2024 में सबसे आकर्षक टाउन हॉल मीटिंग की मेजबानी कैसे करें | सर्वोत्तम युक्तियाँ + मार्गदर्शिका

क्या आप जानते हैं कि बिल क्लिंटन के 1992 के राष्ट्रपति अभियान की जीत का एक बड़ा कारण उनकी सफलता थी टाउन हॉल बैठकें?

उन्होंने इन बैठकों को लगातार आयोजित करने का अभ्यास किया, अपने कर्मचारियों को नकली दर्शकों के रूप में इस्तेमाल किया और अपने विरोधियों के लिए दोगुना किया। आख़िरकार, वह इस प्रारूप के साथ इतने सहज हो गए कि वह इसके लिए काफी प्रसिद्ध हो गए, और सवालों के जवाब देने में उनकी सफलता ने उन्हें सफलतापूर्वक ओवल ऑफिस तक पहुँचा दिया।

Now, we’re not saying that you’ll be winning any presidential elections with a town hall meeting, but you’ll be winning your employees’ hearts. This kind of meeting helps keep the entire company up to speed by addressing specific questions from your team in a लाइव क्यू एंड ए.

Here’s your ultimate guide to throwing a town hall meeting in 2024.

• टाउन हॉल मीटिंग क्या है?
• टाउन हॉल बैठकों का एक संक्षिप्त इतिहास
• टाउन हॉल के 5 लाभ
• 3 ग्रेट टाउन हॉल मीटिंग उदाहरण
• आपके टाउन हॉल के लिए 11 टिप्स

टाउन हॉल मीटिंग क्या है?

तो, कंपनियों के लिए टाउन हॉल मीटिंग्स में क्या होता है? एक टाउन हॉल मीटिंग केवल एक नियोजित कंपनी-व्यापी मीटिंग है जिसमें फोकस किया जाता है कर्मचारियों के सवालों का जवाब दे रहा प्रबंधन.

उसके कारण, एक टाउन हॉल काफी हद तक के आसपास केंद्रित है प्रश्नोत्तर सत्र, इसे a . का अधिक खुला, कम सूत्रीय संस्करण बनाना सब हाथ की बैठक.

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टाउन हॉल बैठकों का एक संक्षिप्त इतिहास

The first town hall meeting was held in 1633 in Dorchester, Massachusetts strictly to settle townspeople’s concerns. Given its success, the practice quickly spread throughout New England and became the foundation for American Democracy.

Since then, traditional town hall meetings have become popular in many democracies as a way for politicians to meet with constituents and discuss legislation or regulations. And since then, despite the name, they’ve moved far from any town hall to meeting rooms, schools, डिजिटल प्लेटफॉर्म और इसके बाद में।

Town hall meetings have also played a key role in presidential campaigns. Jimmy Carter was famous for holding “meet the people” tours in small towns with strong local government. Bill Clinton held televised town hall meetings to answer questions and Obama also held some online town halls from 2011.

5 टाउन हॉल मीटिंग के लाभ

1. जितना खुला हो जाता है: चूंकि बिजनेस टाउन हॉल मीटिंग की आत्मा प्रश्नोत्तर सत्र है, प्रतिभागी अपने इच्छित प्रश्न उठा सकते हैं और नेताओं से तुरंत प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। यह साबित करता है कि नेता न केवल चेहराविहीन निर्णय लेने वाले होते हैं, बल्कि मानवीय और दयालु भी होते हैं।
2. सब कुछ प्रत्यक्ष है: प्रबंधन से प्रत्यक्ष जानकारी उपलब्ध कराकर कार्यालय में अफवाह फैलाने वालों पर रोक लगाएं। जितना संभव हो उतना पारदर्शी होना यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि कोई भी कहीं और से कोई झूठी सूचना न सुने।
3. कर्मचारी को काम पर लगाना: एक 2018 अध्ययन पाया गया कि 70% अमेरिकी कर्मचारी काम पर पूरी तरह से व्यस्त नहीं थे, जिनमें 19% सक्रिय रूप से काम से अलग हो गए थे। उद्धृत प्राथमिक कारण वरिष्ठ प्रबंधन का अविश्वास, प्रत्यक्ष प्रबंधक के साथ खराब रिश्ते और कंपनी के लिए काम करने में गर्व की कमी है। टाउन हॉल की बैठकें विघटित कर्मचारियों को कंपनी के संचालन में सक्रिय और परिणामी महसूस करने की अनुमति देती हैं, जो उनकी प्रेरणा के लिए चमत्कार करती है।
4. संबंधों को मजबूत बनाना: टाउन हॉल मीटिंग हर किसी के लिए न केवल काम के संबंध में, बल्कि व्यक्तिगत जीवन के संबंध में भी इकट्ठा होने और पकड़ने का एक मौका है। विभिन्न विभाग भी एक दूसरे के काम और भूमिकाओं से अधिक परिचित हो जाते हैं और संभावित रूप से सहयोग के लिए पहुंच सकते हैं।
5. मूल्यों को मजबूत करना: अपने संगठन के मूल्यों और संस्कृतियों को रेखांकित करें। सामान्य लक्ष्य निर्धारित करें और उन लक्ष्यों को पुनः स्थापित करें जिन्हें वास्तव में प्राप्त करने का प्रयास किया जा रहा है।

3 ग्रेट टाउन हॉल मीटिंग उदाहरण

राजनीतिक बैठकों के अलावा, टाउन हॉल बैठकों ने विभिन्न क्षेत्रों के हर संगठन में अपनी जगह बना ली है।

