EHR変更管理トレーニング：病院のEHR移行時に役割に基づいた実践とフィードバックを活用する方法

ある部署が電子カルテ（EHR）への移行に抵抗している。誰も使用を拒否しているわけではない。問題は、日常業務のスピードが遅くなったことだ。以前の画面では1分で済んだ作業が、今では4回のクリックと検索が必要になり、部署は既に時間不足に悩まされている。職員は研修を修了し、新しい画面を見せられたことも覚えている。しかし、新しいシステムで自分のシフトの業務を実際に実行し、何が障害になっているかを指摘するようには求められていない。

これはあくまで例示であり、実際の顧客事例ではありません。EHR（電子カルテ）の変更管理研修が埋めるべきギャップ、つまり新しいワークフローを見ただけで、それをフィードバックを受けながら実践し、同時に導入を妨げる障壁を明らかにするまでの道のりを説明しています。

このガイドは、病院の人材開発責任者、および彼らと連携する情報システム担当者やコンプライアンス担当者を対象としています。パフォーマンスの問題の特定、学習と状況のギャップの診断、準備と実践の設計、事例検討、そして学習効果の評価方法について解説しています。これは研修設計に関するものであり、ユーザビリティテスト、ワークフローの再設計、あるいは組織独自の変革プログラムに取って代わるものではなく、成果を保証するものでもありません。

EHR（電子カルテ）の変更管理トレーニングとは何ですか？

EHR変更管理トレーニングは、記録を使用する人々が変更されたシステムやワークフローで作業できるように準備するものです。その目的は、新しいワークフローを実践し、導入の障壁を明らかにすることです。学習者は、自身の役割に即した現実的なタスクを実行し、それに関するフィードバックを受け、ワークフロー、ツール、またはポリシーのどこが困難だったかを報告します。後半部分は前半部分と同じくらい重要です。手順に従えるかどうかだけを確認する練習では、実際に従うかどうかを左右する障壁を見落としてしまいます。

クイック事実

1. パフォーマンス上の問題点を説明する

まずは課題から始めましょう。新しいワークフローを実践し、導入の障壁を明らかにすることです。重要なのは2つの要素です。実践とは、その役割の業務を傍観するのではなく、実際に行うことです。障壁を明らかにするとは、トレーニングを通して、人々の業務を遅らせている要因に関する情報を得て、権限を持つ人がそれに対して行動を起こせるようにすることです。

各役割ごとに1文ずつ記述し、情報学のリーダーに確認してもらってください。「患者の入院手続き、引き継ぎの記録、標準注文の発注など、この役割における典型的なタスクが与えられた場合、学習者は新しいワークフローでタスクを完了し、問題点を記録し、どのようなサポートが役立つかを述べます。」

役割はそれぞれ異なります。看護師、病棟事務員、医師はそれぞれ異なる記録部分を使用するため、単一の一般的な研修では、彼らの実際の業務を練習することはできません。入院患者担当看護師を対象とした電子カルテ研修プログラムに関する概観レビュー（30件の研究）では、「研修セッションを役割の種類ごとに分割していない」ことが挙げられています（Nguyenら、JAMIA、2024）。このレビューは入院患者担当看護師を対象としているため、研修設計の指針として読み、ご自身の患者集団と照らし合わせて確認してください。

2. 学習と状況のギャップを診断する

何かを構築する前に、そのタスクを現在のプログラムで実践・評価されている内容と比較してください。トレーニングのギャップとそれ以外の問題を区別する上で、通常、次の3つの質問が役立ちます。

1. 現在の実践は、実際の課題に基づいているか？ プログラムが画面表示を行い、最後に復習クイズで終了する場合、学習者はインターフェースを認識する練習をしただけであり、自分のシフトの作業を完了したわけではない。
2. 認知的な要求とは何ですか？ ブルームの改訂版分類法では、新しい状況で手順を実行し、なぜうまくいかなかったのかを分析することは、想起よりも上位に位置付けられます。これらのレベルにアクティビティを合わせる方法については、ガイドで説明しています。 学習活動をブルームの分類法に合わせる.
3. スキル以外の何かが妨げになっているのでしょうか？ 研修を実施する前に、人員配置、ツール、手順を確認してください。画面の動作が遅い、必要なオーダーセットが欠落している、あるいはポリシーによって重複入力が強制されるといった場合、研修内容を改善しても病棟の状況は変わりません。これらの原因は、解決できる担当者に報告してください。

同じ概観調査では、特定された要因の中に実践へのアクセスが挙げられています。「サンドボックス環境で練習できないこと」が障壁として、そして「研修後に看護師が電子カルテで練習できるようにすること」が促進要因として挙げられています。学習者が安全に練習できる環境がないのであれば、それは学習意欲の問題ではなく、状況的なギャップなのです。

