E-mail di invito alla riunione | I migliori suggerimenti, esempi e modelli (100% gratuiti)

Qual è un buon esempio di email di invito a una riunione ?

Le riunioni possono essere un elemento essenziale dell'efficacia, del coordinamento e dell'unità del team. Molte aziende ospitano una riunione almeno una volta alla settimana, può essere una riunione informale per fare semplicemente un colloquio approfondito con i propri dipendenti o una riunione più formale del consiglio di amministrazione per discutere il piano futuro di un'azienda e il rapporto annuale di fine anno. È obbligatorio per gli amministratori o i leader inviare lettere di invito alla riunione ai partecipanti o agli ospiti.

Un invito a una riunione è fondamentale per la buona riuscita e l'efficacia degli incontri ufficiali. Esistono diversi modi per inviare inviti. In questo articolo, ci concentreremo sulle email di invito , il metodo più pratico e diffuso per invitare le persone a partecipare alle vostre riunioni.

Sommario

• Che cos'è l'e-mail di invito alla riunione?
• Perché l'e-mail di invito alla riunione è importante?
• Scrivi l'e-mail di invito alla riunione passo dopo passo
• Tipi di e-mail di invito alla riunione ed esempi
• Conclusione

Modelli di riunioni rapide con AhaSlides

• Incontri in azienda
• Riunione dei verbali
• Riunione in piedi

Che cos'è l'e-mail di invito alla riunione?

Una parte fondamentale delle attività aziendali, un'e-mail di invito a una riunione è un messaggio scritto con una dimostrazione dello scopo della riunione e una richiesta alle persone di partecipare alla riunione dopo la data e il luogo specifici, oltre ad eventuali allegati più dettagliati. Può essere scritto in stili formali o informali a seconda delle caratteristiche degli incontri. Dovrebbero essere scritti con un tono e uno stile appropriati per soddisfare l'etichetta della posta elettronica aziendale.

Tuttavia, non confondere un'e-mail di invito a una riunione con un'e-mail di convocazione di una riunione. La differenza fondamentale tra queste e-mail è che un'e-mail di richiesta di riunione ha lo scopo di fissare un appuntamento con qualcuno mentre un'e-mail di invito alla riunione ha lo scopo di invitarti a una riunione nelle date e nel luogo annunciati

Perché l'e-mail di invito alla riunione è importante?

L'uso degli inviti via e-mail porta molti vantaggi. I vantaggi degli inviti via e-mail sono elencati di seguito:

• Si collega direttamente ai calendari. Quando i destinatari accettano un invito, questo viene aggiunto nuovamente al loro calendario aziendale e riceverai un promemoria uguale agli altri eventi annotati nel calendario.
• È comodo e veloce. I tuoi destinatari possono raggiungere l'e-mail immediatamente dopo aver fatto clic sul pulsante di invio. Poiché va direttamente al destinatario, se l'indirizzo e-mail è sbagliato, puoi ricevere subito l'annuncio e cercare rapidamente ulteriori soluzioni.
• Fa risparmiare tempo. Puoi inviare e-mail di gruppo con migliaia di indirizzi e-mail contemporaneamente.
• È economico. Non devi spendere un budget per la spedizione.
• Può essere generato direttamente dalla tua piattaforma webinar preferita. A meno che tu non stia organizzando un incontro faccia a faccia, la tua prima scelta sarà probabilmente Zoom, Microsoft Teams o qualcosa di equivalente. Quando RSVP viene confermato, tutti i collegamenti e i tempi vengono sincronizzati tramite e-mail, in modo che il partecipante possa evitare confusione con altri eventi.

È un dato di fatto che ogni giorno vengono inviate miliardi di e-mail e molte di esse sono spam. Poiché tutti usano almeno un'e-mail per scambiarsi messaggi importanti per lavoro, acquisti, riunioni e altro. Tuttavia, poiché devi leggere tonnellate di e-mail al giorno, non sorprende che a volte incontri il fenomeno della "stanchezza della posta elettronica". Pertanto, l'invio di una buona e-mail di invito può evitare inutili malintesi o ignoranza da parte dei destinatari.

