Kvietimas į susitikimą el. paštas | Geriausi patarimai, pavyzdžiai ir šablonai (100 % nemokami)

Koks būtų geras susitikimo kvietimo el. laiško pavyzdys?

Susitikimai gali būti esminis komandos efektyvumo, koordinavimo ir vienybės elementas. Daugelis įmonių bent kartą per savaitę rengia susirinkimą, tai gali būti neoficialus susitikimas, skirtas tiesiog nuodugniai pasikalbėti su darbuotojais, arba oficialesnis valdybos posėdis, kuriame aptariamas įmonės ateities planas ir metinė metų pabaigos ataskaita. Administracijos pareigūnai ar vadovai privalo dalyviams ar svečiams išsiųsti kvietimo į susirinkimą laiškus.

Kvietimas į susitikimą yra svarbus norint efektyviai ir sklandžiai vesti oficialius susitikimus. Yra daugybė būdų, kaip siųsti kvietimus į susitikimus. Šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsime susitikimų kvietimų el. laiškams – patogiausiam ir populiariausiam būdui pakviesti žmones dalyvauti jūsų susitikimuose.

Turinys

• Kas yra kvietimo į susitikimą el. paštas?
• Kodėl svarbu gauti kvietimą į susitikimą el.
• Žingsnis po žingsnio rašykite kvietimą į susitikimą el
• Susitikimo kvietimo el. laiškų tipai ir pavyzdžiai
• Bottom Line

Greiti susitikimų šablonai su „AhaSlides“.

• Susitikimai versle
• Susitikimo minutės
• „Stand Up“ susitikimas

Kas yra kvietimo į susitikimą el. paštas?

Pagrindinė verslo veiklos dalis, kvietimo į susitikimą el. laiškas yra rašytinė žinutė su susitikimo tikslo demonstravimu ir prašymu žmonėms prisijungti prie susitikimo po konkrečios datos ir vietos bei išsamesnius priedus, jei jie turi. Jis gali būti parašytas oficialiu arba neformaliu stiliumi, atsižvelgiant į susitikimų ypatybes. Jie turėtų būti parašyti tinkamu tonu ir stiliumi, kad atitiktų verslo el. pašto etiketą.

Tačiau nepainiokite kvietimo į susitikimą el. laiško su susitikimo užklausos el. laišku. Pagrindinis skirtumas tarp šių el. laiškų yra tas, kad susitikimo užklausos el. laišku siekiama susitarti su kuo nors susitikti, o kvietimo į susitikimą el. paštu siekiama pakviesti jus į susitikimą paskelbtomis datomis ir vietomis.

Kodėl svarbu gauti kvietimą į susitikimą el.

Kvietimų el. paštu naudojimas suteikia daug naudos. Kvietimų el. paštu privalumai yra išvardyti toliau:

• Jis tiesiogiai jungiasi prie kalendorių. Kai gavėjai priima kvietimą, jis vėl įtraukiamas į jų verslo kalendorių ir gausite priminimą, kaip ir kiti kalendoriuje pažymėti įvykiai.
• Tai patogu ir greita. Jūsų gavėjai gali pasiekti el. laišką iškart po to, kai spustelėsite siuntimo mygtuką. Jei el. pašto adresas yra neteisingas, jis siunčiamas tiesiai gavėjui, galite iš karto gauti pranešimą ir greitai ieškoti tolesnių sprendimų.
• Tai taupo laiką. Vienu metu galite siųsti grupės el. laiškus su tūkstančiais el. pašto adresų.
• Tai taupo išlaidas. Jums nereikia išleisti biudžeto pašto siuntimui.
• Jį galima sugeneruoti tiesiai iš jūsų pageidaujamos internetinio seminaro platformos. Jei nerengiate susitikimo akis į akį, jūsų pirmasis pasirinkimas tikriausiai bus „Zoom“, „Microsoft Teams“ ar kažkas panašaus. Kai RSVP patvirtinamas, visos nuorodos ir laiko intervalai sinchronizuojami el. paštu, todėl dalyvis gali išvengti painiavos su kitais įvykiais.

Faktas yra tai, kad kiekvieną dieną išsiunčiama milijardai el. laiškų ir daugelis jų yra šiukšlės. Kadangi visi naudojasi bent vienu el. paštu, kad apsikeistų svarbiomis žinutėmis apie darbą, pirkinius, susitikimus ir kt. Tačiau, kadangi per dieną tenka perskaityti daugybę el. laiškų, nenuostabu, kad kartais susiduri su „el. pašto nuovargio“ reiškiniu. Taigi, pristačius gerą kvietimą el. paštu galima išvengti nereikalingų nesusipratimų ar gavėjų nežinojimo.

