Importanti promemoria spariti? Nuovi dipendenti in attesa di essere presentati? Team che raggiungono i loro obiettivi ma non ricevono alcun riconoscimento? Sembra proprio che una riunione con tutti i dipendenti sia all'ordine del giorno!
Un'azienda a tutto tondo è forse il modo migliore per unire l'intero team in un incontro informale ma intensamente produttivo.
Ecco come farlo nel modo giusto, con un'agenda di esempio e un template interattivo gratuito!
Sommario
- Che cos'è una riunione a tutte le mani?
- Perché organizzare una riunione a tutti gli effetti?
- Modello di riunione a tutte le mani
- Agenda dell'incontro a tutte le mani
- Domande frequenti
Che cos'è una riunione a tutte le mani?
Una riunione plenaria è semplicemente un incontro che coinvolge tutto il personale di un'azienda . Si tratta di una riunione periodica, che si tiene magari una volta al mese, ed è solitamente presieduta dai vertici aziendali.
Un incontro a tutti gli effetti cerca di realizzare alcune cose chiave...
- per aggiornare il personale con qualsiasi nuovi annunci non adatto per e-mail.
- per impostare obiettivi aziendali e monitorare i progressi verso quelli esistenti.
- premiare risultati incredibili da individui e squadre.
- a riconoscere il personale chi si è unito così come chi è partito.
- rispondere domande dei dipendenti da ogni angolo del business.
Detto questo, l' obiettivo finale di una riunione plenaria è quello di infondere un senso di unità all'interno dell'azienda. Non sorprende che, al giorno d'oggi, questo sia un aspetto sempre più richiesto e che le riunioni plenarie stiano riscuotendo un crescente successo tra le aziende che desiderano mantenere forti i legami all'interno dei propri dipendenti.
Curiosità ⚓ Il significato di "riunione di tutti" deriva dall'antico grido di battaglia della marina, "tutti sul ponte", usato per radunare tutti i membri dell'equipaggio di una nave sul ponte superiore per aiutare a navigare durante una tempesta.
Una riunione "con tutte le mani" è la stessa cosa di un "municipio"?
Per essere schietto, no. Anche se abbastanza simile, una riunione del municipio è diversa da una riunione a tutti gli effetti in un grande senso:
Un tuttofare si concentra maggiormente sulla fornitura di informazioni pre-pianificate, mentre un municipio si concentra maggiormente sulle domande e risposte.
Ciò significa che mentre un tuttofare ha la sensazione di una riunione regolare, un municipio può sembrare più un evento politico rilassato, da cui in realtà prende il nome.
Tuttavia, sono due della stessa cosa sotto molti aspetti. Entrambi sono incontri regolari a livello aziendale, gestiti dai vertici, che forniscono ai dipendenti le informazioni e i riconoscimenti necessari.
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Perché organizzare una riunione a tutti gli effetti?
Capisco; stiamo tutti cercando di evitare la sindrome del "non un'altra riunione". Aggiungerne un'altra al calendario di riunioni settimanali, mensili e annuali potrebbe sembrare un buon modo per inimicarsi i dipendenti, ma in realtà potrebbe ridurre il numero di riunioni che si tengono.
Come? Perché un incontro a tutti gli effetti è onnicomprensivo. Prende le parti importanti di molte altre riunioni che avrai nel tuo mese di lavoro e le condensa in una fascia oraria di 1 ora.
In definitiva, questo può davvero liberare un po' di tempo nel tuo programma. Ecco alcuni degli altri vantaggi di una riunione a tutti gli effetti...
- Sii inclusivo – È difficile esprimere quanto possa significare per la tua squadra che sei disposto a sederti con loro ogni settimana o mese. Dare loro la possibilità di porre le loro domande scottanti attraverso una sessione di domande e risposte ed essere il più aperti e onesti possibile con loro costruisce una meravigliosa cultura aziendale.
- Sii una squadra – Così come è bello sentire il capo, è anche bello vedere i volti dei colleghi. Il lavoro a distanza e gli uffici segmentati possono spesso isolare le persone che dovrebbero gelificare di più. Un incontro a tutti gli effetti offre loro un'occasione informale per vedersi e chattare di nuovo tra loro.
- Non perdere nessuno – L'idea alla base di un incontro a tutti è che lo è tutte le mani sul ponte. Anche se potresti avere alcune assenze, puoi consegnare i tuoi messaggi con la consapevolezza che tutti, compresi i lavoratori remoti, stanno ascoltando ciò di cui hanno bisogno.
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Agenda dell'incontro a tutte le mani
Hai bisogno di un esempio di ordine del giorno per una riunione plenaria per capire bene cosa succede effettivamente durante una riunione di questo tipo?
Ecco 6 punti tipici che potresti trovare all'ordine del giorno, insieme ai limiti di tempo consigliati per mantenere il tutto entro un'ora.