Scrivi un'e-mail di invito alla riunione passo dopo passo

Una buona email di invito a una riunione è fondamentale e, di norma, influisce sul tasso di consegna delle email.

Ci sono etichette e principi a cui tutti devono obbedire per completare un'e-mail di invito a una riunione di lavoro rispetto ai destinatari. Puoi imparare a scrivere un'e-mail di invito a una riunione standard seguendo questi passaggi:

Passaggio 1: scrivi un oggetto forte

È un dato di fatto che il 47% dei destinatari di e-mail legge le e-mail con un oggetto chiaro e conciso. La prima impressione è importante. Ciò può garantire che i ricevitori provino un senso di urgenza o importanza, che porta a un tasso di apertura più elevato.

• Breve, mirato. Sii fattuale, non enigmatico.
• È possibile richiedere la conferma della presenza nell'oggetto come segno di urgenza.
• Oppure aggiungi un tono sentimentale come non dimenticare l'importanza, l'urgenza,...
• Aggiungi Time se vuoi enfatizzare il problema del tempo 

Ad esempio : "Riunione 4/12: Sessione di brainstorming sul progetto" oppure "Importante. Si prega di confermare la propria partecipazione: riunione sulla strategia del nuovo prodotto 10/6"

Passaggio 2: inizia con una breve introduzione

Nella primissima riga, è una buona idea fare un riassunto di chi sei, qual è la tua posizione all'interno dell'organizzazione e perché ti stai rivolgendo a loro. Quindi puoi mostrare direttamente lo scopo della riunione. Molte persone commettono l'errore di fornire uno scopo vago della riunione poiché presumono che i partecipanti debbano saperlo.

• Rendi la tua introduzione gradevole o correlata al lavoro
• Ricorda ai partecipanti se devono portare a termine qualsiasi attività o portare qualcosa con sé alla riunione.

Ad esempio: Ciao membro del team, non vedo l'ora di vederti al lancio del nuovo prodotto lunedì prossimo.

Passaggio 3: condividi ora e posizione

Dovresti includere l'ora esatta della riunione. Dovresti anche dire loro come e dove si svolge l'incontro, di persona o online, e offrire linee guida o collegamenti alla piattaforma nel caso ne abbiano bisogno.

• Aggiungi il fuso orario se qualche dipendente lavora in diverse aree del mondo
• Indicare una durata stimata della riunione
• Quando istruisci le indicazioni, sii il più dettagliato possibile o allega una linea guida per la mappatura

Ad esempio : Vi invitiamo a unirvi a noi venerdì 6 ottobre alle ore 1:00 nella sala riunioni numero 2, al secondo piano dell'edificio amministrativo.

Passaggio 4: delineare l'ordine del giorno della riunione

Coprire gli obiettivi chiave o l'ordine del giorno della riunione proposta. Non menzionare i dettagli. Puoi semplicemente indicare l'argomento e la sequenza temporale. Per le riunioni formali è possibile allegare un documento dettagliato. Ciò è particolarmente utile per aiutare i partecipanti ad avanzare nella preparazione.

Ad esempio , puoi iniziare con: Abbiamo intenzione di discutere… / Vogliamo affrontare alcune delle questioni Oppure con la seguente cronologia:

• 8:00-9:30: Introduzione al Progetto
• 9:30-11:30: presentazioni di Howard (IT), Nour (marketing) e Charlotte (vendite)

Passaggio 5: chiedi un RSVP

Richiedere un RSVP può aiutare a confermare una risposta dai tuoi destinatari. Per evitare ambivalenze, è necessario includere nell'e-mail una risposta preferita e un limite di tempo entro il quale i partecipanti devono informarti della loro presenza o assenza. In questo modo, se non hai ricevuto il loro RSVP al momento della regolamentazione, puoi eseguire rapide azioni di follow-up.