Žingsnis po žingsnio parašykite kvietimo į susitikimą el. laišką

Geras kvietimo į susitikimą el. laiškas yra būtinas ir, kaip taisyklė, turi įtakos el. laiškų pristatymo dažnumui.

Yra etiketo ir principų, kurių kiekvienas turi paklusti, kad užpildytų verslo susitikimo kvietimą el. paštu, atsižvelgiant į gavėjus. Galite sužinoti, kaip parašyti standartinį kvietimo į susitikimą el. laišką, atlikdami šiuos veiksmus:

1 veiksmas: parašykite aiškią temos eilutę

Faktas yra tai, kad 47% el. pašto gavėjų perskaitė el. laiškus, kurių temos eilutė yra aiški ir glausta. Pirmas įspūdis svarbus. Tai gali užtikrinti, kad imtuvai jaustų skubos ar svarbos jausmą, o tai padidins atidarymo dažnį.

• Trumpas, tikslingas. Būkite tikras, o ne mįslingas.
• Galite prašyti patvirtinimo apie dalyvavimą temos eilutėje kaip skubos ženklą.
• Arba pridėkite jausmų toną, pavyzdžiui, nepamirškite svarbos, skubumo,…
• Pridėkite laiką, jei norite pabrėžti laiko atžvilgiu svarbią problemą 

Pavyzdžiui : „Susitikimas 4/12: Projekto minčių audros sesija“ arba „Svarbu. Prašome patvirtinti dalyvavimą: Naujo produkto strategijos susitikimas 10/6“

2 veiksmas: pradėkite nuo greito įvado

Pačioje pirmoje eilutėje pravartu trumpai apibūdinti, kas esate, kokias pareigas užimate organizacijoje ir kodėl su jais susisiekiate. Tada galite tiesiogiai parodyti susitikimo tikslą. Daugelis žmonių daro klaidą nurodydami neaiškų susitikimo tikslą, nes mano, kad dalyviai turi apie tai žinoti.

• Padarykite savo prisistatymą malonų arba susijusį su darbu
• Priminkite dalyviams, jei jiems reikia atlikti kokias nors užduotis arba ką nors pasiimti su savimi į susitikimą.

Pavyzdžiui, sveiki, komandos nariai, nekantrauju susitikti su jumis naujo produkto pristatyme kitą pirmadienį.

3 veiksmas: bendrinkite laiką ir vietą

Turėtumėte nurodyti tikslų susitikimo laiką. Taip pat turėtumėte pasakyti jiems, kaip ir kur vyksta susitikimas asmeniškai arba internetu, ir pasiūlyti gaires ar platformos nuorodas, jei jiems jų prireiktų.

• Pridėkite laiko juostą, jei darbuotojai dirba skirtingose ​​pasaulio vietose
• Nurodykite numatomą susitikimo trukmę
• Nurodydami nuorodas būkite kuo išsamesni arba pridėkite žemėlapių sudarymo gaires

Pavyzdžiui : kviečiame prisijungti prie mūsų penktadienį, spalio 6 d., 13.00 val. 2 posėdžių salėje, antrame administracinio pastato aukšte.

4 veiksmas: aprašykite susirinkimo darbotvarkę

Apsvarstykite pagrindinius tikslus arba siūlomą susitikimo darbotvarkę. Neminėk detalių. Galite tiesiog nurodyti temą ir laiko juostą. Dėl oficialių susitikimų galite pridėti išsamų dokumentą. Tai ypač naudinga norint padėti dalyviams pasiruošti.

Pavyzdžiui , galite pradėti nuo: Planuojame aptarti… / Norime spręsti kai kuriuos klausimus arba nuo šio laiko grafiko:

• 8:00-9:30: Įvadas į projektą
• 9:30–11:30: Howardo (IT), Nour (rinkodara) ir Charlotte (pardavimas) pristatymai

5 veiksmas: paprašykite RSVP

Reikalavimas gauti RSVP gali padėti patvirtinti gavėjų atsakymą. Siekiant išvengti dviprasmiškumo, el. laiške turėtų būti nurodytas pageidaujamas atsakymas ir laikas, per kurį dalyviai turi informuoti jus apie savo dalyvavimą ar neatvykimą. Taigi, jei negavote jų atsakymo tuo metu, kai reguliuojate, galite atlikti greitus tolesnius veiksmus.

