ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.

7/सामरिक प्रबंधन बैठकें

सामरिक प्रबंधन बैठकें are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization’s long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

इन बैठकों के दौरान, संगठन की समीक्षा और मूल्यांकन किया जाता है, साथ ही प्रतिस्पर्धात्मकता या विकास और सुधार के नए अवसरों की पहचान की जाती है।

8/प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स

A प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एक बैठक है जो एक नई परियोजना की आधिकारिक शुरुआत को चिह्नित करती है। यह लक्ष्यों, उद्देश्यों, समयसीमा और बजट पर चर्चा करने के लिए परियोजना प्रबंधकों, टीम के सदस्यों और अन्य विभागों के हितधारकों सहित परियोजना टीम के प्रमुख व्यक्तियों को एक साथ लाता है।

यह परियोजना प्रबंधक को स्पष्ट संचार चैनल स्थापित करने, अपेक्षाएँ निर्धारित करने और टीम के सदस्यों को उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को समझने के लिए सुनिश्चित करने का अवसर भी प्रदान करता है।

ये व्यवसाय में कुछ सबसे सामान्य प्रकार की बैठकें हैं, और संगठन के आकार और प्रकार के आधार पर प्रारूप और संरचना बदल सकती है।

9 / परिचयात्मक बैठकें

An परिचयात्मक बैठक यह पहली बार है कि टीम के सदस्य और उनके नेता आधिकारिक तौर पर एक-दूसरे से मिलते हैं, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या इसमें शामिल व्यक्ति कामकाजी संबंध बनाना चाहते हैं और भविष्य में टीम के लिए प्रतिबद्ध हैं।

इस बैठक का उद्देश्य टीम के सदस्यों को प्रत्येक प्रतिभागी की पृष्ठभूमि, रुचियों और लक्ष्यों को जानने के लिए एक साथ रहने का समय देना है। आपकी और आपकी टीम की पसंद के आधार पर, आप अलग-अलग संदर्भों के आधार पर औपचारिक या अनौपचारिक परिचयात्मक मीटिंग सेट कर सकते हैं।

10/ टाउन हॉल बैठकें

यह अवधारणा स्थानीय न्यू इंग्लैंड शहर की बैठकों से उत्पन्न हुई जहां राजनेता मुद्दों और कानून पर चर्चा करने के लिए घटकों से मिलते थे।

आज, ए टाउन हॉल बैठक यह एक योजनाबद्ध कंपनी-व्यापी बैठक है जहाँ प्रबंधन सीधे कर्मचारियों के प्रश्नों का उत्तर देता है। यह नेतृत्व और कर्मचारियों के बीच खुले संचार और पारदर्शिता की अनुमति देता है। कर्मचारी प्रश्न पूछ सकते हैं और तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं।

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व्यापार में बैठकें कैसे करें

ताकि एक अच्छी बैठक है, सबसे पहले, आपको एक भेजना होगा बैठक निमंत्रण ईमेल.

व्यवसाय में प्रभावी बैठकें आयोजित करने के लिए सावधानीपूर्वक योजना और तैयारी की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि बैठक उत्पादक है और अपने इच्छित लक्ष्यों को प्राप्त करती है। निम्नलिखित सलाह आपको उत्पादक व्यावसायिक बैठकें चलाने में मदद कर सकती हैं:

1/उद्देश्य और लक्ष्यों को परिभाषित करें

व्यावसायिक बैठक के उद्देश्य और उद्देश्यों को परिभाषित करना यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि बैठक उत्पादक है और इच्छित परिणाम उत्पन्न करती है। उन्हें निम्नलिखित सुनिश्चित करने की आवश्यकता है:

