30+ esemény utáni kérdőíves kérdés, amelyek gyakorlatias visszajelzést eredményeznek

A legjobb esemény utáni kérdőíves kérdések öt területet fednek le: az általános élményértékelés, az előadás tartalmának minősége, a logisztika, a kapcsolatépítési érték és az ismételt részvétel valószínűsége. Az NPS-stílusú értékelő kérdés a legfelül működik a legjobban, hogy lehorgonyozza a kérdőívet; az előadás tartalmára vonatkozó kérdések annak azonosítására, hogy mely előadókat vagy témákat érdemes megismételni vagy elhagyni; a logisztikai kérdések annak felmérésére, hogy a résztvevők elérték-e a részvétel elsődleges okát; és egy visszatérési valószínűségre vonatkozó kérdés a jövőbeli események regisztrációjának konverziójának előrejelzésére. Az esemény utáni kérdőíveket 24 órán belül küldje el – a válaszadási arány átlagosan 40–60%, ha aznap elküldik, és 48 óra elteltével 20–30%-ra csökken. A kérdőív legfeljebb 5–7 kérdésből álljon.

Az esemény véget ért. A résztvevők elmentek. Most jön az a rész, ami megkülönbözteti a fejlődő szervezőket azoktól, akik találgatnak: a visszajelzések gyűjtése. Az esemény utáni felmérések megmondják, mi működött, mi nem sikerült, és mit kell legközelebb megváltoztatni, de csak akkor, ha maga a felmérés jól van megtervezve. Egy homályos felmérés homályos adatokat eredményez.

A SurveyMonkey felméréseinek hosszával kapcsolatos kutatása kimutatta, hogy a kitöltési arány 5-20%-ra csökken azoknál a felméréseknél, amelyek kitöltése 7-8 percnél tovább tart [1]. Ez azt jelenti, hogy a kérdéseknek ki kell érdemelniük a helyüket. Ez az útmutató több mint 30, a rendezvény utáni felmérésben feltett kérdést tartalmaz, a mérési szempontok szerint rendszerezve, valamint gyakorlati útmutatást nyújt az időzítéssel, a formátummal és a válaszadási arányt rontó hibákkal kapcsolatban.

Összesített elégedettség

Kezdj általános kérdésekkel, mielőtt konkrétumokra térnél. Ezek a kérdések átfogó képet adnak az eseményről, mielőtt belemerülnél a részletekbe.

1. Hogyan értékelnéd az eseményen szerzett összes tapasztalataidat? (1-5)
2. Beváltotta az esemény az elvárásaitokat? (Túllépte / Teljesítette / Nem teljesítette a követelményeket)
3. Mennyire valószínű, hogy részt veszel egy jövőbeli rendezvényen, amelyet ez a szervező szervez? (Nagyon valószínűtlen, de nagyon valószínűtlen)
4. Mennyire valószínű, hogy ajánlanád ezt az eseményt egy kollégádnak? (0-10 NPS skála)
5. Melyik egy szó írja le legjobban az élményedet? (Nyílt végű vagy szófelhő)

Tartalom és foglalkozások

Ezek a kérdések azt mérik fel, hogy a program értéket képviselt-e, és megfelelt-e a résztvevők igényeinek.

1. Mennyire volt releváns a tartalom a szakmai igényeid szempontjából? (Egyáltalán nem, de rendkívül)
2. Melyik foglalkozást találtad a legértékesebbnek? (Legördülő vagy nyitott végű)
3. Melyik foglalkozást találtad a legkevésbé értékesnek? (Legördülő vagy nyitott végű)
4. A tartalom a szakértelmednek megfelelő szinten volt bemutatva? (Túl alapvető / Pont megfelelő / Túl haladó)
5. Gyakorlati ismereteket szereztem, amelyeket a munkámban is alkalmazni tudok. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)

Előadók és előadók

1. Összességében hogyan értékelnéd a hangszórók minőségét? (1-5)
2. Melyik előadó vagy előadó tűnt ki a leginkább? (Nyílt végű)
3. Volt elég lehetőség a kérdésekre és válaszokra az előadókkal? (Igen / Nem / Valamelyest)
4. Milyen témákat szeretnél látni a jövőbeli rendezvényeken? (Nyílt végű)

Logisztika és szervezés

1. Összességében hogyan értékelnéd a rendezvény szervezését? (1-5)
2. A helyszín megfelelő és kényelmes volt? (Igen / Nem / Részben)
3. Hogyan értékelnéd a regisztráció és a bejelentkezés folyamatát? (1-5)
4. Világosak és időszerűek voltak az esemény kommunikációi (menetrend, frissítések, útvonalterv)? (Igen / Nem / Részben)
5. Hogyan értékelné az ételek és italok minőségét? (1-5 vagy N/A)

