이벤트 기획 101 | 초보자를 위한 궁극의 가이드

Welcome to our beginner’s guide to 이벤트 기획! If you’re new to this exciting world and want to kick-start your journey, you’re in for a treat! In this blog post, we’ll provide essential elements of event planning and guide you through the fundamental steps of planning an event (+free template), from selecting the perfect venue to crafting a budget and coordinating logistics. 

기억에 남을 경험의 문을 열 준비를 하세요!

차례

• 회사 개요
• 이벤트 기획이란 무엇입니까?
• 이벤트 기획이 중요한 이유는 무엇입니까?
• 이벤트 기획은 누가 담당하나요?
• 이벤트 기획의 7단계는 무엇입니까?
• 성공적인 이벤트 기획을 만드는 방법
• 무료 이벤트 기획 템플릿 
• 주요 요점
• 자주 묻는 질문 

회사 개요

더 나은 참여를 위한 팁

• 당신이 알아야 할 모든 것 이벤트 관리
• 이벤트 유형
• 비즈니스 네트워킹

이벤트 기획이란 무엇입니까?

Organizing and coordinating all the components and tasks required for creating a successful event is known as event planning. It involves careful management of various factors, such as the event’s purpose, target audience, budget, logistics, venue selection, vendor coordination, timeline, and overall execution. 

For example, you’re planning a birthday party for a friend. Event planning phases would involve:

• 파티 날짜, 시간 및 장소를 결정하십시오. 
• 게스트 목록을 만들고 초대장을 보냅니다.
• 파티의 테마나 스타일, 장식, 포함하고 싶은 특정 활동이나 엔터테인먼트를 선택하세요. 
• 음식, 음료 및 좌석 배치를 준비하십시오.
• 예상치 못한 문제를 관리하고 모든 것이 계획대로 진행되는지 확인하세요.
• ...

이벤트 기획이 중요한 이유는 무엇입니까?

Objectives of event planning could be the targets your organization want to obtain. This would mean that, event planning brings order and structure to the process of organizing an event. For instance, carefully planning and coordinating all the necessary elements in advance helps prevent last-minute chaos and ensures everything runs smoothly. Without proper planning, there’s a higher risk of disorganization, confusion, and potential mishaps during the event.

• For example, imagine a conference where speakers don’t show up, attendees face difficulties finding their way around the venue, and technical issues arise during presentations. Such situations can hinder the event’s effectiveness and create a negative participant experience. Effective event planning helps avoid such issues and ensures a seamless and efficient flow of activities.

이벤트 기획은 누가 담당하나요?

이벤트 기획을 담당하는 사람이나 팀은 이벤트의 성격과 규모에 따라 다릅니다. 소규모 이벤트는 개인 또는 소규모 팀이 계획하고 실행할 수 있는 반면, 대규모 이벤트는 계획 프로세스를 효과적으로 처리하기 위해 보다 광범위한 전문가 및 자원봉사자 네트워크가 필요한 경우가 많습니다. 

다음은 일반적으로 이벤트 계획과 관련된 몇 가지 주요 역할입니다.

• 이벤트 플래너/코디네이터: An event planner or coordinator is a professional who specializes in organizing and managing events. They are responsible for all aspects of event planning, from initial concept development to execution. In addition, they work closely with the client or event stakeholders to ensure the event’s objectives are met.
• 이벤트 위원회/조직 위원회: 대규모 행사나 단체 또는 지역사회에서 주관하는 행사의 경우 행사위원회 또는 조직위원회를 구성할 수 있다. 그들은 마케팅 및 판촉, 후원 획득, 프로그램 개발, 물류 및 자원 봉사 조정과 같은 다양한 측면을 처리하기 위해 협력합니다.

It’s important to note that the level of involvement and the specific roles may vary on the event’s size, complexity, and available resource.

이벤트 기획의 7단계는 무엇입니까?

So, what is event planning process, and how many stages in it? The event planning process typically consists of the following seven stages: 

1단계: 연구 및 개념화: 

Conduct thorough research to understand the event’s purpose, target audience, and industry trends. Develop a clear concept for the event, outlining its objectives, theme, and desired outcomes.

2단계: 계획 및 예산 책정: 

필요한 모든 요소, 작업 및 일정을 포함하는 자세한 계획을 만듭니다. 행사의 여러 측면에 자금을 할당하는 포괄적인 예산을 개발합니다.