1. Rompighiaccio
⏰ 5 minuti
Trattandosi di una riunione aziendale con la possibile presenza di volti nuovi, è probabile che alcuni colleghi non abbiano avuto l'occasione di incontrarsi e chiacchierare da un po'. Utilizzate uno o due esercizi rompighiaccio per mantenere alto lo spirito di squadra e preparare il terreno prima che la parte più impegnativa della riunione abbia inizio.
Prova alcune di queste idee:
- Quale GIF descrive il tuo stato d'animo? – Presenta a tutti alcune GIF e chiedi loro di votare quella che meglio si applica a come si sentono.
- Condividi una storia imbarazzante – Eccone uno dimostrato di generare buone idee. Chiedi a tutti di scrivere una storia breve e imbarazzante e di inviarla in modo anonimo. Leggerli può essere un inizio divertente per l'agenda della tua riunione collettiva.
- Fai un quiz! – Non c'è situazione che non possa essere aggravata con un po' di curiosità. Un rapido quiz di 5 minuti sugli eventi attuali o sulle pratiche aziendali può ispirare la creatività e iniziare a divertirti con tutte le mani.
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2. Aggiornamenti della squadra
⏰ 5 minuti
È possibile che in questa riunione vediate qualche volto nuovo e che vi manchino un paio di persone che hanno lasciato l'azienda di recente. È meglio affrontare questo argomento all'inizio dell'ordine del giorno, in modo che nessuno si trovi ad aspettare imbarazzato il proprio turno per essere presentato.
Ringraziare lo staff che se n'è appena andato non è solo una buona leadership, ma ti umanizza di fronte alla tua gente. Allo stesso modo, presentare presto nuovi volti all'azienda è un ottimo modo per aiutarli a sentirsi inclusi e mettere tutti a proprio agio per il resto della riunione.
Solo un rapido ringraziamento e saluto andranno bene per questo, ma puoi fare uno sforzo in più facendo una breve presentazione.
3. Notizie dall'azienda
⏰ 5 minuti
Un altro punto rapido ma essenziale da inserire nell'ordine del giorno della riunione plenaria è quello in cui aggiornare il team sugli avvenimenti aziendali.
Tenete presente che non si tratta di progetti e obiettivi (ne parleremo tra un attimo), ma piuttosto di annunci che riguardano l'intera azienda. Può trattarsi di nuovi accordi conclusi, nuovi piani di team building in cantiere e anche di tutte quelle noiose cose necessarie, come ad esempio quando l'idraulico verrà a ritirare la tazza di caffè che ha dimenticato l'ultima volta.
4. Progresso dell'obiettivo
⏰ 20 minuti
Ora siamo nella vera carne di tutte le tue mani. Qui è dove mostrerai gli obiettivi e ti vanterai con orgoglio (o piangerai pubblicamente) dei progressi della tua squadra verso di essi.
Questa è forse la sezione più importante della tua riunione, quindi dai un'occhiata a questi suggerimenti rapidi...
- Usa dati visivi – Questo potrebbe non sorprendere, ma i grafici e i grafici fanno a molti miglior lavoro di chiarimento dei dati rispetto al testo. Mostra i progressi di ogni dipartimento come un punto su un grafico per dare loro un'indicazione più chiara di dove vengono e dove stanno (si spera) di andare.
- Congratulazioni e spingi – Per la tua squadra, questa potrebbe essere la parte più snervante dell'intera agenda della riunione per tutti. Allontana le paure congratulandosi con i team per il loro buon lavoro e spingendo delicatamente i team che hanno prestazioni inferiori chiedendo loro di cosa avrebbero bisogno per avere maggiori possibilità di raggiungere i loro obiettivi.
- Rendilo interattivo – Poiché è la parte più lunga della tua riunione a tutto tondo, e con molti aspetti che non si applicano direttamente a tutti, potresti voler mantenere l'attenzione nella stanza con un po' di interattività. Prova un sondaggio, una scala di valutazione, una nuvola di parole o anche un quiz per vedere come in pista la tua squadra pensa di esserlo.
Dopo aver pronunciato questa parte del discorso, è una buona idea mettere i team in stanze di lavoro in modo che possano fare un brainstorming su una risposta su 3 fronti...
- Cosa gli è piaciuto del loro aggiornamento sui progressi.
- Cosa non gli è piaciuto del loro aggiornamento sui progressi.
- Un blocco che sta ostacolando un migliore progresso.
5. Riconoscimento del personale
⏰ 10 minuti
Non c'è niente di peggio che sgobbare per qualcosa di cui non hai alcun merito. È un desiderio fondamentale di ciascuno dei membri del tuo staff desiderare il merito dove il merito è dovuto, quindi usa questa parte del tuo incontro collettivo per dare loro i riflettori che meritano.
Non devi mettere su un'intera canzone e ballare (molti membri del tuo staff potrebbero sentirsi a disagio comunque), ma qualche riconoscimento e forse un piccolo premio possono fare molto, non solo per il singolo, ma per il tuo incontro come un'intera.