Hálózatépítés és elköteleződés

1. Megfelelő kapcsolatépítési lehetőségeket biztosított a rendezvény? (Igen / Nem / Valamelyest)
2. Értékes szakmai kapcsolatokra tettem szert ezen az eseményen. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
3. Milyen hálózatépítési formátumot részesítesz előnyben? (Strukturált ülések / Nyílt hálózatépítés / Mindkettő)

Érték és jövőbeli szándék

1. Jól eltöltötte az időmet az esemény. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
2. A rendezvény megérte a belépőjegy árát. (Határozottan nem értek egyet, vagy Határozottan egyetértek)
3. Mit változtatnál ezen az eseményen? (Nyílt végű)
4. Mi volt a rendezvény legértékesebb része? (Nyílt végű)
5. További megjegyzések vagy javaslatok? (Nyílt végű)

Virtuális és hibrid események: további kérdések

Ha az eseményed virtuális vagy hibrid komponenst is tartalmazott, tegyél fel néhány, az adott élményre vonatkozó kérdést.

1. Hogyan értékelné a virtuális platform minőségét? (1-5)
2. Tapasztaltatok bármilyen technikai problémát a rendezvény alatt? (Igen nem)
3. Mennyire volt vonzó a virtuális élmény egy személyes eseményhez képest? (Sokkal kevesebb / Kevesebb / Körülbelül ugyanannyi / Több)

Gyakran Ismételt Kérdések

Melyek a legjobb kérdések az esemény utáni felméréshez?

Az esemény utáni felmérésben a legjobb kérdések a következők: (1) egy általános élményértékelés (NPS vagy 1–10-es skála), (2) „Mi volt az esemény legértékesebb része?”, (3) „Min javítana legközelebb?”, (4) „Mennyire valószínű, hogy újra részt vesz?”, és (5) egy konkrét logisztikai kérdés egy olyan aspektusról, amelyet nyomon követ. Ez az öt kérdésből álló készlet mennyiségi referenciaértéket, minőségi betekintést, megtartási jelzést és működési visszajelzést ad kevesebb mint 3 perc alatt.

Mikor kell küldeni egy esemény utáni kérdőívet?

Az esemény utáni kérdőíveket az esemény végét követő 24 órán belül küldje el – ideális esetben 4-6 órán belül, amíg az élmény még friss. A válaszadási arány átlagosan 40-60%, ha aznap küldik el, és 48 óra után 20-30%-ra csökken. Többnapos események esetén minden nap után küldjön egy rövid, nap végi kérdőívet, ahelyett, hogy megvárná az esemény végét.

Milyen válaszadási arányra számíthat egy esemény utáni felméréstől?

A 24 órán belül kiküldött esemény utáni kérdőívek jellemzően 40–60%-os válaszadási arányt érnek el – ez jelentősen magasabb, mint a legtöbb kérdőívtípusé. A követő e-mailben tüntessen fel egy közvetlen linket (bejelentkezés nélkül). Az esemény szervezőjétől származó személyes üzenet 10–15%-kal növeli a válaszadási arányt az automatikus küldésekhez képest.

Hogyan lehet őszinte visszajelzést kapni egy esemény utáni felmérésben?

Használjon névtelen válaszadást, a részletekre kérdezzen rá, ne csak az általános elégedettségre, és legalább egy nyitott kérdést is tegyen fel. A „Min javítana?” kérdés következetesen őszintébb válaszokat eredményez, mint a „Mi nem tetszett?”, mert konstruktív hozzájárulásként, nem pedig panaszként fogalmazza meg a visszajelzést. Kerülje az olyan rávezető kérdéseket, mint a „Mennyire élvezte a főelőadónkat?”

Hibák, amelyek rontják a válaszadási arányt

Túl sok kérdés feltevése. Törekedjen 10 vagy kevesebb kérdésre [3]. Minden további kérdés csökkenti a befejezés idejét. Hagyjon ki mindent, ami jó tudni, és nem azt, ami feltétlenül szükséges.

Túl későn küldés. Gyorsan elhalványul az emlékezet. Küldd el a kérdőívet az eseményt követő 24 órán belül, ideális esetben egy a teremben egy záróüzenettel a záróbeszélgetés során. Az esemény végét követő két órán belül elküldött SMS-kérdőívek 32%-kal több kitöltöttséget kapnak, mint a később elküldöttek [2]. Egy 3-4 nappal későbbi e-mailben további 20-30%-ot lehet gyűjteni azoktól, akik lemaradtak az első küldésről [3].

Kizárólag nyitott kérdésekre támaszkodik. A nyitott válaszok tartalmasak, de nehéz nagy léptékben elemezni őket, és csökkentik a kitöltési arányt. Használjon értékelő skálákat a mennyiségi adatokhoz. Korlátozza a nyitott kérdések számát egy vagy kettőre felmérésenként.