Ad esempio : Si prega di confermare la propria presenza entro il [data] all'indirizzo [indirizzo email o numero di telefono].

Passaggio 6: aggiungi una firma e-mail e un marchio professionali

La firma di un'email aziendale dovrebbe includere nome e cognome, qualifica, nome dell'azienda, recapiti, siti web personali e altri indirizzi con collegamenti ipertestuali.

Con Gmail puoi personalizzare facilmente la tua firma.

Per esempio :

Jessica Madison

Regional Chief Marketing Officer, settore Inco

555-9577-990

Esistono tantissimi strumenti gratuiti per creare firme email che ti fanno risparmiare tempo e fatica, come ad esempio My Signature.

Tipi di e-mail di invito alla riunione ed esempi

Tieni presente che diversi tipi di riunioni avranno standard e stili di scrittura diversi da seguire. Di solito, separiamo le e-mail di invito alle riunioni in base al loro livello di formale o informale, includendo o escludendo riunioni virtuali o pure riunioni online. In questa parte, raccogliamo e presentiamo alcuni tipi tipici di inviti alle riunioni e il modello di ciascun tipo comunemente utilizzato nelle e-mail di invito alle riunioni di lavoro.

#1. L'e-mail di richiesta di riunione formale

L'e-mail di richiesta di riunione formale viene utilizzata per riunioni di grandi dimensioni che di solito si svolgono da una a tre volte l'anno. Si tratta di un incontro formale numeroso, quindi la tua email dovrebbe essere scritta in uno stile di scrittura formale. Le appendici allegate sono necessarie per rendere più chiaro al partecipante come partecipare all'incontro, come trovare il luogo e l'ordine del giorno dettagliato.

Gli incontri formali prevedono:

• Riunione della direzione
• Riunione del comitato
• Riunione del consiglio di amministrazione 
• Assemblea degli azionisti 
• Riunione strategica 

Esempio 1: Modello di email di invito agli azionisti

Oggetto: Importante. Sei invitato all'Assemblea Generale Annuale. [Ora]

[Nome del destinatario]

[Nome della ditta]

[Titolo di lavoro]

[Indirizzo aziendale]

[Data]

Signori Azionisti,

Siamo lieti di invitarvi all'Assemblea Generale Annuale che si terrà il [Ora], [Indirizzo]

L'Assemblea annuale degli azionisti è un'occasione eccezionale per l'informazione, lo scambio e la discussione tra [Nome dell'azienda] e tutti i nostri azionisti.

È anche l'occasione per esprimere la vostra opinione e votare per svolgere un ruolo attivo nel processo decisionale di [Nome dell'azienda], indipendentemente dal numero di azioni possedute. L'assemblea tratterà i seguenti punti chiave:

Ordine del giorno 1:

Ordine del giorno 2:

Ordine del giorno 3:

Ordine del giorno 4:

Troverai le istruzioni su come partecipare a questa assemblea, l'ordine del giorno e il testo delle deliberazioni da sottoporre alla tua approvazione nel documento allegato di seguito

A nome del consiglio di amministrazione, desidero ringraziarvi per il vostro contributo e la vostra lealtà nei confronti di [Nome dell'azienda] e non vedo l'ora di darvi il benvenuto alla riunione del [Data].

Distinti saluti,

[Nome]

[Titolo della posizione]

[Nome della ditta]

[Indirizzo azienda e sito web]

Esempio 2: Modello di email di invito alla riunione strategica

[Nome del destinatario]

[Nome della ditta]

[Titolo di lavoro]

[Indirizzo aziendale]

[Data]

Oggetto: Lancio del progetto Campagna di marketing Riunione: 28/2

A nome di [nome dell'azienda] , desidero invitarla a partecipare a una riunione di lavoro che si terrà presso [Nome della sala conferenze, Nome dell'edificio] [Data e ora] . La riunione durerà [Durata].