In generale, ci sono due modi per farlo:
- Prima dell'incontro, tutti i leader del team inviano il nome di qualcuno nel proprio team che è andato ben oltre il proprio ruolo. Usa la riunione per riconoscere il nome più inviato da ciascuna squadra.
- Durante la riunione – Tieni un nuvola di parole dal vivo per l'"eroe silenzioso" di tutti. Il nome più inviato dal tuo pubblico apparirà al centro della nuvola di parole, dandoti la possibilità di riconoscere pubblicamente chiunque sia.
Suggerimento 💡 La ruota girevole è lo strumento perfetto per distribuire premi. Non c'è niente di meglio per coinvolgere il pubblico!
6. Apri Domande e risposte
⏰ 15 minuti
Concludi con quello che molti considerano la priorità assoluta in una riunione plenaria: la sessione di domande e risposte in diretta.
Questa è un'opportunità per chiunque, da qualsiasi dipartimento, di lanciare domande ai vertici. Aspettati qualsiasi cosa da questo segmento e accoglilo pure, poiché il tuo team potrebbe pensare che sia l'unica volta in cui può ottenere una risposta diretta a una preoccupazione valida.
Se hai un team numeroso, un modo per affrontare le domande e risposte in modo efficiente è porre domande alcuni giorni prima della riunione a tutti i livelli, quindi filtrarle per trovare quelle a cui vale la pena rispondere di fronte alla folla.
Ma se desideri maggiore trasparenza sull'intero processo, puoi semplicemente lasciare che il tuo team ti ponga delle domande tramite una piattaforma di domande e risposte in tempo reale . In questo modo, puoi mantenere tutto organizzato , moderato e al 100% adatto ai lavoratori da remoto.
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1. Storie di clienti
I momenti in cui la tua azienda ha toccato un cliente possono essere una motivazione estremamente potente per il tuo team.
Prima o durante la riunione, chiedi al tuo team di inviarti le recensioni positive dei clienti. Leggili per l'intero team o fai anche un quiz in modo che tutti possano indovinare quale cliente ha dato quale recensione.
2. Discorsi di squadra
Siamo onesti, i membri del team sono spesso molto più vicini ai loro team leader che al loro CEO.
Fai in modo che tutti ascoltino una voce familiare invitando i leader di ciascun team a salire sul palco e a presentare la propria versione della fase di avanzamento verso l'obiettivo . In questo modo, la presentazione risulterà più comprensibile e accurata, e darà agli altri una pausa dalla tua voce!
3. L'ora del quiz!
Ravviva le tue mani con un quiz competitivo. Puoi inserire ogni squadra in... squadre, quindi farle sfidare per la classifica attraverso domande relative al lavoro.
Qual è la nostra produzione di contenuti prevista per quest'anno? Qual è stato il tasso di adozione della nostra funzionalità più importante l'anno scorso? Domande come queste non solo forniscono importanti metriche aziendali, ma animano anche le riunioni e aiutano a costruire i team che desideri.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra municipio e tutte le mani?
I municipi sono sessioni di aggiornamento/domande più localizzate, mentre i "tutti-mano" sono orientamenti aziendali completi guidati dai massimi dirigenti.
Qual è il programma dell'incontro generale?
Varia a seconda delle aziende, ma l'agenda di una riunione collettiva in genere include:
– Aggiornamenti aziendali – Il CEO o altri dirigenti forniscono una panoramica delle prestazioni dell'azienda nell'ultimo periodo (trimestre o anno), importanti aggiornamenti aziendali, nuovi prodotti/iniziative lanciate, ecc.
– Aggiornamenti finanziari – Il CFO condivide parametri finanziari chiave come ricavi, redditività, crescita rispetto ai periodi passati e stime degli analisti.
– Approfondimento sulla strategia – La leadership si concentra su un'area dell'azienda/strategia in modo approfondito come nuovi piani di espansione del mercato, roadmap tecnologica, partnership.
– Riconoscimento – Riconoscere i migliori artisti, i team e i loro risultati.
– Aggiornamenti sulle persone – Il CHRO parla di obiettivi di assunzione, strategie di fidelizzazione, modifiche ai benefit, processo di promozione, ecc.
– Sessione di domande e risposte – Assegnare tempo ai dipendenti per porre domande al team esecutivo.
– Discussione sulla tabella di marcia – La leadership condivide la tabella di marcia strategica e le priorità per i prossimi 6-12 mesi.
Qual è il nome migliore per una riunione collettiva?
Ecco alcuni nomi alternativi per una riunione collettiva che potrebbe potenzialmente essere migliore di "tutti partecipati":
– Riunione di aggiornamento aziendale: si concentra sullo scopo informativo/di aggiornamento senza specificare che è rivolto a tutti i dipendenti.
– Stato dell’[Azienda] – Implica una prospettiva strategica più ampia come un discorso sullo “Stato dell’Unione”.
– Riunione di tutti i team – Un termine più morbido di “tutti a tutti” che trasmette comunque il significato per l'intero team.