3. 設計準備と実践

トレーニングで埋められるギャップが分かったら、各段階に明確な役割を与えましょう。文書作成の負担を軽減する電子カルテ導入ガイドでは、最初の数週間の設計について解説しています。このセクションでは、変更そのものについて説明します。

準備。簡単な診断テストで前提条件を確認します。各役割に影響を与える旧制度と新制度の違い、組織で使用されている用語、当日サポートを受けられる場所などを確認します。この段階では、自分のペースで学習できる的を絞った学習が適しています。復習チェックは、前提条件を確認するためだけのものです。

実践。学際的な質改善の集大成となる課題と、役割に基づいたケーススタディを活用しましょう。異なる役割の学習者が、例えば入院、投薬指示、引き継ぎ、退院といった患者の一連の流れを、実践環境でそれぞれの役割を担いながら共同で取り組みます。役割間の引き継ぎが滞る箇所を把握することで、どの役割の学習者も単独では報告しないようなワークフロー上の問題点が明らかになることがよくあります。代表的な業務を観察し、その都度、エラーや摩擦を記録していきましょう。

フィードバックは、合計点数ではなく、意思決定と関連付けましょう。「正しい手順は見つけましたが、遠回りをしてしまい、警告を無視して回避しようとしたため、質問しませんでした」というフィードバックは、「5点満点中3点」よりも多くのことを教えてくれます。なぜ人々が間違った手順に陥りやすいのかを説明する、もっともらしい誤った手順も含めましょう。有用なフィードバックを用いたインタラクティブな練習の設計ガイドでは、意思決定と関連付けたフィードバックの書き方を解説しています。

ライブ入力と非同期レビュー、どちらが効果的でしょうか？ライブコーチングは、タスクが曖昧な場合、役割の調整が必要な場合、そして何がうまくいっていないかを率直に伝える必要がある場合に最も効果を発揮します。非同期レビューは、学習者が記録した手順と注釈付きのモデルパスを比較する程度であれば十分です。多くのチームは両方を活用しています。まずは各自のペースで準備を進め、その後、最も難しいワークフローについてファシリテーター付きのセッションを実施します。

タイミング。スコープレビューでは、短期間にコンテンツが多すぎることや、トレーニングから本番稼働までの期間が長すぎることなどが課題として挙げられています。ワークフローを実際に使用する時期に近いタイミングで練習を計画し、理解しやすいように短いセッションに分割しましょう。

4. 現実的な例題に取り組む

例示です。情報システム担当者またはコンプライアンス担当者は、使用前に事例と回答基準を検証する必要があります。

事例：ある外科病棟で、勤務交代時の引き継ぎに関する文書作成ワークフローが新しくなった。職員によると、以前よりも時間がかかるようになったという。規定では、引き継ぎノートは退勤する看護師が退室する前に記入を完了する必要がある。

課題：学習者は、新しいワークフローに従って練習患者の引き継ぎを完了し、問題点を一つずつ記録し、それに対する対処法と必要な追加情報やサポートを述べます。

最初の試み。学習者はメモを完成させるが、「誰も読まない」2つの項目を省略し、摩擦は記録しない。新しい方法は「ただ遅いだけ」だと述べる。メモは規定に反しており、障壁は詳細のない意見として記述されている。

フィードバックと再試行。コーチは、2つのフィールドがポリシーの一部であることを指摘し、学習者に画面上のそれぞれのフィールドの位置と所要時間を確認するように指示します。再試行では、学習者にメモを再度記入し、それぞれの問題点について、何をしたか、どれくらい時間がかかったか、どうすればもっと早くできるかを記録するように求めます。

より強力な試み。「すべてのフィールドを入力しました。投薬概要は毎回個別に検索する必要があり、約2分余計にかかりました。ポリシーで義務付けられているため、スキップしませんでした。概要を事前に入力することは可能でしょうか、または承認されたショートカットはありますか？既に報告されているかどうかわからないので、ユニットのスーパーユーザーと情報チームに問い合わせてみます。」この回答はポリシーに準拠し、具体的な証拠を記録し、承認された手順を使用しています。

それぞれの回答が妥当か不完全か、その理由を説明してください。コーチの好みではなく、承認された基準に基づいて評価してください。最初の回答は、処理に時間がかかる場合の一般的な対応ですが、ポリシーの項目を省略してしまい、プロジェクトに修正すべき点が何も残っていません。より適切な回答は、ポリシーを遵守し、学習者の役割の範囲内にとどまり、苦情を証拠へと転換しています。例の2分という数字は、記録すべき詳細の種類を示すための架空のものであり、ベンチマークではありません。

5．能力を評価し、移転計画を策定する

能力の証拠は、学習者がまだ見たことのない事例におけるパフォーマンスです。タスクの習熟度を採点し、未解決のワークフロー上の障害については別途ログを記録します。シンプルなルーブリックでは、各基準につき0～2の尺度を使用します。