È un piacere darti il ​​benvenuto nella prima fase del nostro progetto per discutere la nostra prossima proposta [Dettagli] e apprezziamo i tuoi preziosi approfondimenti al riguardo. Ecco un breve riassunto del nostro programma della giornata:

Ordine del giorno 1:

Ordine del giorno 2:

Ordine del giorno 3:

Ordine del giorno 4:

Questa proposta è considerata da tutto il nostro team come una delle più cruciali. Per suo ulteriore riferimento, abbiamo allegato alla presente lettera un documento che le fornisce informazioni più dettagliate in modo che possa trovare conveniente prepararsi per l'incontro in anticipo.

Siamo tutti impazienti di parlare con voi per discutere di come possiamo ulteriormente migliorare la riuscita di questa proposta. Vi preghiamo di inviarci eventuali domande o suggerimenti per l'incontro entro [Scadenza] rispondendo direttamente a questa email.

Buona giornata.

Ringraziandovi,

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo della posizione]

[Nome della ditta]

[Indirizzo azienda e sito web]

#2. L'e-mail di invito alla riunione informale

Con l'e-mail di invito formale alla riunione, se si tratta semplicemente di una riunione con personale di livello inferiore o membri all'interno del team. È molto più facile per te pensare a come scrivere in modo appropriato. Puoi scrivere in uno stile informale con un tono amichevole e gioioso.

Gli incontri informali prevedono:

• Incontro di brainstorming
• Incontro di risoluzione dei problemi
• Formazione
• Riunione di controllo
• Riunione di team building
• Chiacchiere al caffè 

Esempio 3: modello di email di invito alla riunione di check-in

Oggetto: Urgente. Aggiornamenti su [Nome del progetto] . [Data]

Cari Team,

Saluti!

È stato un piacere e un'esperienza interessante collaborare con voi in merito al progetto [Nome del progetto] . Tuttavia, per poter procedere efficacemente con i nostri piani, ritengo che sia giunto il momento di fare un resoconto dei progressi compiuti e sarei lieto di incontrarvi presso [luogo] per discutere ulteriormente la questione alle ore [Data e ora].

Ho allegato anche un elenco di tutti i punti all'ordine del giorno che dobbiamo discutere. Non dimenticare di preparare il tuo rapporto di completamento delle attività. Per favore, usa questo [Link] per farmi sapere se potrai partecipare.

Per favore mandami una email di conferma al più presto.

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo di lavoro]

[Nome della ditta]

Esempio 4: Modello di email di invito per attività di team building

Cari membri del team,

Con la presente vi informiamo che il [Nome del Dipartimento] sta organizzando un incontro di team building per tutto il personale il [Data e ora].

Per un ulteriore sviluppo professionale, è estremamente importante che cresciamo insieme e ciò può avvenire solo se lavoriamo come una squadra in modo che le nostre capacità e i nostri talenti possano essere sfruttati per ottenere prestazioni migliori. Questo è il motivo per cui il nostro dipartimento continua a promuovere mensilmente varie attività di team building.

Vi invitiamo a partecipare all'evento per darci la possibilità di ascoltare i vostri suggerimenti su come migliorare il nostro servizio e offrirvi un supporto migliore. Saranno inoltre previsti alcuni giochi di team building e l'azienda offrirà bevande e spuntini leggeri.

Non vediamo l'ora di trascorrere momenti divertenti a questo evento di team building, organizzato per aiutare ognuno di noi a crescere. Nel caso in cui riteniate di non poter partecipare a questo incontro, vi preghiamo di informare [Nome del coordinatore] al numero [Numero di telefono].

Cordiali saluti,

[Nome]

[Titolo di lavoro]

[Nome della ditta]

#3. E-mail di invito al relatore ospite

L'e-mail di invito di un relatore ospite dovrebbe includere informazioni rilevanti per il relatore per quanto riguarda l'incontro e l'opportunità di parlare. È fondamentale che il relatore conosca il modo in cui può contribuire al tuo evento e quali sono i vantaggi che può ricevere partecipando al tuo evento.