Pavyzdžiui : prašome patvirtinti dalyvavimą iki [data] adresu [el. pašto adresas arba telefono numeris]

6 veiksmas: pridėkite profesionalų el. pašto parašą ir prekės ženklą

Verslo el. pašto parašas turėtų būti sudarytas iš pilno vardo, pareigų pavadinimo, įmonės pavadinimo, kontaktinės informacijos, asmeninių svetainių adresų ir kitų nuorodų.

Galite lengvai tinkinti savo parašą naudodami „Gmail“.

Pavyzdžiui :

Jessica Madison

Regiono rinkodaros vadovas, Inco Industry

555-9577-990

Yra daugybė nemokamų el. pašto parašų kūrimo priemonių, kurios taupo jūsų laiką ir pastangas, pavyzdžiui, „Mano parašas“.

Susitikimo kvietimo el. laiškų tipai ir pavyzdžiai

Turėkite omenyje, kad skirtingų tipų susitikimuose bus taikomi skirtingi standartai ir rašymo stiliai. Paprastai kvietimų į susitikimą el. laiškus atskiriame pagal jų oficialų ar neoficialų lygį, įskaitant virtualius susitikimus ar tiesiog internetinius susitikimus arba jų neįtraukiant. Šioje dalyje mes renkame ir pristatome jums kai kuriuos tipinius kvietimų į susitikimus tipus ir kiekvieno tipo šablonus, kurie plačiai naudojami verslo susitikimų kvietimų el. laiškuose.

#1. Oficialaus susitikimo užklausos el. paštas

Oficialus susitikimo prašymo el. laiškas naudojamas dideliems susitikimams, kurie paprastai vyksta vieną ar tris kartus per metus. Tai didelis oficialus susitikimas, todėl jūsų el. laiškas turėtų būti parašytas oficialiu rašymo stiliumi. Pridedami priedai reikalingi tam, kad dalyviui būtų aiškiau, kaip dalyvauti susirinkime, kaip rasti vietą, detalizuoti darbotvarkę.

Oficialūs susitikimai apima:

• Vadovybės susirinkimas
• komiteto posėdis
• Direktorių valdybos posėdis 
• Akcininkų susirinkimas 
• Strateginis susitikimas 

1 pavyzdys: Akcininkų kvietimo el. laiško šablonas

Temos eilutė: Svarbu. Esate kviečiami į metinį visuotinį susirinkimą. [Laikas]

[Gavėjo vardas]

[Įmonės pavadinimas]

[Darbo pavadinimas]

[Kompanijos adresas]

[Data]

Gerbiami akcininkai,

Malonu Jus pakviesti į metinį visuotinį susirinkimą, kuris vyks [Laikas], [Adresas]

Metinis akcininkų susirinkimas yra išskirtinė proga [Įmonės pavadinimas] ir visiems mūsų akcininkams gauti informacijos, keistis informacija ir diskutuoti.

Tai taip pat galimybė išreikšti save ir balsuoti, kad galėtumėte aktyviai dalyvauti priimant svarbius [Įmonės pavadinimas] sprendimus, nepriklausomai nuo to, kiek akcijų turite. Susirinkime bus aptartos šios pagrindinės darbotvarkės:

Darbotvarkė 1:

Darbotvarkė 2:

Darbotvarkė 3:

Darbotvarkė 4:

Nurodymus, kaip dalyvauti šiame posėdyje, darbotvarkę ir nutarimų, kurie bus pateikti tvirtinti, tekstus rasite pridedamame dokumente žemiau

Valdybos vardu norėčiau padėkoti už jūsų indėlį ir lojalumą [Įmonės pavadinimas] ir tikiuosi pasveikinti jus susirinkime [Data]

Geriausia,

[Vardas]

[Pareigos pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

[Įmonės adresas ir svetainė]

2 pavyzdys: Strateginio susitikimo kvietimo el. laiško šablonas

[Gavėjo vardas]

[Įmonės pavadinimas]

[Darbo pavadinimas]

[Kompanijos adresas]

[Data]

Temos eilutė: Projekto pradžios rinkodaros kampanija Susitikimas: vasario 28 d.

[Įmonės pavadinimas] vardu norėčiau pakviesti jus į verslo susitikimą, kuris vyks [Konferencijų salės pavadinimas, pastato pavadinimas] [Data ir laikas] . Susitikimas truks [Trukmė].