Az eredmények figyelmen kívül hagyása. A leggyorsabb módja annak, hogy senki ne töltse ki a következő kérdőívet, az, ha visszajelzéseket gyűjtünk, és soha nem cselekszünk azok alapján. Oszd meg a legfontosabb megállapításokat a résztvevőkkel, és mondd el nekik, mit változtatsz a visszajelzéseik alapján. Már egy rövid összefoglaló e-mail is bizalmat épít és növeli a részvételt a jövőbeli felmérésekben.

Használjon rávezető kérdéseket. A „Mennyire élvezte a nagyszerű előadásunkat?” kérdés nem semleges. Tartsa a megfogalmazást objektíven, és kerülje a beágyazott feltételezéseket.

Elfelejti a szegmentálást. A VIP-ek, az első alkalommal részt vevők, a visszatérő résztvevők és a virtuális résztvevők gyakran eltérő tapasztalatokkal rendelkeznek. Legalább tervezzen külön elemzést ezekről a csoportokról, és fontoljon meg személyre szabott kérdéssorokat, ha az eseménye elég nagy ahhoz, hogy ezt megtámogassák.

Tippek az őszinte válaszokat adó kérdések írásához

Még egy jól strukturált kérdőív is megbízhatatlan adatokat szolgáltathat, ha az egyes kérdések rosszul vannak megfogalmazva. Íme öt gyakorlati dolog, amit érdemes ellenőrizni a küldés előtt.

Használjon következetes skálát. Ha az egyik részben 1-5-ös skálát egy másikban 1-10-es skálával keveri, a válaszadók arra kényszerülnek, hogy néhány kérdés után újragondolják a gondolkodásmódjukat. Válasszon ki egy skálát az összes értékelt elemhez, és tartsa is magát hozzá. A legtöbb eseményfelmérés jól működik egy ötfokú skálával , mert gyorsan megválaszolható és könnyen elemezhető.

Egy-egy kérdésben csak egy ötletet fogalmazz meg. A „Hogyan értékelnéd a tartalom minőségét és az előadó előadásmódját?” két kérdés egyben. Azok a válaszadók, akiknek tetszett a tartalom, de az előadót nehéz volt követni, nem tudnak jó választ adni. Bontsd a kettős kérdéseket külön elemekre, még akkor is, ha ez egy további sorral bővíti a kérdőívet.

Adj választ a válaszadóknak olyan kérdésekre, amelyek esetleg nem vonatkoznak rájuk. Ha egy olyan eseményen kérdezel az ételekről és italokról, ahol egyes résztvevők csak virtuálisan vettek részt, adj meg egy „Nem alkalmazható” választ. Ha arra kényszerítesz valakit, hogy olyasmit értékeljen, amit nem is tapasztalt, az torzítja az adataidat és frusztrálja a válaszadót.

Kerüld a szakzsargont és a belső terminológiát. A csapatod egy adott foglalkozásra „délutáni szekcióülésként” hivatkozhat, de a résztvevők a foglalkozás címéből ismerik fel. Használd ugyanazt a nyelvet, amelyet a résztvevők használtak a regisztrációkor vagy a menetrend átvételekor. Ez különösen fontos a többnapos vagy többlépcsős eseményeket lefedő felmérések esetében.

Elküldés előtt teszteld a kérdőívet. Futtasd végig a teljes kérdőívet, majd kérj meg egy személyt a tervezőcsapaton kívül, hogy töltse ki hidegen. Keresd az olyan kérdéseket, amelyek habozást okoznak, a kétértelmű skálákat, vagy a logikai ugrásokat, amelyek nem logikusak egy olyan személy számára, aki nem vett részt a kérdőív összeállításában. Ami a szervező számára nyilvánvalónak tűnik, az gyakran nem világos egy telefonon gyorsan válaszoló résztvevő számára.

Tartsd szem előtt a mobilélményt. Az esemény utáni kérdőívekre adott válaszok többsége telefonról érkezik, gyakran akkor, amikor a résztvevők hazafelé tartanak. A hosszú kérdőíves szöveg, a kis koppintási célpontok és a több oszlopos elrendezés mind megnehezíti a kitöltést mobilon. A kérdőív elküldése előtt nézd meg telefonon a kérdőív előnézetét, és vágd le azokat a kérdéseket, amelyek teljes szövegének elolvasásához görgetést igényelnek. Egy 10 cm-es képernyőn jól működő kérdőív mindenhol jól fog működni. Ha a platformod támogatja, engedélyezd az automatikus továbblépést minden értékelési választás után, hogy a válaszadóknak ne kelljen külön a „következő” gombra koppintaniuk. Ez a kis változás önmagában is jelentősen csökkentheti a lemorzsolódást mobilon.