1. At विक्टर सेंट्रल स्कूल जिला न्यू यॉर्क में, टाउन हॉल बैठकें वर्तमान में रणनीतिक योजना रोलआउट और आगामी बजट पर चर्चा करने के लिए ऑनलाइन आयोजित की जाती हैं। संस्कृति, सीखने और निर्देश, और छात्र समर्थन और अवसरों के तीन स्तंभों पर चर्चा की जाती है।
2. At होम डिपो, सहयोगियों का एक समूह प्रबंधन के एक सदस्य से मिलता है और उन चीजों पर चर्चा करता है जो स्टोर के अंदर अच्छी तरह से चल रही हैं और जिन चीजों में सुधार की आवश्यकता है। यह उन मुद्दों के बारे में ईमानदार होने का मौका है जो स्टोर में हो रहे हैं जिन्हें प्रबंधन नोटिस नहीं कर सकता है।
3. At वियतनाम तकनीक विकास कंपनी, एक वियतनामी कंपनी जहां मैंने व्यक्तिगत रूप से काम किया है, राजस्व और बिक्री लक्ष्यों पर चर्चा करने के साथ-साथ छुट्टियां मनाने के लिए टाउन हॉल बैठकें त्रैमासिक और वार्षिक रूप से आयोजित की जाती हैं। मैंने पाया कि कर्मचारी हैं हर बैठक के बाद अधिक जमीनी और केंद्रित।

टाउन हॉल मीटिंग के लिए 11 टिप्स

Firstly, you need a few town hall questions to ask! Nailing a town hall meeting is no easy task. It’s hard to find the right balance of giving information and answering questions, all while trying to keep your crew as engaged as possible.

These 11 tips will help you hold the best town hall meeting possible, whether it’s live or online…

जनरल टाउन हॉल मीटिंग टिप्स

Tip #1 – Develop an agenda

स्पष्टता के लिए एजेंडा का सही होना बेहद जरूरी है।

1. हमेशा एक संक्षिप्त स्वागत के साथ शुरुआत करें और आइसब्रेकर. We’ve got a few ideas for that यहाँ उत्पन्न करें.
2. एक खंड है जिसमें आप उल्लेख करते हैं कंपनी अपडेट टीम के लिए और विशिष्ट लक्ष्यों की पुष्टि करें।
3. प्रश्नोत्तर के लिए समय दें। बहुत समय. एक घंटे की मीटिंग में करीब 40 मिनट का समय अच्छा होता है।

बैठक से कम से कम एक दिन पहले एजेंडा भेजें ताकि हर कोई मानसिक रूप से तैयार हो सके और उन प्रश्नों को नोट कर सके जो वे पूछना चाहते हैं।

Tip #2 – Make it interactive

एक उबाऊ, स्थिर प्रस्तुतिकरण लोगों को आपकी मीटिंग को जल्दी से बंद कर सकता है, जब प्रश्नोत्तर अनुभाग की बात आती है तो आपको खाली चेहरों के समुद्र के साथ छोड़ दिया जाता है। इसे हर कीमत पर रोकने के लिए, आप अपनी प्रस्तुति को बहुविकल्पीय पोल, वर्ड क्लाउड और यहां तक ​​कि क्विज़ के साथ एम्बेड कर सकते हैं a AhaSlides पर निःशुल्क खाता!

Tip #3 – Use technology

If you’re flooded with questions, which you probably will be, you’ll benefit from an online tool to keep everything organised. Many live Q&A tools let you categorise questions, mark them as answered and pin them for later, while they let your team upvote each other’s questions and ask anonymously without fear of judgment.

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Tip #4 – Promote inclusivity

सुनिश्चित करें कि आपके टाउन हॉल मीटिंग की जानकारी प्रत्येक प्रतिभागी के लिए कुछ हद तक प्रासंगिक है। वे ऐसी जानकारी सुनने के लिए नहीं हैं, जिस पर आप अलग-अलग विभागों के साथ निजी तौर पर चर्चा कर सकते हैं।

Tip #5 – Write a follow-up

After the meeting, send an email with a recap of all the questions you answered, as well as any other questions you didn’t have time to address live.

लाइव टाउन हॉल मीटिंग टिप्स

• अपने बैठने की व्यवस्था पर विचार करें – U-shape, Boardroom or Circled – which is the best arrangement for your town hall meeting? You can check out the pros and cons of each in इस लेख.
• नाश्ता लाओ: मीटिंग में सक्रिय सहभागिता बढ़ाने के लिए, आप मीटिंग में गैर-गन्दा स्नैक्स और उम्र-उपयुक्त पेय भी ला सकते हैं। यह शिष्टाचार मददगार है, खासकर लंबी बैठकों के दौरान, जब लोग निर्जलित हो सकते हैं, भूखे हो सकते हैं, और पूरी तरह से व्यस्त महसूस करने के लिए ऊर्जा को बढ़ावा देने की आवश्यकता होती है।
• प्रौद्योगिकी का परीक्षण करें: If you’re using technology of any description, test it out first. Preferably have a backup for each piece of software you’re using as well.

वर्चुअल टाउन हॉल मीटिंग टिप्स

• एक अच्छा कनेक्शन सुनिश्चित करें – You don’t want your speech to be interrupted by a bad network connection. It frustrates your stakeholders and you lose points when it comes to professionalism.
• एक विश्वसनीय कॉलिंग प्लेटफॉर्म चुनें – This one is a no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Your choice. Just make sure it is something that most people can access and download without a premium fee.
• Record the meeting – Some participants may not be able to attend at the scheduled time, so going virtual is a plus. Make sure to record your screen during the meeting so people can watch it later.

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न