評価基準：0は欠落またはサポートなし、1は関連する項目が欠落している部分的、2は合意された基準に照らして完全かつ正当化されている。ポリシーで必須とされている項目のスキップなど、重大なエラーは個別に定義し、総合スコアで隠蔽されないようにしてください。この評価基準は提案であり、検証済みの準備基準ではありません。情報学またはコンプライアンスの責任者と調整し、試験運用を実施してください。

計画的に学習内容を定着させましょう。学習者が職場復帰してからしばらく経ったら、ユニットごとの短いフォローアップミーティングなどを実施します。ミーティングでは、参加者が詳細を省いた実際の業務を一つ持ち寄り、現在どのように業務を行っているかを確認します。組織の規則で許可されている場合は、実際の業務の一部を観察することも有効です。

インタラクティブな配信が役立つ場面

インタラクティブな形式は、回答を聞く前に全員がコミットする必要がある場合に役立ちます。ライブセッションでは、ファシリテーターが短いケースを表示し、各参加者に次のステップを選択して予想される摩擦を入力するように求め、ディスカッションの前にその内容を表示できます。匿名での回答は、ワークフローが機能していないことを認めやすくします。同じケースを準備のために各自のペースで実行することもできます。AhaSlides は、インタラクティブな学習とライブ配信と自主配信の切り替えをサポートしています。実際のインシデントや患者情報は含めず、使用する予定の特定のオーサリング、フィードバック、レポート機能を独自のワークフローと照らし合わせて確認し、AI、シミュレーター、EHR 統合は、実際に動作するのを確認するまでは外部または未確認として扱います。形式の選択に関するガイダンスについては、適応型、インタラクティブ、ライブ学習を使用するタイミングに関する記事を参照してください。

何が変わったかを測定する

学習者がタスクを実行できることを示す指標を事前に決定してください。未知のケースにおけるタスク習熟度とバリアログを基準​​値と比較し、トレーニング後もバリアログを独自の指標として記録しておいてください。対象者、分母、およびタイミングを明確に定義してください。結果が改善した場合は、トレーニングの効果を評価する前に、ソフトウェアの更新、人員配置の変更、ワークフローの再設計など、同じ期間に他に何が変わったかを確認してください。

残る可能性のある制約

• 使いやすさ。 画面操作に必要な手順が多すぎる場合、トレーニングによってショートカットを教えることはできますが、手順自体を削除することはできません。
• 人員配置と時間。 練習しても、練習するための時間を確保できなければ意味がない。
• 政策の明確化。 重複したエントリや曖昧なエントリを含むポリシーは、ケースでは解決できません。ポリシーを修正してください。
• 事件報道。 一つの事例は一つのワークフローを示しています。スコアは個人のパフォーマンス全般を表すものではありません。
• 転送。 練習症例でのパフォーマンスは、病棟が満員で電話が鳴り響く状況でのパフォーマンスとは全く異なる。

これらの点を早めにスポンサーに伝え、個別の対策を計画しましょう。トレーニングは学習者の能力を向上させるものであり、作業を取り巻く状況を変えるものではありません。

よくある質問

EHR（電子カルテ）の変更管理トレーニングとは何ですか？

これは、役割に基づいた実践とフィードバックを通じて、変更された電子カルテシステムやワークフローでの業務にスタッフが対応できるよう準備するとともに、実践によって明らかになった障壁を収集し、それらに対処できるようにするものです。

研修に合格したということは、スタッフがその変更を受け入れたことを意味するのでしょうか？

いいえ。スコアは、個人がトレーニング事例をどのように処理したかを示すものです。実際の業務における導入状況は、使いやすさ、人員配置、社内規定、そしてスキルによって左右されます。

新しいワークフローへの準備状況をどのように評価しますか？

学習者がまだ見たことのない事例を与え、合意された基準に基づいてタスクの習熟度を評価し、残った障壁を記録します。復習クイズは、前提条件の確認のみを目的としています。

実際の患者症例を練習に使うことはできますか？

詳細情報を削除し、コンプライアンス責任者の承認を得た場合に限ります。一般的なワークフローに基づいて作成された架空の症例の方が安全であり、患者情報はトレーニングツールには含めるべきではありません。

どこから始めれば

作業が遅くなったと指摘されているワークフローを1つ選びます。各役割のパフォーマンスステートメントを作成し、情報システムまたはコンプライアンスのリーダーに架空の事例と回答基準を検証してもらい、0～2のスケール、重大なエラーのリスト、および障害ログを含む3つの基準からなる評価基準案を作成します。展開する前に、少人数のグループで試験運用を行います。

ケーススタディをチームで実際に実行し、その後各自のペースで再利用する方法を確認するには、AhaSlides をご覧ください。