Esempio 5: modello di email di invito del relatore ospite

Egregio [Relatore],

Ci auguriamo che questo messaggio la trovi bene! Le scriviamo oggi per proporle una fantastica opportunità di intervento. Vorremmo chiederle gentilmente di essere il nostro stimato relatore per [Nome dell'incontro] , un evento incentrato su [Descrizione dello scopo e del pubblico dell'evento] . L'intero team di [Nome dell'incontro] è ispirato dai suoi successi e ritiene che lei sia l'esperto perfetto per rivolgersi al nostro pubblico di professionisti con interessi simili.

[Nome della riunione] si terrà a [Luogo, città e stato inclusi] il [Date] . Si prevede che il nostro evento ospiterà circa [Numero stimato di partecipanti#] . Il nostro obiettivo è [Obiettivi della riunione].

Riteniamo che lei sia un oratore eccezionale e che la sua voce sarebbe un contributo fondamentale a questa discussione, data la sua vasta esperienza in [Area di competenza]. Può presentare le sue idee, della durata massima di [Durata] minuti, relative al tema [Argomento della riunione] . Può inviare la sua proposta entro il [data di scadenza] tramite il [link] in modo che il nostro team possa ascoltare le sue idee e definire in anticipo i dettagli del suo intervento.

In ogni caso, se non puoi partecipare, ti chiediamo umilmente di contattarci tramite [link]. Grazie per il vostro tempo e considerazione, non vediamo l'ora di sentire una vostra risposta positiva.

Migliore,
[Nome]
[Titolo di lavoro]
[Informazioni sui contatti]
[Indirizzo del sito web dell'azienda]

#4. E-mail di invito al webinar

Nelle tendenze odierne, sempre più persone ospitano riunioni online poiché consente di risparmiare tempo e denaro, soprattutto per i team di lavoro a distanza. Se utilizzi piattaforme per conferenze, ci sono messaggi di invito ben personalizzati che vengono inviati direttamente al tuo partecipante prima dell'inizio della riunione, come il modello di email di invito di Zoom. Per un webinar virtuale, puoi fare riferimento al seguente esempio.

Suggerimenti: utilizzare parole chiave come "Congratulazioni", "Presto", "Perfetto", "Aggiornamento", "Disponibile", "Infine", "Migliore", "Speciale", "Unisciti a noi", "Gratis", " ecc.

Esempio 6: Modello di email di invito al webinar

Oggetto: Congratulazioni! Sei invitato a [Nome del webinar]

Gentile [Nome_Candidato] ,

[Nome_Azienda] è lieta di organizzare un webinar su [ Argomento del Webinar ] il [ Data ] alle [ Ora ], con l'obiettivo di [ [Scopi del Webinar]

Sarà una buona opportunità per ottenere enormi vantaggi dai tuoi esperti invitati nel campo degli [argomenti dei webinar] e ricevere regali gratuiti. Il nostro team è così entusiasta della tua presenza.

Nota: questo webinar è limitato a [Numero di persone] . Per riservare il tuo posto, registrati tramite [Link ] e sentiti libero di condividerlo con i tuoi amici.

Spero di vedervi lì!

Vi auguro una buona giornata,

[ Il_tuo_nome ]

[ Firma ]

Conclusione

Fortunatamente, ci sono molti modelli disponibili di inviti a riunioni di lavoro su Internet che puoi personalizzare e inviare ai tuoi partecipanti in pochi secondi. Non dimenticare di salvarne alcuni nel tuo cloud in modo da poter preparare la tua email con una scrittura perfetta, soprattutto in caso di urgenza.

Se stai cercando anche altre soluzioni per la tua azienda, AhaSlides si rivela un ottimo strumento per presentazioni, ricco di fantastiche funzionalità per supportare webinar, attività di team building, conferenze e molto altro.

Domande frequenti

Rif.: Indeed | Sherpany