Gyakran Ismételt Kérdések

Milyen hosszúnak kell lennie egy esemény utáni felmérésnek?

Törekedj 8-10 olyan kérdésre, amelyek kitöltése nem vesz igénybe többet öt percnél. Az ötperces és a tízperces felmérések közötti különbség jelentős. Priorizáld a legfontosabb mérőszámokat, és hagyd ki a többit. Ha valóban több adatra van szükséged, fontold meg két rövidebb felmérés lebonyolítását: egyet közvetlenül az esemény után, amely az általános elégedettséget vizsgálja, és egy másodikat egy héttel később, hogy mélyebb véleményeket kapj a legelkötelezettebb résztvevőktől. Egy másik hasznos ökölszabály: ha egy kérdés nem kapcsolódik egy olyan döntéshez, amelyet reálisan meghozhatnál a következő esemény előtt, hagyd ki. Minden egyes megtartott plusz kérdés egy kis adó minden válaszadó számára, aki kitölti a felmérést.

Kellene valamilyen ösztönzőt felajánlanom a kérdőív kitöltéséért?

Az ösztönzők növelhetik a válaszadási arányt, de alacsony minőségű válaszokat is vonzhatnak azoktól, akik csak a jutalom megszerzése érdekében sietnek a kérdőív kitöltésével. Jobb megközelítés, ha a kérdőívet egyszerűvé és elég rövidre tesszük, hogy ne legyen szükség ösztönzőre. Ha a válaszadási arány továbbra is alacsony, érdemesebb egy nyereményjátékot választani a garantált jutalom helyett, ami csökkenti a sietség ösztönzését. A leghatékonyabb ösztönző az, ha a résztvevőknek elmondjuk, hogy a visszajelzésük befolyásolja a következő esemény lebonyolítását: az emberek akkor válaszolnak, amikor úgy gondolják, hogy a véleményük számít.

Mit tegyek az eredményekkel?

Kezdd a főbb mérőszámok kiszámításával: az általános elégedettségi pontszám, az NPS és minden olyan konkrét pontszám, amelyet évről évre nyomon követsz. Ezután olvasd át a nyitott válaszokat, és keress témákat. Mintákat keress, ne egyszeri panaszokat. Ha már tiszta képed van, oszd meg az összefoglalót a csapatoddal, és ahol szükséges, a résztvevőkkel. Egy rövid „ezt mondtátok, és ezt változtatjuk” e-mail lezárja a visszajelzési ciklust, és nagyobb valószínűséggel vesznek részt a résztvevők a jövőbeli felmérésekben. Az is segít, ha ugyanazokat az alapkérdéseket követed nyomon eseményről eseményre, így idővel mérheted a haladást, ahelyett, hogy minden felmérést önálló feladatként kezelnél. A benchmark pontszámok olyan kontextust adnak, amire egyetlen adatpont nem képes.

Visszajelzések gyűjtése az esemény során az AhaSlides segítségével

A visszajelzések gyűjtésének leghatékonyabb ideje az, mielőtt a résztvevők elhagyják a termet. Az AhaSlides lehetővé teszi az ülés élő diákkal való lezárását: értékelő skálák a mennyiségi kérdésekhez, egy szófelhő a terem hangulatának megragadásához, és egy nyitott végű dia a konkrét javaslatokhoz, az eredmények pedig a képernyőn jelennek meg, ahogy a terem válaszol. A teremben történő visszajelzésgyűjtéssel érheti el a fent említett 85-95%-os teljesítési arányt, és a kollektív visszajelzések képernyőn való megjelenésének figyelése konkrét záró pillanatot ad az ülésnek.

A teljes kérdőívhez az AhaSlides Surveys a fenti esemény utáni kérdőív kérdéseit egyetlen űrlappá alakítja, amelyet a válaszadók egy oldalon tölthetnek ki és egyszer küldhetnek be. Mutasd be a záróülés utolsó diájaként, majd oszd meg ugyanazt a kérdőívet linkként vagy QR-kódként a korán távozó résztvevőkkel; bármilyen eszközön válaszolhatnak, fiók nélkül.

Források

[1] SurveyMonkey. Milyen hosszúnak kell lennie egy felmérésnek? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] Explori. Mi a jó esemény utáni felmérésre adott válaszadási arány? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] ASAE Központ. 5 bevált gyakorlat rendezvény utáni felmérések készítéséhez és megosztásához. (2024. szeptember) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys

A teljes kérdőív-létrehozási folyamatot a célkitűzéstől az elemzésig lásd: Online kérdőív létrehozása: a teljes útmutató.