• उद्देश्य। सुनिश्चित करें कि मीटिंग का उद्देश्य विशिष्ट विषयों पर चर्चा करना, निर्णय लेना या अपडेट प्रदान करना है। आपको यह परिभाषित करने की आवश्यकता है कि बैठक क्यों आवश्यक है और अपेक्षित परिणाम।
• उद्देश्य। व्यावसायिक मीटिंग के लक्ष्य विशिष्ट, मापने योग्य परिणाम होते हैं जिन्हें आप मीटिंग के अंत तक प्राप्त करना चाहते हैं। उन्हें मीटिंग के समग्र उद्देश्य के साथ टाइमलाइन, KPI, आदि के साथ तालमेल बिठाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक नए उत्पाद लॉन्च पर चर्चा करने के लिए एक बैठक में ऐसे लक्ष्य होने चाहिए जो बिक्री बढ़ाने या बाजार हिस्सेदारी में सुधार के समग्र लक्ष्य के साथ संरेखित हों।

2/बैठक का एजेंडा तैयार करें

A बैठक की कार्यसूची बैठक के लिए एक रोडमैप के रूप में कार्य करता है और चर्चा को केंद्रित और ट्रैक पर रखने में मदद करता है।

इसलिए, एक प्रभावी एजेंडा तैयार करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि व्यावसायिक बैठकें उत्पादक और केंद्रित हों और हर कोई इस बात से अवगत हो कि क्या चर्चा करनी है, क्या उम्मीद करनी है और क्या हासिल करना है। 

3/ सही प्रतिभागियों को आमंत्रित करें

विचार करें कि उनकी भूमिका और चर्चा किए जाने वाले विषयों के आधार पर बैठक में किसे शामिल होना चाहिए। बैठक को सुचारू रूप से चलाने के लिए केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिन्हें उपस्थित होने की आवश्यकता है। सही सहभागियों का चयन करने में मदद करने के लिए कुछ कारकों पर विचार करने के लिए उपयुक्तता, विशेषज्ञता का स्तर और अधिकार शामिल हैं।

4 / प्रभावी ढंग से समय आवंटित करें

Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn’t go overtime.

Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting’s energy and interest.

5/बैठकों को अधिक इंटरैक्टिव और आकर्षक बनाएं

सभी प्रतिभागियों को बोलने और अपने विचारों और विचारों को साझा करने के लिए प्रोत्साहित करके व्यावसायिक बैठकों को अधिक संवादात्मक और आकर्षक बनाएं। साथ ही इंटरैक्टिव गतिविधियों का उपयोग करना, जैसे लाइव चुनाव or बुद्धिशीलता सत्र और स्पिनर व्हील प्रतिभागियों को चर्चा में व्यस्त और केंद्रित रखने में मदद करते हैं।

या AhaSlides का उपयोग करें पूर्व-निर्मित टेम्पलेट लाइब्रेरी उबाऊ बैठकों और चमकती आँखों को अलविदा कहने के लिए।

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6/बैठक के कार्यवृत्त

ले रहा बैठक का कार्यवृत्त एक व्यावसायिक बैठक के दौरान एक महत्वपूर्ण कार्य है जो बैठक के दौरान की गई मुख्य चर्चाओं और निर्णयों को प्रलेखित करने में मदद करता है। यह पारदर्शिता में सुधार करने में भी मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि अगली बैठक में जाने से पहले सभी एक ही पृष्ठ पर हों।

7/कार्रवाई मदों पर अनुवर्ती कार्रवाई करें

कार्रवाई मदों का अनुसरण करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि बैठक के दौरान लिए गए निर्णयों को क्रियान्वित किया जाता है और यह कि हर कोई अपनी जिम्मेदारियों के प्रति स्पष्ट है।

And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better – you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪

चाबी छीन लेना 

उम्मीद है, के इस लेख के साथ अहास्लाइड्स, आप व्यापार और उनके उद्देश्यों में बैठकों के प्रकारों में अंतर कर सकते हैं। इसके अलावा, इन चरणों और सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि आपकी व्यावसायिक बैठकें कुशल, केंद्रित हैं और वांछित परिणाम उत्पन्न करती हैं।

व्यावसायिक बैठकें प्रभावी ढंग से आयोजित करने से संगठन के भीतर संचार, सहयोग और सफलता को बेहतर बनाने में मदद मिल सकती है और यह सफल व्यवसाय प्रबंधन का एक प्रमुख घटक है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न