3단계: 장소 선택 및 공급업체 조정: 

Identify and secure a suitable venue that aligns with the event’s requirements and budget. Coordinate with vendors and service providers, such as caterers, audiovisual technicians, decorators, and transportation services, to ensure they can fulfill the event’s needs.

4단계: 마케팅 및 판촉: 

Marketing and promotion is one of the most important steps of event planning. Develop a strategic marketing and promotion plan to generate awareness and attract attendees. Utilize various channels, including online platforms, social media, email marketing, and traditional advertising, to effectively reach the target audience and communicate the event’s value proposition.

5단계: 이벤트 실행: 

등록 및 발권, 좌석 배치, 시청각 설정 및 현장 관리를 포함하여 이벤트의 물류 측면을 감독합니다. 직원, 공급업체 및 자원봉사자와 협력하여 원활한 활동 흐름을 보장하고 이벤트 중에 발생할 수 있는 모든 문제를 해결합니다.

6단계: 참석자 참여 및 경험: 

참석자들에게 매력적이고 기억에 남는 경험을 선사하십시오. 관심과 기대에 부응하는 활동, 프레젠테이션, 엔터테인먼트 및 네트워킹 기회를 계획하고 조직합니다. 전반적인 참석자 경험을 향상시키기 위해 간판, 장식 및 개인화 된 손길과 같은 세부 사항에 주의를 기울이십시오.

7단계: 행사 후 평가 및 후속 조치: 

Evaluate the event’s success by collecting feedback from attendees, stakeholders, and team members. Analyze the event’s outcomes against the established objectives and review the financial aspects. 

개선 영역을 식별하고 향후 이벤트 계획 프로세스를 개선하기 위해 배운 교훈을 포착합니다. 또한 참석자, 후원자 및 파트너와 후속 조치를 취하여 감사를 표하고 관계를 유지하십시오.

How To Create A Successful Event Planning?

While there isn’t a universally agreed-upon set of elements for event planning, here are key elements that are often considered essential for effective event planning:

1/ 명확한 목표:  

Establish the goals and objectives of the event. Understand what you want to achieve and align all planning efforts accordingly. Whether it’s raising funds, fostering networking, promoting a product, or celebrating a milestone. 

2/ 예산 관리: 

현실적인 예산을 개발하고 장소, 케이터링, 장식, 마케팅 및 물류를 포함하여 이벤트의 다양한 측면에 자금을 할당합니다. 

비용을 정기적으로 추적하고 예산 범위 내에서 유지하십시오. 비용 효율적인 옵션의 우선 순위를 지정하면서 원하는 결과를 달성하기 위해 자금을 전략적으로 할당합니다.

3/ 전략적 계획 및 일정: 

모든 작업, 책임 및 기한을 설명하는 포괄적인 계획을 만듭니다. 계획 프로세스를 초기 개념 개발에서 이벤트 후 평가에 이르기까지 관리 가능한 단계로 세분화합니다. 

자세한 일정은 원활한 조정을 보장하고 필요에 따라 조정할 수 있습니다.

4/ 이벤트 디자인 및 테마: 

Create a cohesive and engaging event design that reflects the desired atmosphere or theme. This includes elements such as decorations, signage, lighting, and overall aesthetics that contribute to the event’s ambiance.

5/ 물류 및 운영: 

이벤트 등록, 발권, 교통, 주차, 시청각 요구 사항 및 현장 관리를 포함한 물류 세부 사항에 세심한 주의를 기울이십시오. 필요한 모든 리소스를 효과적으로 조정하여 원활한 운영을 보장합니다.

6/ 평가 및 피드백: 

피드백을 수집하고 그 영향을 평가하여 이벤트의 성공 여부를 평가합니다. 

참석자 만족도를 분석하고, 설정된 목표에 대한 결과를 측정하고, 향후 이벤트에서 개선할 영역을 식별합니다.

무료 이벤트 기획 템플릿 

Here’s an event planning template that incorporates the seven stages of event planning:

주요 요점 

Event planning is a dynamic process that requires thorough research, strategic planning, and flawless execution to achieve successful and unforgettable events. Whether it’s a corporate conference, wedding, or community gathering, effective event planning ensures the attainment of goals, active engagement of attendees, and the delivery of a positive experience.

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참고 : 야생 살구 | 프로젝트 매니저