Džiaugiuosi galėdamas pasveikinti jus pirmame mūsų projekto etape ir aptarti būsimą pasiūlymą [Išsami informacija]. Dėkojame už jūsų vertingas įžvalgas. Pateikiame trumpą šios dienos darbotvarkės santrauką:

Darbotvarkė 1:

Darbotvarkė 2:

Darbotvarkė 3:

Darbotvarkė 4:

Šį pasiūlymą visa mūsų komanda laiko vienu svarbiausių. Norėdami sužinoti daugiau, prie šio laiško pridėjome dokumentą, kuriame pateikiama išsamesnė informacija, kad jums būtų patogu iš anksto pasiruošti susitikimui.

Laukiame pokalbio su jumis ir aptarsime, ką dar galime padaryti, kad šis pasiūlymas būtų sėkmingai įgyvendintas. Visus klausimus ar rekomendacijas susitikimui prašome pateikti iki [termino] tiesiogiai man atsakant į šį el. laišką.

Geros ateinančios dienos.

Dėkoju tau,

Šilti linkėjimai,

[Vardas]

[Pareigos pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

[Įmonės adresas ir svetainė]

#2. Neformalaus susitikimo kvietimo el. paštas

Su oficialaus susitikimo kvietimo el. paštu, jei tik susitikimas su nepakankamai vadovybės lygio darbuotojais ar komandos nariais. Jums daug lengviau sugalvoti, kaip tinkamai parašyti. Galite rašyti neformaliu stiliumi draugišku ir džiaugsmingu tonu.

Neoficialūs susitikimai apima:

• Protų šturmo susitikimas
• Problemų sprendimo susitikimas
• mokymas
• Registracijos susitikimas
• Komandos formavimo susitikimas
• Kavos pokalbiai 

3 pavyzdys: Registracijos susitikimo kvietimo el. pašto šablonas

Temos eilutė: Skubu. [Projekto pavadinimas] atnaujinimai. [Data]

Mielos komandos,

Sveiki atvykę!

Buvo malonu ir smagu su jumis dirbti dėl [Projekto pavadinimas] . Tačiau, kad galėtume efektyviai tęsti savo planus, manau, kad pats laikas pranešti apie padarytą pažangą, ir būčiau dėkingas už galimybę susitikti su jumis [vieta], kad galėtume išsamiau aptarti šį klausimą [data ir laikas].

Taip pat pridėjau visų aptartinų darbotvarkių sąrašą. Nepamirškite parengti užduočių atlikimo ataskaitos. Prašome naudoti šią [nuorodą], kad praneštumėte, ar galėsite atvykti.

Prašome kuo greičiau atsiųsti man savo patvirtinimą.

Šilti linkėjimai,

[Vardas]

[Darbo pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

4 pavyzdys: Komandos kūrimo kvietimo el. laiško šablonas

Mieli komandos nariai,

Informuojame, kad [skyriaus pavadinimas] [data ir laikas] rengia komandos formavimo susitikimą visiems mūsų darbuotojams.

Tolimesniam profesiniam tobulėjimui nepaprastai svarbu, kad augtume kartu, o tai gali įvykti tik dirbdami kaip komanda, kad mūsų įgūdžiai ir talentai būtų panaudoti siekiant geresnių rezultatų. Štai kodėl mūsų skyrius kas mėnesį reklamuoja įvairias komandos formavimo veiklas.

Prašome atvykti ir prisijungti prie renginio, kad galėtume išgirsti jūsų nuomonę apie tai, kaip galėtume tobulėti ir teikti jums geresnę pagalbą. Taip pat bus surengti keli komandos formavimo žaidimai, o įmonė vaišins gėrimais ir lengvais užkandžiais.

Laukiame smagių akimirkų šiame komandos stiprinimo renginyje, kuris skirtas padėti kiekvienam iš mūsų tobulėti. Jei manote, kad negalite dalyvauti šiame susitikime, prašome informuoti [Koordinatoriaus vardas ir pavardė] telefonu [Telefono numeris]

Pagarbiai,

[Vardas]

[Darbo pavadinimas]

[Įmonės pavadinimas]

#3. Svečio pranešėjo kvietimo el. paštas

Kviestinio pranešėjo el. laiške turėtų būti pateikta kalbėtojui svarbi informacija apie susitikimą ir galimybę kalbėti. Labai svarbu, kad pranešėjas žinotų, kaip gali prisidėti prie jūsų renginio ir kokią naudą jis gali gauti dalyvaudamas jūsų renginyje.

5 pavyzdys: svečio kalbėtojo kvietimo el. pašto šablonas

Gerbiamas [Pranešėjau],

Tikimės, kad ši žinutė jus pasieks sėkmingai! Šiandien kreipiamės į jus ir siūlome puikią progą pasisakyti. Norėtume paprašyti jūsų būti mūsų garbingu pranešėju [Susitikimo pavadinimas] – renginyje, skirtame [Renginio tikslo ir auditorijos aprašymas] . Visa [Susitikimo pavadinimas] komanda yra įkvėpta jūsų pasiekimų ir mano, kad būtumėte puikus ekspertas, galintis kreiptis į mūsų bendraminčių profesionalų auditoriją.

[Susitikimo pavadinimas] vyks [Vieta, įskaitant miestą ir valstiją] [Datos] . Tikimasi, kad renginyje dalyvaus iki maždaug [Apytikslis dalyvių skaičius#] . Mūsų tikslas yra [Susitikimo tikslai].

Manome, kad esate puikus kalbėtojas, o jūsų balsas būtų labai svarbus pokalbio papildymas, atsižvelgiant į jūsų platų darbą [kompetencijos srityje]. Galite apsvarstyti galimybę pristatyti savo idėjas iki [Trukmė] minučių, susijusias su [susitikimo tema] sritimi . Galite atsiųsti savo pasiūlymą iki [terminas], sekite [nuoroda], kad mūsų komanda galėtų išklausyti jūsų idėjas ir iš anksto nustatyti jūsų kalbos detales.

Bet kuriuo atveju, jei negalite dalyvauti, nuolankiai prašome susisiekti su mumis per [nuoroda]. Dėkojame už jūsų laiką ir dėmesį, tikimės iš jūsų teigiamo atsakymo.

Geriausia,
[Vardas]
[Darbo pavadinimas]
[Kontaktinė informacija]
[Įmonės svetainės adresas]

#4. Webinaro kvietimo el. paštas

Šiuolaikinėse tendencijose vis daugiau žmonių rengia internetinius susitikimus, nes tai taupo laiką ir sąnaudas, ypač nuotoliniu būdu dirbančioms komandoms. Jei naudojate konferencijų platformas, yra gerai pritaikytų kvietimų pranešimų, kurie tiesiogiai siunčiami jūsų dalyviui prieš prasidedant susitikimui, pavyzdžiui, mastelio keitimo kvietimo el. pašto šablonas. Dėl virtualaus internetinio seminaro galite peržiūrėti šį pavyzdį.

Patarimai: naudokite tokius raktinius žodžius kaip „Sveikiname“, „Netrukus“, „Tobula“, „Atnaujinimas“, „Pasiekiamas“, „Galiausiai“, „Populiariausia“, „Specialus“, „Prisijunkite prie mūsų“, „Nemokama“ ir kt.

6 pavyzdys: internetinio seminaro kvietimo el. laiško šablonas

Temos eilutė: Sveikiname! Esate pakviesti į [internetinio seminaro pavadinimas]

Gerb. [Kandidato_Vardas] ,

[Įmonės_pavadinimas] džiaugiasi galėdama surengti internetinį seminarą [ Internetinio seminaro tema ] [ Data ] [ Laikas ], kuriuo siekiama [ [Internetinio seminaro tikslai]]

Tai bus gera proga užsidirbti didžiulės naudos iš savo pakviestų ekspertų [Webinar topics] srityje ir gauti nemokamų dovanų. Mūsų komanda taip entuziastingai vertina jūsų buvimą.

Pastaba: Šiame internetiniame seminare gali dalyvauti ne daugiau kaip [žmonių skaičius] . Norėdami rezervuoti vietą, užsiregistruokite [Nuoroda ] ir pasidalykite juo su draugais.

Tikiuosi tave ten pamatyti!

Geros dienos,

[ Jūsų_vardas ]

[ Parašas ]

Bottom Line

Laimei, internete yra daug galimų verslo susitikimų kvietimų šablonų, kuriuos galite tinkinti ir išsiųsti dalyviams per kelias sekundes. Nepamirškite šiek tiek išsaugoti savo debesyje, kad galėtumėte paruošti el. laišką tobulai rašydami, ypač skubos atveju.

Jei ieškote ir kitų sprendimų savo verslui, galite rasti „AhaSlides“ – gerą pristatymo įrankį su daugybe nuostabių funkcijų, skirtų palaikyti jūsų internetinių seminarų renginius, komandos formavimo veiklą, konferencijas ir kt.

Dažnai užduodami klausimai

Nuoroda: Iš tiesų | Sherpany